סוגי תקשורת עסקית

תקשורת עסקית מסייעת בבניית קשרים עם עמיתים, כפופים, שותפים ולקוחות. בתהליך התקשורת יש חילופי מידע לא רק, אלא גם ניסיון וידע בתחום מסוים. נימוס עסקי חודר לחלוטין לכל תחומי החיים, ישנם סוגים שונים של תקשורת עסקית.

תקשורת עסקית היא חלק חשוב מחיי האדם. נימוסים בסביבה העסקית משמשים סוג של תמיכה. בעסקים, ישנן מספר צורות של תקשורת. יש לבחור אפשרויות מתאימות תוך התחשבות במאפיינים האישיים והפסיכולוגיים של המשתתפים בדיון. ניתן להבחין בין צורות התקשורת הבאות:

• שִׂיחָה - מגע בעל פה בין בני השיח, מצטמצם לדיון בבעיות ובמשימות חשובות, תוך הבהרת כמה מהניואנסים הקשורים לעבודה. למשתתפים בשיחה במקרה זה צריכה להיות הזכות להתמודד עם משימות שונות ולקבל החלטות. מעמדם של בני השיח חייב להיות שווה.
• מַשָׂא וּמַתָן בעלי מבנה קשיח יותר. ככלל, משתתפים בהם נציגי חברות או חטיבות שונות.משא ומתן משמש לאיחוד כוחות עם שותפים המעוניינים לפתור בעיה ספציפית.
• בפגישה קבוצה או מעגל גדול של מתעניינים ומעורבים לוקחים חלק. הפגישה כוללת איסוף, ניתוח מידע, חילופי נתונים וכן קבלת החלטות בנושאים שנויים במחלוקת.
• ביצועים - במקרה זה, אדם אחד או קבוצה קטנה חולקים את המידע הדרוש עם הקהל. במקרה זה, ההודעה אינה מצטמצמת לדיון בנושא, אלא מוצגת כמידע. צורת תקשורת זו דורשת מהדובר תכונות מנהיגות, יכולת להישאר בחברה וכן כישורי ביטוי.
• הִתכַּתְבוּת - דרך עקיפה של תקשורת, ממלאת סוג של תפקיד של תקשורת התכתבות. סוג זה של תקשורת כולל פקודות, פרוטוקולים, החלטות, בקשות, דוחות, מכתבים רשמיים, הוראות וכדומה. התכתבות משמשת לתקשורת בין מחלקות או ארגונים. יש צורך להקפיד על כללים ספציפיים בעת ניהול התכתבות.

יש ללמוד תקשורת עסקית. יחד עם זאת, תכונות אישיות והפגנת ה"אני" של האדם דועכים ברקע. העיקר נשאר היכולת לקחת בחשבון את האינטרסים והרצונות של היריב ולשלב אותם עם הדרישות שלך באופן ששני הצדדים ישיגו את התוצאה הרצויה.

תקשורת עסקית מורכבת ממספר שלבים:

• היווצרות מניע. בלעדיו לא ניתן יהיה להגיע לאינטראקציה אפקטיבית.
• מתכוננים לתקשורת - זוהי הכנת תכנית שיחה, הכנת טיעונים ומידע.כמו כן, יש צורך להכין רשימה של משימות שצריך לפתור במהלך הדיון.
• להתחיל שיחה. יש צורך ליצור קשר, לאחר מכן יש צורך ליצור "אקלים של יחסים" נוח לשיחה.
• ניסוח הבעיה - הדגשת מגוון הבעיות, הצגת העמדה והחזון שלהם לגבי משימה זו. עם זאת, שימו לב כי עליכם להכין מראש תקצירים בנושא השיחה ולהיות מוכנים לענות על השאלות המוצגות.
• החלפת מידע - הבהרת עמדת בן השיח. חשוב לשמור על תקשורת ולענות על שאלות בשפה רשמית נגישה, תוך השמטת מינוח מקצועי במידת הצורך.

• שכנוע וויכוחים - נחוצים במקרה של אי הסכמה ועוקבים מהשלב הקודם של התקשורת. יש לשים לב להיבטים החיוביים של חזון המצב שלך ופתרון הסוגיה השנויה במחלוקת.
• מציאת פתרון לבעיה או בעיה - בסופו של הדיון, תוצאתו צריכה להתאים לכל המשתתפים.
• עריכת חוזה - המשמעות היא שבעקבות הפגישה הגיעו המשתתפים בדיון למכנה משותף או גייסו תמיכת שותפים בפתרון בעיות שונות. תוצאה חיובית של הדיון מסתיימת באישור בכתב.
• ניתוח תוצאות - מדגים האם ההחלטות שהתקבלו היו נכונות.
• קבלת החלטות – מרמז על הסכמת כל הצדדים לאחר הניתוח. במקרה זה, המשתתפים בדיון מחליטים על המשך שיתוף פעולה או סיום מגעים.

בחברה המודרנית, אנשים פועלים באופן מודע לכללי התקשורת העסקית על מנת להשיג מטרות ספציפיות בסביבה הארגונית. בעסקים לא מספיק להחזיק בתפקיד מסוים, יש צורך גם לחזק קשרים עם אנשים שונים. להלן חשיבות רבה:

• היכולת לנצח אנשים ולהישאר בחברה הם היבטים חשובים של דיאלוג תאגידי. כדי לעשות זאת, עליך להיות מסוגל לנסח בצורה ברורה וברורה את מחשבותיך, לטעון בצורה מוכשרת את נקודת המבט שלך.
• נתונים אנליטיים והיכולת לקבל החלטות מהירות תמיד לצידך. בעת תקשורת עם שותפים, זכור שכל הצדדים מעוניינים לפתור במהירות מחלוקות.
• חשוב לקחת בחשבון את המאפיינים התרבותיים והמסורות הלאומיות של בן השיח: ללא ספק, כמה מנהגים ונורמות שאומצו במדינה אחרת עשויים להיראות בלתי מקובלים או פוגעניים.

המושגים והנורמות הבסיסיות של אתיקה עסקית צריכים להיות ידועים לכל אדם שמכבד את עצמו. יש להבין שבעסקים, התקשורת בין אנשים נבנית לא על פי לכידה הדדית של מצב הרוח של שותפים, אלא על פי סטנדרטים מסוימים. ישנם סוגים הבאים של תקשורת עסקית (לפי מטרה פונקציונלית):

• מילולית ולא מילולית - מורכבים בצורך לעקוב אחר דיבור, הבעות פנים, מחוות ותנוחות. בתקשורת לא מילולית, תנוחת הידיים, הרגליים, המבט, הטיית הראש ותנועות לא רצוניות יכולות לספר הרבה יותר על רגשותיו ומצב הרוח של האדם מאשר דיבור בעל פה. כדאי ללמוד לשלוט בהבעות פנים ובתנועות.
• בכתב ובעל פה. עבור כל צורת תקשורת, מושגים ונורמות נפרדים מובחנים.כל מסמך המאושר בחתימות וחותמות מתייחס לצורת התקשורת הכתובה. לפגישות בעל פה - תכנון, פגישות, משא ומתן, דוחות וצורות תקשורת עסקיות אחרות.

• מונולוגי ודיאלוגי - יש הבדלים לשוניים משמעותיים. דיאלוג הוא תקשורת בין אישית. המונולוג משקף נקודת מבט אחת; סוג זה של תקשורת כולל מצגת או נאום חגיגי, כמו גם דוח או נאום מבוא.

• מרוחק ואישי. תקשורת מרחוק כוללת שיחות טלפון, התכתבות בדואר. תשומת לב מיוחדת מוקדשת לדפוס האינטונציה של הדיבור, לקיצור המסר. אתה לא יכול להשתמש במחוות.

לכל סגנון יש תכונות מסוימות. אתה צריך להיות מסוגל להבין אותם.

סיווג סגנון:

• סַמְכוּתִי. היא מבוססת על כוחו הבלתי מעורער של הבוס וכפיפות מוחלטת של העובדים. כל החלטה מתקבלת אך ורק ואינה נדונה עם אנשים מעוניינים או מעורבים.
• דֵמוֹקרָטִי - המאפיין העיקרי הוא הדיון המשותף בנושאים והרצון להבנה הדדית. בתקשורת עם בן השיח נעשה שימוש בבקשה, המלצות ומוטיבציה.
• מתחכם או רשמי - נקבע על ידי השתתפות מינימלית של הראש בניהול כוח אדם, משא ומתן וקבלת החלטות. מקרים קשים והחלטות מסוכנות מועברות לאחרים. האפקטיביות של ניהול כזה כבר לא תלויה במנהיג, אלא ברמת ההתפתחות של הקבוצה.
• לִיבֵּרָלִי - משהו בין סגנונות אוטוריטריים לדמוקרטיים.דיון בנושאים שונים עם שותפים או עמיתים ממוזער, אך נעשה בו שימוש במקרים נדירים ורק במטרה להעביר אחריות ליריב.
• עסק רשמי - מרמז על שמירה קפדנית על נורמות תקשורת, קלישאות דיבור וכללי תקשורת עסקית, שבה אין מקום לביטוי של אינדיבידואליות.
• מַדָעִי - דיבור קפדני, קצר ומאופק, המתאים רק בתחומי המדע והחינוך. הוא משמש בפעילויות מחקר או הוראה.

תקשורת עסקית נוגעת לכל ההיבטים החיצוניים של התנהגות ומחולקת למספר תחומים:

• למשתתפים בשיחה יש מטרות ומניעים משותפים;
• השיחה מתרחשת במרווח מרחב-זמן אחד;
• נבנית היררכיה ברורה של תקשורת בין כל המשתתפים בדיון, סטטוסים חברתיים מופצים;
• המשתתפים בתקשורת מקפידים על כללים ונורמות מקובלים בעת תקשורת.

תקשורת עסקית עוזרת ליצור במהירות את הקשרים הדרושים, לגייס את התמיכה של פטרונים אמינים. זה עוזר להשיג הבנה הדדית.

ישנן 4 פונקציות עיקריות של תקשורת עסקית:

• מידע ותקשורת - כרוך באיסוף ואספקת מידע ספציפי, כמו גם החלפת ידע וניסיון.
• אינטראקטיבי - עקב תהליך האינטראקציה בין אנשים. הוא משמש בתהליך של אינטראקציה (התנהגות, פעילויות והחלטות של שותפים).
• תְפִיסָתִי זה להבין את האדם האחר. יצירת קשר או היחלשות מתרחשת על בסיס הבנה הדדית.
• רגולטורי-תקשורתי - מאפשר להתאים את התנהגות המשתתפים בדיון.לשם כך עליכם להיות שוטפים בטכניקות מיוחדות: להיות מסוגלים לשכנע, למצוא פשרות ולעשות ויתורים.

בנוסף, יש צורך לקחת בחשבון כללים מיוחדים בעת התמודדות עם אנשי עסקים. כל ערעורים, הודעות ומידע חייבים לעמוד בשלושת עמודי התווך:

• מבחינת תוכן - מסרים ומידע הנמסר צריכים להיות ברורים ותמציתיים;
• החלק האקספרסיבי מתייחס למרכיב הרגשי;
• צד מניע - מכוון למחשבות ולרגשות של בן השיח.

בעת תקשורת, אדם שם לב לדיבור ולקול של בן השיח. זה מוערך על פי אינדיקטורים מסוימים:

• אוצר מילים - היעדר מילים טפיליות ודיבור מוכשר ואקספרסיבי מאפשרים לנו להצהיר בביטחון שהאדם משכיל ותרבותי.
• דיבור מובן והגייה נכונה של מילים היא המפתח להצלחה של כל אדם.
• אינטונציה - מאפשר לך למקם את המבטאים הדרושים.
• קצב דיבור - דיבור איטי יגרום למלנכוליה, ודיבור מהיר לא יאפשר לך להתרכז במידע המסופק.
• דיון בתכונות החיוביות והשליליות של המתחרים. נסו לגעת בנושאים כאלה בטאקט ובזהירות רבה. זהו סוג של מניפולציה לא מזיקה שתעזור לנצח את בן השיח.
• שילוב של ביטויים ארוכים וקצרים. טכניקה זו תעזור לשמור על תשומת הלב של בן השיח.

כדי להשיג כבוד בקרב עמיתים ושותפים, יש צורך לקחת בחשבון כמה ניואנסים:

• דיון בתכונות החיוביות והשליליות של המתחרים. נסו לגעת בנושאים כאלה בטאקט ובזהירות רבה. זהו סוג של מניפולציה לא מזיקה שתעזור לנצח את בן השיח.
• שילוב של ביטויים ארוכים וקצרים. טכניקה זו תעזור לשמור על תשומת הלב של בן השיח.
• בסביבה עסקית אתה לא צריך להראות את ההעדפות והרגשות האישיים שלך בעת פתרון בעיות שונות. את התפקיד העיקרי ממלאים האינטרסים של החברה אותה אתה מייצג והאינטרסים של בן השיח. אתה לא צריך לעבור לקולות מורם או לעסוק בהתכתשות מילולית: כל ביטוי של רגשות ישפיע לרעה על המוניטין והתדמית שלך.
• אל תערבבו עבודה וחיים אישיים. יחסים עם עמיתים לא אמורים להשפיע על פתרון בעיות החברה. אם אתה לא יכול לבנות מערכת יחסים חמה עם אדם, זה לא אומר שאתה צריך להתעלם מדעה ועצות שלו בעת פתרון בעיות נפוצות. היכולת להפריד בין יחסים אישיים לעסקים עוזרת להתמקד במשימות הרצויות ולפתור מחלוקות.

• היכונו לדיון: לערוך בירורים לגבי בן השיח ולבחור את טקטיקות התקשורת המתאימות.
• תהיה דייקן - אל תיקח זמן מהשותפים העסקיים.
• יכולת הקשבה לבן השיח - היתרון הבלתי מעורער שלך. ללא יכולת לתקשר עם לקוחות, להבין את הצרכים והרצונות שלהם, אי אפשר להצליח.
• יחס ידידותי לכל בני השיח. גם לבן זוג לא ישר אין להתייחס בזלזול. תשכחו מעוינות ונסו להתייחס לבני השיח בחיוב ובאדיבות. זכור כי אתה לא צריך לדון במערכת היחסים שלך עם אנשים אחרים בסביבה עסקית. מערכות יחסים, חיים אישיים לא צריכים לדון עם אף אחד.
• היכולת להתמקד בדברים החיוניים. נסה להבין מה בן השיח שלך רוצה. בהתחשב באינטרסים שלו, נסה לפתור את הבעיה ולהגיע למכנה משותף, לא לאבד את משאלותיך.
• יכולת להיות כנה. אם המידע אינו אמין, מעוות, ניתן לגלות אותו בכל רגע לא מתאים ולהשפיע על המוניטין שלך.
• אל תשכח את כללי הנימוס הטוב. פנה תמיד לאדם בשמו הפרטי, חייך, ונסו להחמיא לו, אך הימנעו מחניפה.

בסרטון הבא תמצאו את כישורי התקשורת העסקיים החשובים ביותר.