ビジネス対応のマナー

オフィス通信は、企業のはしごを登ろうとする場合に習得しなければならない非常に特殊なジャンルです。優れたビジネスライティングスキルは、あなたに忠実に役立ちます。部下、上司、パートナーとコミュニケーションを取り、教育と見通しを強調するのに役立ちます。コミュニケーションのスタイルは、特定のトピックから逸​​脱することなく、抑制され、目的を持っている必要があります。

個人的および書面によるあらゆるコミュニケーションは、情報を交換し、印象を与え、交渉するための人とのやり取りです。人間は私たちにとって異質なものではありません。私たちは時々感情を吐き出しますが、ビジネスの分野では、私たちの感情、性格特性、気質を暴力的に表現する場所があってはなりません。

ビジネスコミュニケーションの重要な特徴は、文の途中で途切れないことです。 受け取ったすべての手紙に対して、たとえ気が進まなくても、返信を書く必要があります。電話がかかってきて、電話に出る時間がない場合は、必ず折り返し電話してください。もちろん、一部の人とのコミュニケーションは不快です。そのため、マネージャーの必須の資質のリストにストレス耐性が含まれています。

ビジネスミーティング、電話での会話、またはビジネス電子メールのやり取りには、確かに何らかの目的があります。その結果、当事者は結論に達し、プロジェクトについて話し合い、戦略的パートナーシップに同意する必要があります。

書面によるスピーチでは、おそらく口頭でのスピーチよりも多くの制限と慣習があります。個人的な会議で対話者と直接通信することで、対話者が私たちを理解していない場合は、この事実またはその事実にイントネーションを強調し、何かを明確にすることができます。話し方に誤りがあれば、すぐに訂正できます。しかし、ビジネスレターでは、言葉が二重の解釈を意味しないように、非常に明確かつ正確でなければなりません.

彼らはかつて、「紙はすべてに耐える」と言って、信頼できない事実でさえ書くことができることを暗示していました.私たちは、 ビジネス上の対応はできる限り正直でなければなりません。 ところで、今では紙の手紙を送ることはますます少なくなっています。基本的に、彼らは契約書やその他の文書を運びます。この場合、レターヘッドは組織の高い地位の証拠として使用されます。

現在、ビジネス上のやり取りはほとんどの場合、仮想空間で行われ、独自の特性を持っています。対話が始まったばかりのときは、エチケットに従って挨拶を書くのが通例です。 たとえば、次のようになります。 "。また、営業日の次の住所では、挨拶を省略できます。

電子メールを含む書面によるコミュニケーションには、言語規範の順守と非の打ちどころのない読み書き能力が必要です。結局のところ、通信は、教育を受けた対談者にあなたのギャップを明らかにします。したがって、自分の知識が完全にわからない場合は、特別なサービスを使用して何が書かれているかを確認することをお勧めします。

電子通信の倫理を必要とする一般的なルールをリストします。 それらは非常に単純ですが、残念ながら、多くの人がそれらを無視しています。

• 各文の先頭は大文字です。
• 読まれた内容の意味が明確になるように、フレーズの最後にピリオドが付けられます。
• 問題を整理して解決策を提案するには、箇条書きまたは番号付きのリストを使用すると便利です。
• わかりやすくするために、表、グラフ、チャートを使用するとよいでしょう。
• 知的で教育を受けた対話者のように特に見せようとしないでください。単純な思考を過度の分詞的および分詞的なターンで複雑にしないでください。
• 自分の考えを簡単に表現すればするほど、より良いものになります。
• 日常の会話文化では専門用語を避ける必要がありますが、ビジネス環境では、専門用語や英語からの借用が適切な形式と見なされるようになりました (ただし、無理をしないでください!)。

メッセージには次の種類があります。

• プロモーションオファー;
• 感謝祭;
• 付随の;
• 保証;
• リマインダー;
• 警告;
• 協力提案。

一般的な規則に加えて、ビジネスライティングの詳細を知ることが重要です。ほとんどの場合に適切なルールを提供します。

メールの冒頭はヘッダーと呼ばれます。団体のロゴが入っています。このロゴが入力されたテンプレートを常に手元 (つまり、コンピューターのデスクトップ上) に置いておくと便利です。

オフラインのコミュニケーションとは異なり、現代のルールでは、受取人に挨拶する義務はなく、名前と父称で呼ぶことで、問題の本質をすぐに述べることができます。しかし、多くの人がメッセージの冒頭に次のように書き続けています。 "、 "こんにちは！ "、 "こんばんは！ 」または「ご挨拶」そしてこれにも、規範からの逸脱はありません。

手紙の本文の要件は、通信の意味がそこにあることを示唆しています。テキストを段落に分割することは、対談者に対する注意深い態度の表れであると考えられています。各段落では、トピックの 1 つまたは別の側面に名前を付けて開示します。問題を特定することに加えて、それを解決する方法を提案するのが通例です。いわば、ビジネスアイデアをミニチュアで明らかにすることです。

メッセージの最後の部分では、正式な感情とより個人的な感情の両方を表現できます。 「敬意を表して…」、「よろしく…」（英語で「よろしく」）、またはより感情的な願い「良い一日を！ "。

個人的な署名では、姓と名を示すことが不可欠です（一部のサークルでは父称も）。また、電話できる電話番号もあるはずです：携帯電話とオフィス街。最近、会社のロゴを含む電子署名が流行しています。

組織の電子ポータルへの追加のリンクは、追加の広告として機能し、将来このサイトへのトラフィックを増やす可能性があります.

ほとんどのオフィスの従業員は、電子メール ボックスに大量の手紙のアーカイブを持っています。対話者が長い通信で混乱しないように、返信の形で手紙を送ることをお勧めします。手紙の件名の冒頭にある適切なボックスをクリックすると、英語の略語「Re…」が表示されます。受信者は通信の進行状況をすぐに覚えているので、これは非常に便利です。

この対話者との仮想通信の履歴全体を保存するか、最後の引用または最も重要な引用のみを残すことができます。 現代のビジネス エチケットでは、電子メールに迅速に対応する必要があります。 結局のところ、私たちは 1 日のかなりの部分を仕事用のコンピューターで過ごしています。また、携帯端末からもメールを確認できます。

メッセージが特に重要で緊急のものである場合は、SMS を書いたり、手紙について思い出させるために電話をかけたりすることができます。

創作者の間では切手の使用は認められておらず、嘲笑され非難されています。しかし、ビジネス文書では、スタンプは標準的な状況を反映するのに役立ちます.

セット式やフレーズの仮想貯金箱があると便利です。確かに、構造化されたコミュニケーション、事務作業、および正式な問題の解決は、これらの決まり文句に基づいています。たとえば、同情は「残念ながら、お知らせしなければならない...」というターンオーバーによって表現されます。感謝の気持ちは、この義務の式に反映されています。「かけがえのない貢献に感謝します...」.そして最後に、喜び：「私たちはあなたにそれをお知らせできることを誇りに思っています...」.しかし、「さらなる実りある協力を楽しみにしています」という最後のフレーズは、さらなるビジネス上の接触への希望を表しています。

ということで、ビジネスメールのマナーについてお話しました。これらのルールは、コミュニケーションをできるだけ快適で実りあるものにするために必要です。それらを使用すると、サービスでの作業がスムーズに進んだことがわかります。

メールを含むビジネス上の通信ルールの詳細については、次のビデオを参照してください。