Verslo komunikacijos rūšys

Verslo komunikacija padeda užmegzti santykius su kolegomis, pavaldiniais, partneriais ir klientais. Bendravimo procese keičiamasi ne tik informacija, bet ir patirtimi bei žiniomis tam tikroje srityje. Verslo etiketas skverbiasi absoliučiai į visas gyvenimo sritis, yra įvairių dalykinio bendravimo rūšių.

Verslo bendravimas yra svarbi žmogaus gyvenimo dalis. Etiketas verslo aplinkoje yra tam tikra parama. Versle yra keletas bendravimo formų. Atitinkami variantai turėtų būti parinkti atsižvelgiant į asmenines ir psichologines diskusijos dalyvių savybes. Galima išskirti šias bendravimo formas:

• Pokalbis - žodinis pašnekovų kontaktas, redukuojamas iki svarbių problemų ir užduočių aptarimo, išsiaiškinant kai kuriuos su darbu susijusius niuansus. Pokalbio dalyviai šiuo atveju turėtų turėti teisę spręsti įvairias užduotis ir priimti sprendimus. Pašnekovų statusai turi būti vienodi.
• Derybos turi standesnę struktūrą. Jose paprastai dalyvauja įvairių įmonių ar padalinių atstovai.Derybos pasitelkiamos siekiant suvienyti jėgas su partneriais, kurie yra suinteresuoti konkrečios problemos sprendimu.
• Susitikime dalyvauja grupė ar didelis ratas suinteresuotų ir dalyvaujančių asmenų. Susitikime renkama, analizuojama informacija, keičiamasi duomenimis, taip pat priimami sprendimai ginčytinais klausimais.
• Spektaklis – tokiu atveju vienas asmuo ar nedidelė grupė dalijasi reikalinga informacija su auditorija. Šiuo atveju žinutė nėra redukuojama į temos aptarimą, o pateikiama kaip informacija. Ši bendravimo forma reikalauja iš kalbėtojo turėti lyderio savybių, gebėjimo išlikti visuomenėje, taip pat oratorinių įgūdžių.
• Susirašinėjimas - netiesioginis bendravimo būdas, atlieka savotišką korespondencinio bendravimo vaidmenį. Ši komunikacijos rūšis apima įsakymus, protokolus, nutarimus, prašymus, ataskaitas, oficialius raštus, nurodymus ir pan. Korespondencija naudojama bendravimui tarp skyrių ar organizacijų. Vykdant susirašinėjimą būtina laikytis konkrečių taisyklių.

Verslo komunikacijos reikia išmokti. Kartu asmeninės savybės ir savojo „aš“ demonstravimas nublanksta į antrą planą. Svarbiausia išlieka gebėjimas atsižvelgti į oponento interesus ir norus bei derinti juos su savo reikalavimais taip, kad abi pusės pasiektų norimą rezultatą.

Verslo komunikacija susideda iš kelių etapų:

• Motyvo formavimas. Be jo nebus įmanoma pasiekti veiksmingos sąveikos.
• Pasiruošimas bendrauti – tai pokalbio plano rengimas, argumentų ir informacijos ruošimas.Taip pat būtina parengti užduočių, kurias reikia išspręsti diskusijos metu, sąrašą.
• Pradedant pokalbį. Būtina užmegzti kontaktą, po to reikia sukurti pokalbiui palankų „santykių klimatą“.
• Problemos formulavimas - problemų spektro išryškinimas, jų pozicijos ir šios užduoties vizijos pristatymas. Tačiau atkreipkite dėmesį, kad pokalbio tema turite iš anksto parengti santraukas ir būti pasirengę atsakyti į pateiktus klausimus.
• Keitimasis informacija – Pašnekovo pozicijos patikslinimas. Svarbu palaikyti ryšį ir atsakyti į klausimus prieinama oficialia kalba, prireikus praleidžiant profesinę terminiją.

• Įtikinėjimas ir argumentavimas - būtini nesutarimo atveju ir išplaukia iš ankstesnio bendravimo etapo. Būtina atkreipti dėmesį į teigiamus jūsų situacijos vizijos ir ginčytino klausimo sprendimo aspektus.
• Problemos ar problemos sprendimo paieška - diskusijos pabaiga, jos rezultatas turi tikti visiems dalyviams.
• Sutarties rengimas - tai reiškia, kad dėl susitikimo diskusijos dalyviai priėjo prie bendro vardiklio arba pasitelkė partnerių paramą sprendžiant įvairias problemas. Teigiamas diskusijos rezultatas baigiasi raštišku patvirtinimu.
• Rezultatų analizė - parodo, ar priimti sprendimai buvo teisingi.
• Sprendimų priėmimas – reiškia visų šalių sutikimą po analizės. Tokiu atveju diskusijos dalyviai sprendžia dėl tolesnio bendradarbiavimo ar ryšių nutraukimo.

Šiuolaikinėje visuomenėje žmonės sąmoningai laikosi dalykinio bendravimo taisyklių, siekdami konkrečių tikslų korporacinėje aplinkoje. Versle neužtenka užimti tam tikras pareigas, reikia stiprinti ir santykius su įvairiais žmonėmis. Didelę reikšmę turi šie dalykai:

• Gebėjimas užkariauti žmones ir išlikti visuomenėje yra svarbūs įmonių dialogo aspektai. Norėdami tai padaryti, turite mokėti aiškiai ir aiškiai suformuluoti savo mintis, kompetentingai argumentuoti savo požiūrį.
• Analitiniai duomenys ir galimybė greitai priimti sprendimus visada yra jūsų pusėje. Bendraudami su partneriais atminkite, kad visos šalys suinteresuotos greitai išspręsti ginčus.
• Svarbu atsižvelgti į pašnekovo kultūrines ypatybes ir tautines tradicijas: neabejotinai kai kurie kitoje šalyje priimti papročiai ir normos gali atrodyti nepriimtini ar įžeidžiantys.

Pagrindines verslo etikos sąvokas ir normas turėtų žinoti kiekvienas save gerbiantis žmogus. Reikia suprasti, kad versle bendravimas tarp žmonių kuriamas ne pagal abipusį partnerių nuotaikų pagavimą, o pagal tam tikrus standartus. Yra šie verslo komunikacijos tipai (pagal funkcinį tikslą):

• žodinis ir neverbalinis - susideda iš poreikio stebėti kalbą, veido išraiškas, gestus ir pozas. Nežodinio bendravimo metu rankų, kojų, žvilgsnio padėtis, galvos pakreipimas ir nevalingi judesiai gali daug daugiau pasakyti apie žmogaus jausmus ir nuotaiką nei žodinė kalba. Verta išmokti valdyti veido išraiškas ir gestus.
• Raštu ir žodžiu. Kiekvienai komunikacijos formai išskiriamos atskiros sąvokos ir normos.Bet koks dokumentas, patvirtintas parašais ir antspaudais, reiškia rašytinę bendravimo formą. Į žodinį - planuojant susitikimus, susitikimus, derybas, ataskaitas ir kitas dalykinio bendravimo formas.

• Monologija ir Dialogija - turi didelių kalbinių skirtumų. Dialogas yra tarpasmeninis bendravimas. Monologas atspindi vieną požiūrį; tokio tipo bendravimas apima pristatymą arba iškilmingą kalbą, taip pat pranešimą ar įžanginę kalbą.

• Nuotolinis ir asmeninis. Nuotolinis bendravimas apima pokalbius telefonu, susirašinėjimą paštu. Ypatingas dėmesys skiriamas kalbos intonaciniam modeliui, pranešimo trumpumui. Negalite naudoti gestų.

Kiekvienas stilius turi tam tikrų savybių. Jūs turite mokėti juos suprasti.

Stiliaus klasifikacija:

• Autoritarinis. Jis pagrįstas neginčijama viršininko galia ir absoliučiu darbuotojų pavaldumu. Bet kokie sprendimai priimami tik ir nėra aptariami su suinteresuotais ar susijusiais asmenimis.
• Demokratinė – pagrindinis bruožas – bendras klausimų aptarimas ir tarpusavio supratimo troškimas. Bendraujant su pašnekovu pasitelkiamas prašymas, rekomendacijos, motyvacija.
• gudrus ar formalus - lemia minimalus vadovo dalyvavimas personalo valdyme, derybose ir sprendimų priėmime. Sunkūs atvejai ir rizikingi sprendimai perkeliami kitiems. Tokio valdymo efektyvumas priklauso jau ne nuo lyderio, o nuo grupės išsivystymo lygio.
• Liberalas - kažkas tarp autoritarinio ir demokratinio stiliaus.Įvairių klausimų aptarimas su partneriais ar kolegomis yra minimalus, tačiau naudojamas retais atvejais ir tik turint tikslą permesti atsakomybę oponentui.
• Oficialus reikalas - reiškia griežtą bendravimo normų, kalbos klišių ir dalykinio bendravimo taisyklių laikymąsi, kur nėra vietos individualumui pasireikšti.
• Mokslinis - griežta, trumpa ir santūri kalba, tinkama tik mokslo ir švietimo srityse. Jis naudojamas mokslinėje ar mokymo veikloje.

Verslo komunikacija apima visus išorinius elgesio aspektus ir yra suskirstyta į kelias sritis:

• pokalbio dalyviai turi bendrų tikslų ir motyvų;
• pokalbis vyksta vienu erdvės-laiko intervalu;
• tarp visų diskusijos dalyvių kuriama aiški bendravimo hierarchija, paskirstomi socialiniai statusai;
• bendravimo dalyviai bendraudami laikosi visuotinai priimtų taisyklių ir normų.

Verslo komunikacija padeda greitai užmegzti reikiamus kontaktus, pasitelkti patikimų mecenatų pagalbą. Tai padeda pasiekti abipusį supratimą.

Yra 4 pagrindinės verslo komunikacijos funkcijos:

• Informacija ir bendravimas - apima konkrečios informacijos rinkimą ir teikimą, taip pat keitimąsi žiniomis ir patirtimi.
• Interaktyvus - dėl sąveikos tarp žmonių proceso. Jis naudojamas sąveikos procese (partnerių elgesys, veikla ir sprendimai).
• Suvokiamasis yra suprasti kitą žmogų. Ryšio užmezgimas arba susilpnėjimas vyksta abipusio supratimo pagrindu.
• Reguliuojantis-komunikacinis - leidžia koreguoti diskusijos dalyvių elgesį.Norėdami tai padaryti, turite laisvai mokėti specialias technikas: mokėti įtikinti, rasti kompromisus ir daryti nuolaidas.

Be to, bendraujant su verslo žmonėmis būtina atsižvelgti į specialias taisykles. Bet kokie apeliaciniai skundai, pranešimai ir informacija turi atitikti tris ramsčius:

• turinio atžvilgiu – pranešimai ir pateikiama informacija turi būti aiški ir glausta;
• išraiškingoji dalis nurodo emocinį komponentą;
• motyvuojanti pusė – yra nukreipta į pašnekovo mintis ir jausmus.

Bendraudamas žmogus atkreipia dėmesį į pašnekovo kalbą ir balsą. Jis vertinamas pagal tam tikrus rodiklius:

• Žodynas - parazitinių žodžių nebuvimas ir kompetentinga, išraiškinga kalba leidžia drąsiai teigti, kad žmogus yra išsilavinęs ir kultūringas.
• suprantama kalba o teisingas žodžių tarimas yra raktas į bet kurio žmogaus sėkmę.
• intonacija - leidžia dėti reikiamus akcentus.
• Kalbos greitis - lėtas kalbėjimas sukels melancholiją, o greitas kalbėjimas neleis susikoncentruoti į pateiktą informaciją.
• Konkurentų teigiamų ir neigiamų savybių aptarimas. Stenkitės tokias temas paliesti itin taktiškai ir atsargiai. Tai savotiška nekenksminga manipuliacija, kuri padės laimėti pašnekovą.
• Ilgų ir trumpų frazių derinys. Ši technika padės išlaikyti pašnekovo dėmesį.

Norint pasiekti pagarbą tarp kolegų ir partnerių, būtina atsižvelgti į kai kuriuos niuansus:

• Konkurentų teigiamų ir neigiamų savybių aptarimas. Stenkitės tokias temas paliesti itin taktiškai ir atsargiai. Tai savotiška nekenksminga manipuliacija, kuri padės laimėti pašnekovą.
• Ilgų ir trumpų frazių derinys. Ši technika padės išlaikyti pašnekovo dėmesį.
• Verslo aplinkoje neturėtumėte rodyti savo asmeninių pageidavimų ir emocijų sprendžiant įvairias problemas. Pagrindinis vaidmuo tenka jūsų atstovaujamos įmonės ir pašnekovo interesams. Jūs neturėtumėte pereiti prie pakeltų balsų ar įsitraukti į žodinį susirėmimą: bet koks emocijų pasireiškimas neigiamai paveiks jūsų reputaciją ir įvaizdį.
• Nemaišykite darbo ir asmeninio gyvenimo. Santykiai su kolegomis neturėtų turėti įtakos įmonės problemų sprendimui. Jei negalite sukurti šiltų santykių su žmogumi, tai nereiškia, kad spręsdami bendras problemas turėtumėte ignoruoti jo nuomonę ir patarimus. Gebėjimas atskirti asmeninius santykius nuo verslo padeda susitelkti ties norimomis užduotimis ir spręsti ginčus.

• Pasiruoškite diskusijai: pasiteirauti apie pašnekovą ir pasirinkti tinkamą bendravimo taktiką.
• Būk punktualus - neatimkite laiko iš verslo partnerių.
• Gebėjimas klausytis pašnekovo - Jūsų neabejotinas pranašumas. Be gebėjimo bendrauti su klientais, suprasti jų poreikius ir norus neįmanoma pasiekti sėkmės.
• Draugiškas požiūris į visus pašnekovus. Net su nesąžiningu partneriu nereikėtų elgtis panieka. Pamirškite priešiškumą ir pasistenkite su pašnekovu elgtis palankiai ir maloniai. Atminkite, kad neturėtumėte aptarinėti savo santykių su kitais žmonėmis verslo aplinkoje. Santykiai, asmeninis gyvenimas neturėtų būti su niekuo aptarinėjamas.
• Gebėjimas sutelkti dėmesį į esminius dalykus. Pabandykite išsiaiškinti, ko nori jūsų pašnekovas. Atsižvelgdami į jo interesus, stenkitės išspręsti problemą ir rasti bendrą vardiklį, neprarasdami savo norų.
• Gebėjimas būti sąžiningam. Jeigu informacija nepatikima, iškraipyta, ją galima sužinoti bet kuriuo netinkamu momentu ir paveikti Jūsų reputaciją.
• Nepamirškite apie geros manieros taisykles. Visada kreipkis į žmogų vardu, nusišypsok ir stenkis pagirti, bet venk meilikavimo.

Kitame vaizdo įraše rasite svarbiausius dalykinio bendravimo įgūdžius.