Verslo pokalbis: taisyklės, atmainos ir etapai

Verslo santykių rezultatai dažnai priklauso nuo asmeninių derybų ir dialogų. Verslo kontaktai, užmezgami raštu ar telefonu, plėtojami asmeninių pokalbių metu. Tuo pačiu metu interviu dalyviai naudojasi įvairiomis komunikacijos priemonėmis: pasitelkia ne tik kalbą, bet ir gestus, veido išraiškas, asmeninę įtaką.

Darbo pokalbis dažniausiai yra dviejų pašnekovų pokalbis, todėl jie turėtų atsižvelgti į asmeninę oponento specifiką, jo motyvus, kalbos ypatybes, laikytis etiketo. Tarpasmeninis bendravimas apima įvairius įtakos pašnekovui būdus.

Verslo pokalbis, turintis konkrečią temą ir orientuotas į asmenybę, dažnai vyksta toje pačioje organizacijoje tarp darbuotojų.Pokalbio tikslas – vieno bendravimo dalyvio noras žodžių pagalba paveikti kitą ar visą darbuotojų grupę, siekiant paskatinti aktyvumą, esamos darbo aplinkos ar santykių pokyčius, pagerinti jų kokybę.

Kitas dalykinio pokalbio tikslas – vadovybės poreikis daryti išvadas ir sprendimus remiantis darbuotojų nuomone ir samprotavimais.

Verbalinių pokalbių pranašumai prieš kitus žodinio bendravimo tipus yra šie:

• reakcijos į pašnekovų pastabas greičiu, padedančiu pasiekti norimą rezultatą;
• didinant administratoriaus sąmoningumą, atsižvelgiant, kontroliuojant ir stebint pokalbio metu išgirstus požiūrius, vertinimus, mintis, argumentus ir skeptiškus teiginius;
• lanksčių ir pagrįstų metodų rinkinio aptariamos temos nagrinėjimo tikslingumu, kuris yra problemos sprendimo ir visų šalių pretenzijų pasekmė.

Verslo pokalbis yra orientuotas į tam tikrų funkcijų įgyvendinimą:

• naujų krypčių paieška;
• perspektyvių projektų pradžia;
• keitimasis duomenimis;
• pradėtos veiklos reglamentavimas;
• vienos įmonės darbuotojų tarpusavio bendravimas;
• palengvinti verslo kontaktus tarp institucijų, firmų, pramonės šakų.

Verslo pokalbio ir susitikimų rezultatus lemia ne tik pasiruošimas jam, bet ir paties pokalbio konstrukcija.Neginčijamų klaidų galima išvengti taikant nusistovėjusius pokalbių vedimo metodus ir laikantis jų principų. Visada turi būti geros valios atmosfera – griežti pareiškimai yra nepriimtini.

Racionalumo principas reiškia elgesio santūrumą, ypač tuo atveju, kai partneris demonstruoja emocionalumą. Emocijų nekontroliavimas dažniausiai neigiamai veikia priimtą sprendimą. Toks sprendimas negali būti vadinamas optimaliu.

Supratimo principas būtinas, kad pašnekovai dialoge rastų bendrą kalbą ir pasiektų norimą efektą.

Pokalbio metu kalbančiųjų dėmesio koncentracija svyruoja net nesant išsklaidymo faktorių. Įvertinus ir pastebėjus tokius niuansus, šiuo metu būtina dar kartą atkreipti į save dėmesį ir atnaujinti nutrūkusį kontaktą.

Patikimumo principas diktuoja privalomą pašnekovo informavimo autentiškumo laikymąsi – net jei jis pateikia melagingą informaciją. Tai naudinga dialogui ir pasiekiami norimi tikslai.

Svarbus psichologinis principas yra pokalbio su pašnekovu temos atskyrimas. Subjektyvus požiūris į oponentą gali turėti įtakos rodiklių vertinimo objektyvumui. Konstruktyvus pokalbis grindžiamas skirtumu tarp įvykių su požiūriais ir nuomonės su patirtimi.

Tokių bendrųjų dalykinių pokalbių vedimo principų sukonkretinimas yra jų įgyvendinimo taisyklės, kurios prisideda prie derybų saugumo ir efektyvumo.

Dvigubo intereso taisyklė – kiekvienas iš pašnekovų turi dvigubą interesą: ne tik pokalbio temos esmę ir turinį, bet ir bendradarbiavimą su partneriu.Vaisingų santykių palaikymas yra ne mažiau svarbi užduotis pokalbyje nei keitimasis informacija.

Specialistai rekomenduoja pokalbį nukreipti taip, kad jis netrukdytų darbuotojų ir vadovų santykiams. Tam jums reikia:

• neskubėti daryti išvadų apie pašnekovų motyvus ir ketinimus, remiantis jų pačių prielaidomis;
• įdėmiai išklausykite oponentą ir parodykite, kad jis yra suprastas;
• išsakykite savo susidomėjimą ir savo tikslus, o ne ginčykitės dėl praeities, o mintis reikškite aiškiai ir aiškiai;
• aptarti būsimus veiksmus.

Susidomėjimo partneriu akcentavimas taip pat laikomas reikšminga taisykle, kuri padės labai palengvinti abiejų pašnekovų užduotis. Frazės: „suprantama“, „įdomu“, „malonu žinoti“, natūraliai įterptos į pokalbį, sukurs laisvą atmosferą ir padės išreikšti susitarimą bei tarpusavio supratimą. Tą pačią problemą galima išspręsti, jei kreipiatės į pašnekovą, pavadindami jį vardu ir patronimu, taip pat neparodydami nerimo ir irzlumo.

Susidomėjimą išlaikyti padės ir noras patikslinti papildomą ar pagalbinę informaciją.

Kiekvienas pokalbis yra būdas rasti bendrą kalbą. Kad dialogas būtų sėkmingas, nepatariama jo pradėti nuo prieštaravimų. Paprastai jie pradedami nuo temų, kurių nuomonės sutampa, pavyzdžiui, apie orą. Tai daroma tam, kad nuo pat pradžių nebūtų neigiamo atsakymo ir nereikėtų dėti pastangų įtikinant pašnekovą.Specialistai rekomenduoja visada turėti keletą iš anksto paruoštų frazių, kurių atsakymai yra tik teigiami.

Pasirengimas dalykiniam pokalbiui prasideda nuo svarbiausio etapo – planavimo, kurį sudaro susitikimo problemų ir tikslų suformulavimas, derybų plano ir jo įgyvendinimo metodų sukūrimas. Profesionalai pataria:

• apgalvoti ir pasverti siūlomą planuojamo pokalbio eigą, sudaryti jo programą;
• surinkti visą reikiamą informaciją apie galimą pašnekovą;
• patikrinti savo argumentų, reikalingų jų įsitikinimams ir ketinimams pagrįsti, veiksmingumą;
• patikrinti jų apibrėžimų ir minčių nuoseklumą;
• pagalvokite apie pašnekovo ar oponento reakcijos į pateiktus argumentus variantus.

Būsimo pokalbio laiko ir vietos paskyrimas priklauso nuo dalyvių pozicijos ir požiūrio. Tai gali būti atliekama savo, svetimoje arba neutralioje teritorijoje. Atlikus operatyvinius mokymus, būtina patikrinti ir suredaguoti surinktą ir parengtą medžiagą bei pateikti būsimo pokalbio planui galutinę formą.

Verslo pokalbio konstravimas susideda iš 5 etapų:

• pokalbio pradžia;
• informacijos teikimas;
• argumentacija;
• oponento argumentų atmetimas;
• pasiūlymų tvirtinimas.

Kiekvienas iš šių žingsnių yra paremtas profesinėmis žiniomis, aiškumu, logika, prie kurių pridedamos asmeninės pašnekovų savybės, kurios pokalbyje turi didelę reikšmę. Pokalbio planas turėtų būti sudarytas remiantis įvairiais galimais jo rezultato variantais. Kartais tenka pakartoti kelis argumentus.

Pirmajame etape – dialogo pradžioje – svarbu rasti kontaktą su partneriu, organizuoti patrauklią aplinką, sudominti pašnekovą ir perimti iniciatyvą. Patartina naudoti specialias technikas, kurios pradeda dialogą. Jie apima:

• įtampos išlaisvinimo technika, padedanti užmegzti glaudžius ryšius su priešininku;
• būdas užkabinti pašnekovą, leidžiantis greitai atnaujinti problemas;
• fantazijos skatinimo metodas, apimantis daugybės klausimų atsiradimą;
• tiesioginis požiūris į problemą.

Teisinga pokalbio pradžia – susipažinimas, tikslus jo tikslų ir uždavinių suformulavimas, temos paskyrimas, klausimų svarstymo taisyklių iškomunikavimas.

Informacijos teikimo etape reikėtų išsiaiškinti partnerio prašymus ir nuomones, jo motyvus, argumentus ir pageidavimus, pranešti planuojamą informaciją, išanalizuoti pašnekovo poziciją.

Priešininko sprendimų paneigimo fazėje jo pastabos turėtų būti neutralizuojamos. Norėdami tai padaryti, būtina įtikinamai, be jokios abejonės išdėstyti savo argumentus, nesudarant galimybės paneigti savo nuomonės. Neigimo logika slypi abejotinos informacijos analizėje, tikrosios priežasties suradime, sąvokų ir metodų parinkime. Šiuo atveju naudojami įvairūs triukai ir gudrybės.

Sprendimo priėmimo stadijoje apibendrinami pašnekovo priimti ir patvirtinti argumentacijos rezultatai, pašalinami neigiami niuansai ir išvados, pasiektas rezultatas konsoliduojamas ir patvirtinamas, siūlomos tolesnio bendradarbiavimo temos. Šiame etape nereikėtų rodyti netikrumo, kad partneris taip pat nepradėtų abejoti priimtu sprendimu.

Nepriklausomi verslo pokalbių tipai apibūdinami tokia klasifikacija:

• kreipiantis dėl darbo;
• atleidžiant iš darbo;
• apie problemą;
• drausminio pobūdžio.

Pirmoji atmaina yra įvadinio tipo, kurios pagrindinis uždavinys – nustatyti ir įvertinti pretendento į pareigas verslo savybes. Vadovas kandidatui turi užduoti tik kelis pagrindinius klausimus, kuriuose pateikiama informacija apie asmenį: išsilavinimo lygis, darbo patirtis, turimi įgūdžiai ir gebėjimai, darbo paieškos priežastys, mokėjimo reikalavimų lygis. Kartais reikia išsiaiškinti ir asmenines savybes.

Pokalbis dėl darbuotojo išvykimo gali būti dviejų tipų: savanoriškas atsiskaitymas arba priverstinis. Pirmuoju atveju administratorius turėtų išsiaiškinti atleidimo priežastis – taip yra dėl dėmesio organizacijos valdymo gerinimui. Dažniausiai tokiais atvejais galima sužinoti naudingos informacijos, leidžiančios išspręsti kai kurias problemas.

Trečias tipas – pokalbis su darbuotoju, su kuriuo jie priversti išsiskirti. Lyderiui, kaip taisyklė, labai sunku. Tokio pokalbio metu reikia stebėti subtilumą, tačiau tuo pat metu teisingai ir teisingai pareikšti jam pretenzijas. Yra specialios taisyklės ir patarimai, kaip vesti tokį pokalbį.

Argumentavimas gali būti grindžiamas retoriniais ir spekuliaciniais metodais. Retoriniai yra šie:

• esminis, susidedantis iš tiesioginio kreipimosi į partnerį;
• prieštaravimas, pagrįstas nesutarimų argumentuose radimu;
• išvadų išryškinimo technika, kuri veda prie norimų rezultatų per tarpines išvadas;
• lyginamasis;
• išskaidymo būdas, pagrįstas atskirų dalių parinkimu;
• bumerango metodas;

• boikotas;
• keisti akcentus ir iškelti savo interesus;
• išvados metodas, pagrįstas laipsnišku problemos esmės keitimu;
• apklausos metodas, baigiamas iš anksto nustatytais klausimais;
• aiškios pagalbos technika.

Galima apsvarstyti spekuliacinius metodus:

• perdėti technika;
• anekdotas;
• autoriteto panaudojimo technologija;
• abejonių pašnekovo tapatybe technika;
• išskyrimo metodas, kurį sudaro atskirų posakių pateikimas modifikuota forma;
• krypties pertvarka, remiantis perėjimu prie kito klausimo, nesusijusio su ginču;
• represijos, kurias sudaro nedidelių problemų perdėjimas;
• kliedesio technika, kai pateikiama paini informacija;
• delsimas – pokalbio vilkinimas;
• apeliacinis skundas, pagrįstas kreipiniu į užuojautą;
• iškraipymo technika;
• spąstų klausimai.

Specialistai rekomenduoja dalykinius pokalbius vesti taip: teikite pasiūlymus ar ką nors įvertinkite klausimų-atsakymų forma, leidžiančia išlaikyti iniciatyvią poziciją, neleisti kategoriško tono, paskatinti pašnekovą būti aktyviu ir tuo pačiu gauti reikiamo. informacija. Pavyzdžiui, tikslinga ir racionalu naudoti frazes:

• „Kokia jūsų nuomonė šiuo klausimu? »;
• "Kaip tu manai?.. ";
• „Ar aš teisingai supratau jūsų požiūrį? »;
• „Ar neturėtume jūs ir aš patikrinti kitą variantą? »;
• „Ar nemanote, kad padėtis dabar jums nepalanki? “.

Verslo pokalbis prisideda prie žmonių noro keisti situaciją ar užmegzti kokybiškai naujus santykius tarp dialogo dalyvių įgyvendinimo. Tokie pokalbiai yra svarbi verslo ir politikos santykių dalis, reprezentuojanti ryšių tarp partnerių, įgaliotų spręsti problemas, užmezgimą. Turite kalbėti trumpai.

Norėdami sužinoti daugiau apie verslo komunikacijos taisykles, žiūrėkite šį vaizdo įrašą.