etichetta della corrispondenza commerciale

La corrispondenza d'ufficio è un genere molto speciale che devi padroneggiare se intendi scalare la scala aziendale. Buone capacità di scrittura commerciale ti serviranno fedelmente: ti aiuteranno a comunicare con subordinati, superiori e partner, enfatizzeranno la tua educazione e le tue prospettive. Lo stile di comunicazione dovrebbe essere sobrio, propositivo, senza deviare da un determinato argomento.

Qualsiasi comunicazione, sia personale che scritta, è interazione con le persone al fine di scambiare informazioni, impressionare e negoziare. Niente di umano ci è estraneo, a volte diamo sfogo alle emozioni, ma nella sfera degli affari non dovrebbe esserci posto per la manifestazione violenta dei nostri sentimenti, tratti caratteriali e temperamento.

Una caratteristica importante della comunicazione aziendale è che non può essere interrotta a metà frase. Per ogni lettera che ricevi, devi scrivere una risposta, anche se non ne hai voglia.Se ricevi una chiamata e non hai tempo per rispondere al telefono, assicurati di richiamare. Naturalmente, la comunicazione con alcune persone è spiacevole. Ecco perché l'elenco delle qualità obbligatorie di un manager include la resistenza allo stress.

Un incontro di lavoro, una conversazione telefonica o una corrispondenza e-mail di lavoro avranno sicuramente uno scopo. Di conseguenza, le parti devono giungere a conclusioni, discutere il progetto, concordare una partnership strategica e così via.

Nel discorso scritto, ci sono forse anche più restrizioni e convenzioni che nel discorso orale. Comunicando direttamente con l'interlocutore, in un incontro personale, possiamo porre un'enfasi intonazionale su questo o quel fatto, chiarire qualcosa se l'interlocutore non ci ha capito. Se viene commesso un errore vocale, possiamo correggerlo immediatamente. Ma in una lettera commerciale bisogna essere estremamente chiari e precisi, in modo che le parole non implichino una doppia interpretazione.

Dicevano: "La carta sopporterà tutto", sottintendendo che si possono scrivere anche fatti inaffidabili. Siamo del parere che la corrispondenza commerciale dovrebbe essere il più onesta possibile. A proposito, ora le lettere di carta vengono inviate sempre meno. Fondamentalmente, trasportano contratti e altri documenti. In questo caso, la carta intestata viene utilizzata come prova dello status elevato dell'organizzazione.

Al giorno d'oggi, nella maggior parte dei casi, la corrispondenza commerciale si svolge nello spazio virtuale e ha le sue caratteristiche. Quando il dialogo è appena iniziato, è consuetudine scrivere un saluto secondo l'etichetta, ad esempio: “Ciao, caro Oleg Sergeevich! ". E all'indirizzo successivo durante la giornata lavorativa, il saluto può essere omesso.

La comunicazione scritta, anche via e-mail, richiede il rispetto delle norme linguistiche e un'alfabetizzazione impeccabile. Dopotutto, la corrispondenza rivelerà le tue lacune a un interlocutore istruito. Pertanto, ti consigliamo di controllare quanto scritto con l'ausilio di servizi speciali, se non sei completamente sicuro delle tue conoscenze.

Elenchiamo le regole generali che richiedono l'etica della comunicazione elettronica. Sono abbastanza semplici, ma molti, purtroppo, li trascurano:

• l'inizio di ogni frase è in maiuscolo;
• si mette un punto alla fine della frase in modo che sia chiaro il significato di ciò che si legge;
• per risolvere il problema e suggerire soluzioni è utile utilizzare un elenco puntato o numerato;
• per chiarezza è bene utilizzare tabelle, grafici, grafici;
• non cercare specificamente di sembrare un interlocutore intelligente e colto, non complicare pensieri semplici con eccessivi giri di partecipazione e di participio;
• più semplice esprimi i tuoi pensieri, meglio è;
• sebbene nella cultura del linguaggio di tutti i giorni richieda di evitare il gergo, in un ambiente aziendale, il gergo professionale e i prestiti dall'inglese sono ora considerati una buona forma (ma non esagerare!).

Esistono i seguenti tipi di messaggi:

• offerte promozionali;
• ringraziamento;
• accompagnamento;
• garanzia;
• promemoria;
• avvertenze;
• proposte di cooperazione.

Oltre alle regole generali, è importante conoscere alcuni dettagli della scrittura commerciale.Daremo le regole che saranno appropriate nella stragrande maggioranza dei casi.

L'inizio di un'e-mail è chiamato intestazione. Ha il logo dell'organizzazione. È utile avere sempre a portata di mano (cioè sul desktop del proprio computer) un template in cui è inserito questo logo.

A differenza della comunicazione offline, le regole moderne non ti obbligano a salutare il destinatario e puoi immediatamente affermare l'essenza della questione chiamandolo per nome e patronimico. Tuttavia, molti continuano a scrivere all'inizio del messaggio: “Buongiorno! ", "Ciao! ", "Buona serata! ' o 'Saluti.' E anche in questo non c'è deviazione dalla norma.

I requisiti per il corpo della lettera suggeriscono che è in essa che risiede il significato della corrispondenza. La suddivisione del testo in paragrafi è considerata buona forma, segno di un atteggiamento attento verso l'interlocutore. In ogni paragrafo, uno o un altro aspetto dell'argomento è nominato e divulgato. Oltre a identificare il problema, è consuetudine suggerire modi per risolverlo. Per così dire, per svelare un'idea imprenditoriale in miniatura.

Nella parte finale del messaggio, puoi esprimere sentimenti sia formali che più personali. La dicitura "Rispettosamente...", "Cordiali saluti..." ("Cordiali saluti" in inglese) o un augurio più emotivo "Buona giornata! ".

In una firma personale è d'obbligo indicare il cognome e il nome (e in alcuni ambienti anche il patronimico). Dovrebbero esserci anche numeri di telefono che puoi chiamare: cellulare e città dell'ufficio. Recentemente è diventata di moda una firma elettronica con il logo dell'azienda.

Un collegamento aggiuntivo al portale elettronico dell'organizzazione funge da pubblicità aggiuntiva e potrebbe aumentare il traffico verso questo sito in futuro.

La maggior parte dei dipendenti d'ufficio ha un archivio di lettere molto ampio nella propria casella di posta elettronica. Affinché l'interlocutore non si confonda in una lunga corrispondenza, si consiglia di inviare una lettera sotto forma di risposta. Quando si fa clic sulla casella appropriata all'inizio dell'oggetto della lettera, viene visualizzata l'abbreviazione inglese "Re...". Questo è molto conveniente, perché il destinatario ricorderà immediatamente l'andamento della corrispondenza.

Puoi salvare l'intera cronologia della comunicazione virtuale con questo interlocutore, oppure puoi lasciare solo le ultime o le virgolette più significative. L'etichetta aziendale moderna richiede di rispondere rapidamente alle e-mail. Dopotutto, trascorriamo gran parte della nostra giornata al computer di lavoro. Inoltre, la posta può essere controllata da dispositivi mobili.

Se il messaggio è di particolare importanza e urgenza, è consentito scrivere sms o fare una telefonata per ricordare la lettera.

Tra le figure creative, l'uso dei francobolli non è accettato e, inoltre, è ridicolizzato e condannato. Ma nella corrispondenza commerciale, i francobolli aiutano a riflettere situazioni standard.

È utile avere un salvadanaio virtuale di espressioni e frasi impostate. In effetti, la comunicazione strutturata, il lavoro d'ufficio e la soluzione di problemi formali si basano su questi cliché. Ad esempio, la simpatia è espressa dal giro d'affari "Purtroppo dobbiamo informarvi...".Un senso di apprezzamento si riflette in questa formula del dovere: "Grazie per il vostro prezioso contributo...". E, infine, gioia: "Siamo orgogliosi di informarvi che...". Ma l'ultima frase: "Non vediamo l'ora di un'ulteriore proficua collaborazione" esprime la speranza di ulteriori contatti commerciali.

Quindi, abbiamo parlato dell'etichetta della corrispondenza commerciale. Queste regole sono necessarie per rendere la comunicazione il più confortevole e fruttuosa possibile. Usali e vedrai che il tuo lavoro nel servizio è andato liscio!

Per ulteriori informazioni sulle regole della corrispondenza commerciale, inclusa la posta elettronica, vedere il video seguente.