שלבי תקשורת עסקית

תקשורת היא תהליך של אינטראקציה בין אנשים, הכולל החלפה, הערכה והבנה של מידע. כשמדובר בתקשורת עסקית, נעשה שימוש בנורמות וכללים מסוימים כדי לעזור להפוך את האינטראקציה בין השותפים לנוחה ביותר. התחשבות ברצף הנכון, המורכב מהתבוננות בשלבים הדרושים של התקשורת העסקית, מבטיחה את השגת התוצאה הרצויה, שעדיפה לשני השותפים.

תקשורת עסקית היא תהליך רב-שלבי הכולל יצירה ושיפור נוסף של קשרים בין אנשים הקשורים לצרכים ספציפיים. תהליך זה כולל העברת מידע חשוב, פיתוח מושג האינטראקציה, תפיסה והבנה של בן השיח.

לתקשורת עסקית יש מספר תכונות, שהידע בהן יעזור להבין את המהות של סוג זה של אינטראקציה:

• ערך מוניטין. בעסקים, פניו של מיזם הם המוניטין שלו, שהוא הבסיס עליו בנויה ההצלחה העתידית של החברה.מסיבה זו, תקשורת עסקית מכוונת לשמור עליה ולהגן עליה.
• בהירות ודיוק. הגדרה ברורה ומדויקת של מטרות מבטיחה התפתחות מקצועית יעילה המקדמת ארגון עצמי מהיר וגיבוש אחריות.
• פעילות משותפת, מועילה לשני הצדדים. באינטראקציה עסקית, אי אפשר לדאוג לרווחתו של צד אחד בלבד. אחדות השותפים והעמדה המועילה הדדית מבטיחה הצלחה ותוצאות מצוינות לשני הצדדים.

התוצאה של תקשורת עסקית תלויה בקפידה שבה התהליך עצמו מאורגן. במבנה התקשורת העסקית ניתן להבחין בשלבים מסוימים. הכרת הנקודות העיקריות של תקשורת כזו ונורמות ההתנהגות המתאימות לכל שלב יסייעו להשגת המטרה היקרה.

שלב זה כולל ארגון ישיר של הפגישה. בשלב הראשון יש צורך לערוך תכנית עם שאלות ספציפיות ומספר אפשרויות לפתרון הבעיה. יש צורך לנתח את נקודות המבט של השותף למשא ומתן ולבחור את אסטרטגיית היחסים המועילה ביותר; מומלץ לבצע ניבוי של תוצאת השיחה. רגעים ארגוניים משלימים את שלב ההכנה: קביעת מקום ושעת המפגש.

הדיוקן הפסיכולוגי של בן השיח, המתפתח בעיניך, תלוי בנסיבות מסוימות, משך ההיכרות, מידע על האדם שהתקבל מעובדים אחרים. מבחינים במעשי התנהגות מילוליים ולא מילוליים, המאפשרים לשרטט דיוקן פסיכולוגי של בן השיח:

• אופן דיבור (תוכן, עקביות, משך, כושר ביטוי ותכונות של דיבור);
• מחוות והבעות פנים;
• פעולות ספציפיות (תנועות ותנוחות של אדם, מרחק בין בני שיח, נגיעות);
• תנועות גוף (מגע, טפיחה, ליטוף).

פונקציה חשובה ביצירת דיוקן פסיכולוגי מתבצעת על ידי מחקר המראה של בן השיח. אלו הן העדפות לבוש, ניקיון, ניקיון ואי דופי במראה החיצוני, דבקות במגמות אופנה או הזנחתן, העתקת בגדים שלבשו אנשים אחרים.

קביעת הדיוקן הפסיכולוגי של עובד, יש צורך להתמקד באישיותו:

• אופי (תחומי עניין, עקרונות, תוכניות, העדפות);
• התנהגות (כשירות, כישורי חיים, ניסיון מקצועי);
• הצד הרוחני של האישיות (מאפיינים ייחודיים של התהליכים והמאפיינים של הספירות האינטלקטואלית, הקוגניטיבית והרגשית);
• היבטים חברתיים ופסיכולוגיים (סטטוס, תפקיד חברתי, אורח חיים ופרטי עבודה);
• תכונות ביו-פסיכיות (טמפרמנט, מין וגיל של בן השיח, מצב בריאותי);
• יצירת קשר.

כדי לבסס תקשורת עסקית, יש צורך ליצור אווירה המתאימה לשיחה רצינית, הכרוכה בהפגנת הרצון הטוב והעניין שלך לשותף. יאפשרו זאת על ידי חיוך רך, ברכה מנומסת והפוגה המספקת לבעל השיח את האפשרות להצטרף לשיחה ולקחת בה חלק ישיר.

שיחה סטנדרטית מתחילה בביצוע הפעולות הבאות: חשיפת מטרות, ביצועי שותפים הן מצד אחד והן מצד שני, השמעת הנושא, הצגת המנהל את השיחה, פרסום הליך חקירת הנושא.

שלב זה הוא חובה לקביעת תכנית משא ומתן מתאימה והגברת העניין באינטראקציה מצד השותף. ניתן להקל על הליך זה על ידי בדיחה שתתאים למקום ולזמן.

כדאי גם להחליט על התפקידים שימלאו הצדדים במהלך התקשורת העסקית. האצת התהליך מתאפשרת על ידי חיקוי של בן זוג, השתקפות מראה של היציבה שלו, פלסטיות, גוון קול, מחוות. לאחר זמן מה (5-10 דקות), ניתן להמשיך להכרזת התנאים. זה דורש עמדות שוות. ניתן לעבור לתפקיד אחר, המתבטא בתקשורת לא מילולית.

בשלב זה יש לשים דגש על קווי דמיון ולא על הבדלים. הודות לכך, משא ומתן יעזור להגיע לתוצאה הרצויה. במקרה של מחלוקות בלתי פתירות, מומלץ לעבור לעמדה ניטרלית, שאינה כרוכה בקביעת הערכה עצמית.

זכרו שצריך טיעונים חזקים. במקרה זה, יש להקפיד על כללים מסוימים:

• הצגת המחשבות צריכה להתבצע תוך שימוש בביטויים פשוטים, מובנים, מדויקים ומשכנעים.
• נכון יהיה להתאים את הטיעונים לאישיות בן הזוג.
• רצוי להציג את הראיות שלך בצורה ברורה ותמציתית.
• כשאתה מדבר על בעיה, אתה צריך להיות תקיף: אתה לא יכול להיכנע אם אתה בטוח בדעה שלך.
• תמיד צריכה להיות ראיה אחת כבדת משקל התומכת בתזה במילואים (במקרה שבן השיח יתחיל לפקפק בהחלטה).
• מומלץ להשתמש בעובדות מהימנות שיעזרו לבן השיח לקבל החלטה ללא דיחוי.
• אל תוותרו עד שבן הזוג יאשר סופית את סירובו.
• עליך להשתמש בטיעונים המשכנעים ביותר לטובת עמדתך, לנסות לבטא מחשבות בצורה כזו שהן יתעניינו לחלוטין בבן השיח.

בעת אינטראקציה, תמיד קשה להימנע מדיונים שונים. המשימה העיקרית שצריך להתמודד איתה במצב כזה היא להוכיח לבן הזוג שאתה צודק (על ידי ביטול ספקות, קביעת מניעי ההתנגדות, תגובה הגנתית, חשיבה על טקטיקה). יחד עם זאת, יש להימנע משיפוטים קטגוריים, אחרת הכל יהפוך לאפקט הפוך.

אם תשיג הבנה, אינטראקציה נוספת לא תגרום לקשיים רציניים. לאחר מכן, תצטרך למצוא תועלת משותפת. תן לבן הזוג שלך את ההזדמנות לקחת יוזמה.

יש צורך לשלוט בהשתתפותו בהשגת המטרה הרצויה.אם ההחלטה שלך היא הרבה יותר חזקה מזו של בן השיח, אז אתה צריך לשקול היטב את הצעתו ולהסביר מדוע צריך לסיים את הרעיון, על סמך מה כדאי יותר לנקוט עמדה אחרת.

יש לתרגם את הקריטריונים המנוסחים לגרסה הסופית. לאחר מכן, אתה צריך להתחיל הסכם. מומלץ לתאר ביתר פירוט את ההתחייבויות שנטל על עצמו כל אחד מהצדדים. מיד עם קבלת ההחלטה, הכרת התודה המובעת כלפי בן השיח תתאים.

השלב הסופי של התקשורת העסקית ממלא תפקיד חשוב מאוד, ולכן יש לתת לו את אותה תשומת לב כמו כל הקודמים. לחוות הדעת הסופית יש השפעה על תדמיתו של בן השיח בכללותו ועל שותפויות המתקיימות כיום ומתוכננות לעתיד. עדיין יש לגלות נדיבות, כבוד וטאקט.

תקשורת עסקית תועיל ותבטיח תוצאות טובות בעת השימוש הכללים וההנחיות הבאים:

• משקאות (תה, קפה) מוצעים לפי שיקול דעתו של הבעלים או במהלך משא ומתן ממושך.
• אל תבצע שיחות טלפון במהלך משא ומתן עסקי. עדיף לכבות את הטלפון לזמן הזה. יש צורך לגלות כבוד לשותף ולנוהל הכללי לאינטראקציה עסקית.
• יציאה מהמקום במהלך משא ומתן אסורה. מקרה חריג הוא הצורך בסיוע רפואי.
• שמירה על רישומי עבודה מתקבלת בברכה, שכן היא מדגישה עניין וקשב לבן הזוג.
• סימן לטעם טוב הוא לא לשאול שאלות הקשורות לסוד המסחרי של שותף.זה עוזר למנוע סרבול ומיקום מביך.

הכל על מיומנויות תקשורת עסקית חשובות, ראה את הסרטון הבא.