Verslo komunikacijos etapai

Bendravimas – tai žmonių sąveikos procesas, apimantis informacijos mainus, vertinimą ir supratimą. Kalbant apie dalykinį bendravimą, naudojamos tam tikros normos ir taisyklės, padedančios partnerių bendravimą padaryti patogesnį. Atsižvelgiant į teisingą seką, kurią sudaro būtinų verslo komunikacijos etapų laikymasis, garantuojamas norimo rezultato pasiekimas, kuris yra pageidautinas abiem partneriams.

Verslo komunikacija – tai kelių etapų procesas, kurio metu kuriami ir toliau tobulinami su konkrečiais poreikiais susiję santykiai tarp žmonių. Šis procesas apima svarbios informacijos perdavimą, sąveikos sampratos kūrimą, pašnekovo suvokimą ir supratimą.

Verslo komunikacija turi keletą ypatybių, kurių žinojimas padės suprasti tokio tipo sąveikos esmę:

• Reputacijos vertė. Versle įmonės veidas yra jos reputacija, kuri yra pagrindas, ant kurio kuriama būsima įmonės sėkmė.Dėl šios priežasties verslo komunikacija yra nukreipta į jos palaikymą ir apsaugą.
• Aiškumas ir tikslumas. Aiškus ir tikslus tikslų apibrėžimas užtikrina efektyvų profesinį tobulėjimą, skatinantį greitą saviorganizaciją ir atsakomybės formavimąsi.
• Bendra veikla, naudinga abiem pusėms. Verslo sąveikoje negalima pasirūpinti tik vienos pusės gerove. Partnerių vienybė ir abiem pusėms naudinga pozicija užtikrina sėkmę ir puikius rezultatus abiem pusėms.

Verslo komunikacijos rezultatas priklauso nuo to, kaip kruopščiai organizuojamas pats procesas. Verslo komunikacijos struktūroje galima išskirti tam tikrus etapus. Pagrindinių tokio bendravimo punktų ir kiekvieną etapą atitinkančių elgesio normų žinojimas padės pasiekti puoselėjamą tikslą.

Šis etapas apima tiesioginį susitikimo organizavimą. Pirmajame etape būtina sudaryti planą su konkrečiais klausimais ir keliomis problemos sprendimo galimybėmis. Būtina išanalizuoti derybų partnerio požiūrius ir pasirinkti naudingiausią santykių strategiją; rekomenduojama numatyti pokalbio baigtį. Organizaciniai momentai užbaigia parengiamąjį etapą: susitikimo vietos ir laiko paskyrimas.

Psichologinis pašnekovo portretas, kuris susiformuoja jūsų akyse, priklauso nuo tam tikrų aplinkybių, pažinties trukmės, iš kitų darbuotojų gautos informacijos apie žmogų. Išskiriami žodiniai ir neverbaliniai elgesio aktai, leidžiantys sudaryti psichologinį pašnekovo portretą:

• kalbėjimo būdas (turinys, nuoseklumas, trukmė, išraiškingumas ir kalbos ypatybės);
• gestai ir veido išraiškos;
• konkretūs veiksmai (žmogaus judesiai ir pozos, atstumas tarp pašnekovų, prisilietimai);
• kūno judesiai (lietimas, glostymas, glostymas).

Svarbią funkciją kuriant psichologinį portretą atlieka pašnekovo išvaizdos tyrimas. Tai aprangos pomėgiai, švara, tvarkingumas ir išvaizdos nepriekaištingumas, mados tendencijų laikymasis ar jų nepaisymas, kitų žmonių dėvimų drabužių kopijavimas.

Nustatant psichologinį darbuotojo portretą, būtina sutelkti dėmesį į jo asmenybę:

• charakteris (pomėgiai, principai, planai, pageidavimai);
• elgesys (kompetencija, gyvenimo įgūdžiai, profesinė patirtis);
• dvasinė asmenybės pusė (unikalios intelektinės, pažintinės ir emocinės sferų procesų ir savybių ypatybės);
• socialiniai ir psichologiniai aspektai (statusas, socialinis vaidmuo, gyvenimo būdas ir darbo specifika);
• biopsichinės savybės (temperamentas, pašnekovo lytis ir amžius, sveikatos būklė);
• kontakto formavimas.

Norint užmegzti dalykinį bendravimą, būtina sukurti atmosferą, palankią rimtam pokalbiui, kurio metu partneriui parodote savo geranoriškumą ir susidomėjimą. Tai palengvins švelni šypsena, mandagus pasisveikinimas ir pauzė, suteikianti pašnekovui galimybę įsijungti į pokalbį ir tiesiogiai jame dalyvauti.

Standartinis pokalbis prasideda šių veiksmų įgyvendinimu: tikslų atskleidimas, partnerių pasirodymas tiek iš vienos, tiek iš kitos pusės, temos išsakymas, pokalbio vedančiojo pristatymas, problemos tyrimo tvarkos paskelbimas.

Šis etapas yra privalomas norint nustatyti tinkamą derybų planą ir padidinti partnerio susidomėjimą sąveika. Šią procedūrą gali palengvinti pokštas, kuris tiktų vietai ir laikui.

Taip pat turėtumėte nuspręsti, kokius vaidmenis šalys atliks dalykinio bendravimo metu. Proceso pagreitį palengvina partnerio mėgdžiojimas, veidrodinis jo laikysenos atspindys, plastika, balso tonas, gestai. Po kurio laiko (5-10 minučių) galima pereiti prie sąlygų paskelbimo. Tam reikalingos vienodos pozicijos. Galite pereiti į kitą poziciją, kuri pasireiškia neverbaliniu bendravimu.

Šiame etape reikėtų akcentuoti panašumus, o ne skirtumus. Dėl to derybos padės pasiekti norimą rezultatą. Iškilus neišsprendžiamiems nesutarimams, rekomenduojama pereiti į neutralią poziciją, kuri neapima savo vertinimo.

Atminkite, kad reikia rimtų argumentų. Tokiu atveju reikia laikytis tam tikrų taisyklių:

• Mintys turėtų būti pateikiamos naudojant paprastas, suprantamas, tikslias ir įtikinančias frazes.
• Bus tikslinga argumentus pritaikyti prie partnerio asmenybės.
• Pageidautina savo įrodymus pateikti aiškiai ir glaustai.
• Kalbėdami apie problemą, turite būti tvirti: negalite pasiduoti, jei esate tikri savo nuomone.
• Atsargoje visada turi būti vienas svarus įrodymas, pagrindžiantis baigiamąjį darbą (jei pašnekovas pradėtų abejoti sprendimu).
• Rekomenduojama pasitelkti patikimus faktus, kurie padėtų pašnekovui nedelsiant priimti sprendimą.
• Nenuleiskite rankų, kol partneris pagaliau nepatvirtins savo atsisakymo.
• Turėtumėte naudoti pačius įtikinamiausius argumentus savo pozicijos naudai, stengdamiesi reikšti mintis taip, kad jos būtų visiškai suinteresuotos pašnekovu.

Bendraujant visada sunku išvengti įvairių diskusijų. Pagrindinė užduotis, kurią reikia spręsti tokioje situacijoje – įrodyti partneriui, kad esi teisus (šalinant abejones, nustatant pasipriešinimo motyvus, gynybinę reakciją, mąstant apie taktiką). Tuo pačiu metu reikėtų vengti kategoriškų vertinimų, kitaip viskas pavirs priešingu efektu.

Jei pasieksite supratimo, tolesnė sąveika nesukels rimtų sunkumų. Po to turėsite rasti bendrą naudą. Suteikite savo partneriui galimybę imtis iniciatyvos.

Būtina kontroliuoti jo dalyvavimą siekiant norimo tikslo.Jei jūsų paties sprendimas yra daug stipresnis nei pašnekovo, turėtumėte atidžiai apsvarstyti jo pasiūlymą ir paaiškinti, kodėl idėją reikia užbaigti, kuo remiantis naudingiau užimti kitą poziciją.

Suformuluoti kriterijai turėtų būti išversti į galutinį variantą. Po to turite pradėti susitarimą. Rekomenduojama išsamiau apibūdinti kiekvienos iš šalių prisiimtus įsipareigojimus. Kai tik bus priimtas sprendimas, padėka pašnekovui bus tinkama.

Paskutinis verslo komunikacijos etapas vaidina labai svarbų vaidmenį, todėl jam turėtų būti skiriamas toks pat dėmesys, kaip ir visiems ankstesniems. Galutinė nuomonė turi įtakos viso pašnekovo įvaizdžiui ir partnerystėms, kurios šiuo metu palaikomos ir planuojamos ateičiai. Vis tiek reikia parodyti geranoriškumą, pagarbą ir taktą.

Verslo komunikacija duos naudos ir garantuos gerus rezultatus šios taisyklės ir gairės:

• Gėrimai (arbata, kava) siūlomi savininko nuožiūra arba užsitęsusių derybų metu.
• Neskambinkite per verslo derybas. Šiam laikui geriau išjungti telefoną. Būtina parodyti pagarbą partneriui ir bendrą dalykinio bendravimo tvarką.
• Išeiti iš patalpų derybų metu draudžiama. Išskirtinis atvejis – medicininės pagalbos poreikis.
• Darbo įrašų tvarkymas yra sveikintinas, nes tai pabrėžia susidomėjimą ir dėmesingumą partneriui.
• Gero skonio ženklas – neužduoti klausimų, susijusių su partnerio komercine paslaptimi.Tai padeda išvengti nepatogumų ir nepatogios padėties.

Viskas apie svarbius verslo bendravimo įgūdžius, žiūrėkite šį vaizdo įrašą.