Lietišķās komunikācijas veidi

Lietišķā komunikācija palīdz veidot attiecības ar kolēģiem, padotajiem, partneriem un klientiem. Komunikācijas procesā notiek ne tikai informācijas, bet arī pieredzes un zināšanu apmaiņa noteiktā jomā. Lietišķā etiķete iekļūst absolūti visās dzīves sfērās, ir dažādi lietišķās komunikācijas veidi.

Lietišķā komunikācija ir svarīga cilvēka dzīves sastāvdaļa. Etiķete biznesa vidē kalpo kā sava veida atbalsts. Uzņēmējdarbībā ir vairāki saziņas veidi. Atbilstoši varianti jāizvēlas, ņemot vērā diskusijas dalībnieku personiskās un psiholoģiskās īpašības. Var izšķirt šādus saziņas veidus:

• Saruna - mutisks kontakts starp sarunu biedriem, tiek reducēts līdz svarīgu problēmu un uzdevumu apspriešanai, noskaidrojot dažas ar darbu saistītās nianses. Sarunas dalībniekiem šajā gadījumā jābūt tiesībām risināt dažādus uzdevumus un pieņemt lēmumus. Sarunu biedru statusiem jābūt vienādiem.
• Sarunas ir stingrāka struktūra. Tajās parasti piedalās dažādu uzņēmumu vai nodaļu pārstāvji.Sarunas tiek izmantotas, lai apvienotu spēkus ar partneriem, kuri ir ieinteresēti kādas konkrētas problēmas risināšanā.
• Sanāksmē piedalās interesentu un iesaistīto personu grupa vai liels loks. Sanāksmē paredzēta informācijas vākšana, analīze, datu apmaiņa, kā arī lēmumu pieņemšana strīdīgos jautājumos.
• Performance - šajā gadījumā viena persona vai neliela grupa dalās ar nepieciešamo informāciju ar auditoriju. Šajā gadījumā ziņa netiek reducēta līdz tēmas diskusijai, bet tiek pasniegta kā informācija. Šāda saziņas forma no runātāja prasa līdera īpašības, spēju noturēties sabiedrībā, kā arī oratora prasmes.
• Sarakste - netiešs saziņas veids, spēlē sava veida korespondences komunikācijas lomu. Šis saziņas veids ietver rīkojumus, protokolus, rezolūcijas, pieprasījumus, ziņojumus, oficiālas vēstules, norādījumus utt. Sarakste tiek izmantota saziņai starp departamentiem vai organizācijām. Veicot korespondenci, ir jāievēro īpaši noteikumi.

Lietišķā komunikācija ir jāmācās. Tajā pašā laikā personiskās īpašības un sava "es" demonstrēšana nokrīt otrajā plānā. Galvenais paliek spēja ņemt vērā pretinieka intereses un vēlmes un apvienot tās ar savām prasībām tā, lai abas puses sasniegtu vēlamo rezultātu.

Biznesa komunikācija sastāv no vairākiem posmiem:

• Motīva veidošanās. Bez tā nebūs iespējams panākt efektīvu mijiedarbību.
• Gatavošanās saziņai - tā ir sarunu plāna sagatavošana, argumentu un informācijas sagatavošana.Tāpat ir nepieciešams sagatavot sarakstu ar uzdevumiem, kas jārisina diskusijas laikā.
• Sarunas sākšana. Nepieciešams nodibināt kontaktu, pēc tam jārada sarunai labvēlīgs “attiecību klimats”.
• Problēmas formulēšana - izceļot problēmu loku, izklāstot savu pozīciju un redzējumu par šo uzdevumu. Tomēr, lūdzu, ņemiet vērā, ka iepriekš jāsagatavo kopsavilkumi par sarunas tēmu un jābūt gatavam atbildēt uz uzdotajiem jautājumiem.
• Informācijas apmaiņa - Sarunu biedra pozīcijas precizēšana. Ir svarīgi uzturēt saziņu un atbildēt uz jautājumiem pieejamā valsts valodā, nepieciešamības gadījumā izlaižot profesionālo terminoloģiju.

• Pārliecināšana un argumentācija - ir nepieciešami domstarpību gadījumā un izriet no iepriekšējā komunikācijas posma. Ir jāatzīmē jūsu situācijas redzējuma un strīdīgā jautājuma atrisināšanas pozitīvās puses.
• Problēmas vai problēmas risinājuma atrašana - diskusijas beigas, tās iznākumam jāatbilst visiem dalībniekiem.
• Līguma sastādīšana - tas nozīmē, ka tikšanās rezultātā diskusijas dalībnieki nonāca pie kopsaucēja vai piesaistīja partneru atbalstu dažādu problēmu risināšanā. Pozitīvs diskusijas iznākums beidzas ar rakstisku apstiprinājumu.
• Rezultātu analīze - parāda, vai pieņemtie lēmumi bija pareizi.
• Lēmumu pieņemšana – nozīmē visu pušu piekrišanu pēc analīzes. Šajā gadījumā diskusijas dalībnieki lemj par turpmāko sadarbību vai kontaktu pārtraukšanu.

Mūsdienu sabiedrībā cilvēki apzināti ievēro lietišķās komunikācijas noteikumus, lai sasniegtu konkrētus mērķus korporatīvajā vidē. Uzņēmējdarbībā nepietiek tikai ar noteiktu amatu, ir arī jāstiprina attiecības ar dažādiem cilvēkiem. Sekojošajam ir liela nozīme:

• Spēja uzvarēt cilvēkus un palikt sabiedrībā ir svarīgi korporatīvā dialoga aspekti. Lai to izdarītu, jums jāspēj skaidri un gaiši formulēt savas domas, kompetenti argumentēt savu viedokli.
• Analītiskie dati un spēja pieņemt ātrus lēmumus vienmēr ir jūsu pusē. Sazinoties ar partneriem, atcerieties, ka visas puses ir ieinteresētas ātri atrisināt strīdus.
• Ir svarīgi ņemt vērā sarunu biedra kultūras īpatnības un nacionālās tradīcijas: neapšaubāmi, dažas paražas un normas, kas pieņemtas citā valstī, var šķist nepieņemamas vai aizskarošas.

Biznesa ētikas pamatjēdzieni un normas būtu jāzina katram sevi cienošam cilvēkam. Jāsaprot, ka biznesā komunikācija starp cilvēkiem tiek veidota nevis pēc partneru savstarpējās noskaņojuma notveršanas, bet gan pēc noteiktiem standartiem. Ir šādi biznesa komunikācijas veidi (pēc funkcionālā mērķa):

• verbāls un neverbāls - sastāv no nepieciešamības uzraudzīt runu, sejas izteiksmes, žestus un pozas. Neverbālajā komunikācijā roku, kāju, skatiena pozīcija, galvas slīpums un piespiedu kustības var pastāstīt daudz vairāk par cilvēka jūtām un noskaņojumu nekā mutiska runa. Ir vērts iemācīties kontrolēt sejas izteiksmes un žestus.
• Rakstiski un mutiski. Katrai komunikācijas formai tiek izdalīti atsevišķi jēdzieni un normas.Jebkurš ar parakstu un zīmogu apliecināts dokuments attiecas uz rakstisku saziņas formu. Uz mutisku - plānojot sanāksmes, sanāksmes, sarunas, atskaites un citus lietišķās komunikācijas veidus.

• Monoloģiskā un dialoga - ir būtiskas valodu atšķirības. Dialogs ir starppersonu komunikācija. Monologs atspoguļo vienu viedokli; šāda veida saziņa ietver prezentāciju vai svinīgu runu, kā arī ziņojumu vai ievadrunu.

• Attālināts un personisks. Attālinātā saziņa ietver telefonsarunas, saraksti pa pastu. Īpaša uzmanība tiek pievērsta runas intonācijas modelim, vēstījuma īsumam. Jūs nevarat izmantot žestus.

Katram stilam ir noteiktas iezīmes. Jums ir jāspēj tos saprast.

Stila klasifikācija:

• Autoritārs. Tā pamatā ir nenoliedzama priekšnieka vara un darbinieku absolūtā pakļautība. Jebkuri lēmumi tiek pieņemti tikai un vienīgi un netiek apspriesti ar ieinteresētajām vai iesaistītajām personām.
• Demokrātisks - galvenā iezīme ir kopīga jautājumu apspriešana un vēlme pēc savstarpējas sapratnes. Sazinoties ar sarunu biedru, tiek izmantots pieprasījums, ieteikumi un motivācija.
• iepriecinoša vai formāla - nosaka vadītāja minimālā līdzdalība personāla vadībā, pārrunās un lēmumu pieņemšanā. Sarežģīti gadījumi un riskanti lēmumi tiek nodoti citiem. Šādas vadības efektivitāte vairs nav atkarīga no vadītāja, bet gan no grupas attīstības līmeņa.
• Liberāls - kaut kas starp autoritāru un demokrātisku stilu.Dažādu jautājumu apspriešana ar partneriem vai kolēģiem tiek samazināta līdz minimumam, taču tiek izmantota retos gadījumos un tikai ar mērķi novelt atbildību uz pretinieku.
• Oficiālais bizness - nozīmē stingru komunikācijas normu, runas klišeju un lietišķās komunikācijas noteikumu ievērošanu, kur nav vietas individualitātes izpausmei.
• Zinātniski - stingra, īsa un atturīga runa, piemērota tikai zinātnes un izglītības jomās. To izmanto pētniecības vai mācību darbībās.

Biznesa komunikācija attiecas uz visiem ārējiem uzvedības aspektiem un ir sadalīta vairākās jomās:

• sarunas dalībniekiem ir kopīgi mērķi un motīvi;
• saruna notiek vienā telpas-laika intervālā;
• starp visiem diskusijas dalībniekiem tiek veidota skaidra komunikācijas hierarhija, sadalīti sociālie statusi;
• komunikācijas dalībnieki saziņā ievēro vispārpieņemtos noteikumus un normas.

Lietišķā komunikācija palīdz ātri nodibināt nepieciešamos kontaktus, piesaistīt uzticamu mecenātu atbalstu. Tas palīdz panākt savstarpēju sapratni.

Biznesa komunikācijai ir 4 galvenās funkcijas:

• Informācija un komunikācija - ietver specifiskas informācijas vākšanu un sniegšanu, kā arī zināšanu un pieredzes apmaiņu.
• Interaktīvs - cilvēku savstarpējās mijiedarbības procesa dēļ. To izmanto mijiedarbības procesā (partneru uzvedība, aktivitātes un lēmumi).
• Uztveres ir saprast otru cilvēku. Kontakta nodibināšana vai vājināšanās notiek uz savstarpējas sapratnes pamata.
• Regulējošs-komunikatīvs - ļauj pielāgot diskusijas dalībnieku uzvedību.Lai to izdarītu, jums ir brīvi jāpārvalda īpašās tehnikas: jāspēj pārliecināt, atrast kompromisus un piekāpties.

Turklāt, strādājot ar biznesa cilvēkiem, ir jāņem vērā īpaši noteikumi. Visām apelācijām, ziņojumiem un informācijai jāatbilst trim pīlāriem:

• satura ziņā - sniegtajiem ziņojumiem un informācijai jābūt skaidrai un kodolīgai;
• izteiksmīgā daļa attiecas uz emocionālo komponentu;
• motivējošā puse - ir vērsta uz sarunu biedra domām un jūtām.

Sazinoties, cilvēks pievērš uzmanību sarunu biedra runai un balsij. To novērtē pēc noteiktiem rādītājiem:

• Vārdu krājums - parazītvārdu trūkums un kompetenta, izteiksmīga runa ļauj ar pārliecību apgalvot, ka cilvēks ir izglītots un kulturāls.
• saprotama runa un pareiza vārdu izruna ir jebkuras personas panākumu atslēga.
• intonācija - ļauj izvietot nepieciešamos akcentus.
• Runas ātrums - lēna runa izraisīs melanholiju, un ātra runa neļaus koncentrēties uz sniegto informāciju.
• Diskusija par konkurentu pozitīvajām un negatīvajām īpašībām. Mēģiniet pieskarties šādām tēmām ārkārtīgi taktiski un uzmanīgi. Šī ir sava veida nekaitīga manipulācija, kas palīdzēs uzvarēt sarunu biedru.
• Garu un īsu frāžu kombinācija. Šis paņēmiens palīdzēs saglabāt sarunu biedra uzmanību.

Lai panāktu kolēģu un partneru cieņu, jāņem vērā dažas nianses:

• Diskusija par konkurentu pozitīvajām un negatīvajām īpašībām. Mēģiniet pieskarties šādām tēmām ārkārtīgi taktiski un uzmanīgi. Šī ir sava veida nekaitīga manipulācija, kas palīdzēs uzvarēt sarunu biedru.
• Garu un īsu frāžu kombinācija. Šis paņēmiens palīdzēs saglabāt sarunu biedra uzmanību.
• Biznesa vidē jums nevajadzētu parādīt savas personīgās izvēles un emocijas risinot dažādas problēmas. Galvenā loma ir jūsu pārstāvētā uzņēmuma interesēm un sarunu biedra interesēm. Jums nevajadzētu pāriet uz paaugstinātām balsīm vai iesaistīties verbālā sadursmē: jebkura emociju izpausme negatīvi ietekmēs jūsu reputāciju un tēlu.
• Nejauciet darbu un personīgo dzīvi. Attiecībām ar kolēģiem nevajadzētu ietekmēt uzņēmuma problēmu risināšanu. Ja nevarat izveidot siltas attiecības ar cilvēku, tas nenozīmē, ka, risinot kopīgas problēmas, jums vajadzētu ignorēt viņa viedokli un padomu. Spēja nodalīt personiskās attiecības no biznesa palīdz koncentrēties uz vēlamajiem uzdevumiem un atrisināt strīdus.

• Sagatavojieties diskusijai: uzdot jautājumus par sarunu biedru un izvēlēties atbilstošu komunikācijas taktiku.
• Esi precīzs - neatņem laiku no biznesa partneriem.
• Spēja uzklausīt sarunu biedru - jūsu nenoliedzamā priekšrocība. Bez spējas komunicēt ar klientiem, izprast viņu vajadzības un vēlmes nav iespējams gūt panākumus.
• Draudzīga attieksme pret visiem sarunu biedriem. Pat pret negodīgu partneri nevajadzētu izturēties ar nicinājumu. Aizmirstiet par naidīgumu un mēģiniet izturēties pret sarunu biedru labvēlīgi un laipni. Atcerieties, ka jums nevajadzētu apspriest savas attiecības ar citiem cilvēkiem biznesa vidē. Attiecības, personīgo dzīvi nedrīkst ne ar vienu apspriest.
• Spēja koncentrēties uz būtisko. Mēģiniet izdomāt, ko vēlas jūsu sarunu biedrs. Ņemot vērā viņa intereses, mēģiniet atrisināt problēmu un nonākt pie kopsaucēja, nezaudējot savas vēlmes.
• Spēja būt godīgam. Ja informācija ir neuzticama, sagrozīta, to var uzzināt jebkurā nepiemērotā brīdī un ietekmēt tavu reputāciju.
• Neaizmirstiet par labas manieres noteikumiem. Vienmēr uzrunājiet cilvēku vārdā, pasmaidiet un mēģiniet izteikt komplimentus, taču izvairieties no glaimiem.

Nākamajā video jūs atradīsiet svarīgākās biznesa komunikācijas prasmes.