dalykinio susirašinėjimo etiketas

Biuro korespondencija yra labai ypatingas žanras, kurį turite įvaldyti, jei ketinate lipti įmonės laiptais. Geri dalykinio rašymo įgūdžiai jums ištikimai pasitarnaus: padės bendrauti su pavaldiniais, viršininkais ir partneriais, pabrėš jūsų išsilavinimą ir pasaulėžiūrą. Bendravimo stilius turi būti santūrus, kryptingas, nenukrypstant nuo duotos temos.

Bet koks bendravimas, tiek asmeninis, tiek rašytinis, yra bendravimas su žmonėmis, siekiant keistis informacija, padaryti įspūdį ir derėtis. Niekas žmogiška mums nėra svetima, kartais išliejame emocijas, tačiau verslo sferoje neturėtų būti vietos smurtiniam jausmų, charakterio bruožų ir temperamento pasireiškimui.

Svarbus dalykinio bendravimo bruožas yra tai, kad jo negalima nutraukti sakinio viduryje. Į kiekvieną gautą laišką reikia parašyti atsakymą, net jei ir nesinori.Jei sulaukiate skambučio ir neturite laiko pakelti ragelio, būtinai perskambinkite. Žinoma, bendravimas su kai kuriais žmonėmis yra nemalonus. Būtent todėl į privalomų vadovo savybių sąrašą įtrauktas atsparumas stresui.

Verslo susitikimas, pokalbis telefonu ar dalykinis susirašinėjimas el. paštu tikrai turės tam tikrą tikslą. Dėl to šalys turi daryti išvadas, aptarti projektą, susitarti dėl strateginės partnerystės ir pan.

Rašytinėje kalboje galbūt net daugiau apribojimų ir susitarimų nei žodinėje kalboje. Bendraudami su pašnekovu tiesiogiai, asmeniniame susitikime, galime intonaciškai pabrėžti tą ar kitą faktą, ką nors patikslinti, jei pašnekovas mūsų nesuprato. Jei daroma kalbos klaida, galime ją nedelsiant ištaisyti. Tačiau verslo laiške turime būti itin aiškūs ir tikslūs, kad žodžiai nereikštų dvigubo aiškinimo.

Sakydavo: „Popierius viską ištvers“, o tai reiškia, kad galima parašyti net nepatikimus faktus. Mes laikomės nuomonės, kad verslo korespondencija turėtų būti kuo sąžiningesnė. Beje, dabar popierinių laiškų siunčiama vis rečiau. Iš esmės jie veža sutartis ir kitus dokumentus. Šiuo atveju firminiai blankai naudojami kaip aukšto organizacijos statuso įrodymas.

Šiais laikais verslo susirašinėjimas dažniausiai vyksta virtualioje erdvėje ir turi savo ypatybių. Kai dialogas tik prasideda, įprasta parašyti sveikinimą pagal etiketą, pavyzdžiui: „Sveikas, Olegai Sergejevičiau! “. O paskesniu adresu darbo dienos metu pasisveikinimo galima praleisti.

Bendraujant raštu, taip pat ir elektroniniu paštu, būtinas kalbos normų laikymasis ir nepriekaištingas raštingumas. Juk susirašinėjimas išsilavinusiam pašnekovui atskleis jūsų spragas. Todėl patariame pasitikrinti, kas parašyta, pasitelkus specialiąsias tarnybas, jei nesate visiškai tikri savo žiniomis.

Išvardijame bendrąsias taisykles, reikalaujančias elektroninio bendravimo etikos. Jie yra gana paprasti, tačiau daugelis, deja, jų nepaiso:

• kiekvieno sakinio pradžia rašoma didžiosiomis raidėmis;
• frazės pabaigoje dedamas taškas, kad būtų aiški to, kas skaitoma, prasmė;
• norint išspręsti problemą ir pasiūlyti sprendimus, naudinga naudoti sąrašą su ženkleliais arba sunumeruotais;
• aiškumo dėlei naudinga naudoti lenteles, grafikus, diagramas;
• specialiai nesistenkite atrodyti protingu, išsilavinusiu pašnekovu, neapsunkinkite paprastų minčių pertekliniais dalyvio ir dalyvio posūkiais;
• kuo paprasčiau išsakysite savo mintis, tuo geriau;
• nors kasdienėje kalbėjimo kultūroje reikia vengti žargono, verslo aplinkoje profesinis žargonas ir skoliniai iš anglų kalbos dabar laikomi gera forma (bet nepersistenkite!).

Yra šių tipų pranešimai:

• reklaminiai pasiūlymai;
• padėka;
• palyda;
• garantija;
• priminimai;
• įspėjimai;
• bendradarbiavimo pasiūlymus.

Be bendrųjų taisyklių, svarbu žinoti kai kurias verslo rašymo detales.Pateiksime taisykles, kurios bus tinkamos daugeliu atvejų.

Laiško pradžia vadinama antrašte. Jis turi organizacijos logotipą. Naudinga visada po ranka (ty kompiuterio darbalaukyje) turėti šabloną, kuriame įvestas šis logotipas.

Skirtingai nuo bendravimo neprisijungus, šiuolaikinės taisyklės neįpareigoja pasveikinti adresato, o jūs galite iš karto pasakyti reikalo esmę, paskambinę jam vardu ir patronimu. Tačiau daugelis ir toliau rašo žinutės pradžioje: „Labas rytas! ", "Sveiki! ", "Labas vakaras! “ arba „Sveikinimai“. Ir čia taip pat nėra nukrypimų nuo normos.

Reikalavimai laiško turiniui leidžia manyti, kad būtent jame slypi susirašinėjimo prasmė. Teksto padalijimas į pastraipas laikomas gera forma, dėmesingo požiūrio į pašnekovą požymiu. Kiekvienoje pastraipoje įvardijamas ir atskleidžiamas vienas ar kitas temos aspektas. Be problemos nustatymo, įprasta siūlyti jos sprendimo būdus. Taip sakant, verslo idėją atskleisti miniatiūroje.

Paskutinėje pranešimo dalyje galite išreikšti tiek formalius, tiek asmeniškesnius jausmus. Formuluotė „Pagarbiai…“, „Pagarbiai...“ (anglų k. „best regards“) arba emocingesnis palinkėjimas „Geros dienos! “.

Asmeniniame paraše būtina nurodyti pavardę ir vardą (o kai kuriuose ratuose – ir patronimą). Taip pat turėtų būti telefono numeriai, kuriais galite skambinti: mobilusis ir biuro miestas. Pastaruoju metu į madą atėjo elektroninis parašas su įmonės logotipu.

Papildoma nuoroda į organizacijos elektroninį portalą tarnauja kaip papildoma reklama ir ateityje gali padidinti srautą į šią svetainę.

Dauguma biuro darbuotojų savo el. pašto dėžutėje turi labai platų laiškų archyvą. Kad pašnekovas nesusipainiotų ilgame susirašinėjime, rekomenduojama laišką siųsti atsakymo forma. Paspaudus atitinkamą langelį laiško temos pradžioje, pasirodo angliška santrumpa „Re…“. Tai labai patogu, nes adresatas iš karto prisimins susirašinėjimo eigą.

Galite išsaugoti visą virtualaus bendravimo su šiuo pašnekovu istoriją arba galite palikti tik paskutines ar reikšmingiausias citatas. Šiuolaikinis verslo etiketas reikalauja greitai atsakyti į el. Juk nemažą savo dienos dalį praleidžiame prie darbo kompiuterio. Be to, paštą galima tikrinti iš mobiliųjų įrenginių.

Jei žinutė ypač svarbi ir skubi, priminti apie laišką leidžiama rašyti sms arba skambinti.

Tarp kūrybingų asmenybių pašto ženklų naudojimas nepriimtinas, be to, yra pašiepiamas ir smerkiamas. Tačiau verslo korespondencijoje antspaudai padeda atspindėti standartines situacijas.

Naudinga turėti virtualų posakių ir frazių taupyklę. Iš tiesų, struktūrizuota komunikacija, biuro darbas ir formalių klausimų sprendimas remiasi šiomis klišėmis. Pavyzdžiui, užuojauta išreiškiama apyvarta „Deja, turime jus informuoti...“.Padėkos jausmas atsispindi šioje pareigos formulėje: „Ačiū už neįkainojamą indėlį...“. Ir galiausiai džiaugsmas: „Didžiuojamės galėdami jums pranešti, kad ...“. Tačiau paskutinė frazė: „Tikimės tolesnio vaisingo bendradarbiavimo“ išreiškia viltį dėl tolesnių verslo ryšių.

Taigi, kalbėjome apie dalykinio susirašinėjimo etiketą. Šios taisyklės būtinos tam, kad bendravimas būtų kuo patogesnis ir vaisingesnis. Pasinaudokite jais ir pamatysite, kad jūsų darbas servise praėjo sklandžiai!

Daugiau informacijos apie verslo susirašinėjimo taisykles, įskaitant el. paštą, rasite šiame vaizdo įraše.