Lietišķās sarunas: vadīšanas veidi, noteikumi un piemēri

Biznesa sarunas ir klātesošas jebkura līmeņa vadītāja dzīvē. Patiesībā šī ir lietišķa saruna, kas ir verbālas informācijas apmaiņas veids starp vairākiem cilvēkiem. Formāli lēmumi ne vienmēr tiek pieņemti pēc lietišķām sarunām, taču tie ir noderīgi, pateicoties sarunās saņemtajai informācijai.

Lietišķās sarunas ir lietišķa komunikācija, kas palīdz panākt vienošanos starp pusēm. Pārrunas ir nepieciešamas, lai ar partneri varētu pārrunāt problēmu, kā arī mēģinātu rast risinājumu, kas apmierinās visas puses. Mūsdienās ir ļoti svarīgi, lai kvalificēts vadītājs varētu vadīt biznesa sarunas.

Sarunas var veikt šādas funkcijas:

• Informatīvs – kad puses vēlas tikai apmainīties ar dažādiem viedokļiem, gatavojoties galvenajām sarunām.
• Komunikabls - šajā gadījumā puses dod priekšroku jaunu saišu, attiecību nodibināšanai.
• kontrole, darbību koordinēšana. Šajā gadījumā sarunas ved partneri, kuriem jau ir nodibinātas lietišķās attiecības, un viņiem atliek tikai noskaidrot dažas iepriekš panākto attiecību nianses.
• Regulējošais - šī funkcija ir nepieciešama, ja nepieciešams savlaicīgi atrisināt problēmu vai konfliktu, lai apturētu visus strīdus.

Biznesa sarunas var iedalīt divos veidos – iekšējās un ārējās. Iekšējās sarunas notiek jūsu komandā vai uzņēmumā. Ārējās sarunas ir tās, kurās piedalās uzaicinātā puse, tas var būt partneri, konkurenti vai klienti. Iekšējās sarunas bieži vien beidzas ar savstarpēju vienošanos. Šeit divas puses strādā, lai panāktu uzņēmumam pozitīvu rezultātu: analizē, izdara secinājumus un piedāvā labākos variantus, kā izkļūt no esošās situācijas.

Hārvardā absolventi un profesori ir nākuši klajā ar jauna veida principiālām sarunām. Šeit mijas piekāpšanās un pozīcijas stingrība. Mēs zinām šo metodi kā “burkānu un nūju metodi”. Šī principa būtība ir saglabāt stingru pozīciju, kas ļauj vispirms apsvērt tikai problēmas vai apspriežamā jautājuma galveno būtību.

Ar biznesa partneriem vislabāk ir ievērot biznesa vidē noteiktos noteikumus. Tas dos jums iespēju nākotnē veidot labas, spēcīgas un abpusēji izdevīgas attiecības.

Senajā Bizantijā "protokols" bija dokumenta pirmā daļa, kurā parasti bija sapulces dalībnieku saraksts. Mūsdienās tas ir noteikumu kopums, saskaņā ar kuru jārīko dažādas ceremonijas, jānosaka apģērba kods, oficiālu vēstuļu forma utt.

Katrs protokola likumu pārkāpums nozīmēs, ka tiem, kas pārkāpuši protokolu, var rasties problēmas. Šai partijai vajadzētu atvainoties par savu kļūdu. Tad ir jālabo pārpratums. Pateicoties protokola ievērošanai sarunu un sasveicināšanās laikā, ar dokumentu kārtošanu un dažādu līgumu kārtošanu, biznesa tikšanās kļūst svarīgākas.

Katrai valstij ir savi nacionālie ētikas standarti. Bet būtībā šis jēdziens ir vienāds visiem.

Gandrīz visa gatavošanās sarunām (gan iekšējām, gan ārējām) ir sadalīta vairākos elementos. Galvenie ir šādi:

• problēmas definīcija, par kuru ir jāvienojas;
• meklēt tos, kas palīdzēs atrisināt radušās problēmas;
• interešu (savu un partneru) noteikšana;
• skaidrs sanāksmes plāna un programmas formulējums;
• ja nepieciešams, tiek izvēlēti delegācijas pārstāvji;
• organizatoriskie momenti - dokumentācijas, tabulu, paraugu un citu materiālu savākšana, kas var noderēt sarunās.

Sanāksmes var būt iekšējas un ārējas, oficiālas un neformālas. Šie ir viņu galvenie stili.To atšķirība ir atsevišķu punktu dokumentālas konsolidācijas klātbūtne, sarunu protokols, apspriesto tēmu iezīmes un šīs sarunas priekšmets.

Pēc būtības sarunas var iedalīt partnerattiecībās un pretrunās. Pretsarunas tiek rīkotas, ja starp pusēm rodas konflikts, kas jāatrisina. Šajā gadījumā risinājumam jābūt neitrālam un piemērotam abām pusēm.. Šāda veida saruna ir pazīstama kā agresīva, jo katra puse vēlas uzvarēt sarunās. Šāda veida sarunās parasti tiek apspriesta partnerība, sadarbība, pušu attīstība.

Sarunu procesu var iedalīt vairākos posmos. To struktūra jau sen ir noteikta. Viens no galvenajiem sarunu posmiem ir ievadsaruna, kuras laikā var tikt skaidrībā par tikšanās tēmu, risinātu radušos jautājumus par sarunu organizēšanu. Tā var būt arī ekspertu sanāksme, kas parasti notiek pirms sarunu sākšanas starp vadītājiem un delegācijām.

Galvenie seši posmi ir:

• Apmācība. Pareiza sagatavošanās biznesa sarunām ir 90% panākumu. Neskatoties uz lielo vēlmi rīkoties improvizēti, šo posmu pirms tikšanās nav ieteicams ignorēt. Pēc tam varat pievienot skatu starpposmu.
• noskaidrošana. Nerīkojies nekavējoties, nesāc solīt. Mēģiniet tehniski nodibināt kontaktu ar otru pusi, noteikt tās standartus. Tālāk mēģiniet ar iepriekš sagatavotu jautājumu palīdzību noskaidrot, kas interesē otru pusi.
• Priekšlikumu izteikšana. Šis posms ir tipisks strīdu risināšanas līdzeklis.Šeit puses var apmainīties ar priekšlikumiem, noteikt, kur un kāpēc viņiem radušies pārpratumi. Noteikti pierakstiet visas nesaskaņas un strīdus.
• Kaulēties. Šī sapulces daļa ietekmē to, par ko jūs vienojaties. Šeit jūs varat atrisināt visas domstarpības, apmainoties ar informāciju, piekāpjoties. Efektīva kaulēšanās ir apmaiņa ar kaut ko tādu, kam var būt atšķirīga cena un vērtība katram pretiniekam.

• Lēmumu pieņemšana. Varam pieņemt, ka tu tuvojies sarunu noslēguma posmam. Tomēr nesteidzieties. Uzdodiet sev jautājumu: “Vai piedāvātais līgums ir izdevīgs, vai var sarunāt vēl labāku variantu? »
• Līgumu konsolidācija – Jūsu tikšanās fināls. Ir reizes, kad pretinieki par visu vienojās un izklīda. Taču jau nākamajā dienā līgumu izpildes laikā var rasties situācija, ka kāds ir nepareizi sapratis pretinieku. Tāpēc ir nepieciešams tehniski fiksēt pilnīgi visas vienošanās un sanāksmes rezultātus. Tas palīdzēs izvairīties no neskaidrām situācijām nākotnē.

Absolūti jebkādām sarunām ir jāsagatavojas iepriekš. Gatavojoties, vēlams ievākt nepieciešamo informāciju par partneri, iepriekš pārdomāt sava priekšlikuma argumentus, kā arī vēlams iepriekš pārdomāt un izspēlēt visus iespējamos lietišķās sarunas iznākuma variantus.

Ir ļoti daudz metožu grūtu sarunu vadīšanai. Vairāki galvenie.

Šeit bargais sarunu vedējs gandrīz nekavējoties noliek uz galda visas kārtis. Tajā pašā laikā viņš deklarē pilnīgi visus resursus, kas viņam ir pieejami (vai nav).Aprēķins šajā sarunu taktikā ir balstīts uz to, ka visi varianti, ko var sagatavot otra puse, uzreiz tiek uzskatīti par “nepareiziem” un “nepievilcīgiem” sadarbībai.

Ja cietās puses pretinieks šo informāciju uztver kā faktu, viņam nekas cits neatliek, kā vien piekrist vai aiziet. Šīs metodes trūkumi ietver iespējamo potenciālā partnera zaudēšanu (iespējams, nākotnē).

Pēc tam, kad smagais pretinieks ir paziņojis visus nosacījumus “upurim”, jūs varat piekrist runāt par šiem nosacījumiem. Šajā gadījumā “upuris” var novest pretinieku līdz viņai vajadzīgā scenārija, sniedzot savus argumentus.

Jūs varat stingrāk nostāties uz savu vietu. Šeit pretinieks jau var domāt, ko tieši viņš zaudēs, un var samierināties ar “upurēšanas” nosacījumiem (ar dažiem grozījumiem viņam par labu).

Kombinācijā ar vārdiem "Jā, bet ar nosacījumu ..." un draudzīgu sarunu pretinieks var nedaudz atpūsties. Turklāt "upuris" var doties uzbrukumā. Šīs spēles mērķis ir turpināt sarunu.

Spēcīgs sarunu vedējs mainīs otras puses noskaņojumu. Šeit no skarba sarunu vedēja atskan vai nu patīkami vārdi, vai apsūdzības. Pretrunas no viena cilvēka mutes vienas sarunas laikā neļaus "upurim" domāt par savu piedāvājumu. Viņa var būt apmulsušā stāvoklī, var zaudēt psiholoģisko stabilitāti.

Lai cīnītos pret spēcīgu pretinieku šāda veida sarunās, "Cietušajam" sākotnēji jāsaprot, ka šī ir spēle un tā tiek spēlēta tikai un vienīgi vienam mērķim. Lai apstādinātu uzbrūkošo pusi, pietiks maigi, bet neatlaidīgi lūgt saprast radušos situāciju, izmantojot “kritēriju sadursmes” metodi. Priekšnoteikums ir tas, ka “upurim” jārunā pārliecinoši un neagresīvi. Tas noved uzbrucēju strupceļā un nedod iespēju pārmest pretiniekam par rupjām sarunām.

Šī taktika ir laba iepriekšējo divu kombinācija. Pirmkārt, grūts sarunu vedējs sazinās, veic solīšanu utt. Viss norit labi līdz brīdim, kad “upuris” vēlas pateikt savu galīgo “jā”. Šeit cietā puse jau pilnībā iesaistās darbā un dodas uzbrukumā, sakot: “Šis priekšlikums mums nav piemērots. Mūs tas neinteresē."

Aprēķins veikts, ņemot vērā to, ka atslābinātais “upuris” neatgrūdīs skarbo sarunu vedēju un spēs pieņemt pirmos nosacījumus, ko skarbais pretinieks sākotnēji izvirzīja sarunu sākumā.

Šīs sarunu metodes laikā tiek piemēroti vairāki kategoriski aizliegumi:

• Jūs nevarat pieņemt nekādus apgalvojumus saistībā ar sevi un priekšlikumu. Ja bargam pretiniekam būtu kādas piezīmes saistībā ar tavu personību, viņš tās nekavējoties izteiks.
• Šai sarunas metodei nevajadzētu beigties pēc pirmā atteikuma. Šajā gadījumā ir piemērota kaulēšanās.
• Jums nav jāatvainojas.
• Nevajag attaisnoties.
• Neatdodiet savas pozīcijas.
• Tāpat nevajadzētu uzbrukt kā atbildi vai izrādīt agresiju.
• Nesniedziet sarunu biedram negatīvu vērtējumu. Neesiet kā viņš.
• Mēģiniet aizstāt nepatīkamos un negatīvos vārdus ar mīkstākiem.

Šāda veida sarunās varat veikt vairākas darbības, lai situāciju vērstu sev par labu:

• Uzdodiet precizējošus jautājumus. Strādājiet pie katras atsevišķas pozīcijas, ko sauc par sarunu biedru.
• Jautājiet par kritērijiem. Piemēram: “Vai es pareizi saprotu, ka ...”, “Kas jums ir svarīgs, mēs sarunā neminējām? ".
• Varat mēģināt atmaskot sarunu biedru ar vadošiem jautājumiem: “Vai es pareizi saprotu, ka jūs ar mani kaulējaties? "," Es domāju, ka mūsu priekšlikums nav piemērots. Vai varat precizēt, ko tieši? ".

Saskaņā ar noteiktiem sarunu etiķetes noteikumiem sarunai ir noteikti laika rāmji, kas sākotnēji tiek apspriesti sākotnējā posmā. Tāpēc puses, atnākot uz sarunām, jau saprot, kas tās sagaida. Pamatojoties uz to, viņi veido sarunu plānu, izvēlas argumentus, taktiku, faktus. Cietā puse šajā gadījumā ir mēģinājums lauzt visu sarunu scenāriju, kuru esat jau iepriekš sagatavojis, un uzspiest savu.

Pirms tikšanās sākuma puses var atrunāt sarunās apspriežamo jautājumu loku. Sarunu vedējs domā, ka sanāksme ilgs vismaz 40 minūtes. Taču uzreiz pēc tikšanās skarbā puse paziņo, ka ir tikai 10-15 minūtes un ne vairāk. “Upuris” savu prezentāciju gatavoja vismaz 15 minūtes.

Tas ir aprēķināts, lai parādītu tā vājuma vājo pusi. Vai nu “upuris” ievēros noteikumus un prasības, vai arī viņš nekavējoties aiziet.Nekādā gadījumā nevajadzētu sašutināt, visus skarbos vārdus uztvert kā patiesību, mēģiniet ievērot atvēlēto laiku.

Ko var darīt:

• Var piekrist. Tomēr vislabāk to ignorēt. Veiciet sarunas tā, it kā nekas nebūtu noticis.
• Sanāksmi parasti vada kāds, kurš prot klausīties un uzdot pareizos jautājumus. Pats galvenais, nepārslogojiet otru pusi ar sevis un sava priekšlikuma prezentāciju. Vispirms pajautājiet viņam par viņa vajadzībām, par to, kādi atlases kritēriji viņam ir svarīgi.
• Kad esat izdomājis visas viņa vajadzības, varat dot pretiniekam tieši to, ko viņš vēlējās.

Nākamajā video jūs atradīsiet metodiku biznesa sarunu vadīšanai (sagatavošanās, manipulācijas tehnikas un efektīvas biznesa komunikācijas piemēri).