Etichetta aziendale: regole di condotta di base

È importante che ogni persona conosca i principi di base dell'etichetta quando ha a che fare con le persone. Ciò è necessario per creare un ambiente favorevole nella società e relazioni amichevoli. L'etichetta aziendale è di particolare importanza. Implica una procedura consolidata per la comunicazione e il comportamento nel campo degli affari e delle relazioni commerciali. La conoscenza in questo settore ti aiuterà a stabilirti bene sul lavoro agli occhi di superiori e colleghi, oltre a ottenere una posizione un gradino più in alto.

Capita spesso che i dipendenti dell'azienda non abbiano idea delle regole di comunicazione tra di loro in un team, e questo comporta l'impossibilità di trovare contatti con superiori e colleghi. In questo caso, il dipendente si sente in un vicolo cieco quando diventa necessario chiedere un aumento di stipendio, presentarsi con competenza ai nuovi dipendenti o al direttore.

Da quanto sopra si può concludere che la conoscenza delle regole di corretta comunicazione per le imprese è la chiave del successo aziendale e il principale indicatore delle capacità professionali di un dipendente.

Quindi, per approfondire questo argomento e acquisire nuove conoscenze e regole, è necessario conoscere le caratteristiche di quest'area.

Il galateo aziendale rientra nelle seguenti categorie:

• Comportamento non verbale - gesti, modi (strette di mano, modo di sedersi, posizionamento tra i colleghi).
• Questioni di protocollo: il primo incontro, la presentazione a colleghi o superiori, l'ubicazione di una persona in un hotel.
• Comportamento del capo e del dipendente.
• Regole di accoglienza per proprietari e visitatori di ristoranti, caffè, ecc. (impostazione della tavola, mance, posizione degli ospiti al tavolo).
• Codice di abbigliamento. Significa le regole per scegliere un costume e progettare l'aspetto secondo i criteri principali.

• Regole per il consumo di bevande alcoliche.
• Caratteristiche del comportamento nei diversi paesi (Cina, Giappone, Germania, India e molti altri paesi richiedono comportamenti diversi che corrispondono alle tradizioni nazionali).
• Conversazioni telefoniche.
• Regole di conversazione online.
• Regole verbali di comunicazione: un modo di costruire frasi, l'uso di determinate parole, la regolazione dell'intonazione, ecc.

Il concetto di etichetta aziendale include tutte le norme e i gruppi di comportamento in ufficio.

Può sembrare che le regole di comunicazione esistenti che dovrebbero essere osservate nella società siano adatte anche al settore delle imprese. Per decidere su questo problema e dissipare i dubbi sulla necessità di conoscenza nel campo dell'etichetta del lavoro, considereremo innanzitutto le sue funzioni.

L'etichetta aziendale è uno degli aspetti principali dell'attività professionale. Spesso, gran parte della probabilità di una transazione risiede nella capacità di fare la giusta impressione su una persona.

Rendendosi conto della grande importanza di un comportamento corretto negli affari, i giapponesi spendono miliardi di dollari l'anno.Questo non vuol dire che questo investimento sia privo di significato: il successo dell'impresa e delle transazioni dipende dalle capacità del dipendente di interagire nell'area aziendale e investire gli sforzi nell'azienda comune.

Sfortunatamente, moltissimi imprenditori domestici in Russia non hanno molta familiarità con l'etichetta professionale. Ciò non è dovuto alla riluttanza dell'individuo ad apprendere cose nuove, ma all'ignoranza dell'entità dell'importanza delle regole di condotta. Vale la pena notare che spesso si svolgono riunioni di imprenditori nazionali e stranieri. Per elaborare con successo transazioni in tali circostanze, è necessario conoscere le complessità dell'interazione con i cittadini stranieri.

L'etichetta moderna è quasi la stessa in molti paesi, sebbene la loro cultura sia diversa. Quando si formano queste regole, vengono prese in considerazione tutte le componenti della cultura nazionale.

Ecco alcune regole che serviranno da base per costruire relazioni con colleghi e superiori al lavoro:

• Regola etica d'oro: "Fai agli altri quello che vorresti fosse fatto a te". In verità, questa è la regola principale della comunicazione in tutti gli ambiti della vita. Una persona percepisce inconsciamente il tuo umore da segni verbali e non verbali. Pertanto, sente atteggiamenti sia positivi che negativi nei suoi confronti. Se saluti una persona con un caldo sorriso, sicuramente ti risponderà allo stesso modo. La stessa regola funziona con un gesto casuale o un saluto freddo.
• I tuoi vestiti non dovrebbero attirare troppa attenzione.. Tutti vogliono essere belli, ma in alcune situazioni, un'abbondanza di accessori, una scollatura rivelatrice o un abito troppo luminoso possono funzionare contro di te.L'interlocutore non sarà in grado di concentrarsi sull'essenza della conversazione o semplicemente di prenderti sul serio. Lo stile sobrio è più adatto per un ambiente aziendale.

• La puntualità è la regola principale del lavoro di successo. Non essere in ritardo e non rimandare il lavoro per molto tempo. La capacità di fare tutto in tempo dimostra un atteggiamento serio nei confronti del lavoro e guadagna il rispetto di colleghi e superiori. È più probabile che un dipendente puntuale venga promosso e rimanga in regola con i superiori.
• Guarda sempre il tuo discorso. Devi esprimerti in modo chiaro e competente. La capacità di parlare magnificamente è stata valutata ad alto livello sin dai tempi antichi. Le note e i promemoria che scrivi dovrebbero essere informati e ordinati.

• La subordinazione è essenziale. Non puoi mescolare relazioni personali e ufficiali, altrimenti porterà a conseguenze disastrose sia per la prima che per la seconda relazione.
• Questa regola è correlata alla precedente: non parlare troppo di te stesso. Dovresti sempre essere in grado di mantenere una distanza con una persona. Altrimenti, ci sarà insubordinazione con colleghi o superiori, o anche un'abbondanza di voci che sono emerse dalle tue stesse storie.

Ogni lettera che scrivi deve essere in uno stile aziendale. Parole parassite, metafore, digressioni liriche, una lunga presentazione di cose “non in essenza” sono del tutto inaccettabili. Inoltre, le frasi devono essere formattate correttamente in termini di grammatica, ortografia e punteggiatura. Quando si crea un documento, utilizzare solo carta adatta, carta intestata, inserire un indirizzo valido. La corretta progettazione della lettera dimostrerà il tuo rispetto per il destinatario.

La regola più importante è mostrare rispetto per l'interlocutore. È necessario limitare tutti gli argomenti che possono far uscire la conversazione da una carreggiata positiva. La discussione di estranei, concentrandosi sul loro aspetto, stato civile, voci o malattie è del tutto inaccettabile. In questo caso, potresti essere sospettato di calunnia, che farà sì che l'interlocutore abbia sentimenti negativi nei tuoi confronti.

Parla con calma, cerca di evitare gesti espressivi e argomenti che possono trasformare la tua conversazione in una discussione attiva. Se ritieni che stia per sorgere un argomento controverso, prova a cambiare educatamente e discretamente l'argomento della conversazione. Se vuoi obiettare all'interlocutore, devi farlo con un tono calmo e uniforme.

C'è un tipo di persone che, a causa del loro temperamento, annullano immediatamente tutte le argomentazioni dell'avversario e si affrettano a convincerlo del contrario, senza nemmeno permettere all'interlocutore di esprimersi pienamente. Questo è un errore grossolano. Non cercare di spingere il tuo punto di vista nella testa del tuo avversario, dillo con calma e in modo completo, e poi c'è un'alta probabilità che ti sosterrà. Ma non dovresti agire al contrario: concorda frettolosamente con tutto ciò che una persona dice, poiché questo è fastidioso tanto quanto il costante disaccordo.

Sapersi mettere in pausa nella comunicazione, concentrare tutta la propria attenzione sull'interlocutore.Ascolta attentamente quello che dice, puoi rispondere con delicate interiezioni o un cenno del capo. In questo caso, il relatore sarà lieto di comunicare con te, il contatto sarà già stabilito.

La tua voce non dovrebbe essere troppo forte o bassa, è inaccettabile alzarla verso l'interlocutore, parlare in tono minaccioso o beffardo. Si consiglia di non ritardare l'interlocutore per più di 10 minuti, altrimenti la conversazione potrebbe annoiare la persona. Cambia interlocutori, espandi la cerchia dei contatti: in questo caso verrà osservata la corretta misura temporanea della conversazione.

Se la conversazione si è trascinata, gli argomenti della conversazione sono terminati e prevedi una pausa imbarazzante, un buon modo per terminare la conversazione è versare acqua, fare una telefonata urgente, ecc.

Parlare al telefono è di grande importanza quando si conducono conversazioni di lavoro, poiché questo strumento consente di impartire ordini, chiedere qualcosa e condurre una conversazione di lavoro. Le conversazioni telefoniche sono particolarmente utili nei casi in cui l'interlocutore è lontano. Una conversazione telefonica determina quanto una persona vorrà trattare con te in tempo reale, quindi questa parte dell'etichetta dovrebbe essere presa sul serio.

Una caratteristica della conduzione di conversazioni telefoniche è la capacità obbligatoria di esprimere brevemente e chiaramente l'idea principale e ottenere una risposta. Allo stesso tempo, meno tempo sottrai all'abbonato, meglio è. Ad esempio, un dipendente di un'azienda giapponese è obbligato a risolvere tutti i problemi sorti al telefono entro tre minuti, altrimenti rimarrà semplicemente senza lavoro.

Il fondamento di conversazioni telefoniche di successo è il tatto, la buona volontà (questo vale non solo per le parole e le espressioni, ma anche per il tono), il desiderio di aiutare tempestivamente l'interlocutore nel suo problema. È importante stabilire una fiducia reciproca, che si basa principalmente sul tuo atteggiamento positivo.

Il vero stato d'animo di chi parla è sempre evidente, non importa quanto tenti di nasconderlo.

Non c'è bisogno di parlare lentamente e con calma. L'espressione moderata in questo caso gioca un ruolo importante. Da ciò dipende la capacità di interessare l'interlocutore e di concentrare la sua attenzione sull'oggetto della conversazione. Devi parlare in modo convincente e con piena fiducia nelle tue conoscenze e competenze.

Non trascurare il significato di intonazione: gli psicologi affermano che una persona percepisce quasi la metà delle informazioni con l'aiuto dell'intonazione dell'interlocutore. Parla con calma e in modo uniforme, non cercare di interrompere l'interlocutore.

Se l'interlocutore è di cattivo umore e sta cercando di vendicarsi facendo accuse infondate e aprendo una discussione, non rispondergli allo stesso modo. Parzialmente d'accordo con la sua opinione e cerca di capire le sue motivazioni. Cerca di evitare espressioni professionali ristrette che possono portare l'interlocutore in un vicolo cieco: afferma tutto nel modo più chiaro e chiaro possibile, ma con tono professionale.

Parlare al telefono può essere complicato dal fatto che ascoltare i nomi di città, nomi complessi e termini può essere difficile.Pronuncia parole lunghe lentamente e in sillabe, se l'abbonato scrive l'indirizzo durante la conversazione, puoi spiegarlo chiaramente: questo ovviamente non danneggerà nessuno.

Ecco un breve elenco di frasi di cui potresti aver bisogno quando comunichi al telefono.

Richieste:

• “Scusa, potresti chiamarci un po' più tardi? »
• "Per favore, ripeti ancora, se non ti dispiace."

Scuse:

• "Mi scuso per la chiamata in ritardo."
• "Scusa per la lunga conversazione forzata."

Gratitudine:

• "Grazie per i tuoi consigli, terremo sicuramente conto dei tuoi suggerimenti."
• "Grazie per averci dedicato la tua attenzione."

Auguri:

• "Ti auguro il meglio".
• "Buona serata".

Risposte a qualsiasi richiesta:

• "Certo che ti aiuteremo."
• "Sì grazie".

Risposte di scuse:

• "Non scusarti, va bene".
• "Non preoccuparti".

Grazie risposte:

• "È stato un piacere per me essere al tuo servizio."
• "Beh, questo è il mio lavoro."

Errori che si possono fare mentre si parla al telefono:

• Se dubiti che l'abbonato di cui hai bisogno sia in contatto, è meglio specificare: “Scusa, è questo il numero 536-27-679? Non c'è bisogno di chiedere: "Ci sono arrivato? " "Chi sei? » Se hai chiamato un abbonato e c'è un urgente bisogno di distrarre dalla chiamata, digli che richiamerai tra un paio di minuti. Non far aspettare la persona in linea.
• Prova a comporre un numero accuratamente verificato. Non fare domande del tipo: "Cosa fai venerdì sera? » Questa non è una costruzione molto corretta della domanda, che costringerà l'abbonato a dichiarare i suoi affari personali o ad ammettere di non essere impegnato in nulla. È meglio chiarire se non sarà difficile per lui incontrarsi in questo momento particolare.

• Chiama al momento giusto. La notte o l'ora di pranzo complicheranno sicuramente l'interlocutore. Prima di iniziare le conversazioni telefoniche, crea un breve piano di conversazione in modo che la conversazione non vada fuori strada. Non condurre dialoghi paralleli.
• Evita i lunghi monologhi e non dimenticare di ascoltare l'interlocutore. Domande come "Con chi sto parlando? " "Cosa vorresti? suona estremamente scortese e trasforma una conversazione di lavoro in un classico interrogatorio.

Le caratteristiche della negoziazione con gli stranieri non sono solo nella differenza dei costumi, ma anche nelle caratteristiche del carattere nazionale. Ad esempio, americani e italiani sono liberi di parlare con toni alti, mentre gli inglesi cercano di mantenere una conversazione tranquilla. Gli interlocutori ispanici tendono a essere vicini tra loro durante lo scambio di informazioni, mentre per le altre nazionalità è importante mantenere le distanze.

Il saluto in ogni paese è diverso. In alcuni paesi, stringere la mano alle donne è inappropriato, quindi sarebbe logico aspettare che la donna stessa ti stenda la mano. La stretta di mano non dovrebbe essere troppo forte. In America Latina di solito salutano con abbracci, nei paesi asiatici spesso si inchinano. In Francia e nei paesi mediterranei non è raro salutare con un bacio sulla guancia.

Molto spesso, il compito principale nello scambio di informazioni è la corretta interpretazione delle frasi da parte del traduttore. È necessario evitare l'uso di frasi ambigue, parlare lentamente e in modo leggibile. Non citare poesie, unità fraseologiche ed espressioni simili: saranno difficili da tradurre, poiché la traduzione di tali espressioni richiede molto tempo.

Se hai la sensazione che la situazione sia nata non troppo amichevole, anzi, a causa di un malinteso legato alla traduzione, non lasciare che le cose facciano il loro corso. L'interprete può chiedere a te e all'interlocutore di esprimere ancora una volta il tuo punto di vista per decidere su tutte le domande che sono sorte e appianare eventuali imbarazzo.

Non puoi trascurare il tuo aspetto, perché è la prima impressione che forma l'atteggiamento nei confronti di una persona:

• La tuta è l'elemento principale di un uomo d'affari. Una persona che sembra ordinata e ben curata ispira fiducia, una persona ha l'impressione che nelle questioni professionali una persona non sia meno precisa e attenta.
• Non combinare un tailleur con scarpe sportive o una borsa. Questa opzione rovina l'intero stile aziendale ufficiale. Ma se c'è bisogno di usare una borsa sportiva, scegli una borsa che corrisponda al colore della tuta.

• La cravatta è un attributo obbligatorio di uno stile di business formale. Non trascurare questo elemento di abbigliamento. Alcune giacche vengono indossate più spesso senza cravatta, ma questa opzione non appartiene allo stile aziendale ufficiale.
• Opta per i colori dell'abito classico e una cravatta discreta senza un motivo brillante. Anche i calzini dovrebbero essere di colore scuro. Questa è l'immagine ideale per un uomo d'affari.
• Una cravatta annodata dovrebbe essere di media lunghezza: raggiungere l'estremità della fibbia della cintura.
• Non dovresti combinare due elementi che contengono un motivo nella tua immagine. Le decorazioni dovrebbero essere ridotte al minimo.
• L'aspetto delle donne non dovrebbe attirare molta attenzione. Una scollatura rivelatrice o costumi accattivanti sono inaccettabili, il trucco dovrebbe essere di tonalità calme. I peli dovrebbero essere rimossi con cura e gli accessori dovrebbero essere usati in quantità limitate.

La capacità di comportarsi con dignità, di esprimersi chiaramente, di evitare situazioni di conflitto in modo discreto e di apparire attraenti è necessaria per una persona di successo. Ci auguriamo che le regole di cui sopra ti aiutino a entrare a far parte del team con successo e a fare molti affari di successo.

Al colloquio, è necessario ascoltare attentamente le domande del leader. Approfondire la tecnologia della comunicazione nel team, il suo contenuto. Scopri se è comune per i subordinati fare doni tra loro e ai superiori. Tutti questi consigli ti aiuteranno a inserirti nel team e a comprendere le regole del protocollo aziendale.

In Inghilterra, Italia e Stati Uniti, i requisiti per l'etichetta aziendale sono completamente diversi rispetto alla Russia. Le aziende arabe, ad esempio, non accettano mai regali. Ma l'essenza dell'etichetta aziendale e la sua definizione rimangono sempre le stesse. I requisiti sono gli stessi per tutti.

Per ulteriori informazioni sull'etichetta aziendale, vedere il seguente video.