電話での業務連絡

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それは何ですか？
特長と規格
ステージ
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電話は現在最も普及している通信手段です。さまざまな問題を解決するために必要な時間を短縮し、他の都市や国への旅行にかかる費用を節約するのに役立ちます。現代のビジネスは、電話での会話のおかげで大幅に簡素化されています。これにより、ビジネススタイルでの長い書面によるやり取りや、長距離の出張が不要になります。さらに、電話は、リモートでの交渉、重要な問題の提示、および問い合わせの可能性を提供します。

企業の成功は、電話での会話の正確さに直接依存します。、結局のところ、会社についての一般的な印象を作成するには、1回電話をかけるだけで十分です。この印象が否定的であることが判明した場合、状況を修正することは不可能になります.したがって、電話で有能なビジネスコミュニケーションを構成するものを知ることが重要です。

それは何ですか？

ビジネスコミュニケーションとは、専門的なタスクの遂行またはビジネス関係の確立です。電話によるビジネスコミュニケーションは、慎重に準備する必要がある特定のプロセスです。

電話をかける前に、明確にしておくべき基本事項がいくつかあります。

この電話は本当に必要ですか？
パートナーの答えを知ることは重要ですか?
直接会うことは可能ですか？

電話での会話が避けられないことがわかったので、事前にそれに合わせてルールを覚えておく必要があります。これを順守することで、高い専門レベルで電話での会話を行うことができます。

特長と規格

電話通信のルールは非常に単純で、次のものが含まれます。 次の手順:

ご挨拶;
パフォーマンス;
対話者の自由時間の利用可能性の明確化;
短い形式での問題の本質の説明;
それらに対する質問と回答。
会話の終わり。

電話での会話の文化は、ビジネスコミュニケーションの重要な要素の 1 つです。電話通信の特異性は、リモート通信の要因と、仕事での1つの情報チャネルのみの使用、つまり聴覚によって決定されます。したがって、電話通信を管理する倫理基準を遵守することは、企業の有効性とパートナーとの関係の発展を決定する重要な要素です。

発信時のビジネス電話のマナーには、いくつかのルールがあります。

ダイヤルする前に、電話番号が正しいことを確認する必要があります。間違えた場合は、あまり質問しないでください。加入者に謝罪する必要があり、通話終了後、番号をもう一度明確にして折り返します。
プレゼンテーションは必須です。対話者からの挨拶の後、挨拶の言葉、企業の名前、電話をかけた従業員の役職と姓を使用して答える必要があります。
最初に、目標を明らかにする計画を作成することをお勧めします（グラフ/図の形式またはテキスト形式で）。電話での会話中にタスクの実装を記録できるように、タスクの説明を目の前に置く必要があります。また、特定の目標を達成する途中で形成された問題に注意することを忘れないでください。

ビジネス会話に割り当てられる平均時間は 3 ～ 5 分です。指定された間隔が十分でない場合、適切な解決策は、個人的な会議をスケジュールすることです。
早朝、昼休み中、または勤務終了後に電話で人々の邪魔をするべきではありません。
パートナーと事前に合意していない自発的な通話の場合、前提条件は、対話者が自由に使える時間を明確にし、発信者の問題を解決するのに必要なおおよその時間を示すことです。通話時に対話者が忙しい場合は、別の時間を指定するか、予約することができます。
会話を締めくくるには、対話者に費やした時間や受け取った情報に感謝する必要があります。

電話での会話が中断された場合、通話を開始した人が折り返し電話する必要があります。

着信時の電話マナーにもいくつかの重要なポイントがあります。

呼び出しは、遅くとも 3 回目の呼び出し音までに応答する必要があります。
回答の際は、氏名または団体名を記載する必要があります。大企業では、会社名ではなく、部門名を付けるのが通例です。
間違って電話をかけた場合は、丁寧に対応し、状況を明確にする必要があります。
仕事で使う資料は目の前にあり、会話のプランは目の前にあるはずです。
複数の同時接続は避ける必要があります。電話は順番に取る必要があります。
製品/サービスまたは企業の仕事全体を批判するためにかけられた電話に応答するときは、対話者の状態を理解し、自分自身にある程度の責任を負わなければなりません.
営業時間外は、留守番電話をオンにすることをお勧めします。メッセージには、すべてのお客様に役立つ最新情報が含まれている必要があります。
尋ねられた人が不在の場合は、情報を渡すのにあなたの援助を提供する必要があります。

電話によるビジネスコミュニケーションの実施に関する一般原則を特定することができます。

クライアントとの電話での会話の前に、目標、主なポイント、今後の会話の構成、会話中に発生する可能性のある問題を解決する方法について計画を立てる必要があります。
最初または 2 番目の信号の後、左手 (左利き - 右) で電話を取る必要があります。
会話の主題に関連する情報を考慮する必要があります。
加入者のスピーチは滑らかで抑制されている必要があります。パートナーの話を注意深く聞き、会話中に邪魔しないようにする必要があります。小さな発言で会話への参加を強化することをお勧めします。
電話での会話の長さは 4 ～ 5 分を超えてはなりません。

議論の際には、出現する感情を制御する必要があります。声明の不正とパートナー側のトーンの増加にもかかわらず、辛抱強く、発生した論争を冷静に解決しようとする必要があります。
会話中、イントネーションと声のトーンを監視する必要があります。
他の電話に応答している間に会話を中断することは容認できません。極端な場合、通信を中断しなければならないことを加入者に謝罪し、その後で 2 番目の電話に応答する必要があります。
必要な情報を時間内に書き留められるように、必ずテーブルに紙とペンを用意してください。
発信者は会話を終了できます。数分以内に会話を終わらせる必要がある場合は、丁寧に終わらせてください。対談者に謝罪し、さようならを言う必要があります。まず、注意を払ってくれたことに感謝します。

ビジネス会話が終わったら、そのスタイルと内容を分析し、会話で犯した間違いを特定することに時間を割く必要があります。

ステージ

すでに述べたように、電話によるビジネスコミュニケーションは多くの時間を必要としません。規則によると、このような電話での会話は4〜5分しか持続できません。これは、すべての問題を解決するのに最適な期間です。

ビジネスフォンでのビジネスコミュニケーションの過程では、通話の構造を構成する一連の段階に従う必要があります。

通話が行われる時間帯に対応する特別なフレーズによるグリーティング。
電話をかけている従業員の名前と役職、および彼の組織の名前の仮想対話者へのメッセージ。
対話者の自由時間の通知。
基本情報を簡潔に紹介。この段階では、問題の本質を 1 つか 2 つのフレーズで示す必要があります。
それらに対する質問と回答。対話者の質問に興味を示す必要があります。それらへの回答は明確で、信頼できる情報を提供する必要があります。電話に出た従業員が当面の問題に対応できない場合は、正確な回答ができる人を電話に招待する必要があります。
会話の終わり。電話での会話は、その開始者によって終了されます。これは、地位や年齢、女性の先輩でも可能です。