Psicologia della comunicazione d'impresa

Gli uomini d'affari oggi hanno molti modi per comunicare con clienti, colleghi e altre parti interessate. Comprendere la natura della comunicazione aziendale può aiutarti a raggiungere gli obiettivi della tua azienda e la gestione quotidiana.

In psicologia, il termine "comunicazione" indica lo scambio di informazioni tra persone attraverso un comune sistema di simboli. Questa definizione di comunicazione comprende due aspetti:

• In primo luogo, c'è ciò che viene trasmesso, come fatti, sentimenti, idee e così via. Ciò significa che nel processo di comunicazione, qualcuno deve ricevere le informazioni trasmesse.
• In secondo luogo, la definizione di cui sopra sottolinea l'elemento di comprensione nel processo di comunicazione. La comprensione sarà raggiunta solo quando il destinatario del messaggio lo comprenderà nello stesso senso del mittente. Pertanto, la corretta interpretazione del messaggio è di grande importanza.

La comunicazione d'impresa è lo scambio di informazioni, fatti e idee legate al business. In questa era di globalizzazione, ogni azienda, grande o piccola che sia, richiede una corretta comunicazione aziendale, sia internamente che esternamente.

Le caratteristiche principali della comunicazione d'impresa comprendono le seguenti componenti:

• Segmentazione. Anche nelle piccole organizzazioni, sarebbe un errore presumere che tutti i dipendenti abbiano gli stessi bisogni, interessi e desideri quando si tratta di comunicazione aziendale. Una comunicazione aziendale efficace è segmentata per soddisfare le esigenze di un pubblico specifico. Ad esempio, i dipendenti che lavorano in un ambiente amministrativo avranno esigenze diverse e un diverso accesso alle informazioni rispetto ai dipendenti che lavorano in un ambiente di produzione.
• concretezza. Una comunicazione aziendale efficace deve essere specifica e più è specifica, più si adatta alle proprie specificità.
• Precisione. Quando le informazioni sono imprecise, si perde credibilità. Anche il mittente di queste informazioni perde fiducia. Una comunicazione aziendale efficace deve essere accurata sia in termini di contenuti veicolati sia in termini di cose semplici che includono grammatica, ortografia e punteggiatura.
• Tempestività. I dipendenti devono essere consapevoli di ciò che sta accadendo nelle loro organizzazioni e nell'ambiente esterno in quanto li colpisce. Comunicare con i dipendenti in modo tempestivo è più difficile che mai, ma è essenziale per una comunicazione aziendale efficace.

• Ripetibilità. Se un messaggio viene inviato una sola volta, non puoi essere sicuro che sia arrivato al destinatario. Una comunicazione aziendale efficace richiede una comunicazione frequente per garantire che tutti i dipendenti dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno. Inoltre, i dipendenti cambiano, alcuni escono, altri entrano in azienda e tutto ciò richiede l'aggiornamento delle informazioni.
• Multicanale. Le aziende hanno molti canali di comunicazione che vanno da quelli tradizionali (stampa, bacheche, meeting) a quelli nuovi (e-mail, blog, social network).Tutti questi canali devono essere utilizzati per garantire che i dipendenti ricevano informazioni in condizioni diverse.
• Immediatezza. La comunicazione faccia a faccia è ancora la più efficace, dicono gli esperti, e dovrebbe essere utilizzata quando possibile. Naturalmente, in organizzazioni molto grandi questo può essere difficile, ma anche in questo caso, le alternative possono includere la videoconferenza o l'uso di webinar.
• La presenza di feedback. I dipendenti dovrebbero essere in grado di condividere i propri feedback, opinioni e pensieri con manager e datori di lavoro. La comunicazione bidirezionale è efficace sia per i dipendenti che per i datori di lavoro.

A volte devi lavorare con qualcuno che non ti piace o che semplicemente non sopporti. Ma per il bene del tuo lavoro, è importante mantenere un buon rapporto d'affari con loro. In questo caso, cerca di conoscere meglio la persona. Probabilmente sa benissimo che non ti piace, quindi fai il primo passo: avvia una conversazione confidenziale o invitalo a cena insieme. Durante la conversazione, concentrati sulla ricerca di cose che potresti avere in comune: chiedi informazioni sulla famiglia, gli interessi, i successi passati.

La cultura aziendale è essenziale per una comunicazione aziendale di successo. Contribuisce al mantenimento dell'etichetta aziendale sul lavoro, inoltre, gli studi in questo settore mostrano un rapporto diretto tra cultura aziendale e fatturato delle aziende.

Gli esperti nominano sei principi psicologici di base della comunicazione aziendale:

• Reciprocità. Reciprocità negli affari significa aspettative reciproche nello scambio di valore. Se una persona dà qualcosa, ci si aspetta che il destinatario dia qualcosa in cambio. La reciprocità crea fiducia tra i partner e la loro relazione si sviluppa per il meglio.
• Persuasione. Conoscere il prodotto, le tendenze, i risultati della ricerca di negoziazione ti renderà molto più persuasivo. È importante mostrare la tua consapevolezza per ottenere la fiducia del partner.
• obbligatorio. Rispetta sempre i tuoi obblighi, non solo scritti, ma anche verbali. Ricorda che anche una stretta di mano è un segno di accordo. Se trovi difficile ricordare quello che hai detto una volta o l'altra, scrivilo. Darai l'impressione di una persona vincolante.
• Sotto sequenza. Sii sempre coerente nelle tue azioni e azioni e non cambiare mai i tuoi principi aziendali.
• Alla ricerca del consenso. Il consenso implica che tutti prendano e supportino la decisione e comprendano le ragioni per prenderla. Il consenso è possibile tra i partner se hanno valori e obiettivi comuni e c'è accordo tra loro su questioni specifiche e una direzione comune.
• Affetto personale. È più probabile che interagiamo con quelle persone che chiariscono che gli piacciamo e alla cui presenza ci sentiamo significativi. L'attrattiva fisica gioca un ruolo in questo, ma anche la somiglianza è molto efficace. Facciamo appello a quelle persone che sono simili a noi per abbigliamento, età, condizione socio-economica.

La comunicazione è etica quando è diretta, onesta e reciproca.Se la comunicazione ha lo scopo di nascondere la verità o danneggiare un'altra persona, non può essere etica.

Sebbene l'etica non sia la stessa cosa della moralità, esiste una forte relazione tra i due concetti: la moralità è idee su ciò che è giusto e sbagliato e l'etica sono principi comportamentali influenzati dalle credenze morali. Pertanto, l'etica della comunicazione è fortemente dipendente dai principi morali:

• Onestà. In generale, la comunicazione etica è una comunicazione onesta. Sebbene ci siano momenti in cui sarebbe più etico mentire, ad esempio a un presunto assassino, sul luogo in cui si trova una potenziale vittima, questi casi sono l'eccezione piuttosto che la regola. Inoltre, l'onestà è più della semplice verità; significa essere aperti, offrire volontariamente qualsiasi informazione tu abbia, anche se compromette i tuoi interessi a breve termine. La fiducia nelle persone è strettamente correlata all'onestà. La creazione di un ambiente di fiducia è il percorso per la comunicazione etica in un ambiente aziendale.
• apertura. L'apertura è uno dei punti chiave della comunicazione etica. Nella comunicazione, questo significa essere aperti a idee e opinioni diverse, oltre ad essere disposti a esprimere le proprie opinioni, anche se non ti aspetti che vengano accettate.

• Lealtà. Nell'ambito della comunicazione d'impresa, lealtà significa allocare il tempo e le risorse necessarie per una discussione approfondita delle problematiche. Solo allora tutti avranno la possibilità di essere ascoltati.
• Costruzione del consenso. La comunicazione etica è orientata all'obiettivo piuttosto che allo stato. Uno stile di comunicazione in cui gruppi diversi si uniscono in campi opposti e sono guidati principalmente dai propri interessi non contribuisce in alcun modo all'organizzazione nel suo insieme. L'etica per un'organizzazione è uno stile di comunicazione in cui le persone cercano il consenso, non l'opposizione, e si concentrano sul fare ciò che possono per l'azienda. Pertanto, poiché aiutare un'organizzazione è un imperativo morale, raggiungere il consenso è uno stile di comunicazione etico.

Si ritiene che ci siano sei tipi principali di interlocutori. Per prepararti meglio a conversazioni importanti, è importante sapere che tipo sei:

• riflessivo. Sei un interlocutore riflessivo se nel processo di comunicazione senti lo stato d'animo di un partner. Il tuo discorso è morbido, calmo, sei sensibile, capisci l'interlocutore e ti piace costruire relazioni con le altre persone.
• Arbitro. Sei un interlocutore di tipo giudice se analizzi argomenti e problemi, capisci i punti principali e poi li spieghi efficacemente agli altri. Conduci la conversazione e la conduci direttamente e in modo persuasivo.
• Nobile. Sei il tipo di interlocutore "nobile" se ti piace la comunicazione aperta ed è facile per le altre persone comunicare con te. Sei anche concentrato e vai sempre dritto all'obiettivo.
• MP. L'interlocutore di tipo vice è diplomatico e usa la comunicazione per porre fine ai conflitti. È anche pacato, affascinante e fa sentire le persone a proprio agio.
• Socrate. L'interlocutore tipo Socrate è bravo a risolvere problemi e persuadere gli altri, gli piacciono i lunghi dibattiti.È dettagliato e ben informato e le sue opinioni sono apprezzate da altri.
• Ufficiale. Questo tipo di interlocutore utilizza la comunicazione per realizzare i propri sogni e avere successo sul lavoro ea casa. Questo è un pensatore scaltro e strategico.

Gli esperti affermano che esistono quattro stili di comunicazione principali: analitica, intuitiva, funzionale e personale. Nessuno stile di comunicazione è intrinsecamente migliore di un altro. Ma scegliere lo stile di comunicazione sbagliato per un determinato pubblico può causare problemi:

• Stile analitico. La comunicazione analitica implica la gestione di dati concreti e numeri reali. Le persone che comunicano in questo stile evitano di mostrare sentimenti ed emozioni quando parlano. Un grande vantaggio dello stile di comunicazione analitica è che puoi analizzare i problemi in modo logico e spassionato. Ciò significa che le persone vedono che sei ben informato e hai una grande esperienza analitica. Un potenziale svantaggio di avere uno stile di comunicazione analitico è che potresti essere visto come freddo o insensibile.
• Stile intuitivo. Quando si comunica in uno stile intuitivo, si preferisce catturare l'intera immagine ed evitare i dettagli per paura di impantanarsi in essi. Ciò ti consente di arrivare direttamente al cuore del problema piuttosto che affrontarlo per fasi. Il vantaggio di questo stile è che comunichi in modo rapido e accurato, approfondendo facilmente problemi grandi e complessi. Tuttavia, in una situazione che richiede davvero dettagli, potresti non avere la pazienza.

• stile funzionale. Questo stile implica metodicità, presenza di piani dettagliati, scadenze precise. Le persone che comunicano in questo stile sono brave interpreti che non perdono mai nulla.Un potenziale svantaggio di uno stile di comunicazione funzionale è che puoi perdere l'attenzione del tuo pubblico, specialmente quando parli con interlocutori intuitivi.
• Stile personale. Comunicando in uno stile personale, senti una connessione emotiva con il tuo partner, e questo ti permette di sapere cosa pensa veramente. Sei un buon ascoltatore e un buon diplomatico, sai appianare i conflitti, mantieni buoni rapporti con molte persone. Questo stile ti consente di costruire relazioni personali profonde. Le persone spesso si rivolgono a te perché sei in grado di riunire gruppi diversi. Lo svantaggio di questo stile di comunicazione è che a volte puoi infastidire gli interlocutori di tipo analitico a cui piacciono i numeri difficili e le discussioni logiche.

Per le abilità di comunicazione aziendale più importanti, guarda il video seguente.