פסיכולוגיה של תקשורת עסקית

לאנשי עסקים כיום יש דרכים רבות לתקשר עם לקוחות, עמיתים ובעלי עניין אחרים. הבנת אופי התקשורת העסקית יכולה לעזור לך להשיג את יעדי החברה שלך ואת הניהול השוטף.

בפסיכולוגיה, המונח "תקשורת" פירושו חילופי מידע בין אנשים באמצעות מערכת סמלים משותפת. הגדרה זו של תקשורת כוללת שני היבטים:

• ראשית, יש את מה שמועבר, כמו עובדות, רגשות, רעיונות וכו'. המשמעות היא שבתהליך התקשורת, מישהו חייב לקבל את המידע המועבר.
• שנית, ההגדרה לעיל מדגישה את מרכיב ההבנה בתהליך התקשורת. הבנה תושג רק כאשר מקבל ההודעה יבין אותה באותו מובן כמו השולח. לפיכך, יש חשיבות רבה לפרשנות הנכונה של המסר.

תקשורת עסקית היא חילופי מידע, עובדות ורעיונות הקשורים לעסקים. בעידן זה של גלובליזציה, כל עסק, גדול או קטן, דורש תקשורת עסקית נכונה, הן פנימית והן חיצונית.

המאפיינים העיקריים של תקשורת עסקית כוללים את המרכיבים הבאים:

• הִתפַּלְגוּת. גם בארגונים קטנים תהיה זו טעות להניח שלכל העובדים יש את אותם צרכים, תחומי עניין ורצונות בכל הנוגע לתקשורת עסקית. תקשורת עסקית אפקטיבית מפולחת כדי לענות על הצרכים של קהלים ספציפיים. לדוגמה, לעובדים העובדים בסביבה אדמיניסטרטיבית יהיו צרכים שונים וגישה שונה למידע מאשר לעובדים העובדים בסביבת ייצור.
• מַמָשׁוּת. תקשורת עסקית אפקטיבית חייבת להיות ספציפית, וככל שהיא יותר ספציפית, כך היא מתאימה יותר לספציפיות שלה.
• דיוק. כאשר המידע אינו מדויק, האמינות אובדת. השולח של המידע הזה גם מאבד אמון. תקשורת עסקית אפקטיבית חייבת להיות מדויקת הן מבחינת התוכן המועבר והן מבחינת הדברים הפשוטים הכוללים דקדוק, איות וסימני פיסוק.
• עמידה בזמנים. עובדים צריכים להיות מודעים למה שקורה בארגונים שלהם ובסביבה החיצונית כפי שזה משפיע עליהם. תקשורת עם עובדים בזמן היא קשה יותר מאי פעם, אך היא חיונית לתקשורת עסקית יעילה.

• הֲדִירוּת. אם הודעה נשלחת פעם אחת בלבד, אינך יכול להיות בטוח שהיא הגיעה לנמען. תקשורת עסקית יעילה מחייבת תקשורת תכופה כדי להבטיח שלכל העובדים יש את המידע שהם צריכים. בנוסף עובדים מתחלפים, חלק עוזבים, אחרים מצטרפים לחברה, וכל זה מצריך עדכון מידע.
• רב ערוצי. לעסקים יש ערוצי תקשורת רבים, החל ממסורתיים (מודפס, לוחות הודעות, פגישות) ועד לאלו חדשים (דואר אלקטרוני, בלוגים, אתרי רשתות חברתיות).יש להשתמש בכל הערוצים הללו כדי להבטיח שהעובדים יקבלו מידע בתנאים שונים.
• דְחִיפוּת. תקשורת פנים אל פנים היא עדיין היעילה ביותר, אומרים מומחים, ויש להשתמש בה בכל הזדמנות אפשרית. כמובן, בארגונים גדולים מאוד זה יכול להיות קשה, אבל גם אז, חלופות עשויות לכלול שיחות ועידה בווידאו או שימוש בסמינרים מקוונים.
• נוכחות של משוב. עובדים צריכים להיות מסוגלים לחלוק את המשוב, הדעות והמחשבות שלהם עם מנהלים ומעסיקים. תקשורת דו כיוונית יעילה הן לעובדים והן למעסיקים.

לפעמים אתה צריך לעבוד עם מישהו שאתה לא אוהב או פשוט לא יכול לסבול. אך למען עבודתכם חשוב לשמור איתם על קשר עסקי טוב. במקרה זה, נסה להכיר את האדם טוב יותר. הוא כנראה יודע היטב שאתה לא אוהב אותו, אז עשה את הצעד הראשון: פתח בשיחה סודית, או הזמינו אותו לארוחת ערב משותפת. במהלך השיחה, התמקדו בחיפוש אחר דברים שאולי יש לכם במשותף: שאל על משפחה, תחומי עניין, הצלחות עבר.

תרבות ארגונית חיונית לתקשורת עסקית מוצלחת. זה תורם לשמירה על נימוס עסקי בעבודה, בנוסף, מחקרים בתחום זה מראים קשר ישיר בין התרבות הארגונית למחזור החברות.

מומחים מציינים שישה עקרונות פסיכולוגיים בסיסיים של תקשורת עסקית:

• הֲדָדִיוּת. הדדיות בעסק פירושה ציפיות הדדיות בעת החלפת ערך. אם אדם אחד נותן משהו, אז המקבל צפוי לתת משהו בתמורה. הדדיות יוצרת אמון בין בני זוג, והיחסים ביניהם מתפתחים לטובה.
• יכולת שכנוע. הכרת המוצר, המגמות, תוצאות מחקר המשא ומתן תגרום לך להיות הרבה יותר משכנע. חשוב להראות את המודעות שלך כדי לזכות באמון בן הזוג.
• הֶכְרֵחִי. תמלא תמיד את ההתחייבויות שלך, לא רק בכתב, אלא גם בעל פה. זכרו שגם לחיצת יד היא סימן להסכמה. אם אתה מתקשה לזכור מה אמרת בזמן זה או אחר, רשום זאת. אתה תעשה רושם של אדם מחייב.
• המשך. היו תמיד עקביים במעשיכם ובמעשיכם, ולעולם אל תשנו את העקרונות העסקיים שלכם.
• שואפים לקונצנזוס. קונצנזוס מרמז שכולם מקבלים ותומכים בהחלטה ומבינים את הסיבות לקבלתה. הסכמה אפשרית בין בני זוג אם יש להם ערכים ומטרות משותפים, ויש ביניהם הסכמה בנושאים ספציפיים וכיוון משותף.
• חיבה אישית. יש לנו סיכוי גבוה יותר לקיים אינטראקציה עם אותם אנשים שמבהירים שהם אוהבים אותנו ובנוכחותם אנו מרגישים משמעותיים. האטרקטיביות הפיזית משחקת בזה חלק, אבל הדמיון הוא גם מאוד יעיל. אנו פונים לאותם אנשים הדומים לנו בבגדים, בגיל, במצב סוציו-אקונומי.

תקשורת היא אתית כשהיא ישירה, כנה והדדית.אם תקשורת נועדה להסתיר את האמת או לפגוע באדם אחר, היא לא יכולה להיות אתית.

למרות שהאתיקה אינה זהה למוסר, יש קשר חזק בין שני המושגים: מוסר הוא רעיונות לגבי מה נכון ומה לא, ואתיקה היא עקרונות התנהגותיים המושפעים מאמונות מוסריות. לכן, האתיקה של תקשורת תלויה מאוד בעקרונות מוסריים:

• יוֹשֶׁר. באופן כללי, תקשורת אתית היא תקשורת כנה. אמנם יש מקרים שבהם יהיה יותר אתי לשקר, למשל לרוצח לכאורה, לגבי מקום הימצאו של קורבן פוטנציאלי, אבל מקרים אלה הם היוצא מן הכלל ולא הכלל. חוץ מזה, כנות היא יותר מסתם האמת; זה אומר להיות פתוח, להתנדב כל מידע שיש לך, גם אם זה פוגע באינטרסים קצרי הטווח שלך. אמון באנשים קשור קשר הדוק לכנות. יצירת סביבה של אמון היא הדרך לתקשורת אתית בסביבה עסקית.
• פְּתִיחוּת. פתיחות היא אחת מנקודות המפתח של תקשורת אתית. בתקשורת זה אומר להיות פתוח לרעיונות ודעות שונות, כמו גם להיות מוכן להשמיע את הדעות שלך, גם אם אתה לא מצפה שהן יתקבלו.

• נֶאֱמָנוּת. בהקשר של תקשורת עסקית, נאמנות פירושה הקצאת הזמן והמשאבים הדרושים לדיון מקיף בנושאים. רק אז לכולם תהיה הזדמנות להישמע.
• בניית קונצנזוס. תקשורת אתית היא מכוונת מטרה ולא מכוונת מעמד. סגנון תקשורת שבו קבוצות שונות מתאחדות במחנות מנוגדים ומודרכות בעיקר על ידי האינטרסים שלהן, אינו תורם דבר לארגון בכללותו. אתי לארגון הוא סגנון תקשורת שבו אנשים מחפשים קונצנזוס, לא התנגדות, ומתמקדים בעשיית מה שהם יכולים למען החברה. לפיכך, מכיוון שעזרה לארגון היא ציווי מוסרי, הגעה לקונצנזוס היא סגנון אתי של תקשורת.

מאמינים שיש שישה סוגים עיקריים של בני שיח. כדי להתכונן טוב יותר לשיחות חשובות, חשוב לדעת איזה טיפוס אתה:

• מחזיר אור. אתה בן שיח רפלקטיבי אם בתהליך התקשורת אתה מרגיש את מצב הרוח של בן זוג. הדיבור שלך רך, רגוע, אתה רגיש, מבין את בן השיח, ואתה אוהב לבנות מערכות יחסים עם אנשים אחרים.
• שׁוֹפֵט. אתה בן שיח מסוג שופט אם אתה מנתח נושאים וסוגיות, מבין את הנקודות העיקריות ואז מסביר אותן ביעילות לאחרים. אתה מוביל את השיחה ומוביל אותה בצורה ישירה ומשכנעת.
• אֲצִילִי. אתה סוג של בני שיח "אצילי" אם אתה אוהב תקשורת פתוחה, ולאנשים אחרים קל לתקשר איתך. אתה גם מרוכז, ותמיד הולך ישר למטרה.
• סְגָן. בן השיח מסוג סגן הוא דיפלומטי ומשתמש בתקשורת כדי לסיים סכסוכים. הוא גם דיבור רך, מקסים וגורם לאנשים להרגיש בנוח.
• סוקרטס. בן שיח מסוג סוקרטס טוב בפתרון בעיות ובשכנוע אחרים, הוא אוהב ויכוחים ארוכים.הוא מפורט ומיודע היטב, ודעותיו מוערכות על ידי אחרים.
• רשמי. סוג זה של בני שיח משתמש בתקשורת על מנת להגשים את חלומותיהם ולהצליח בעבודה ובבית. מדובר בחשיבה ממולחת ואסטרטגית.

מומחים אומרים כי ישנם ארבעה סגנונות תקשורת עיקריים: אנליטי, אינטואיטיבי, פונקציונלי ואישי. אין סגנון תקשורת מטבעו טוב יותר מאחר. אבל בחירה בסגנון התקשורת הלא נכון עבור קהל מסוים עלולה לגרום לבעיות:

• סגנון אנליטי. תקשורת אנליטית כוללת התמודדות עם נתונים קשיחים ומספרים אמיתיים. אנשים המתקשרים בסגנון זה נמנעים מלהראות רגשות ורגשות כאשר הם מדברים. היתרון הגדול של סגנון התקשורת האנליטית הוא שאתה יכול לנתח בעיות בצורה לוגית וחסרת תשוקה. זה אומר שאנשים רואים שאתה מעודכן ויש לך ניסיון אנליטי גדול. החיסרון הפוטנציאלי בקיום סגנון תקשורת אנליטי הוא שאתה עלול להיראות כקר או חסר רגישות.
• סגנון אינטואיטיבי. כשאתה מתקשר בסגנון אינטואיטיבי, אתה מעדיף לקחת את התמונה המלאה ולהימנע מפרטים מחשש להסתבך בהם. זה מאפשר לך להגיע ישר ללב הבעיה במקום לעבור אותה בשלבים. היתרון של סגנון זה הוא שאתה מתקשר במהירות ובדייקנות, מתעמק בקלות בנושאים גדולים ומורכבים. עם זאת, במצב שבאמת דורש פרטים, ייתכן שאין לך סבלנות.

• סגנון פונקציונלי. סגנון זה מרמז על שיטתיות, נוכחות של תוכניות מפורטות, מועדים מדויקים. אנשים שמתקשרים בסגנון הזה הם פרפורמרים טובים שלעולם לא מפספסים שום דבר.החיסרון הפוטנציאלי של סגנון תקשורת פונקציונלי הוא שאתה יכול לאבד את תשומת הלב של הקהל שלך, במיוחד כאשר אתה מדבר עם בני שיח אינטואיטיביים.
• סגנון אישי. על ידי תקשורת בסגנון אישי, אתה מרגיש קשר רגשי עם בן הזוג, וזה מאפשר לך לדעת מה הוא באמת חושב. אתה מקשיב טוב ודיפלומט טוב, אתה יודע להחליק קונפליקטים, אתה מקיים יחסים טובים עם הרבה אנשים. סגנון זה מאפשר לך לבנות קשרים אישיים עמוקים. אנשים פונים אליך לעתים קרובות כי אתה מסוגל לקרב קבוצות שונות. החיסרון בסגנון התקשורת הזה הוא שלפעמים אתה יכול לעצבן בני שיח מסוג אנליטי שאוהבים מספרים קשים ודיונים הגיוניים.

למיומנויות התקשורת העסקית החשובות ביותר, ראה את הסרטון הבא.