Tipi di comunicazione aziendale

La comunicazione aziendale aiuta a costruire relazioni con colleghi, subordinati, partner e clienti. Nel processo di comunicazione c'è uno scambio non solo di informazioni, ma anche di esperienze e conoscenze in una determinata area. L'etichetta aziendale penetra assolutamente in tutte le sfere della vita, esistono vari tipi di comunicazione aziendale.

La comunicazione aziendale è una parte importante della vita umana. L'etichetta nell'ambiente aziendale serve come una sorta di supporto. Nel mondo degli affari, ci sono diverse forme di comunicazione. Le opzioni appropriate dovrebbero essere scelte tenendo conto delle caratteristiche personali e psicologiche dei partecipanti alla discussione. Si possono distinguere le seguenti forme di comunicazione:

• Conversazione - il contatto orale tra gli interlocutori, si riduce alla discussione di problemi e compiti importanti, chiarendo alcune sfumature legate al lavoro. I partecipanti alla conversazione in questo caso dovrebbero avere il diritto di affrontare vari compiti e prendere decisioni. Gli status degli interlocutori devono essere uguali.
• Negoziazione avere una struttura più rigida. Di norma, vi partecipano rappresentanti di diverse società o divisioni.I negoziati vengono utilizzati per unire le forze con i partner interessati a risolvere un problema specifico.
• All'incontro partecipa un gruppo o una vasta cerchia di persone interessate e coinvolte. L'incontro prevede la raccolta, l'analisi di informazioni, lo scambio di dati e il processo decisionale su questioni controverse.
• Prestazione - in questo caso, una persona o un piccolo gruppo condivide le informazioni necessarie con il pubblico. In questo caso, il messaggio non si riduce a una discussione dell'argomento, ma si presenta come informazione. Questa forma di comunicazione richiede che l'oratore abbia qualità di leadership, capacità di rimanere nella società e abilità oratorie.
• Corrispondenza - una modalità di comunicazione indiretta, svolge una sorta di ruolo di comunicazione per corrispondenza. Questo tipo di comunicazione include ordini, protocolli, risoluzioni, richieste, rapporti, lettere ufficiali, istruzioni e così via. La corrispondenza viene utilizzata per la comunicazione tra dipartimenti o organizzazioni. È necessario seguire regole specifiche durante lo svolgimento della corrispondenza.

La comunicazione d'impresa deve essere appresa. Allo stesso tempo, le qualità personali e la dimostrazione del proprio "io" svaniscono in secondo piano. La cosa principale rimane la capacità di tenere conto degli interessi e dei desideri dell'avversario e di combinarli con le proprie esigenze in modo tale che entrambe le parti raggiungano il risultato desiderato.

La comunicazione d'impresa si compone di diverse fasi:

• Formazione di un motivo. Senza di esso, non sarà possibile ottenere un'interazione efficace.
• Prepararsi a Comunicare - questa è la preparazione di un piano di conversazione, la preparazione di argomenti e informazioni.È inoltre necessario preparare un elenco di compiti che devono essere risolti durante la discussione.
• Iniziare una conversazione. È necessario stabilire un contatto, dopodiché è necessario creare un "clima di relazioni" favorevole alla conversazione.
• Formulazione del problema - evidenziare la gamma di problemi, presentare la loro posizione e visione di questo compito. Tuttavia, tieni presente che devi preparare in anticipo gli abstract sull'argomento della conversazione ed essere pronto a rispondere alle domande poste.
• Scambio di informazioni - Chiarire la posizione dell'interlocutore. È importante mantenere la comunicazione e rispondere alle domande in una lingua ufficiale accessibile, omettendo la terminologia professionale se necessario.

• Persuasione e argomentazione - sono necessari in caso di disaccordo e seguono la precedente fase di comunicazione. È necessario prendere atto degli aspetti positivi della sua visione della situazione e della risoluzione della questione controversa.
• Trovare una soluzione a un problema o problema - alla fine della discussione, il suo esito dovrebbe essere adatto a tutti i partecipanti.
• Stesura di un contratto - ciò significa che, a seguito dell'incontro, i partecipanti alla discussione sono giunti a un denominatore comune o hanno ottenuto il supporto dei partner nella risoluzione di vari problemi. Un esito positivo della discussione si conclude con una conferma scritta.
• Analisi dei risultati - dimostra se le decisioni assunte erano corrette.
• Il processo decisionale – implica il consenso di tutte le parti dopo l'analisi. In questo caso, i partecipanti alla discussione decidono in merito a un'ulteriore cooperazione o alla cessazione dei contatti.

Nella società moderna, le persone seguono consapevolmente le regole della comunicazione aziendale al fine di raggiungere obiettivi specifici nell'ambiente aziendale. Negli affari non basta ricoprire una certa posizione, è anche necessario rafforzare le relazioni con persone diverse. Quanto segue è di grande importanza:

• La capacità di conquistare le persone e rimanere nella società sono aspetti importanti del dialogo aziendale. Per fare ciò, devi essere in grado di formulare in modo chiaro e chiaro i tuoi pensieri, argomentare con competenza il tuo punto di vista.
• I dati analitici e la capacità di prendere decisioni rapide sono sempre dalla tua parte. Quando comunichi con i partner, ricorda che tutte le parti sono interessate a risolvere rapidamente le controversie.
• È importante tenere conto delle caratteristiche culturali e delle tradizioni nazionali dell'interlocutore: senza dubbio, alcuni usi e costumi adottati in un altro Paese possono sembrare inaccettabili o offensivi.

I concetti e le norme di base dell'etica aziendale dovrebbero essere conosciuti da ogni persona che si rispetti. Deve essere chiaro che negli affari, la comunicazione tra le persone non è costruita secondo la reciproca cattura dell'umore dei partner, ma secondo determinati standard. Esistono i seguenti tipi di comunicazione aziendale (per scopo funzionale):

• verbale e non verbale - consiste nella necessità di monitorare la parola, le espressioni facciali, i gesti e le posture. Nella comunicazione non verbale, la posizione delle braccia, delle gambe, dello sguardo, dell'inclinazione della testa e dei movimenti involontari possono dire molto di più sui sentimenti e sull'umore di una persona rispetto al discorso orale. Vale la pena imparare a controllare le espressioni facciali e i gesti.
• Scritto e orale. Per ogni forma di comunicazione si distinguono concetti e norme separati.Qualsiasi documento certificato da firme e sigilli fa riferimento alla forma scritta della comunicazione. All'orale: riunioni di pianificazione, riunioni, trattative, relazioni e altre forme di comunicazione aziendale.

• Monologico e Dialogico - presentano differenze linguistiche significative. Il dialogo è comunicazione interpersonale. Il monologo riflette un unico punto di vista; questo tipo di comunicazione comprende una presentazione o un discorso solenne, nonché una relazione o un discorso introduttivo.

• Remoto e personale. La comunicazione a distanza comprende le conversazioni telefoniche, la corrispondenza per posta. Particolare attenzione è rivolta al modello di intonazione del discorso, alla brevità del messaggio. Non puoi usare i gesti.

Ogni stile ha determinate caratteristiche. Devi essere in grado di capirli.

Classificazione di stile:

• Autoritario. Si basa sull'innegabile potere del capo e sull'assoluta subordinazione dei dipendenti. Qualsiasi decisione viene presa esclusivamente e non viene discussa con persone interessate o coinvolte.
• Democratico - la caratteristica principale è la discussione congiunta delle questioni e il desiderio di comprensione reciproca. Quando si comunica con l'interlocutore, vengono utilizzate una richiesta, raccomandazioni e motivazione.
• connivente o formale - è determinato dalla partecipazione minima del responsabile alla gestione del personale, alla negoziazione e al processo decisionale. I casi difficili e le decisioni rischiose vengono trasferiti ad altri. L'efficacia di tale gestione non dipende più dal leader, ma dal livello di sviluppo del gruppo.
• Liberale - qualcosa tra stili autoritari e democratici.La discussione di vari problemi con partner o colleghi è ridotta al minimo, ma viene utilizzata in rari casi e solo con l'obiettivo di trasferire la responsabilità all'avversario.
• Affari ufficiali - implica il rigoroso rispetto delle norme di comunicazione, dei cliché del linguaggio e delle regole della comunicazione aziendale, dove non c'è posto per la manifestazione dell'individualità.
• Scientifico - discorso rigoroso, breve e sobrio, appropriato solo nei campi della scienza e dell'istruzione. Viene utilizzato nelle attività di ricerca o di insegnamento.

La comunicazione d'impresa riguarda tutti gli aspetti esterni del comportamento e si articola in diverse aree:

• i partecipanti alla conversazione hanno obiettivi e motivazioni comuni;
• la conversazione si svolge in un intervallo spazio-temporale;
• si costruisce una chiara gerarchia di comunicazione tra tutti i partecipanti alla discussione, si distribuiscono gli status sociali;
• i partecipanti alla comunicazione aderiscono a regole e norme generalmente accettate durante la comunicazione.

La comunicazione aziendale aiuta a stabilire rapidamente i contatti necessari, ottenere il supporto di clienti affidabili. Aiuta a raggiungere la comprensione reciproca.

Ci sono 4 funzioni principali della comunicazione aziendale:

• Informazione e comunicazione - comporta la raccolta e la fornitura di informazioni specifiche, nonché lo scambio di conoscenze ed esperienze.
• Interattivo - a causa del processo di interazione tra le persone. Viene utilizzato nel processo di interazione (comportamento, attività e decisioni dei partner).
• Percettivo è capire l'altra persona. L'instaurazione o l'indebolimento del contatto avviene sulla base della comprensione reciproca.
• Normativo-comunicativo - consente di regolare il comportamento dei partecipanti alla discussione.Per fare questo, devi essere fluente in tecniche speciali: essere in grado di convincere, trovare compromessi e fare concessioni.

Inoltre, è necessario tenere conto di regole speciali quando si tratta di uomini d'affari. Eventuali ricorsi, messaggi e informazioni devono rispettare i tre pilastri:

• in termini di contenuto - i messaggi e le informazioni fornite dovrebbero essere chiari e concisi;
• la parte espressiva si riferisce alla componente emotiva;
• lato motivante - è rivolto ai pensieri e ai sentimenti dell'interlocutore.

Quando comunica, una persona presta attenzione al discorso e alla voce dell'interlocutore. Viene valutato secondo alcuni indicatori:

• Vocabolario - l'assenza di parole parassitarie e di un discorso competente ed espressivo permette di affermare con sicurezza che la persona è colta e colta.
• discorso intelligibile e la corretta pronuncia delle parole è la chiave del successo di ogni persona.
• intonazione - ti consente di posizionare gli accenti necessari.
• Tasso di discorso - il discorso lento causerà malinconia e il discorso veloce non ti consentirà di concentrarti sulle informazioni fornite.
• Discussione sulle qualità positive e negative dei concorrenti. Cerca di toccare questi argomenti con estrema delicatezza e attenzione. Questa è una sorta di manipolazione innocua che aiuterà a conquistare l'interlocutore.
• Combinazione di frasi lunghe e brevi. Questa tecnica aiuterà a mantenere l'attenzione dell'interlocutore.

Per ottenere il rispetto tra colleghi e partner, è necessario tenere conto di alcune sfumature:

• Discussione sulle qualità positive e negative dei concorrenti. Cerca di toccare questi argomenti con estrema delicatezza e attenzione. Questa è una sorta di manipolazione innocua che aiuterà a conquistare l'interlocutore.
• Combinazione di frasi lunghe e brevi. Questa tecnica aiuterà a mantenere l'attenzione dell'interlocutore.
• In un ambiente aziendale non dovresti mostrare le tue preferenze ed emozioni personali quando si risolvono vari problemi. Il ruolo principale è svolto dagli interessi dell'azienda che rappresenti e dagli interessi dell'interlocutore. Non dovresti passare a voci alzate o impegnarti in una scaramuccia verbale: qualsiasi manifestazione di emozioni influirà negativamente sulla tua reputazione e immagine.
• Non confondere lavoro e vita personale. I rapporti con i colleghi non devono pregiudicare la soluzione dei problemi aziendali. Se non riesci a costruire una relazione calorosa con una persona, ciò non significa che dovresti ignorare la sua opinione e i suoi consigli quando risolvi problemi comuni. La capacità di separare le relazioni personali dagli affari aiuta a concentrarsi sui compiti desiderati e a risolvere le controversie.

• Prepararsi per la discussione: fare domande sull'interlocutore e scegliere le tattiche di comunicazione appropriate.
• Sii puntuale - non prendere tempo dai partner commerciali.
• Capacità di ascolto dell'interlocutore - il tuo innegabile vantaggio. Senza la capacità di comunicare con i clienti, capire le loro esigenze e desideri, è impossibile avere successo.
• Atteggiamento amichevole verso tutti gli interlocutori. Anche un partner disonesto non dovrebbe essere trattato con disprezzo. Dimentica l'ostilità e cerca di trattare l'interlocutore in modo favorevole e gentile. Ricorda che non dovresti discutere della tua relazione con altre persone in un ambiente lavorativo. Le relazioni, la vita personale non dovrebbero essere discusse con nessuno.
• La capacità di concentrarsi sull'essenziale. Cerca di capire cosa vuole il tuo interlocutore. Considerando i suoi interessi, cerca di risolvere il problema e arriva a un denominatore comune, senza perdere i tuoi desideri.
• Capacità di essere onesti. Se le informazioni sono inaffidabili, distorte, possono essere scoperte in qualsiasi momento inopportuno e influire sulla tua reputazione.
• Non dimenticare le regole delle buone maniere. Rivolgiti sempre alla persona per nome, sorridi e cerca di farle i complimenti, ma evita le lusinghe.

Nel prossimo video troverai le più importanti abilità di comunicazione aziendale.