נימוס התכתבות עסקית

התכתבות משרדית היא ז'אנר מאוד מיוחד שאתה חייב לשלוט בו אם אתה מתכוון לטפס בסולם הארגוני. כישורי כתיבה עסקית טובים ישרתו אותך נאמנה: הם יעזרו לך לתקשר עם הכפופים, הממונים והשותפים, ידגישו את ההשכלה וההשקפה שלך. סגנון התקשורת צריך להיות מאופק, תכליתי, מבלי לסטות מנושא נתון.

כל תקשורת, אישית וכתובה, היא אינטראקציה עם אנשים על מנת להחליף מידע, להרשים ולנהל משא ומתן. שום דבר אנושי אינו זר לנו, לפעמים אנחנו נותנים פורקן לרגשות, אבל בתחום העסקי לא צריך להיות מקום לביטוי אלים של הרגשות, תכונות האופי והמזג שלנו.

תכונה חשובה של תקשורת עסקית היא שלא ניתן לנתק אותה באמצע המשפט. על כל מכתב שאתה מקבל אתה צריך לכתוב תשובה, גם אם לא בא לך.אם קיבלתם שיחה ואין לכם זמן להרים טלפון, הקפידו להתקשר בחזרה. כמובן, תקשורת עם אנשים מסוימים היא לא נעימה. לכן רשימת תכונות החובה של מנהל כוללת עמידות בלחץ.

לפגישה עסקית, שיחת טלפון או התכתבות במייל עסקית תהיה בהחלט מטרה כלשהי. כתוצאה מכך על הצדדים להגיע למסקנות, לדון בפרויקט, להסכים על שותפות אסטרטגית וכדומה.

בדיבור בכתב, יש אולי אפילו יותר הגבלות ומוסכמות מאשר בדיבור בעל פה. בתקשורת ישירה עם בן השיח, בפגישה אישית, נוכל לשים דגש לאומי על עובדה זו או אחרת, להבהיר משהו אם בן השיח לא הבין אותנו. אם נעשתה טעות בדיבור, נוכל לתקן אותה מיד. אבל במכתב עסקי, עלינו להיות ברורים ומדויקים ביותר כדי שהמילים לא מרמזות על פרשנות כפולה.

הם נהגו לומר: "נייר יסבול הכל", ורומזים שאפשר לכתוב אפילו עובדות לא מהימנות. אנחנו בדעה ש התכתבות עסקית צריכה להיות כנה ככל האפשר. אגב, עכשיו מכתבי נייר נשלחים פחות ופחות. בעיקרון, הם מעבירים חוזים ומסמכים אחרים. במקרה זה, ניירות מכתבים משמשים עדות למעמדו הגבוה של הארגון.

כיום, ברוב המקרים, מתקיימת התכתבות עסקית במרחב הוירטואלי, ויש לה מאפיינים משלה. כשהדיאלוג רק מתחיל, נהוג לכתוב ברכה לפי כללי התנהגות, למשל: "שלום, אולג סרגייביץ' היקר! ". ובכתובת העוקבת במהלך יום העבודה, ניתן לוותר על הברכה.

תקשורת בכתב, לרבות באמצעות דואר אלקטרוני, מחייבת הקפדה על נורמות שפה ואוריינות ללא דופי. הרי התכתבות תגלה את הפערים שלך בפני בן שיח משכיל. לכן, אנו ממליצים לך לבדוק מה כתוב בעזרת שירותים מיוחדים, אם אינך בטוח לחלוטין בידע שלך.

אנו מפרטים את הכללים הכלליים המחייבים את האתיקה של תקשורת אלקטרונית. הם די פשוטים, אבל רבים, אבוי, מזניחים אותם:

• תחילתו של כל משפט באותיות רישיות;
• נקודה מסומנת בסוף הביטוי כך שמשמעות הנקרא תהיה ברורה;
• כדי לפתור את הבעיה ולהציע פתרונות, כדאי להשתמש ברשימה עם תבליטים או ממוספרת;
• לבהירות, כדאי להשתמש בטבלאות, גרפים, תרשימים;
• אל תנסה ספציפית להיראות כמו בן שיח אינטליגנטי ומשכיל, אל תסבך מחשבות פשוטות עם סיבובי השתתפות והשתתפות יתר;
• ככל שתבטא את מחשבותיך בצורה פשוטה יותר, כך ייטב;
• למרות שתרבות הדיבור היומיומית דורשת הימנעות מז'רגון, בסביבה עסקית, ז'רגון מקצועי והשאלות מאנגלית נחשבים כיום לצורה טובה (אבל אל תגזימו!).

יש את סוגי ההודעות הבאים:

• הצעות קידום מכירות;
• חג ההודיה;
• מתלווה;
• אַחֲרָיוּת;
• תזכורות;
• אזהרות;
• הצעות לשיתוף פעולה.

בנוסף לכללים הכלליים, חשוב לדעת כמה פרטים של כתיבה עסקית.ניתן את הכללים שיתאימו ברוב המוחלט של המקרים.

ההתחלה של הודעת דואר אלקטרוני נקראת כותרת. יש לו את הלוגו של הארגון. זה שימושי תמיד שיהיה בהישג יד (כלומר, על שולחן העבודה של המחשב שלך) תבנית שבה מוזן הלוגו הזה.

בניגוד לתקשורת לא מקוונת, הכללים המודרניים אינם מחייבים אותך לברך את הנמען, ואתה יכול מיד לציין את מהות העניין על ידי קריאה שלו בשמו ובפטרון. עם זאת, רבים ממשיכים לכתוב בתחילת ההודעה: "בוקר טוב! ", "שלום! ", "ערב טוב! ' או 'שלום.' וגם בזה אין חריגה מהנורמה.

מהדרישות לגוף המכתב עולה כי בו טמונה משמעות ההתכתבות. חלוקת הטקסט לפסקאות נחשבת לצורה טובה, סימן ליחס קשוב כלפי בן השיח. בכל פסקה, היבט זה או אחר של הנושא נקרא ונחשף. בנוסף לזיהוי הבעיה, נהוג להציע דרכים לפתור אותה. כביכול, לחשוף רעיון עסקי במיניאטורי.

בחלק האחרון של ההודעה תוכלו להביע רגשות רשמיות ואישיות יותר. הניסוח "בכבוד...", "בברכה..." ("בברכה" באנגלית) או משאלה רגשית יותר "שיהיה לך יום נעים! ".

בחתימה אישית חובה לציין את שם המשפחה והשם הפרטי (ובחוגים מסוימים גם את הפטרוניום). צריכים להיות גם מספרי טלפון שאפשר להתקשר אליהם: סלולרי ועיר משרדים. לאחרונה נכנסה לאופנה חתימה אלקטרונית עם לוגו חברה.

קישור נוסף לפורטל האלקטרוני של הארגון משמש כפרסום נוסף ועשוי להגדיל את התנועה לאתר זה בעתיד.

לרוב עובדי המשרד יש ארכיון נרחב מאוד של מכתבים בתיבת הדואר האלקטרוני שלהם. כדי שבן השיח לא יתבלבל בהתכתבות ארוכה, מומלץ לשלוח מכתב בצורת תשובה. כאשר תלחץ על התיבה המתאימה בתחילת נושא המכתב, מופיע הקיצור האנגלי "Re...". זה מאוד נוח, כי הנמען יזכור מיד את התקדמות ההתכתבות.

אתה יכול לשמור את כל ההיסטוריה של תקשורת וירטואלית עם בן שיח זה, או שאתה יכול להשאיר רק את הציטוטים האחרונים או המשמעותיים ביותר. נימוס עסקי מודרני מחייב אותך להגיב במהירות למיילים. אחרי הכל, אנחנו מבלים חלק ניכר מהיום שלנו ליד מחשב בעבודה. בנוסף, ניתן לבדוק דואר ממכשירים ניידים.

אם ההודעה היא בעלת חשיבות ודחיפות מיוחדת, אזי מותר לכתוב SMS או להתקשר בטלפון כדי להזכיר את המכתב.

בקרב דמויות יצירתיות, השימוש בחותמות אינו מקובל, ויתרה מכך, זוכה ללעג ומוקיע. אבל בהתכתבות עסקית, חותמות עוזרות לשקף מצבים סטנדרטיים.

כדאי להחזיק קופת חיסכון וירטואלית של ביטויים וביטויים מוגדרים. ואכן, תקשורת מובנית, עבודה משרדית ופתרון בעיות פורמליות בנויים על קלישאות אלו. לדוגמה, האהדה מתבטאת בתחלופה "לצערי, עלינו להודיע ​​לך...".תחושת הערכה באה לידי ביטוי בנוסחת החובה הזו: "תודה על תרומתך שלא יסולא בפז...". ולבסוף, שמחה: "אנו גאים להודיע ​​לך ש...". אבל המשפט האחרון: "אנו מצפים לשיתוף פעולה פורה נוסף" מביע תקווה למגעים עסקיים נוספים.

אז, דיברנו על כללי ההתנהגות של התכתבות עסקית. כללים אלו נחוצים על מנת להפוך את התקשורת לנוחה ופורה ככל האפשר. השתמש בהם ותראה שהעבודה שלך בשירות עברה חלק!

למידע נוסף על כללי התכתבות עסקית, כולל דואר אלקטרוני, ראה את הסרטון הבא.