Lietišķās komunikācijas posmi

Komunikācija ir mijiedarbības process starp cilvēkiem, kas ietver informācijas apmaiņu, novērtēšanu un izpratni. Runājot par lietišķo komunikāciju, tiek izmantotas noteiktas normas un noteikumi, kas palīdz padarīt partneru mijiedarbību pēc iespējas ērtāku. Pareizas secības ievērošana, kas sastāv no nepieciešamo biznesa komunikācijas posmu ievērošanas, garantē vēlamā rezultāta sasniegšanu, kas ir vēlams abiem partneriem.

Lietišķā komunikācija ir daudzpakāpju process, kas ietver ar konkrētām vajadzībām saistītu attiecību veidošanu un tālāku uzlabošanu starp cilvēkiem. Šis process ietver svarīgas informācijas nodošanu, mijiedarbības jēdziena izstrādi, sarunu biedra uztveri un izpratni.

Lietišķajai komunikācijai ir vairākas funkcijas, kuru zināšanas palīdzēs izprast šāda veida mijiedarbības būtību:

• Reputācijas vērtība. Uzņēmējdarbībā uzņēmuma seja ir tā reputācija, kas ir pamats, uz kura balstās uzņēmuma turpmākie panākumi.Šī iemesla dēļ biznesa komunikācija ir vērsta uz tās uzturēšanu un aizsardzību.
• Skaidrība un precizitāte. Skaidra un precīza mērķu definēšana nodrošina efektīvu profesionālo izaugsmi, kas veicina ātru pašorganizēšanos un atbildības veidošanos.
• Kopīga darbība, izdevīga abām pusēm. Lietišķajā mijiedarbībā nevar parūpēties tikai par vienas puses labklājību. Partneru vienotība un abpusēji izdevīga pozīcija nodrošina panākumus un teicamus rezultātus abām pusēm.

Biznesa komunikācijas rezultāts ir atkarīgs no tā, cik rūpīgi tiek organizēts pats process. Lietišķās komunikācijas struktūrā var izdalīt noteiktus posmus. Zināšanas par šādas komunikācijas galvenajiem punktiem un katram posmam atbilstošām uzvedības normām palīdzēs sasniegt loloto mērķi.

Šis posms ietver tiešu sanāksmes organizēšanu. Pirmajā posmā ir nepieciešams izstrādāt plānu ar konkrētiem jautājumiem un vairākām problēmas risināšanas iespējām. Nepieciešams analizēt sarunu partnera viedokļus un izvēlēties izdevīgāko attiecību stratēģiju; ieteicams veikt sarunas iznākuma prognozi. Organizatoriskie momenti pabeidz sagatavošanās posmu: tikšanās vietas un laika noteikšana.

Sarunu biedra psiholoģiskais portrets, kas veidojas tavās acīs, ir atkarīgs no noteiktiem apstākļiem, iepazīšanās ilguma, no citiem darbiniekiem saņemtās informācijas par personu. Izšķir verbālos un neverbālos uzvedības aktus, kas ļauj izveidot sarunu biedra psiholoģisko portretu:

• runas veids (saturs, konsekvence, ilgums, izteiksmīgums un runas iezīmes);
• žesti un sejas izteiksmes;
• konkrētas darbības (personas kustības un pozas, attālums starp sarunu biedriem, pieskārieni);
• ķermeņa kustības (pieskaršanās, glāstīšana, glāstīšana).

Svarīgu funkciju psiholoģiskā portreta veidošanā veic sarunu biedra izskata izpēte. Tās ir apģērba izvēles, tīrība, kārtīgums un izskata nevainojamība, modes tendenču ievērošana vai nevērība pret tām, citu cilvēku valkāta apģērba kopēšana.

Nosakot darbinieka psiholoģisko portretu, ir jākoncentrējas uz viņa personību:

• raksturs (intereses, principi, plāni, vēlmes);
• uzvedība (kompetence, dzīves prasmes, profesionālā pieredze);
• personības garīgā puse (intelektuālās, kognitīvās un emocionālās sfēras procesu un īpašību unikālās iezīmes);
• sociālie un psiholoģiskie aspekti (statuss, sociālā loma, dzīvesveids un darba specifika);
• biopsihiskās īpašības (temperaments, sarunu biedra dzimums un vecums, veselības stāvoklis);
• kontaktu veidošanās.

Lai izveidotu lietišķu komunikāciju, ir jārada nopietnai sarunai labvēlīga atmosfēra, kas ietver partnerim savas labvēlības un intereses demonstrēšanu. To veicinās maigs smaids, pieklājīgs sveiciens un pauze, kas sniedz sarunu biedram iespēju pievienoties sarunai un tajā tieši piedalīties.

Standarta saruna sākas ar šādu darbību izpildi: mērķu izpaušana, partneru veikums gan no vienas puses, gan no otras puses, tēmas izrunāšana, sarunas vadītāja iepazīstināšana, jautājuma izpētes kārtības paziņošana.

Šis posms ir obligāts, lai noteiktu piemērotu sarunu plānu un palielinātu partnera interesi par mijiedarbību. Šo procedūru var atvieglot kāds joks, kas būtu atbilstošs vietai un laikam.

Jums arī jāizlemj par lomām, kuras puses pildīs lietišķās komunikācijas gaitā. Procesa paātrinājumu veicina partnera atdarināšana, viņa stājas spoguļatspoguļojums, plastika, balss tonis, žesti. Pēc kāda laika (5-10 minūtes) ir iespējams pāriet uz nosacījumu izziņošanu. Tas prasa vienādas pozīcijas. Var pāriet uz citu amatu, kas izpaužas neverbālā saziņā.

Šajā posmā uzsvars jāliek uz līdzībām, nevis atšķirībām. Pateicoties tam, sarunas palīdzēs iegūt vēlamo rezultātu. Neatrisināmu domstarpību gadījumā ieteicams pāriet uz neitrālu pozīciju, kas nav saistīta ar sava vērtējuma noteikšanu.

Atcerieties, ka ir nepieciešami spēcīgi argumenti. Šajā gadījumā ir jāievēro daži noteikumi:

• Domu izklāsts jāveic, izmantojot vienkāršas, saprotamas, precīzas un pārliecinošas frāzes.
• Derēs argumentus pielāgot partnera personībai.
• Ir vēlams sniegt savus pierādījumus skaidri un kodolīgi.
• Runājot par problēmu, jums jābūt stingrai: jūs nevarat padoties, ja esat pārliecināts par savu viedokli.
• Vienmēr rezervē ir jābūt vienam nozīmīgam tēzes pamatojumam (gadījumam, ja sarunu biedrs sāk šaubīties par lēmumu).
• Ieteicams izmantot ticamus faktus, kas palīdzētu sarunu biedram bez kavēšanās pieņemt lēmumu.
• Nepadodies, kamēr partneris beidzot neapstiprina savu atteikumu.
• Jums vajadzētu izmantot pārliecinošākos argumentus par labu savai nostājai, cenšoties izteikt domas tā, lai tās pilnībā ieinteresētu sarunu biedru.

Mijiedarbojoties vienmēr ir grūti izvairīties no dažādām diskusijām. Galvenais uzdevums, ar ko šādā situācijā jātiek galā, ir pierādīt partnerim, ka tev ir taisnība (likvidējot šaubas, nosakot pretošanās motīvus, aizsardzības reakciju, domājot par taktiku). Tajā pašā laikā jāizvairās no kategoriskiem spriedumiem, pretējā gadījumā viss izvērtīsies pretējā efektā.

Ja panāksiet sapratni, turpmākā mijiedarbība neradīs nopietnas grūtības. Pēc tam jums būs jāatrod kopīgs ieguvums. Dodiet savam partnerim iespēju uzņemties iniciatīvu.

Ir nepieciešams kontrolēt viņa līdzdalību vēlamā mērķa sasniegšanā.Ja jūsu paša lēmums ir daudz spēcīgāks nekā sarunu biedra lēmums, jums rūpīgi jāapsver viņa priekšlikums un jāpaskaidro, kāpēc ideja ir jāpabeidz, uz kāda pamata ir izdevīgāk ieņemt citu pozīciju.

Formulētie kritēriji ir jāpārtulko galīgajā versijā. Pēc tam jums jāsāk vienošanās. Ieteicams sīkāk aprakstīt katras puses uzņemtās saistības. Tiklīdz lēmums tiks pieņemts, pateicība sarunu biedram būs piemērota.

Lietišķās komunikācijas beigu posmam ir ļoti liela nozīme, tāpēc tam jāvelta tāda pati uzmanība kā visiem iepriekšējiem. Galīgais atzinums ietekmē sarunu biedra tēlu kopumā un partnerattiecības, kas šobrīd tiek uzturētas un plānotas nākotnē. Joprojām ir jāizrāda labvēlība, cieņa un takts.

Lietišķā komunikācija dos labumu un garantēs labus rezultātus, ja to izmantos šādus noteikumus un vadlīnijas:

• Dzērieni (tēja, kafija) tiek piedāvāti pēc īpašnieka ieskatiem vai ilgstošu sarunu laikā.
• Neveiciet tālruņa zvanus biznesa sarunu laikā. Uz šo laiku labāk ir izslēgt tālruni. Ir jāizrāda cieņa pret partneri un vispārīgā biznesa mijiedarbības procedūra.
• Telpu iziešana sarunu laikā ir aizliegta. Izņēmuma gadījums ir medicīniskās palīdzības nepieciešamība.
• Darba uzskaite ir apsveicama, jo tā uzsver interesi un uzmanību pret partneri.
• Labas gaumes pazīme ir neuzdot jautājumus, kas saistīti ar partnera komercnoslēpumu.Tas palīdz izvairīties no neveiklības un neērtas pozīcijas.

Par svarīgām biznesa komunikācijas prasmēm skatiet šo videoklipu.