משא ומתן עסקי: סוגים, כללים ודוגמאות התנהלות

משא ומתן עסקי קיים בחייו של כל מנהל מכל רמה. למעשה, מדובר בשיחה עסקית, שהיא צורה של חילופי מידע מילוליים בין מספר אנשים. החלטות פורמליות לא תמיד מתקבלות לאחר משא ומתן עסקי, אך הן מועילות בשל המידע המתקבל במהלך השיחות.

משא ומתן עסקי הוא תקשורת עסקית המסייעת להגיע להסכמה בין הצדדים. יש צורך במשא ומתן על מנת שניתן יהיה לדון בבעיה עם בן הזוג, וגם כדי לנסות למצוא פתרון שיספק את כל הצדדים. כיום, חשוב מאוד שמנהל מוסמך יוכל לנהל משא ומתן עסקי.

משא ומתן יכול לשאת את הפונקציות הבאות:

• מידע – כאשר הצדדים רוצים רק להחליף נקודות מבט שונות לקראת המשא ומתן העיקרי.
• תקשורתי - במקרה זה, הצדדים מעדיפים ליצור קשרים חדשים, מערכות יחסים.
• לִשְׁלוֹט, תיאום פעולות. במקרה זה, המשא ומתן מתנהל על ידי שותפים שכבר יצרו קשרים עסקיים, והם צריכים רק להבהיר כמה מהניואנסים של מערכות יחסים שהושגו בעבר.
• רגולטורים - פונקציה זו נחוצה אם אתה צריך לפתור בעיה או קונפליקט בזמן, כדי לעצור את כל המחלוקות.

ניתן לחלק את המשא ומתן העסקי לשני סוגים - פנימי וחיצוני. משא ומתן פנימי מתנהל בתוך הצוות או החברה שלך. משא ומתן חיצוני הוא זה שבו המוזמן נוכח, זה יכול להיות שותפים, מתחרים או לקוחות. משא ומתן פנימי מסתיים לרוב בהסכמות הדדיות. כאן פועלים שני גורמים להשגת תוצאה חיובית לחברה: הם מנתחים, מסיקים מסקנות ומציעים את האפשרויות הטובות ביותר להיחלץ מהמצב הנוכחי.

בהרווארד, בוגרים ופרופסורים הגיעו לסוג חדש של משא ומתן עקרוני. כאן, ויתורים ותקיפות עמדה מתחלפים. אנו מכירים את השיטה הזו כ"שיטת הגזר והמקל". המהות של עיקרון זה היא לשמור על עמדה קשוחה, המאפשרת לשקול מלכתחילה רק את המהות המרכזית של הבעיה או הנושא הנדון.

עם שותפים עסקיים, עדיף לפעול לפי הכללים שנקבעו בסביבה העסקית. זה ייתן לך את ההזדמנות לנהל מערכות יחסים טובות, חזקות ומועילות הדדית בעתיד.

בביזנטיון העתיקה, "הפרוטוקול" היה החלק הראשון של המסמך, שבדרך כלל הכיל רשימה של משתתפים בפגישה. כיום מדובר במערכת כללים, לפיה יש לקיים מגוון טקסים, לקבוע קוד לבוש, צורת מכתבים רשמיים וכן הלאה.

כל הפרה של חוקי הפרוטוקול תביא לכך שמי שהפר את הפרוטוקול עלול להיתקל בבעיות. צד זה צריך להתנצל על טעותם. לאחר מכן יש לתקן את הפיקוח. הודות לקיום הפרוטוקול במהלך המשא ומתן והברכות, עם ניהול מסמכים וניהול חוזים שונים, הפגישות העסקיות הופכות חשובות יותר.

לכל מדינה יש סטנדרטים אתיים לאומיים משלה. אבל בעצם הרעיון הזה זהה לכולם.

כמעט כל ההכנה למשא ומתן (פנימי וחיצוני) מחולקת למספר אלמנטים. העיקריים שבהם כוללים את הדברים הבאים:

• הגדרת הבעיה, שבגינה יש צורך לנהל משא ומתן;
• לחפש את מי שיעזור לפתור את הבעיות שהתעוררו;
• קביעת אינטרסים (שלו ובן זוג);
• ניסוח ברור של התוכנית והתוכנית של הפגישה;
• במידת הצורך, נבחרים נציגי המשלחת;
• רגעים ארגוניים - איסוף של תיעוד, טבלאות, דוגמאות וחומרים אחרים שעשויים להיות שימושיים במשא ומתן.

פגישות יכולות להיות פנימיות וחיצוניות, רשמיות ובלתי פורמליות. אלה הסגנונות העיקריים שלהם.ההבדל ביניהם הוא הנוכחות של איחוד תיעודי של נקודות בודדות, פרוטוקול המשא ומתן, תכונות הנושאים שנדונו ונושא השיחה הזו.

על פי אופי המשא ומתן ניתן לחלק לשותפות ונגד. משא ומתן נגדי מתקיים אם יש סכסוך בין הצדדים שיש לפתור. במקרה זה, הפתרון צריך להיות ניטרלי ולהתאים לשני הצדדים.. סוג זה של שיחה ידוע בתור אגרסיבי, שכן כל צד רוצה לנצח במשא ומתן. בשיחה מסוג זה, נדונים בדרך כלל שותפות, שיתוף פעולה, פיתוח הצדדים.

ניתן לחלק את תהליך המשא ומתן למספר שלבים. המבנה שלהם נקבע מזמן. אחד השלבים המרכזיים במשא ומתן הוא שיחת היכרות, במהלכה ניתן להבהיר את נושא הפגישה, לפתור סוגיות מתעוררות בנושא ארגון המשא ומתן. זה יכול להיות גם פגישת מומחים, שלרוב מתקיימת לפני תחילת המשא ומתן בין מנהיגים ומשלחות.

ששת השלבים העיקריים הם:

• הַדְרָכָה. הכנה נכונה למשא ומתן עסקי היא 90% מההצלחה. למרות הרצון הרב לפעול באופן מאולתר, לא מומלץ להתעלם משלב זה לפני הפגישה. לאחר מכן, תוכל להוסיף שלב ביניים של צפיות.
• הבהרה. אל תפעל מיד, אל תתחיל להציע הצעות. נסו ליצור קשר טכני עם הצד השני, לקבוע את הסטנדרטים שלו. לאחר מכן, נסו לברר, בעזרת שאלות מוכנות מראש, אילו אינטרסים יש לצד השני.
• מציע הצעות. שלב זה אופייני כאמצעי ליישוב מחלוקות.כאן הצדדים יכולים להחליף הצעות, לקבוע היכן ולמה יש להם אי הבנות. הקפד לרשום את כל חילוקי הדעות והמחלוקות.
• לְהִתְמַקֵחַ. חלק זה של הפגישה משפיע על מה שאתה מסכים עליו. כאן אתה יכול לפתור את כל חילוקי הדעות באמצעות חילופי מידע, ויתורים. מיקוח אפקטיבי הוא החלפה של משהו שיכול להיות בעל מחיר וערך שונה עבור כל יריב.

• קבלת החלטות. אנו יכולים להניח שאתה מתקרב לשלב הסופי של המשא ומתן. עם זאת, קח את הזמן שלך. שאל את עצמך את השאלה: "האם ההסכם המוצע רווחי או שניתן לנהל משא ומתן על אופציה טובה עוד יותר? »
• איחוד הסכמים - גמר הפגישה שלך. יש מקרים שבהם היריבים הסכימו על הכל והתפזרו. אולם, כבר למחרת, במהלך יישום ההסכמים, עלול להיווצר מצב שמישהו לא הבין את יריבו בצורה לא נכונה. לכן יש צורך לתקן טכנית לחלוטין את כל ההסכמות והתוצאות של הפגישה. זה יעזור למנוע מצבים מעורפלים בעתיד.

בהחלט כל משא ומתן חייב להיות מוכן מראש. בעת ההכנה רצוי לאסוף את המידע הדרוש על השותף, לחשוב מראש על הטיעונים להצעה שלכם, כמו כן, רצוי לחשוב ולשחק מראש את כל האפשרויות האפשריות לתוצאה של שיחה עסקית.

ישנן מספר עצום של שיטות לניהול משא ומתן קשוח. כמה עיקריים.

כאן מנהל המשא ומתן הקשוח מניח את כל הקלפים על השולחן כמעט מיד. במקביל, הוא מצהיר באופן מוחלט על כל המשאבים שיש לו (או לא).החישוב בטקטיקה של משא ומתן זו מבוסס על העובדה שכל האופציות שהצד השני יכול להכין נחשבות מיד ל"שגויות" ו"לא אטרקטיביות" לשיתוף פעולה.

אם יריב הצד הקשה תופס את המידע הזה כעובדה, אין לו ברירה אלא להסכים או לעזוב. החסרונות של שיטה זו כוללים אובדן אפשרי של בן זוג פוטנציאלי (אולי בעתיד).

אחרי שהיריב הקשוח יכריז על כל התנאים ל"קורבן", אתה יכול להסכים לדבר על התנאים האלה. במקרה זה, ה"קורבן" יכול להוביל את היריב לתרחיש הדרוש לו על ידי מתן טיעוניה.

אתה יכול לעמוד על שלך בצורה איתנה יותר. כאן, היריב כבר יכול לחשוב מה בדיוק הוא יפסיד, ויכול לקבל את תנאי ה"קורבן" (עם כמה תיקונים לטובתו).

בשילוב עם המילים "כן, אבל בתנאי..." ושיחה ידידותית, היריב יכול להירגע מעט. יתר על כן, ה"קורבן" יכול לצאת למתקפה. מטרת המשחק הזה היא להמשיך את השיחה.

מנהל משא ומתן חזק ישנה את מצב הרוח של הצד השני. כאן, ממנהל משא ומתן קשוח, נשמעות או מילים נעימות או האשמות. סתירות מפיו של אדם אחד במהלך שיחה אחת ימנעו מה"נפגע" לחשוב על הצעתו. היא עלולה להיות במצב מבולבל, עלולה לאבד יציבות פסיכולוגית.

כדי להתמודד עם יריב חזק במשא ומתן מסוג זה, ה"קורבן" חייב להבין בתחילה שמדובר במשחק והוא משוחק אך ורק למטרה אחת. כדי להעמיד את הצד התוקף, די יהיה לבקש בעדינות אך בהתמדה להבין את המצב שהתרחש, בשיטת "קריטריונים התנגשות". תנאי מוקדם הוא ש"הקורבן" חייב לדבר בביטחון ולא אגרסיבי. זה מוביל את התוקף למבוי סתום ואינו נותן הזדמנות לנזוף ביריב על משא ומתן גס.

הטקטיקה הזו היא שילוב טוב של השתיים הקודמות. ראשית, מנהל משא ומתן קשוח מתקשר, עורך הצעות וכו'. הכל הולך כשורה עד לרגע שבו "הקורבן" רוצה לומר "כן" אחרון. כאן הצד הקשה כבר מעורב במלואו בעבודה ויוצא למתקפה ואומר: “ההצעה הזו לא מתאימה לנו. זה לא מעניין אותנו".

החישוב נעשה על כך ש"הקורבן" הנינוח לא ידחה את המשא ומתן הקשוח ויוכל לקבל את התנאים הראשונים שהיריב הקשוח קבע בתחילה בתחילת המשא ומתן.

במהלך שיטת משא ומתן זו חלים מספר איסורים קטגוריים:

• אינך יכול לקבל הצהרות כלשהן ביחס לעצמך ולהצעה. אם ליריב קשוח יהיו הערות כלשהן ביחס לאישיותך, הוא יביע אותן מיד.
• שיטת שיחה זו לא אמורה להסתיים לאחר הסירוב הראשון. במקרה זה, מיקוח מתאים.
• אתה לא צריך להתנצל.
• אל תמציא תירוצים.
• אל תוותר על עמדותיך.
• אתה גם לא צריך לתקוף בתגובה או להראות תוקפנות.
• אל תיתן לבן שיחו הערכה שלילית. אל תהיה כמוהו.
• נסו להחליף מילים לא נעימות ושליליות במילים רכות יותר.

במשא ומתן מסוג זה, ישנן מספר פעולות שתוכל לנקוט כדי להפוך את המצב לטובתך:

• שאל שאלות הבהרה. עבודה על כל עמדה בנפרד, הנקראת בן השיח.
• שאל על קריטריונים. למשל: "האם אני מבין נכון ש...", "מה חשוב לך, לא הזכרנו בשיחה? ".
• אתה יכול לנסות לחשוף את בן השיח בשאלות מובילות: "האם אני מבין נכון שאתה מתמקח איתי? "," אני חושב שההצעה שלנו לא מתאימה. אתה יכול לפרט על מה בדיוק? ".

על פי כללים מסוימים של נימוסי משא ומתן, ישנן מסגרות זמן לשיחה, אשר נדונות בתחילה בשלב המקדים. לכן, כשהצדדים מגיעים למשא ומתן, הם כבר מבינים מה מצפה להם. על סמך זה הם בונים תוכנית שיחה, בוחרים טיעונים, טקטיקות, עובדות. הצד הקשה במקרה הזה הוא לנסות לשבור את כל תרחיש המשא ומתן שכבר הכנתם מראש ולכפות משלכם.

לפני תחילת הישיבה יכולים הצדדים לקבוע את מגוון הנושאים שיידונו במשא ומתן. מנהל המשא ומתן חושב שהפגישה תימשך לפחות 40 דקות. אולם מיד לאחר הפגישה, הצד הקשוח מודיע שיש רק 10-15 דקות ולא יותר. "הקורבן" הכינה את המצגת שלה למשך 15 דקות לפחות.

זה מחושב כדי להדגים את הצד החלש של חולשתו. או שה"קורבן" יציית לכללים ולדרישות, או שהוא עוזב מיד.בשום מקרה אל תתמרמר, תקח את כל המילים שנאמרות על ידי הצד הקשה כאמת, נסה לעמוד בזמן המוקצב.

מה אפשר לעשות:

• אתה יכול להסכים. עם זאת, עדיף להתעלם. לנהל משא ומתן כאילו כלום לא קרה.
• המפגש מנוהל בדרך כלל על ידי מישהו שיודע להקשיב ולשאול את השאלות הנכונות. מעל הכל, אל תציף את הצד השני בהצגת עצמך וההצעה שלך. ראשית, שאלו אותו על צרכיו, על אילו קריטריונים לבחירה חשובים לו.
• לאחר שהבנת את כל הצרכים שלו, אתה יכול לתת ליריב שלך בדיוק את מה שהוא רצה.

בסרטון הבא תמצאו מתודולוגיה לניהול משא ומתן עסקי (הכנה, טכניקות מניפולציה ודוגמאות לתקשורת עסקית אפקטיבית).