Fasi della comunicazione d'impresa

La comunicazione è il processo di interazione tra le persone, che include lo scambio, la valutazione e la comprensione delle informazioni. Quando si tratta di comunicazione aziendale, vengono utilizzate determinate norme e regole per rendere più confortevole l'interazione dei partner. Tenere conto della corretta sequenza, che consiste nell'osservare le fasi necessarie della comunicazione aziendale, garantisce il raggiungimento del risultato desiderato, che è preferibile per entrambi i partner.

La comunicazione d'impresa è un processo a più stadi che prevede la creazione e l'ulteriore miglioramento delle relazioni tra le persone legate a bisogni specifici. Questo processo prevede il trasferimento di informazioni importanti, lo sviluppo del concetto di interazione, percezione e comprensione dell'interlocutore.

La comunicazione aziendale ha una serie di caratteristiche, la cui conoscenza aiuterà a comprendere l'essenza di questo tipo di interazione:

• Valore di reputazione. Negli affari, il volto di un'impresa è la sua reputazione, che è la base su cui si basa il successo futuro dell'azienda.Per questo la comunicazione d'impresa è finalizzata a mantenerla e proteggerla.
• Chiarezza e precisione. Una chiara e precisa definizione degli obiettivi assicura un efficace sviluppo professionale che favorisce una rapida autorganizzazione e la formazione di responsabilità.
• Attività congiunta, vantaggiosa per entrambe le parti. Nell'interazione d'affari, non ci si può occupare del benessere di una sola parte. L'unione dei partner e la posizione reciprocamente vantaggiosa garantiscono successo e risultati eccellenti per entrambe le parti.

Il risultato della comunicazione aziendale dipende da quanto accuratamente è organizzato il processo stesso. Nella struttura della comunicazione aziendale si possono distinguere alcune fasi. La conoscenza dei punti principali di tale comunicazione e delle norme di comportamento corrispondenti a ciascuna fase aiuterà a raggiungere l'obiettivo caro.

Questa fase prevede l'organizzazione diretta dell'incontro. Nella prima fase, è necessario elaborare un piano con domande specifiche e diverse opzioni per risolvere il problema. È necessario analizzare i punti di vista del partner negoziale e scegliere la strategia di relazione più vantaggiosa; si raccomanda di fare una previsione sull'esito della conversazione. I momenti organizzativi completano la fase preparatoria: la designazione del luogo e dell'ora dell'incontro.

Il ritratto psicologico dell'interlocutore, che si sviluppa nei tuoi occhi, dipende da determinate circostanze, dalla durata della conoscenza, dalle informazioni sulla persona ricevute da altri dipendenti. Si distinguono atti di comportamento verbali e non verbali, che consentono di elaborare un ritratto psicologico dell'interlocutore:

• modo di parlare (contenuto, consistenza, durata, espressività e caratteristiche del discorso);
• gesti ed espressioni facciali;
• azioni specifiche (movimenti e posture di una persona, distanza tra interlocutori, tocchi);
• movimenti del corpo (toccare, carezzare, carezzare).

Una funzione importante nella creazione di un ritratto psicologico è svolta dallo studio dell'aspetto dell'interlocutore. Queste sono le preferenze di abbigliamento, la pulizia, l'ordine e l'impeccabilità dell'aspetto, l'adesione alle tendenze della moda o l'abbandono di esse, la copia di abiti indossati da altre persone.

Determinando il ritratto psicologico di un dipendente, è necessario concentrarsi sulla sua personalità:

• carattere (interessi, principi, piani, preferenze);
• comportamento (competenza, abilità di vita, esperienza professionale);
• il lato spirituale della personalità (caratteristiche uniche dei processi e delle proprietà della sfera intellettuale, cognitiva ed emotiva);
• aspetti sociali e psicologici (status, ruolo sociale, stile di vita e specifiche del lavoro);
• proprietà biopsichiche (temperamento, sesso ed età dell'interlocutore, stato di salute);
• formazione dei contatti.

Per stabilire una comunicazione d'affari, è necessario creare un'atmosfera favorevole a una conversazione seria, che implica dimostrare al partner la tua buona volontà e il tuo interesse. Ciò sarà facilitato da un sorriso dolce, un saluto educato e una pausa che offre all'interlocutore l'opportunità di unirsi alla conversazione e prendervi parte direttamente.

Una conversazione standard inizia con l'attuazione delle seguenti azioni: divulgazione degli obiettivi, prestazioni dei partner sia da una parte che dall'altra, dare voce all'argomento, presentare la persona che conduce la conversazione, annunciare la procedura per la ricerca del problema.

Questa fase è obbligatoria per determinare un piano negoziale adeguato e aumentare l'interesse per l'interazione da parte del partner. Questa procedura può essere facilitata da una battuta adatta al luogo e all'ora.

Dovresti anche decidere i ruoli che le parti svolgeranno nel corso della comunicazione aziendale. L'accelerazione del processo è facilitata dall'imitazione di un partner, riflesso speculare della sua postura, plasticità, tono di voce, gesti. Dopo un po' di tempo (5-10 minuti), è possibile procedere all'annuncio delle condizioni. Ciò richiede posizioni uguali. Puoi spostarti in un'altra posizione, che si manifesta con la comunicazione non verbale.

Durante questa fase, l'accento dovrebbe essere posto sulle somiglianze piuttosto che sulle differenze. Grazie a ciò, i negoziati aiuteranno a ottenere il risultato desiderato. In caso di disaccordi irrisolvibili, si raccomanda di passare ad una posizione neutrale, che non comporta la definizione di una propria valutazione.

Ricorda che sono necessari argomenti forti. In questo caso, devono essere osservate alcune regole:

• La presentazione dei pensieri dovrebbe essere effettuata utilizzando frasi semplici, comprensibili, precise e convincenti.
• Sarà opportuno adattare le argomentazioni alla personalità del partner.
• È auspicabile presentare le prove in modo chiaro e conciso.
• Quando si parla di un problema bisogna essere fermi: non si può arrendersi se si è sicuri della propria opinione.
• Ci dovrebbe sempre essere un elemento di prova importante a sostegno della tesi in riserva (nel caso l'interlocutore cominci a dubitare della decisione).
• Si raccomanda di utilizzare fatti affidabili che aiutino l'interlocutore a prendere una decisione senza indugio.
• Non arrenderti fino a quando il partner non avrà finalmente confermato il suo rifiuto.
• Dovresti usare gli argomenti più convincenti a favore della tua posizione, cercando di esprimere i pensieri in modo tale che siano pienamente interessati all'interlocutore.

Quando si interagisce, è sempre difficile evitare varie discussioni. Il compito principale che deve essere affrontato in una situazione del genere è dimostrare al partner che hai ragione (eliminando i dubbi, determinando i motivi di resistenza, reazione difensiva, pensando alle tattiche). Allo stesso tempo, dovrebbero essere evitati giudizi categorici, altrimenti tutto si trasformerà nell'effetto opposto.

Se raggiungi la comprensione, un'ulteriore interazione non causerà gravi difficoltà. Dopodiché, dovrai trovare un vantaggio comune. Dai al tuo partner l'opportunità di prendere l'iniziativa.

È necessario controllare la sua partecipazione al raggiungimento dell'obiettivo desiderato.Se la tua decisione è molto più forte di quella dell'interlocutore, allora dovresti considerare attentamente la sua proposta e spiegare perché l'idea deve essere finalizzata, su quali basi è più redditizio prendere una posizione diversa.

I criteri formulati dovrebbero essere tradotti nella versione finale. Dopodiché, è necessario avviare un accordo. Si raccomanda di descrivere più dettagliatamente gli obblighi assunti da ciascuna delle parti. Non appena la decisione sarà presa, sarà opportuna la gratitudine espressa all'interlocutore.

La fase finale della comunicazione d'impresa gioca un ruolo molto importante, quindi dovrebbe ricevere la stessa attenzione di tutte le precedenti. Il parere finale ha un impatto sull'immagine dell'interlocutore nel suo insieme e sui partenariati attualmente mantenuti e programmati per il futuro. La benevolenza, il rispetto e il tatto dovrebbero ancora essere mostrati.

La comunicazione aziendale ne trarrà vantaggio e garantirà buoni risultati quando utilizzata le seguenti regole e linee guida:

• Le bevande (tè, caffè) sono offerte a discrezione del proprietario o durante lunghe trattative.
• Non effettuare telefonate durante le trattative commerciali. È meglio spegnere il telefono per questa volta. È necessario mostrare rispetto per il partner e la procedura generale per l'interazione commerciale.
• È vietato uscire dai locali durante le trattative. Un caso eccezionale è la necessità di assistenza medica.
• Tenere registri di lavoro è gradito, poiché sottolinea l'interesse e l'attenzione verso il partner.
• Un segno di buon gusto è non porre domande relative al segreto commerciale di un partner.Questo aiuta a evitare l'imbarazzo e la posizione scomoda.

Tutto su importanti capacità di comunicazione aziendale, guarda il seguente video.