Trattative commerciali: tipologie, regole ed esempi di conduzione

Le trattative commerciali sono presenti nella vita di ogni manager di qualsiasi livello. In realtà, questa è una conversazione d'affari, che è una forma di scambio verbale di informazioni tra più persone. Le decisioni formali non vengono sempre prese dopo le trattative commerciali, ma sono utili per le informazioni ricevute durante le conversazioni.

Le trattative commerciali sono comunicazioni commerciali che aiutano a raggiungere un accordo tra le parti. I negoziati sono necessari per poter discutere il problema con il partner e anche per cercare di trovare una soluzione che soddisfi tutte le parti. Oggi è molto importante per un manager qualificato essere in grado di condurre trattative commerciali.

Le trattative possono svolgere le seguenti funzioni:

• Informativo – quando le parti vogliono solo scambiare diversi punti di vista in preparazione delle trattative principali.
• Comunicativo - in tal caso, le parti preferiscono instaurare nuovi legami, rapporti.
• Controllo, coordinamento delle azioni. In questo caso, le negoziazioni sono condotte da partner che hanno già instaurato rapporti commerciali e devono solo chiarire alcune delle sfumature delle relazioni precedentemente raggiunte.
• Regolamentare - questa funzione è necessaria se è necessario risolvere un problema o un conflitto in tempo, per fermare tutte le controversie.

Le trattative commerciali possono essere suddivise in due tipi: interne ed esterne. Le trattative interne si svolgono all'interno del tuo team o della tua azienda. Le trattative esterne sono quelle in cui è presente la parte invitata, può essere partner, concorrenti o clienti. I negoziati interni spesso si concludono con accordi reciproci. Qui due parti stanno lavorando per ottenere un risultato positivo per l'azienda: analizzano, traggono conclusioni e offrono le migliori opzioni per uscire dalla situazione attuale.

Ad Harvard, alunni e professori hanno escogitato un nuovo tipo di negoziazione di principio. Qui si alternano concessioni e fermezza di posizione. Conosciamo questo metodo come il "metodo della carota e del bastone". L'essenza di questo principio è mantenere una posizione dura, che consente di considerare in primo luogo solo l'essenza chiave del problema o della questione in discussione.

Con i partner commerciali, è meglio seguire le regole stabilite nell'ambiente aziendale. Questo ti darà l'opportunità di avere relazioni buone, forti e reciprocamente vantaggiose in futuro.

Nell'antica Bisanzio, il "minuto" era la prima parte del documento, che di solito conteneva un elenco dei partecipanti all'incontro. Oggi è un insieme di regole, secondo le quali si dovrebbero svolgere una varietà di cerimonie, dovrebbe essere stabilito un codice di abbigliamento, una forma di lettere ufficiali e così via.

Ogni violazione delle leggi del protocollo significherà che coloro che hanno violato il protocollo potrebbero avere problemi. Questa parte dovrebbe scusarsi per l'errore. Quindi la svista deve essere corretta. Grazie all'osservanza del protocollo durante le trattative e i saluti, con la gestione dei documenti e lo svolgimento dei vari contratti, gli incontri di lavoro diventano più importanti.

Ogni paese ha i propri standard etici nazionali. Ma fondamentalmente questo concetto è lo stesso per tutti.

Quasi tutta la preparazione alle negoziazioni (sia interne che esterne) è suddivisa in più elementi. I principali includono quanto segue:

• definizione del problema, per il quale è necessario negoziare;
• cercare coloro che aiuteranno a risolvere i problemi che sono sorti;
• determinazione degli interessi (propri e partner);
• una chiara formulazione del piano e del programma dell'incontro;
• se necessario, vengono selezionati i rappresentanti della delegazione;
• momenti organizzativi - raccolta di documentazione, tabelle, campioni e altro materiale utile nelle trattative.

Le riunioni possono essere interne ed esterne, ufficiali e informali. Questi sono i loro stili principali.La differenza in essi è la presenza del consolidamento documentale dei singoli punti, il protocollo delle trattative, le caratteristiche degli argomenti discussi e l'oggetto di questa conversazione.

A seconda della natura delle trattative possono essere suddivise in partnership e counter. Le controtrattative si svolgono in caso di conflitto tra le parti che deve essere risolto. In questo caso, la soluzione dovrebbe essere neutra e adatta a entrambe le parti.. Questo tipo di conversazione è noto per essere aggressivo, poiché ciascuna parte vuole vincere la trattativa. In questo tipo di conversazione, di solito si discute di partenariato, cooperazione, sviluppo delle parti.

Il processo negoziale può essere suddiviso in più fasi. La loro struttura è stata a lungo determinata. Una delle fasi principali delle trattative è una conversazione introduttiva, durante la quale è possibile chiarire l'argomento dell'incontro, risolvere questioni emergenti sull'organizzazione delle trattative. Può anche essere una riunione di esperti, che di solito si svolge prima dell'inizio dei negoziati tra leader e delegazioni.

Le sei fasi principali sono:

• Addestramento. Una corretta preparazione per le trattative commerciali è il 90% del successo. Nonostante il grande desiderio di agire all'improvviso, non è consigliabile ignorare questa fase prima dell'incontro. Successivamente, puoi aggiungere una fase intermedia delle viste.
• una precisazione. Non agire immediatamente, non iniziare a fare offerte. Prova a stabilire tecnicamente un contatto con l'altra parte, determina i suoi standard. Quindi, prova a scoprire, con l'aiuto di domande pre-preparate, cosa interessa l'altra parte.
• Proposte proposte. Questa fase è tipica come mezzo per risolvere le controversie.Qui le parti possono scambiarsi proposte, determinare dove e perché hanno malintesi. Assicurati di registrare tutti i disaccordi e le controversie.
• Affare. Questa parte della riunione influisce su ciò su cui sei d'accordo. Qui puoi risolvere tutti i disaccordi attraverso lo scambio di informazioni, le concessioni. La contrattazione efficace è lo scambio di qualcosa che può avere un prezzo e un valore diversi per ogni avversario.

• Prendere decisioni. Possiamo presumere che vi stiate avvicinando alla fase finale dei negoziati. Tuttavia, prenditi il ​​tuo tempo. Ponetevi la domanda: “L'accordo proposto è redditizio o si può negoziare un'opzione ancora migliore? »
• Consolidamento degli accordi - il finale del tuo incontro. Ci sono momenti in cui gli avversari hanno concordato su tutto e si sono dispersi. Tuttavia, il giorno successivo, durante l'attuazione degli accordi, potrebbe verificarsi una situazione in cui qualcuno ha frainteso il proprio avversario nel modo sbagliato. Ecco perché è necessario sistemare tecnicamente assolutamente tutti gli accordi e i risultati dell'incontro. Ciò contribuirà a evitare situazioni ambigue in futuro.

Assolutamente tutte le trattative devono essere preparate in anticipo. Durante la preparazione, è auspicabile raccogliere le informazioni necessarie sul partner, riflettere in anticipo sugli argomenti della tua proposta ed è anche consigliabile pensare e giocare in anticipo tutte le possibili opzioni per l'esito di una conversazione d'affari.

Ci sono un numero enorme di metodi per condurre trattative difficili. Diversi principali.

Qui il duro negoziatore mette in tavola quasi subito tutte le carte. Allo stesso tempo, dichiara assolutamente tutte le risorse che ha a disposizione (o meno).Il calcolo in questa tattica negoziale si basa sul fatto che tutte le opzioni che l'altra parte può preparare sono immediatamente considerate "sbagliate" e "poco attraenti" per la cooperazione.

Se l'avversario del lato duro percepisce questa informazione come un fatto, non ha altra scelta che accettare o andarsene. Gli svantaggi di questo metodo includono la possibile perdita di un potenziale partner (possibilmente in futuro).

Dopo che il duro avversario ha annunciato tutte le condizioni alla "vittima", puoi accettare di parlare di queste condizioni. In questo caso, la "vittima" può condurre l'avversario allo scenario di cui ha bisogno fornendo le sue argomentazioni.

Puoi mantenere la tua posizione più fermamente. Qui, l'avversario può già pensare a cosa perderà esattamente e può accettare le condizioni del "sacrificio" (con alcuni emendamenti a suo favore).

In combinazione con le parole "Sì, ma a condizione ..." e una conversazione amichevole, l'avversario può rilassarsi un po'. Inoltre, la "vittima" può passare all'offensiva. Lo scopo di questo gioco è continuare la conversazione.

Un negoziatore forte cambierà l'umore dell'altra parte. Qui, da un negoziatore duro, si sentono parole piacevoli o accuse. Le contraddizioni dalla bocca di una persona durante una conversazione impediranno alla "vittima" di pensare alla sua offerta. Potrebbe essere in uno stato confuso, potrebbe perdere stabilità psicologica.

Per contrastare un forte avversario in questo tipo di negoziazione, La "vittima" deve inizialmente capire che questo è un gioco e viene giocato solo per uno scopo. Per fermare l'attaccante sarà sufficiente chiedere con delicatezza ma insistentemente di capire la situazione che si è verificata, utilizzando il metodo dello “scontro di criteri”. Un prerequisito è che la "vittima" debba parlare con sicurezza e non aggressività. Questo porta l'attaccante in un vicolo cieco e non dà l'opportunità di rimproverare l'avversario per una trattativa scortese.

Questa tattica è una buona combinazione delle due precedenti. In primo luogo, un negoziatore duro comunica, conduce le offerte e così via. Tutto va bene fino al momento in cui la “vittima” vuole dire il suo definitivo “sì”. Qui, il lato duro è già pienamente coinvolto nel lavoro e va all'attacco, dicendo: “Questa proposta non è adatta per noi. Non ci interessa".

Il calcolo si fa sul fatto che la “vittima” rilassata non respingerà il duro negoziatore e potrà accettare le prime condizioni che il duro avversario aveva inizialmente stabilito all'inizio delle trattative.

Durante questo metodo di negoziazione si applicano una serie di divieti categorici:

• Non puoi accettare dichiarazioni in relazione a te stesso e alla proposta. Se un avversario difficile avesse delle osservazioni in relazione alla tua personalità, le esprimerebbe immediatamente.
• Questo metodo di conversazione non dovrebbe finire dopo il primo rifiuto. In questo caso, la contrattazione è appropriata.
• Non devi scusarti.
• Non inventare scuse.
• Non rinunciare alle tue posizioni.
• Inoltre, non dovresti attaccare in risposta o mostrare aggressività.
• Non dare al tuo interlocutore una valutazione negativa. Non essere come lui.
• Cerca di sostituire le parole spiacevoli e negative con parole più morbide.

In questo tipo di negoziazione, ci sono diverse azioni che puoi intraprendere per ribaltare la situazione a tuo favore:

• Poni domande chiarificatrici. Lavora su ogni singola posizione, chiamata l'interlocutore.
• Chiedi dei criteri. Ad esempio: "Capisco bene che ...", "Cosa è importante per te, non abbiamo menzionato nella conversazione? ".
• Puoi provare a esporre l'interlocutore con domande chiave: "Ho capito bene che stai trattando con me? "," Penso che la nostra proposta non sia adatta. Puoi approfondire esattamente cosa? ".

Secondo alcune regole del galateo negoziale, ci sono tempi per la conversazione, che vengono inizialmente discussi nella fase preliminare. Pertanto, quando le parti vengono alle trattative, capiscono già cosa le attende. Sulla base di questo, costruiscono un piano di conversazione, selezionano argomenti, tattiche, fatti. Il lato difficile in questo caso è cercare di rompere l'intero scenario negoziale che avete già preparato in anticipo e imporvi il vostro.

Prima dell'inizio della riunione, le parti possono definire la gamma di questioni da discutere nelle negoziazioni. Il negoziatore ritiene che l'incontro durerà almeno 40 minuti. Tuttavia, subito dopo l'incontro, la squadra tosta annuncia che mancano solo 10-15 minuti e non di più. La “vittima” ha preparato la sua presentazione per almeno 15 minuti.

Questo è calcolato per dimostrare il lato debole della sua debolezza. O la "vittima" obbedirà alle regole e ai requisiti, oppure se ne andrà immediatamente.In nessun caso dovresti indignarti, prendere tutte le parole pronunciate dal lato duro come verità, cercare di rispettare il tempo assegnato.

Cosa si può fare:

• Puoi essere d'accordo. Tuttavia, è meglio ignorarlo. Negozia come se nulla fosse.
• L'incontro è solitamente condotto da qualcuno che sa ascoltare e porre le domande giuste. Soprattutto, non sopraffare l'altra parte con una presentazione di te e della tua proposta. In primo luogo, chiedigli quali sono le sue esigenze, quali criteri di selezione sono importanti per lui.
• Una volta che hai capito tutte le sue esigenze, puoi dare al tuo avversario esattamente quello che voleva.

Nel prossimo video troverai una metodologia per condurre le trattative commerciali (tecniche di preparazione, manipolazione ed esempi di comunicazione aziendale efficace).