lietišķās sarakstes etiķete

Biroja korespondence ir ļoti īpašs žanrs, kas jums jāapgūst, ja plānojat kāpt pa korporatīvajām kāpnēm. Labas lietišķās rakstīšanas prasmes tev kalpos uzticīgi: tās palīdzēs komunicēt ar padotajiem, priekšniekiem un partneriem, akcentēs tavu izglītību un perspektīvu. Komunikācijas stilam jābūt atturīgam, mērķtiecīgam, neatkāpjoties no dotās tēmas.

Jebkura saziņa, gan personiska, gan rakstiska, ir mijiedarbība ar cilvēkiem, lai apmainītos ar informāciju, atstātu iespaidu un risinātu sarunas. Nekas cilvēcisks mums nav svešs, mēs dažkārt atpūšamies emocijām, bet biznesa sfērā nedrīkst būt vietas mūsu jūtu, rakstura īpašību un temperamenta vardarbīgai izpausmei.

Svarīga lietišķās komunikācijas iezīme ir tā, ka to nevar nogriezt teikuma vidū. Par katru saņemto vēstuli jums ir jāuzraksta atbilde, pat ja jums nepatīk.Ja saņemat zvanu un jums nav laika pacelt klausuli, noteikti atzvaniet. Protams, komunikācija ar dažiem cilvēkiem ir nepatīkama. Tāpēc vadītāja obligāto īpašību sarakstā ir stresa noturība.

Lietišķajai sapulcei, telefonsarunai vai biznesa e-pasta sarakstei noteikti būs kāds mērķis. Rezultātā pusēm ir jānonāk pie secinājumiem, jāapspriež projekts, jāvienojas par stratēģisko partnerību utt.

Rakstiskajā runā, iespējams, ir pat vairāk ierobežojumu un konvenciju nekā mutiskajā runā. Sazinoties ar sarunu biedru tieši, personīgā tikšanās reizē, mēs varam likt intonācijas uzsvaru uz to vai citu faktu, kaut ko precizēt, ja sarunu biedrs mūs nesaprata. Ja tiek pieļauta runas kļūda, mēs varam to nekavējoties izlabot. Taču biznesa vēstulē mums ir jābūt ārkārtīgi skaidram un precīzam, lai vārdi neizraisītu dubultu interpretāciju.

Viņi mēdza teikt: "Papīrs izturēs visu", norādot, ka var uzrakstīt pat neuzticamus faktus. Mēs uzskatām, ka biznesa sarakstei jābūt pēc iespējas godīgākai. Starp citu, tagad papīra vēstules tiek sūtītas arvien retāk. Pamatā viņi pārvadā līgumus un citus dokumentus. Šajā gadījumā veidlapas tiek izmantotas kā pierādījums organizācijas augstajam statusam.

Mūsdienās vairumā gadījumu lietišķā sarakste notiek virtuālajā telpā, un tai ir savas īpatnības. Kad dialogs tikai sākas, ierasts uzrakstīt sveicienu atbilstoši etiķetei, piemēram: “Sveiks, dārgais Oļeg Sergejevič! ". Un turpmākajā adresē darba dienas laikā sveicienu var izlaist.

Rakstiskā saziņa, arī e-pastā, prasa valodas normu ievērošanu un nevainojamu lasītprasmi. Galu galā sarakste atklās jūsu nepilnības izglītotam sarunu biedram. Tāpēc iesakām rakstīto pārbaudīt ar specdienestu palīdzību, ja neesat pilnībā pārliecināts par savām zināšanām.

Mēs uzskaitām vispārīgos noteikumus, kas prasa elektroniskās saziņas ētiku. Tie ir diezgan vienkārši, taču diemžēl daudzi tos atstāj novārtā:

• katra teikuma sākumu raksta ar lielo burtu;
• frāzes beigās tiek likts punkts, lai lasītā nozīme būtu skaidra;
• problēmas risināšanai un risinājumu ierosināšanai lietderīgi izmantot sarakstu ar aizzīmēm vai numurētu;
• skaidrības labad ir labi izmantot tabulas, grafikus, diagrammas;
• necenties īpaši šķist inteliģents, izglītots sarunu biedrs, nesarežģī vienkāršas domas ar pārmērīgiem līdzdalības un līdzdalības pagriezieniem;
• jo vienkāršāk izteiksiet savas domas, jo labāk;
• lai gan ikdienas runas kultūrā ir jāizvairās no žargona, biznesa vidē profesionālais žargons un aizguvumi no angļu valodas tagad tiek uzskatīti par labu formu (bet nepārspīlējiet!).

Ir šādi ziņojumu veidi:

• reklāmas piedāvājumi;
• Pateicības diena;
• pavadošais;
• garantija;
• atgādinājumi;
• brīdinājumi;
• sadarbības priekšlikumi.

Papildus vispārīgiem noteikumiem ir svarīgi zināt dažas biznesa rakstīšanas detaļas.Mēs sniegsim noteikumus, kas būs piemēroti lielākajā daļā gadījumu.

E-pasta sākumu sauc par galveni. Tam ir organizācijas logotips. Ir lietderīgi, ja vienmēr pa rokai (tas ir, uz datora darbvirsmas) ir veidne, kurā ir ievadīts šis logotips.

Atšķirībā no saziņas bezsaistē, mūsdienu noteikumi neuzliek par pienākumu sveicināt adresātu, un jūs varat nekavējoties pateikt lietas būtību, nosaucot viņu vārdā un uzvārdā. Tomēr daudzi turpina rakstīt ziņas sākumā: “Labrīt! ", "Sveiki! ", "Labvakar! ' vai 'Sveicieni.' Un arī šajā gadījumā nav nekādas novirzes no normas.

Prasības vēstules pamattekstam liecina, ka tieši tajā slēpjas korespondences nozīme. Teksta sadalīšana rindkopās tiek uzskatīta par labu formu, kas liecina par uzmanīgu attieksmi pret sarunu biedru. Katrā rindkopā tiek nosaukts un atklāts viens vai otrs tēmas aspekts. Papildus problēmas identificēšanai ir ierasts ieteikt veidus, kā to atrisināt. Tā teikt, atklāt biznesa ideju miniatūrā.

Ziņojuma beigu daļā varat izteikt gan formālas, gan personiskākas jūtas. Formulējums “Ar cieņu…”, “Ar cieņu…” (angļu valodā “vislabākie vēlējumi”) vai emocionālāks vēlējums “Have a nice day! ".

Personīgajā parakstā obligāti jānorāda uzvārds un vārds (un dažās aprindās arī patronīms). Jābūt arī tālruņu numuriem, uz kuriem varat zvanīt: mobilais un biroja pilsēta. Pēdējā laikā modē nācis elektroniskais paraksts ar uzņēmuma logotipu.

Papildu saite uz organizācijas elektronisko portālu kalpo kā papildu reklāma un var palielināt trafiku uz šo vietni nākotnē.

Lielākajai daļai biroja darbinieku e-pasta kastītē ir ļoti plašs vēstuļu arhīvs. Lai sarunu biedrs neapjuktu garajā sarakstē, ieteicams sūtīt vēstuli atbildes formā. Noklikšķinot uz atbilstošā lodziņa vēstules tēmas sākumā, parādās angļu valodas saīsinājums “Re…”. Tas ir ļoti ērti, jo adresāts uzreiz atcerēsies sarakstes gaitu.

Varat saglabāt visu virtuālās saziņas vēsturi ar šo sarunu biedru vai atstāt tikai pēdējos vai nozīmīgākos citātus. Mūsdienu biznesa etiķete prasa ātri atbildēt uz e-pastiem. Galu galā ievērojamu savas dienas daļu pavadām pie darba datora. Turklāt pastu var pārbaudīt no mobilajām ierīcēm.

Ja ziņa ir īpaši svarīga un steidzama, tad ir atļauts rakstīt sms vai zvanīt, lai atgādinātu par vēstuli.

Radošo figūru vidū pastmarku izmantošana nav pieņemta, turklāt tiek izsmieta un nosodīta. Bet biznesa sarakstē zīmogi palīdz atspoguļot standarta situācijas.

Ir lietderīgi izveidot virtuālu krājkasīti ar noteiktiem izteicieniem un frāzēm. Patiešām, strukturēta komunikācija, biroja darbs un formālu jautājumu risināšana ir balstīta uz šīm klišejām. Piemēram, simpātijas pauž apgrozījums "Diemžēl mums jāinformē...".Atzinības sajūta ir atspoguļota šajā pienākuma formulā: "Paldies par jūsu nenovērtējamo ieguldījumu...". Un, visbeidzot, prieks: "Mēs esam lepni jūs informēt, ka ...". Taču beigu frāze: “Mēs ceram uz turpmāku auglīgu sadarbību” pauž cerību uz turpmākiem biznesa kontaktiem.

Tātad, mēs runājām par lietišķās korespondences etiķeti. Šie noteikumi ir nepieciešami, lai saziņa būtu pēc iespējas ērtāka un auglīgāka. Izmantojiet tos, un jūs redzēsiet, ka jūsu darbs servisā ir pagājis raiti!

Plašāku informāciju par lietišķās korespondences noteikumiem, tostarp e-pastu, skatiet tālāk esošajā videoklipā.