Verslo komunikacijos psichologija

Šiandien verslo žmonės turi daug būdų bendrauti su klientais, kolegomis ir kitomis suinteresuotomis šalimis. Verslo komunikacijos prigimties supratimas gali padėti pasiekti įmonės tikslus ir kasdienį valdymą.

Psichologijoje terminas „bendravimas“ reiškia keitimąsi informacija tarp žmonių per bendrą simbolių sistemą. Šis komunikacijos apibrėžimas apima du aspektus:

• Pirma, yra tai, kas perteikiama, pavyzdžiui, faktai, jausmai, idėjos ir pan. Tai reiškia, kad komunikacijos procese kažkas turi gauti perduodamą informaciją.
• Antra, aukščiau pateiktas apibrėžimas pabrėžia supratimo elementą komunikacijos procese. Supratimas bus pasiektas tik tada, kai žinutės gavėjas ją supras ta pačia prasme kaip ir siuntėjas. Taigi teisingas pranešimo aiškinimas turi didelę reikšmę.

Verslo komunikacija – tai keitimasis informacija, faktais ir idėjomis, susijusiomis su verslu. Šiame globalizacijos amžiuje kiekvienam verslui, dideliam ar mažam, reikalinga tinkama verslo komunikacija tiek viduje, tiek išorėje.

Pagrindinės verslo komunikacijos ypatybės apima šiuos komponentus:

• Segmentavimas. Net ir mažose organizacijose būtų klaidinga manyti, kad visi darbuotojai turi vienodus poreikius, interesus ir norus, kai kalbama apie verslo komunikaciją. Efektyvi verslo komunikacija suskirstyta į segmentus, kad atitiktų konkrečių auditorijų poreikius. Pavyzdžiui, administracinėje aplinkoje dirbantys darbuotojai turės kitokius poreikius ir skirtingą prieigą prie informacijos nei darbuotojai, dirbantys gamybinėje aplinkoje.
• konkretumo. Efektyvi verslo komunikacija turi būti konkreti, ir kuo ji konkretesnė, tuo labiau ji atitinka jos specifiką.
• Tikslumas. Kai informacija netiksli, prarandamas patikimumas. Šios informacijos siuntėjas taip pat praranda pasitikėjimą. Veiksminga verslo komunikacija turi būti tiksli tiek turinio, tiek paprastų dalykų, įskaitant gramatiką, rašybą ir skyrybą, atžvilgiu.
• Savalaikiškumas. Darbuotojai turi žinoti, kas vyksta jų organizacijose ir išorinėje aplinkoje, kaip tai veikia juos. Laiku bendrauti su darbuotojais yra sunkiau nei bet kada anksčiau, tačiau tai būtina efektyviam verslo bendravimui.

• Pakartojamumas. Jei žinutė siunčiama tik vieną kartą, negalite būti tikri, kad ji pasiekė gavėją. Veiksmingam verslo bendravimui reikia dažnai bendrauti, kad visi darbuotojai turėtų reikiamą informaciją. Be to, keičiasi darbuotojai, vieni išeina, kiti įstoja į įmonę, o visa tai reikalauja atnaujinti informaciją.
• Daugiakanalis. Įmonės turi daug komunikacijos kanalų – nuo ​​tradicinių (spausdinimas, pranešimų lentos, susitikimai) iki naujų (el. paštas, tinklaraščiai, socialinių tinklų svetainės).Visi šie kanalai turi būti naudojami siekiant užtikrinti, kad darbuotojai informaciją gautų skirtingomis sąlygomis.
• Betarpiškumas. Pasak ekspertų, bendravimas akis į akį vis dar yra pats veiksmingiausias ir turėtų būti naudojamas, kai tik įmanoma. Žinoma, labai didelėse organizacijose tai gali būti sudėtinga, tačiau net ir tokiu atveju alternatyvos gali būti vaizdo konferencijos arba internetiniai seminarai.
• Grįžtamojo ryšio buvimas. Darbuotojai turėtų turėti galimybę pasidalinti savo atsiliepimais, nuomonėmis ir mintimis su vadovais ir darbdaviais. Dvipusis bendravimas yra veiksmingas tiek darbuotojams, tiek darbdaviams.

Kartais tenka dirbti su žmogumi, kurio nemėgsti ar tiesiog negali pakęsti. Tačiau dėl savo darbo svarbu su jais palaikyti gerus verslo santykius. Tokiu atveju pasistenkite geriau pažinti žmogų. Tikriausiai jis puikiai žino, kad tu jo nemėgsti, todėl ženk pirmą žingsnį: pradėkite konfidencialų pokalbį arba pakvieskite jį kartu pavakarieniauti. Pokalbio metu susitelkite ties bendrų dalykų paieška: klauskite apie šeimą, pomėgius, praeities sėkmes.

Įmonės kultūra yra būtina sėkmingam verslo bendravimui. Tai prisideda prie dalykinio etiketo darbe palaikymo, be to, šios srities tyrimai rodo tiesioginį korporatyvinės kultūros ir įmonių apyvartos ryšį.

Ekspertai įvardija šešis pagrindinius psichologinius verslo bendravimo principus:

• Abipusiškumas. Abipusiškumas versle reiškia abipusius lūkesčius keičiantis verte. Jei vienas žmogus ką nors duoda, tai tikimasi, kad gavėjas kažką duos mainais. Abipusiškumas sukuria pasitikėjimą tarp partnerių, o jų santykiai vystosi į gerąją pusę.
• Įtikinamumas. Žinodami produktą, tendencijas, derybų tyrimo rezultatus būsite daug įtikinamesni. Norint įgyti partnerio pasitikėjimą, svarbu parodyti savo sąmoningumą.
• privalomas. Visada vykdykite savo įsipareigojimus ne tik raštu, bet ir žodžiu. Atminkite, kad net rankos paspaudimas yra susitarimo ženklas. Jei jums sunku prisiminti, ką vienu ar kitu metu pasakėte, užsirašykite. Sudarysite įpareigojančio žmogaus įspūdį.
• Pasekmė. Visada būkite nuoseklūs savo darbuose ir veiksmuose ir niekada nekeiskite savo verslo principų.
• Konsensuso siekimas. Sutarimas reiškia, kad visi priima sprendimą ir jį palaiko bei supranta jo priėmimo priežastis. Sutarimas tarp partnerių įmanomas, jei jie turi bendrų vertybių ir tikslų, o tarp jų yra susitarimas konkrečiais klausimais ir bendra kryptis.
• Asmeninė meilė. Mes labiau linkę bendrauti su tais žmonėmis, kurie aiškiai parodo, kad jiems patinkame ir kurių akivaizdoje jaučiamės reikšmingi. Tam įtakos turi fizinis patrauklumas, tačiau panašumas taip pat labai veiksmingas. Kreipiamės į tuos žmones, kurie panašūs į mus drabužiais, amžiumi, socialiniu-ekonominiu statusu.

Bendravimas yra etiškas, kai jis yra tiesioginis, sąžiningas ir abipusis.Jei bendravimas skirtas nuslėpti tiesą ar pakenkti kitam žmogui, tai negali būti etiška.

Nors etika nėra tas pats, kas moralė, tarp šių dviejų sąvokų yra stiprus ryšys: moralė yra idėjos apie tai, kas yra teisinga ir neteisinga, o etika yra elgesio principai, kuriems įtakos turi moraliniai įsitikinimai. Todėl bendravimo etika labai priklauso nuo moralės principų:

• Sąžiningumas. Apskritai etiškas bendravimas yra sąžiningas bendravimas. Nors kartais etiškiau būtų meluoti, pavyzdžiui, tariamam žudikui, apie potencialios aukos buvimo vietą, šie atvejai yra veikiau išimtis nei taisyklė. Be to, sąžiningumas yra daugiau nei tik tiesa; tai reiškia būti atviram, savanoriškai teikti bet kokią turimą informaciją, net jei ji pažeidžia jūsų trumpalaikius interesus. Pasitikėjimas žmonėmis yra glaudžiai susijęs su sąžiningumu. Pasitikėjimo aplinkos kūrimas yra kelias į etišką bendravimą verslo aplinkoje.
• atvirumas. Atvirumas yra vienas pagrindinių etiško bendravimo taškų. Bendraujant tai reiškia būti atviram įvairioms idėjoms ir nuomonėms, taip pat norą išsakyti savo nuomonę, net jei nesitikite, kad jos bus priimtos.

• Lojalumas. Verslo komunikacijos kontekste lojalumas reiškia reikiamo laiko ir išteklių skyrimą visapusiškam klausimų aptarimui. Tik tada visi turės galimybę būti išgirsti.
• Konsensuso kūrimas. Etiška komunikacija yra orientuota į tikslą, o ne į statusą. Bendravimo stilius, kai skirtingos grupės vienijasi į priešingas stovyklas ir pirmiausia vadovaujasi savo interesais, niekuo neprisideda prie organizacijos kaip visumos. Etinis organizacijai – tai bendravimo stilius, kai žmonės siekia sutarimo, o ne opozicijos ir yra susikoncentravę į tai, ką gali padaryti įmonės labui. Taigi, kadangi padėti organizacijai yra moralinis reikalavimas, sutarimo siekimas yra etiškas bendravimo stilius.

Manoma, kad yra šeši pagrindiniai pašnekovų tipai. Norint geriau pasiruošti svarbiems pokalbiams, svarbu žinoti, kokio tipo esate:

• atspindintis. Esate mąstantis pašnekovas, jei bendravimo procese jaučiate partnerio nuotaiką. Jūsų kalba švelni, rami, esate jautrus, suprantate pašnekovą, mėgstate kurti santykius su kitais žmonėmis.
• Teisėjas. Esate teisėjo tipo pašnekovas, jei analizuojate temas ir problemas, išsiaiškinate pagrindinius dalykus ir efektyviai juos paaiškinate kitiems. Jūs vedate pokalbį ir vedate jį tiesiogiai bei įtikinamai.
• kilnus. Esate „kilnaus“ pašnekovo tipas, jei mėgstate atvirą bendravimą, o kitiems žmonėms su jumis lengva bendrauti. Taip pat esate susikaupęs ir visada eini tiesiai į tikslą.
• MP. Pavaduotojo tipo pašnekovas yra diplomatiškas ir naudojasi bendravimu, kad užbaigtų konfliktus. Jis taip pat yra švelnus, žavus ir leidžia žmonėms jaustis patogiai.
• Sokratas. Sokrato tipo pašnekovas puikiai sprendžia problemas ir įtikina kitus, mėgsta ilgas diskusijas.Jis yra išsamus ir gerai informuotas, o jo nuomonę vertina kiti.
• Oficialus. Šio tipo pašnekovai bendravimą naudoja siekdami įgyvendinti savo svajones ir sėkmingai dirbti darbe bei namuose. Tai gudrus ir strateginis mąstytojas.

Ekspertai teigia, kad yra keturi pagrindiniai bendravimo stiliai: analitinis, intuityvus, funkcinis ir asmeninis. Nė vienas bendravimo stilius iš prigimties nėra geresnis už kitą. Tačiau pasirinkus netinkamą bendravimo stilių konkrečiai auditorijai gali kilti problemų:

• Analitinis stilius. Analitinė komunikacija apima sudėtingų duomenų ir realių skaičių tvarkymą. Tokiu stiliumi bendraujantys žmonės kalbėdami vengia rodyti jausmus ir emocijas. Didelis analitinės komunikacijos stiliaus pliusas yra tai, kad galite logiškai ir be aistros analizuoti problemas. Tai reiškia, kad žmonės mato, kad esate gerai informuotas ir turite didelę analitinę patirtį. Galimas analitinės komunikacijos stiliaus trūkumas yra tas, kad galite būti vertinamas kaip šaltas ar nejautrus.
• Intuityvus stilius. Bendraudami intuityviu stiliumi mieliau renkatės visą vaizdą ir vengiate detalių, nes bijote jose įkliūti. Tai leidžia jums pasiekti problemos esmę, o ne ją išspręsti etapais. Šio stiliaus privalumas yra tai, kad bendraujate greitai ir tiksliai, lengvai įsigilinate į didelius ir sudėtingus klausimus. Tačiau tokioje situacijoje, kurioje tikrai reikia smulkmenų, gali trūkti kantrybės.

• funkcinis stilius. Šis stilius suponuoja metodiškumą, detaliųjų planų buvimą, tikslius terminus. Tokiu stiliumi bendraujantys žmonės yra geri atlikėjai, kuriems niekada nieko netrūksta.Galimas funkcinio bendravimo stiliaus trūkumas yra tas, kad galite prarasti auditorijos dėmesį, ypač kai kalbate su intuityviais pašnekovais.
• Asmeninis stilius. Bendraudami asmeniniu stiliumi, jaučiate emocinį ryšį su partneriu, o tai leidžia sužinoti, ką jis iš tikrųjų galvoja. Esate geras klausytojas ir geras diplomatas, mokate išlyginti konfliktus, palaikote gerus santykius su daugybe žmonių. Šis stilius leidžia užmegzti gilius asmeninius santykius. Žmonės dažnai kreipiasi į jus, nes sugebate suburti skirtingas grupes. Šio bendravimo stiliaus minusas yra tas, kad kartais galite suerzinti analitinio tipo pašnekovus, mėgstančius sunkius skaičius ir logiškas diskusijas.

Norėdami sužinoti svarbiausius verslo bendravimo įgūdžius, žiūrėkite šį vaizdo įrašą.