תקשורת עסקית: עקרונות ותכונות

תקשורת עסקית היא תהליך תקשורתי בתחומים עסקיים שונים, אשר כתוצאה ממנו מועברים מידע, פעילויות וניסיון בין משתתפיו על מנת למצוא פתרונות לנושאים מסוימים ולהשיג את התוצאות הנדרשות.

תקשורת עסקית, בניגוד לתקשורת היומיומית, מאופיינת דווקא במשימות המוצבות ובחיפוש אחר פתרנן. למושג כזה יש מאפיין ותכונות ספציפיות.

• תקשורת עסקית אינה תהליך נפרד, אלא חלק מהאינטראקציה המשותפת בין אנשים. לפיכך, הוא מארגן את הפעילות הזו.
• תוכן השיחה נקבע לפי נושא התקשורת. נושאים יכולים ליצור שירותים מסוימים (לדוגמה, פרסום או כלכלי); לדון בנושא חשוב (פוליטי, מדעי וכו'); לייצר מוצר זה או אחר, לפתח פרויקטים, לתכנן תוכניות לעבודה עתידית, לחלוק ניסיון.
• בתקשורת עסקית, נושאים (כפופים וממונים) משפיעים זה על זה בעזרת סוגים שונים (שכנוע, הצעה ואחרים).
• תקשורת זו מבוססת על מכלול ידע ויכולות של המשתתפים בה. בתהליך השיחה מתרחשת לא רק הרכישה, אלא גם פיתוח הידע הזה. לפיכך, הודות לאינטראקציה עסקית גדלה היכולת המקצועית של כל עובד.
• האינטראקציה העסקית נקבעת על פי סטנדרטים מוסריים, מסורות עסקיות של המוסד, מסגרת סטטוס וקוד.

קוד בתחום זה מתייחס לכללים הכוללים מספר עקרונות.

• שיתופיות, כלומר תרומה הכרחית של כל עובד.
• מספיק מידע. אין צורך לשתוק, אבל גם לא צריך לגרור את המונולוג.
• איכות מידע, מה שמרמז על כנות.
• תוֹעַלתִיוּת. העיקר להיצמד לכיוון הנתון של השיחה, מבלי לסטות ממנו.
• יכולת שכנוע של טיעונים.
• נִימוּס. חוסר בטון מזלזל והערות סרקסטיות על עובדים אחרים.
• היכולת להקשיב ולהבין את מחשבותיו של בן השיח, תוך התחשבות במאפייניו האישיים. זה הכרחי על מנת למנוע מצב סכסוך אפשרי.
• יכולת להביע רעיונות בצורה ברורה ותמציתית. כל משתתף בתקשורת עסקית צריך לפתח את הדיבור הנכון, שיעזור למקם נכון מבטאים בעזרת אינטונציות.
• יכולת קבלת ביקורת ותיקון ליקויים תפעוליים.

תקשורת עסקית קיימת לצורך ארגון קשרים פוריים בין העובדים וניהול פעילות משותפת זו.

סוג זה של תקשורת נועד לבצע שלוש פונקציות:

• תקשורתית, המורכבת מהעובדה שהמשתתפים בשיחה מחליפים מידע זה עם זה;
• אינטראקטיבי, שבו, בנוסף לחילופי מידע, יש גם חילופי פעולה;
• תפיסתי, שבו המשתתפים מכירים אחד את השני ומגיעים להסכמה.

תהליך התקשורת העסקית מבוסס על העקרונות שהם היסודות לשיתוף פעולה מוצלח.

• עקרון הבין אישיות. למרות העובדה שהתקשורת בתחום העסקי מכוונת בעיקר לפתרון בעיות מסוימות, מדובר בדרך זו או אחרת במגע בינאישי בין אנשים. התכונות האישיות של כל עובד, היחס של העובדים זה לזה קשורים קשר בל יינתק עם הפעילות המשותפת שלהם.
• עקרון התכלית. לתקשורת עסקית יש תמיד מטרה סופית. אך לצד מטרה פתוחה (למצוא פתרון לבעיה), עשויות להיות יעדים אישיים לכל משתתף בשיחה. לדוגמה, עובד קורא דו"ח על נושא נתון, אבל גם רוצה "להשוויץ באינטליגנציה ורהוטה" בפני עמיתים.
• עקרון ההמשכיות. מגעים עסקיים במהלך פעילויות משותפות מתרחשים באופן רציף. מידע מעובד אחד למשנהו מועבר אפילו לא מילולית, כל מרכיב התנהגותי הוא משמעותי. אפילו השתיקה מדברת רבות. חשוב לעקוב אחר תגובת המשתתפים בשיחה על מנת לקרוא מסרים מפורשים ונסתרים כאחד.
• עקרון הרב-ממדיות. בתקשורת עסקית מתקיימת לא רק חילופי מידע, אלא גם הסדרת היחסים.תגובות רגשיות לבן השיח יכולות להיות חיוביות ושליליות כאחד.

ישנם עקרונות שהם מוסריים באופיים ומהווים חלק בלתי נפרד מהתקשורת העסקית.

• עקרון הגינות. כל אדם חייב לפעול לפי הרשעה שלו, אחרת זה ייראה צבוע. בתחום העסקי חשוב לקיים הבטחות שניתנו, לעזור לקולגות מבלי להותיר אותם במצב קשה.
• עקרון האחריות. כל עובד חייב להיות מודע לאחריות המוטלת עליו ולהיות מסוגל להתמודד איתן מבלי לאכזב לא את המנהל, או את הקולגות, או את הארגון כולו.
• עקרון הצדק. זה חשוב במיוחד למנהיג. אתה לא יכול להיות מוטה כלפי כל עובד ולגבש דעה על עבודתם על סמך זה. הערכה כזו מוטה מראש. חשוב להקשיב ולקבל כל עמדה אחרת. זה מדבר, קודם כל, על כבוד לכל השותפים העסקיים.

לכל מדינה יש את המוזרויות של נימוסים משלה, התלויות במנטליות של האנשים. כמובן, יש נורמות שהן אוניברסליות לכל המדינות, למשל, לחיצת יד במהלך פגישה עסקית ומשא ומתן מוצלח. אבל הפנייה לאנשים לא מוכרים או למנהיג בשמו ובפטרון אופיינית רק לרוסיה. לעם הרוסי יש מאפיינים מוזרים של נימוס עסקי.

• אנשים דייקים מוערכים ברוסיה, כך שעיכוב של אחד השותפים למשא ומתן אפילו לחמש דקות יכול לשבש את העסקה המתוכננת. אחרי הכל, איחור נחשב כחוסר כבוד, במיוחד כשמדובר לעסקים. כלל זה נראה בבירור ביחידה הביטויית "זמן זה כסף", המציינת כיצד אנשי עסקים רוסים מעריכים כל דקה.
• נימוסים עסקיים משתרעים על בגדים. בחברה רצינית, יש דרישות גבוהות למראה החיצוני: זה חייב להיות קפדני (חצאיות או שמלות קצרות, כמו גם נעלי עקב אינם מקובלים).

• קשרים עסקיים ברוסיה בלתי אפשריים בלעדיהם ציות לכללי נימוסי הדיבור. זה נכון במיוחד לגבי היכולת להקשיב. יש צורך להקשיב ליריב שלך, ורק אז לדבר בעצמך. כשקוראים אפילו את הדוח המשעמם ביותר, אחד העובדים חייב להציג מראה מתעניין, אחרת חוסר תשומת לב ייחשב בעיני אחרים כחוסר כבוד לעמית.
• בתחום העסקי הרוסי, הם מתייחסים ברצינות רבה שמירת סודות מסחריים. אם אחד העובדים "ידליף" סוד זה או אחר של ארגונו, המוניטין שלו ייפגע באופן בלתי הפיך. חשיפת סודות מאיימת בפיטורים.
• אם ברוסיה מתקרב משא ומתן עסקי עם משלחת חשובה, אז כל העובדים מתכוננים ביסודיות להגעתו. הפגישה העסקית מסתיימת בשולחן מזנון, המעיד על האירוח של העם הרוסי. ורוחב הקבלה תלוי ישירות בחשיבות האורחים.
• כְּפִיפוּת הוא כלל חשוב של נימוס עסקי ברוסיה. יש קו קפדני בין הבוס לכפוף, שאינו סובל כל היכרות. המנהל לא צריך לעשות שום בדיחות על עובדיו, בדיוק כפי שעובדים צריכים להתייחס לבוס בכבוד.
• נשים וגברים עובדים בעסקים במעמד שווהאין הרשאות לאף אחד מהמינים. אותו דבר לגבי הבדלי גילאים. קורה שהמנהיג צעיר יותר מחלק מהכפופים לו, אבל זה לא אומר שהם צריכים להתנהג איתו בצורה לא מכבדת ומזלזלת.

אלו הם כללי היחסים העסקיים ברוסיה. באשר למדינות אחרות, יש להן מאפיינים מוזרים ומעניינים של נימוסים שונים מאלה שהעם הרוסי רגיל אליהם.

• באמריקה, למשל, התקשורת העסקית שוטפת יותר. בעת מפגש העובדים יכולים לדבר על נושאים מופשטים שאינם קשורים לעבודה, תוך שהם קוראים זה לזה רק בשמם הפרטי. חגיגת עסקה מוצלחת יכולה להפוך לטיול בטבע או לאתר נופש.
• אנגלית אל תתכוננו יותר מדי למשא ומתן העסקי הקרוב, כי הם מאמינים שרק בשיחה חיה תוכלו למצוא את הפתרון הנכון. העם הזה מאופק בהתנהגותו, תוך שהוא מוקיר את תוארו ודרגותיו. הבריטים לא נותנים זה לזה מתנות לאחר משא ומתן עסקי, אבל הם לא יסרבו לטיול משותף למסעדה.
• בגרמניה קשרים עסקיים כפופים לקנונים קפדניים. זה לא מקובל לפנות למתנגדים עם "אתה", כמו גם איחור. באשר למראה החיצוני, מלבד חליפה עם עניבה, לגברים, שום צורה אחרת של לבוש אינה נכללת.במקרה זה, אתה אפילו לא יכול לפתוח את הכפתור על צווארון החולצה. הגרמנים מקפידים להתכונן למשא ומתן עסקי. הם אוהבים לתכנן כל נקודה בשיחה, תוך שימת לב מיוחדת לתיעוד. החוזה מפרט בבירור את הסעיפים על הפרת התחייבויות מסוימות, כמו גם את הקנסות הבאים.

• בצרפת אין אופנה מיוחדת לגבי דייקנות. כמובן שאף אחד לא אוהב לאחר, אבל הצרפתים נאמנים להם יותר. יחד עם זאת, חשוב מיהו העובד המנוח לפי מעמד רשמי. אם מדובר באדם עליון, אזי חוסר הדייקנות שלו לא ייתפס כעלבון אישי או חוסר כבוד. במשא ומתן עסקי, הצרפתים מעריכים אופן דיבור יפה והצגה מעניינת של מחשבות. לגבי מתנות, הן אינן אסורות. אבל רצוי לתת משהו אינטלקטואלי, למשל פרסום ספר.
• אנשים איטלקים די טמפרמנטלי ונהגו לבטא בגלוי את רגשותיהם. לכן, במפגש עם עובדים, לחיצת יד פעילה ואף ארוכה אינה נחשבת כהפרה של נימוס עסקי. איפוק במהלך המשא ומתן אינו אופייני לאיטלקים. הם נבדלים על ידי דיבור חזק ומחוות פעילות. אבל הדרישות למראה הן קפדניות - בגדים חייבים להיות אלגנטיים, ולא רק בפגישה עסקית, אלא גם בחיי היומיום.
• ספרדים אל תחשיב איחור כצורה רעה. הפגישות העסקיות שלהם נמשכות זמן רב, לפעמים אפילו שיחה יכולה ללכת לכיוון אחר. עובדים לעתים קרובות מזמינים זה את זה לבקר.לגבי מתנות, הן מקובלות.

• מערכת יחסים עסקית בסין מבוססים על שמירה קפדנית על כללי הדייקנות. בעת פגישה שותפים להשתחוות זה לזה או ללחוץ ידיים. מתנות בפגישה לא רק שאינן אסורות, אלא גם נחשבות לנורמה. יחד עם זאת, הצגת המתנה מלווה בטקס מקורי - ראשית, על העובד לסרב למתנה, אך אם הקולגה מתעקש, בכל זאת לקבל אותה. לגבי המשא ומתן עצמו, הם מתנהלים באווירה ידידותית, אך הם יכולים להימשך זמן רב.
• בעת מפגש ביפן עובדים משתחוים זה לזה נמוך (לוחצים ידיים בתדירות נמוכה יותר). אסור לגעת בכתף ​​בשותפים עסקיים או לקרוא להם בשמם בעת הפגישה. דייקנות היא כלל איתן ביפן. המשא ומתן מתנהל בצורה מאופקת ו"מהותית". היפנים קמצנים ברגשות, אבל מאוד מקפידים בביצוע עסקה, אז הם תמיד שואלים הרבה שאלות.
• בִּדְבַר הוֹדוּ, אז כשפוגשים גבר, נהוג ללחוץ את ידו, ולאישה - להשתחוות בזרועות שלובות על החזה. איחור לפגישות עסקיות נחשב בצורה גרועה, ולכן ההודים תמיד דייקנים בהקשר זה. המפגש עצמו תמיד מתקיים באווירה ידידותית. הזמנות לביקור נפוצות בהודו ונחשבות לאות כבוד.

• בטורקיה תשומת לב רבה מוקדשת למראה של שותפים עסקיים. משא ומתן אינו שולל הגשת הצעות, כך שבהתחלה המחירים עם הדרישות עשויים להיות גבוהים מדי. כשמזמינים לבקר את הטורקים גם שומרים על הכללים, למשל יש להסיר נעליים לפני הכניסה לבית. כמתנה, עדיף להציג משהו מממתקים או פרחים.
• בִּדְבַר מדינות המזרח, אז לא נהוג לאחר לפגישות עסקיות.המשא ומתן עצמו תוסס ואינטנסיבי, מספר נושאים יכולים להיות בשדה הראייה בבת אחת, חשוב לעקוב אחר התפתחות המחשבות של שותפים. תכונה מעניינת היא שרגליים משוכלות בתקשורת עסקית נחשבת ליציבה חסרת כבוד. לא אסור לתת מתנה למוסלמים - עדיף שזה יהיה מוצר כסף כלשהו, ​​עט מקורי או סט כלי חרסינה.
• היספנים מעריך דייקנות ומראה קפדני (חליפה ועניבה). כשנפגשים הם מוגבלים ללחוץ ידיים, אבל בפגישה הבאה אפשר לחבק שותף עסקי ואפילו להתנשק על הלחי. אמריקה הלטינית אוהבים מתנות, במיוחד באריזות יפות.

אומנות התקשורת העסקית כפופה לסטנדרטים אתיים. יש לעקוב אחריהם גם ראש הארגון וגם הכפופים.

הם כדלקמן.

• חשוב שהארגון יוכל להתהדר בצוות צמוד, אשר מושג בזכות חריצותו של המנהיג. עליו ליצור סביבה נוחה לעובדים, ולכבד כל אחד מהם.
• חשוב לסייע לעובדים בזמן בביצוע משימות מסוימות. אם המשימה מבוצעת בחוסר תום לב, אל תבקר מיד את הכפוף, תוך התמקדות בחסרונותיו. אולי העובד לא הבין עד הסוף את מהות המשימה. אתה צריך להבין את הסיבות.
• במידה והצו לא מתקיים, על המנהל להעיר הערה מתאימה לעובד, זו חלק מהנורמה האתית של תקשורת עסקית. יחד עם זאת, עדיף שהבוס יתבטא במסגרת של אחד על אחד כדי שכבודו של העובד לא ייפגע בפומבי.

• כשאתה מבקר, אתה לא יכול "להיות אישי", אחרת יש סיכון לפגוע בכפוף ולעורר סכסוך. כשמבקרים, עדיף להשתמש בשיטת ה"סנדוויץ'" המורכבת מלומר תחילה מחמאה, אחר כך הערה, ואז שוב מחמאה.
• חשוב למנהיג להיות הוגן - לעודד ולתגמל עובד על כל ערך, לא רק כלכלית, אלא גם מוסרית (למשל, לשבח בפומבי או להוות דוגמה לאחרים).
• כדי להימנע מחסומי תקשורת, אתה צריך לסמוך על הצוות שלך, וחשוב שהצוות יאמין במנהיג. לכן, יש להוציא מאינטראקציה עסקית כל מיני מניפולציות וצורות חסרות כבוד אחרות של השפעה על אדם.
• הבוס חייב להיות מסוגל לבחור באופן מצבי את צורות ההזמנות. לדוגמה, יש להשתמש בהזמנות במצבי קיצון, כמו גם עבור עובד לא ישר כזה או אחר.

בקשות הן טפסים ניהוליים מהימנים יותר. כאן עומדת לעובד הזכות להביע את דעתו על המשימה. הצו עשוי להישמע בצורה של שאלה, אשר, בתורה, תגרום לאחד הכפופים לקבל משימה זו.

הכללים הבאים מובחנים.

• בהבעת דעתו, מנהיג צריך טקט ואדיבות. פיקוד והטלת עמדתו אינה נכללת.
• המנהיג חייב להיות מודע לכל האירועים הקולקטיביים המשמחים או הלא נעימים, ולכן הכפופים צריכים להודיע ​​לו עליהם.
• אף אחד לא אוהב סיקופנטים, כך שניתן לטעות בהסכמה מתמדת לבוס, והיחסים איתו רק ידרדרו. יחד עם זאת, אתה לא צריך ללכת לקיצוניות ולהיות קטגורי מדי. כישלונות נצחיים לא יבטיחו מוניטין טוב.
• אם הכפוף היה זקוק לעזרה וייעוץ מההנהגה, אז אתה צריך לפנות ישירות לבוס שלך, ולא לאדם גבוה יותר. אחרת, קיים סיכון לחשיפת המנהיג שלך כבלתי כשיר, מה שישפיע לרעה על סמכותו.
• אם המנהל נותן משימה אחראית לאחד מהכפופים לו, אזי על העובד לדון ב"חופש הפעולה" שניתן לו ובאילו זכויות יש לו במקרה זה.

אתה צריך לדעת את הדברים הבאים.

• חשוב להיות ידידותיים לכל חברי הארגון. למרות התחרות, העובדים הם צוות אחד משותף.
• בקשר עסקי, שאלות אישיות חסרות טקט אינן מקובלות. אם לעובד יש בעיות, הוא יכול לבקש עצה בעצמו, אתה לא יכול לכפות עליו את דעתך.
• במערכות יחסים עם עמיתים, אתה לא צריך להעמיד פנים שאתה מישהו שאתה לא. אם השיחה סטתה לכיוון שבו אחד העובדים אינו כשיר, אין טעם לנסות לזרוח עם המוח, קיים סיכון להציג את עצמו באור לא חיובי.
• יש לפנות לעמיתים בשמם הפרטי או בשמם הפרטי ובפטרון (בהתאם לגיל ומידת ההיכרות עם עובד מסוים).
• בתקשורת עסקית עם עובדים, כל הטיה ודעה קדומה אינה נכללת. לכן, אסור להקשיב לרכילות על עמיתים, ויותר מכך, אסור להפיץ זאת בעצמך.
• אפשר להביע אהדה לעובד מסוים בעזרת תקשורת לא מילולית – מבט, מחווה. מספיק רק לחייך אליו בלי להסיט את מבטו.

• זה לא מוסרי להשתמש באחד העובדים כאמצעי להשגת מטרה אנוכית. באותו אופן, לא ניתן "להקים" עובד על מנת לזכות בהטבה. כידוע, "לחפור בור לאחר" זו תמיד החלטה שגויה.
• אם המנהיג נתן משימה קבוצתית, עליך להפריד בין החובות שלך לבין החובות של עמית כך שלא יצטלבו זה בזה. אם זה קשה לעשות את זה בעצמך, אז אתה יכול לבקש עזרה מהבוס שלך.
• עליך להיות מודע לאחריותך לביצוע משימה משותפת, ובמקרה של כישלון, אל תעביר את כל האשמה על עמיתיך.

התקשורת העסקית מתחלקת למספר סוגים, ביניהם ניתן לאתר את הקשר.

• מילולי, כלומר אינטראקציה לשונית. התקשורת מתקיימת בעזרת דיבור, ביטויים נוסחתיים, מבנים יציבים, פניות ביטוייות הטבועות בתחום העסקי.
• לא מילולי, כלומר אינטראקציה לא לשונית. התקשורת מתבצעת בעזרת מחוות, תנוחות, השקפות. אותות לא מילוליים מעבירים תחושות ורגשות.

ישנם מספר סוגים של תקשורת עסקית.

• שִׂיחָהכאשר עובדים מחליפים ביניהם מידע ומביעים דעות בנושא או בעיה מסוימת. בדרך כלל, השיחה קודמת למשא ומתן או שהיא חלק ממנו.זוהי צורת האינטראקציה הנפוצה ביותר. המנהל יכול לדבר עם כפיפים ועמיתים. שיחה לא תמיד דורשת מסגרת רשמית.
• מַשָׂא וּמַתָן. הם מתקיימים למטרה ספציפית של כריתת עסקה, חוזה או הסכם מסוים בין בעלי עניין (זה יכול להיות גם שותפים וגם מתחרים). משא ומתן לא תמיד מצריך פגישה אישית, לפעמים אפשר להגביל את עצמך להתכתבות או לשיחת טלפון.
• מַחֲלוֹקֶת. בצורה זו של תקשורת בעל פה, דעות בנושא מתנגשות. זהו סוג של מאבק של נקודות מבט שונות והגנה על עמדתו. טפסי מחלוקת הם מחלוקת, דיון, מחלוקת ואחרים.
• פְּגִישָׁה. צורה זו של אינטראקציה בצוות מכוונת לדיון בנושאים שבהם משתתפים מומחים.
• דיבור בפני קהל. ככלל, זהו חלק מאירוע המוני שבו הדובר מציג את הדו"ח שלו על נושא נתון. צורה זו של תקשורת עסקית מאופיינת במגבלת זמן, וגם הכישורים הנואמים של הדובר חשובים.
• הִתכַּתְבוּת. הוא כולל את המסמכים הבאים: מכתב, בקשה, הודעה, הודעה, דואר אלקטרוני, אישור ואחרים.

בצורה כזו או אחרת של תקשורת עסקית (למשל, משא ומתן או פגישה), ניתן להשתמש באמצעי תקשורת שונים, למשל טלפון, מייל או סקייפ. אלו הן טכנולוגיות מהירות ובמחיר סביר שעוזרות לעובדים לסגור עסקאות ולדון בנושאים חשובים מרחוק. אבל בהתבסס על האמצעים האלה, אין לשכוח את המוזרויות של נימוס: להיות מנומס ומוכשר.

אם מתורגמן נוכח בפגישה עסקית בינלאומית, לתקשורת עם שותף זר יהיו מאפיינים משלה:

• הדיבור צריך להיות איטי, עדיף שהמשפטים יהיו קצרים;
• יש לשלול שימוש ברמזים, בדיחות לאומיות ובביטויים שקשה לתרגם לשפה אחרת;
• באופן אידיאלי, המתורגמן צריך להיות מודע להיבטים העיקריים של השיחה עוד לפני שהיא מתחילה, כדי שיהיה לו קל יותר לנווט.

תקשורת בין אישית עסקית תהיה מוצלחת כאשר אמון מושג במהלך השיחה. מספר נקודות תורמות לעלייה ברמת הביטחון.

• יחס ידידותי. אווירה מתוחה בעבודה תהפוך למחסום רציני ליצירת יחסי אמון עם שותף עסקי.
• כשירות של בן השיח בסוגיות הנדונות. עם התמצאות לקויה בנושא, עובד יכול ליצור רושם מוטעה, בעוד האמון אובד לא רק בו, אלא בארגון כולו. חשוב לדעת לענות על כל שאלה כדי שלא יהיו למתנגדים ספקות לגבי שיתוף הפעולה.
• דיבור נכון, הצגה ברורה של מחשבותיו. מילים צריכות להיות ברורות, עדיף לדבר בביטויים חד משמעיים שניתן לפרש אחרת ממה שנועד.
• הדגמה פתוחה של כל כוונה. התקשורת חייבת להיות אמינה ללא כל תמרונים מסיחים, אחרת בני השיח לא יבטחו זה בזה.

במהלך שיחה עסקית, כדאי לוותר על אמירות שליליות על בן השיח, כמו גם למתן את הגאווה שלך. בעת תקשורת, אתה יכול להגן על האמונות שלך, אבל אל תשכח שגם לצד השני יש עמדה משלו, שיש לקחת בחשבון.

בתקשורת עסקית, מצבי לחץ אינם פוסלים. בעזרת לחץ, מערכת העצבים מתגוננת מפני גירויים. מתח יכול להיווצר באזור זה עקב:

• חוסר עקביות של דרישות;
• אי הבנה של מעורבות תפקידם בעניין המשותף (מהו בדיוק "תפקידי" ו"תרומתי");
• אדישות לפעילות (עבודה לא מעניינת היא מקור למצב עצבי כרוני);
• גורמים חיצוניים המפריעים לעבודה פורייה (זה עשוי להיות רעש, קור ותנאים לא נוחים אחרים המפריעים לריכוז);
• כמות גדולה של עבודה;
• פחד לטעות, להרוס מוניטין, להיות פחות שימושי מכל העובדים האחרים.

לחץ נובע בדרך כלל מקונפליקט עבודה בין משתתפים בתקשורת עסקית. יש טקטיקה מיוחדת גם למנהיג וגם לכפיף. הוא נועד למנוע מצבי עצבים, ובמקביל להשיג תוצאה יעילה.

המנהיג צריך:

• לנסות להעריך במדויק את הכפופים להם, לתת להם משימות תואמות מבחינת המורכבות ליכולותיהם;
• אל תתעצבן כאשר עובד מסרב לבצע משימה מסוימת, כדאי יותר לדון עמו בסיבת הסירוב;

• יש צורך להגדיר בבירור את תפקידיו וסמכויותיו של כל עובד על מנת למנוע סכסוכים אפשריים;
• אל תשכח על פשרות, התנצלויות, ויתורים. יש לוותר על אירוניה וסרקזם כלפי הכפופים;
• אין צורך להקפיד על אותו סגנון מנהיגות, הוא חייב להיות מתאים, תוך התחשבות במאפיינים של העובדים;
• ביקורת על כפוף חייבת להיות בונה, בשום מקרה אין להשפיל אותו או להטיל ספק בתכונותיו האישיות;
• עליך לקיים יחסי אמון עם העובדים ולתמוך ביוזמתם. ישנן עדויות ממחקר אמריקאי לכך שלכפיפים יש סיכוי נמוך יותר לסבול ממחלות אם הרגישו שהבוס תומך בהם במצבי עצבים.

הכפופים צריכים:

• במקרה של חוסר שביעות רצון מתנאי העבודה והשכר, תחילה יש להעריך האם הארגון יכול לשפר את הפרמטרים הללו, כדאי לדון בבעיה זו עם המנהל. יחד עם זאת, חשוב שהמונולוג לא ייראה כמו תלונה או האשמות. העיקר להשיג פתרון לבעיה, ולא להחמיר את היחסים הבינאישיים;
• כאשר אתה עמוס בעבודה, אתה לא צריך לקחת על עצמך משימות נוספות, לפעמים אתה צריך להיות מסוגל לסרב. העיקר שהסירוב לא יראה פתאומי, חשוב להבהיר שניתן לבצע משימה חדשה אם תשתחררו מכמה תפקידים קיימים;
• אם הצו לא ברור, אל תחששו לבקש הבהרה. זה ישחרר מתח מיותר בעת השלמת משימה שאינה ברורה לחלוטין;
• רגשות שליליים עדיף לזרוק בצורה מקובלת. אל תסתכסך עם הבוס או הקולגות שלך, עדיף לקרוע נייר ישן, וביום החופש שלך להיכנס לספורט פעיל (כדורגל, טניס) או לבקר בחדר כושר. אלו מוצאים סבירים יותר לכעס;
• אם העבודה מלחיצה מדי, כדאי לקחת ממנה הפסקה מעת לעת. עשר עד חמש עשרה דקות במהלך היום להרפיה מספיקות כדי לשמור על פרודוקטיביות העבודה;

• עדיף לתכנן את הפעילויות שלך מראש, כולל תוכניות גיבוי למקרה של כשל. חוסר חשיבה יכול לעורר מתח, ואם יש לך תוכנית נוספת, אתה יכול לבודד את עצמך מעצבים מיותרים;
• בעת משא ומתן, עדיף לשקול היטב את האסטרטגיה, כולל התנגדויות היריב, כדי לנווט במהירות בדיאלוג. יש חוק בפסיכולוגיה - אם אתה מוכן באופן לא מודע לתוצאה שלילית ושורד אותה נפשית, אז אם יתרחש כישלון במציאות, יהיה קל יותר להתמודד איתו;
• להבחין בין עבודה ויחסים אישיים. קורה שקרובים או בני זוג עובדים באותו ארגון, ולכן עדיף במקרה זה להסכים מראש על שמירה על נימוס עסקי.

הכרת נימוסים עסקיים היא רק חצי מהקרב. חשוב גם לדעת כיצד ניתן לשפר את האפקטיביות של סוג מסוים של תקשורת עסקית. הגורמים העיקריים התורמים להצלחת עבודת הצוות.

• המנהל צריך ליצור תנאים נוחים לעובדים להרגיש בנוח לדון בבעיות מסוימות. סביבה כזו תתרום לפיתוח יחסי ידידות בצוות.
• את הפגישה חשוב לארגן בזמן, בעוד שחשוב שהעובדים יהיו מוכנים אליה.
• על מנת להימנע ממצבי עימות (ביקורת, תלונות, תוכחות אחד כלפי השני), על המנהיג ליצור אווירה נינוחה אך עובדת. חשוב שכל משתתף בתהליך ירגיש משמעותי. אבל העיקר כאן הוא לא להגזים בקלות, אחרת הפגישה העסקית תהיה דומה לפגישת חברים.
• חובה לשמור תיעוד. המנהל יכול לרשום במחברת הערות לגבי הצעות ספציפיות ומי הציע הצעות אלו. במהלך הפגישה יצטבר המידע הדרוש בכתב, שאותו ניתן לאחר מכן ליישם בעבודה.

• כל עובד חייב להיות מעורב בתהליך. כולם מחויבים לדבר, ועדיף לתת את רשות הדיבור מעובדים זוטרים ועד בכירים. עובדים חסרי ניסיון לא יפחדו לדבר לאחר שהביעו את דעת ההנהלה, ולכן עדיף לתת להם את רשות הדיבור קודם.
• על המנהיג לקחת בחשבון את דעתו של כל אחד מחברי הקבוצה. אם חוות הדעת היא שגויה, אז הגיוני להבין את הסיבה להופעתה של תפקיד זה, אחרת העובד לא ישנה אותה.

לאינטראקציה מוצלחת בין עובדים, עליך ללמוד את הכללים הבסיסיים של נימוסים עסקיים יומיומיים. והם חייבים לחול על כל אדם, ולא רק על הבוס. הנוכחות של נוסחאות יציבות וסטנדרטיות הן חלק בלתי נפרד מבניית מערכות יחסים קולקטיביות בכל עבודה.

התקשורת בפגישה עסקית היא כדלקמן:

• קודם מגיעה הברכה.גברים צריכים לברך קודם את הנשים, ואלה שצעירים יותר בגיל או במעמד מברך את הדור המבוגר או המנהיגים;
• כדי להכיר אחד את השני, אתה צריך להציג את עצמך. בדרך כלל תוכנית זו נראית כמו "שלום, אני (שם), נעים להכיר אותך";
• ניתן להשלים את הברכה במחמאה עסקית (זה לא שבחים או חנופה) על מנת לזכות בבן השיח;
• כדי ששיחה עסקית תעבור טוב, אתה צריך להיות מוכן לזה ולחשוב על הנאום שלך. חשוב שתשרור אווירה בוטחת וידידותית;
• לאחר שנמצא פתרון, יש לסיים את הפגישה העסקית. העיקר שלא תיפרד לנצח, עדיף לרמוז לבן השיח להמשיך בשיתוף פעולה.

אם עובד איבד אדם אהוב או מישהו מסביבתו חלה, חשוב במצב זה להביע הזדהות. אבל יש לרסן את צורת גילוי האהדה. חשוב לקחת בחשבון את התגובות הרגשיות של גברים ונשים. גבר צריך להזדהות עם כמה מילים, לחיצת יד או מגע סימפטי בכתף. חשוב לאישה לשאול על מה שקרה ולהקשיב לה.

לגבי צורות הדיבור איתם ניתן להביע הזדהות, הצורה האופטימלית תהיה הביטוי: "אני מזדהה איתך", "אני מזדהה איתך" או "אני מצטער". אפשר לפנות לטפסים פתוחים יותר, למשל: "איך זה קרה? " "איך אני יכול לעזור לך? או "איך אתה מרגיש עכשיו? »

יש צורך להכיר את הכללים הללו כדי שהתקשורת העסקית לא תחרוג מעבר, לא תעורר מצבי קונפליקט.

בסרטון הבא תמצאו את סודות התקשורת מ-Radislav Gandapas.