ビジネス会話：ルール、種類、段階

ビジネス関係の結果は、多くの場合、個人的な交渉と対話に依存します。書面または電話で確立されたビジネス上の連絡先は、個人的な会話の中で形成されます。同時に、インタビューの参加者は、さまざまなコミュニケーション手段を使用します。彼らは、スピーチだけでなく、ジェスチャー、表情、および個人的な影響も使用します。

ビジネス会話は通常、2 人の対話者間の会話であるため、対戦相手の個人的な詳細、動機、スピーチの特徴、エチケットの適用を考慮に入れる必要があります。対人コミュニケーションには、対話者に影響を与えるさまざまな方法が含まれます。

特定のトピックを持ち、個人向けのビジネス上の会話は、多くの場合、同じ組織内で従業員間で行われます。会話の目的は、コミュニケーションの参加者が、活動を推進し、既存の職場環境や人間関係を変化させ、質を向上させるために、言葉の助けを借りて別の従業員またはグループ全体に影響を与えたいという願望です。

ビジネス会話のもう 1 つの目標は、経営陣が従業員の意見と推論に基づいて結論と決定を形成する必要があることです。

他のタイプの口頭コミュニケーションに対するビジネス会話の利点は次のとおりです。

• 対談者の発言に対する反応の速さ。これは、望ましい結果を得るのに役立ちます。
• 面接中に聞いた視点、判断、考え、議論、懐疑的な発言を考慮に入れ、制御し、監視することにより、管理者の意識を高めます。
• 問題とすべての関係者の主張を解決した結果である、議論中のトピックを研究するための柔軟で合理的な一連の方法の便宜において。

ビジネス会話は、特定の機能の実装に焦点を当てています。

• 新しい方向性を見つける;
• 有望なプロジェクトの立ち上げ;
• データ交換;
• 開始された活動の規制;
• 1つの企業の従業員の相互コミュニケーション;
• 機関、企業、業界間のビジネス上の連絡を促進します。

ビジネスの会話や会議の結果は、その準備だけでなく、会話自体の構成によっても決まります。議論の余地のない間違いは、インタビューを実施し、その原則を遵守する確立された方法によって回避できます。 善意の雰囲気が常に存在する必要があります。厳しい発言は受け入れられません。

合理性の原則は、特に感情を示すパートナーの場合、行動の抑制を意味します。感情をコントロールできないと、通常、意思決定に悪影響を及ぼします。そのような解決策は最適とは言えません。

理解の原則は、対話者が対話の中で共通点を見つけ、望ましい効果を達成できるようにするために必要です。

会話中、話者の注意の集中は、散逸要因がなくても変動します。そのようなニュアンスを考慮して気づいたので、この時点で再び自分自身に注意を向け、中断された連絡を再開する必要があります。

信頼性の原則は、対話者が誤った情報を提供したとしても、対話者に通知することの信憑性を義務的に遵守することを指示します。これは対話に利益をもたらし、望ましい目標を達成します。

重要な心理的原則は、対話者との会話の主題を区別することです。 対戦相手に対する主観的な態度は、指標の評価の客観性に影響を与える可能性があります。建設的な会話は、視点による出来事と経験による意見の区別に基づいています。

ビジネス会話を行うためのこのような一般原則の具体化は、交渉の安全性と効率性に貢献するそれらの実施のためのルールです。

二重の関心のルールは、インタビュアーのそれぞれが、会話のトピックの本質と内容だけでなく、パートナーとの協力にも二重の関心を持っているということです。有益な関係を維持することは、会話において情報交換と同様に重要なタスクです。

専門家は、従業員とマネージャーの関係を妨げないように会話を進めることを推奨しています。 これには、次のものが必要です。

• 対話者自身の仮定に基づいて、対話者の動機や意図について急いで結論を出さないでください。
• 相手の話に注意深く耳を傾け、相手が理解していることを示します。
• 過去について議論するのではなく、関心と目標を表明し、考えは明確かつ明確に表現する必要があります。
• 今後の行動について話し合う。

パートナーへの関心を強調することも、両方の対話者のタスクを大幅に促進するのに役立つ重要なルールと見なされます。会話に自然に挿入される「理解できる」、「興味深い」、「知ってうれしい」というフレーズは、リラックスした雰囲気を作り出し、同意と相互理解を表現するのに役立ちます。対談者に話しかけ、名前と父称で呼び、不安やいらいらを示さないようにすれば、同じ問題を解決できます。

追加情報または補助情報を明確にしたいという欲求も、関心を維持するのに役立ちます。

すべての会話は、共通点を見つける方法です。 対話を成功させるために、矛盾から始めることはお勧めできません。 通常、彼らは意見が同じであるトピックから始めます。たとえば、天気についてです。これは、最初から否定的な答えがなく、対話者を説得するために努力を費やす必要がないようにするためです。専門家は、いくつかの事前に準備されたフレーズを常に用意することをお勧めします。これに対する答えは肯定的です。

ビジネス会話の準備は、会議の問題と目的を策定し、交渉計画とその実施方法を作成することからなる最も重要な段階である計画から始まります。 専門家のアドバイス:

• 計画された会話の提案されたプロセスを考えて検討し、そのプログラムを作成します。
• 可能な対話者に関するすべての必要な情報を収集します。
• 信念と意図を立証するために必要な議論の有効性をテストします。
• 彼らの定義と考えの一貫性をチェックしてください。
• 提案された議論に対する対談者または反対者の反応の選択肢について考えてください。

将来の会話の時間と場所の予約は、参加者の立場と態度によって異なります。それは、自分自身、外国または中立の領土で実行できます。運用訓練を実施した後、収集・作成した資料を確認・編集し、今後の面談計画を最終形にする必要があります。

ビジネス会話の構築は、次の 5 つの段階で構成されます。

• 会話の始まり;
• 情報を提供する;
• 議論;
• 相手の主張を覆す。
• 提案の承認。

これらの各ステップは、専門的な知識、明快さ、論理に基づいており、会話で非常に重要なインタビュアーの個人的な資質が追加されています。 会話計画は、その結果について考えられるさまざまなオプションに基づいて構築する必要があります。 場合によっては、いくつかの引数を繰り返さなければなりません。

対話の最初の段階では、パートナーとの接触を見つけ、魅力的な環境を整え、対話者に興味を持ち、主導権を握ることが重要です。ダイアログを開始する特別なテクニックを使用することをお勧めします。 これらには以下が含まれます：

• 相手との密接な接触を確立するのに役立つ緊張を解放するためのテクニック。
• 対話者を引っ掛ける方法で、問題をすばやく最新のものにすることができます。
• 多数の質問の出現を伴う、ファンタジーを刺激する方法。
• 問題にダイレクトにアプローチ。

会話の正しい始まりは、知人、その目標と目的の正確な定式化、トピックの指名、問題を検討するためのルールの伝達です。

情報を提供する段階では、相手の要望や意見、動機、主張や希望を知り、予定されている情報を報告し、対話者の立場を分析する必要があります。

相手の判断に反論する段階では、相手の発言は中和されるべきです。これを行うには、あなたの意見に反論する可能性を許さずに、疑いなく説得力のある主張を述べる必要があります。否定の論理は、疑わしい情報の分析、真の原因の発見、概念と方法の選択にあります。この場合、さまざまなトリックとトリックが使用されます。

意思決定段階では、対話者が受け入れて承認した議論の結果が要約され、否定的なニュアンスと結論が排除され、達成された結果が統合および確認され、さらなる協力のためのトピックが提案されます。 この段階では、パートナーも決定を疑い始めないように、不確実性を示すべきではありません。

独立したタイプのビジネス会話は、次の分類によって特徴付けられます。

• 仕事に応募するとき。
• 解雇時;
• 問題について;
• 規律的な性質。

最初の種類は入門タイプで、その主なタスクは、そのポジションの申請者のビジネス上の資質を判断して評価することです。マネージャーは申請者に、その人に関する情報を含むいくつかの基本的な質問をする必要があります。教育レベル、職歴、既存のスキルと能力、仕事を探す理由、支払い請求のレベルなどです。時には、個人的な資質も明らかにする必要があります。

従業員の退職に関する面接には、任意解決と強制の 2 つのタイプがあります。最初のケースでは、管理者は解雇の理由を見つける必要があります。これは、組織の管理を改善することに注意を払っているためです。通常、そのような場合、いくつかの問題を解決できる有用な情報を見つけることができます。

3番目のタイプは、別れを余儀なくされた従業員との会話です。原則として、リーダーにとっては非常に困難です。そのような会話の過程で、繊細さを観察する必要がありますが、同時に彼に対する主張を正しくかつ公正に述べる必要があります。そのような会話を行う方法については、特別な規則とアドバイスがあります。

議論は、修辞的および投機的な方法に基づくことができます。 修辞的なものは次のとおりです。

• 基本的で、パートナーへの直接的なアピールで構成されています。
• 議論の不一致を見つけることに基づく矛盾。
• 中間の結論を通じて望ましい結果につながる結論を強調する手法。
• 比較;
• 個々のパーツの選択に基づく解体方法。
• ブーメラン法;

• ボイコット;
• 重点を移し、彼らの利益を前面に押し出します。
• 問題の本質の漸進的な変化に基づく推論方法。
• 事前に設定された質問で結論付けられるポーリング方法。
• 明示的な支援技術。

投機的な方法は次のように考えられます。

• 誇張技法;
• 逸話的;
• 権限を使用する技術。
• 対話者の身元を疑う技術;
• 個々の表現を変更された形で提示することからなる分離の方法。
• 紛争に関係のない別の問題への移行に基づく、方向性の転換。
• 軽微な問題を誇張することからなる抑圧;
• 紛らわしい情報が報告される妄想の技法。
• 遅延 - 会話を遅らせる;
• 同情へのアピールに基づくアピール。
• 歪曲技術;
• トラップの質問。

専門家は、次の方法でビジネス会話を行うことをお勧めします。提案を行うか、質問と回答の形式で何かを評価して、イニシアチブの立場を維持し、断定的な口調を許可せず、対話者が積極的になるように促し、同時に必要な情報を取得することをお勧めします情報。 たとえば、次のフレーズを使用するのが適切かつ合理的です。

• 「この件についてどう思いますか？ »;
• "あなたはどのように思いますか？.. ";
• 「あなたの意見は正しく理解できましたか？ »;
• 「あなたと私は別の選択肢を検討すべきではありませんか？ »;
• 「今の状況は自分に有利ではないと思いませんか？ "。

ビジネス会話は、状況を変えたい、または対話の参加者間に質的に新しい関係を確立したいという人々の願望の実現に貢献します。このような会話は、ビジネスや政治における関係の重要な部分であり、問​​題を解決するために組織によって承認されたパートナー間のリンクの確立を表しています。手短に話す必要があります。

ビジネス コミュニケーションのルールについて詳しくは、次のビデオをご覧ください。