Conversazione d'affari: regole, varietà e fasi

I risultati delle relazioni d'affari spesso dipendono da negoziazioni e dialoghi personali. I contatti commerciali, stabiliti per iscritto o per telefono, si sviluppano in conversazioni personali. Allo stesso tempo, i partecipanti all'intervista utilizzano l'intera varietà dei mezzi di comunicazione: usano non solo la parola, ma anche i gesti, le espressioni facciali e l'influenza personale.

Una conversazione d'affari è solitamente una conversazione tra due interlocutori, motivo per cui dovrebbero tenere conto delle specifiche personali dell'avversario, delle sue motivazioni, delle caratteristiche del linguaggio e dell'applicazione dell'etichetta. La comunicazione interpersonale implica una varietà di metodi per influenzare l'interlocutore.

Una conversazione d'affari che ha un argomento specifico ed è orientata alla persona viene spesso svolta all'interno della stessa organizzazione tra i dipendenti.Lo scopo della conversazione è il desiderio di un partecipante alla comunicazione di influenzare un altro o un intero gruppo di dipendenti con l'aiuto delle parole al fine di spingere per attività, cambiamenti nell'ambiente di lavoro o relazioni esistenti e migliorarne la qualità.

Un altro obiettivo di una conversazione d'affari è la necessità per la direzione di trarre conclusioni e decisioni basate sulle opinioni e sui ragionamenti dei dipendenti.

Il vantaggio delle conversazioni di lavoro rispetto ad altri tipi di comunicazione verbale è:

• nella velocità di reazione alle osservazioni degli interlocutori, che aiuta ad ottenere il risultato sperato;
• nell'aumentare la consapevolezza dell'amministratore tenendo conto, controllando e monitorando i punti di vista, i giudizi, i pensieri, le argomentazioni e le affermazioni scettiche ascoltate durante il colloquio;
• nell'opportunità di un insieme flessibile e ragionevole di metodi per studiare l'argomento in discussione, che è una conseguenza della risoluzione del problema e delle rivendicazioni di tutte le parti.

Una conversazione d'affari è incentrata sull'implementazione di alcune funzioni:

• trovare nuove direzioni;
• lancio di progetti promettenti;
• scambio di dati;
• regolazione delle attività avviate;
• comunicazione reciproca dei dipendenti di un'impresa;
• facilitare i contatti commerciali tra istituzioni, aziende, industrie.

I risultati di una conversazione d'affari e delle riunioni non sono determinati solo dalla preparazione per essa, ma anche dalla costruzione della conversazione stessa.Errori indiscutibili possono essere evitati con metodi consolidati di conduzione delle interviste e di osservanza dei loro principi. Ci dovrebbe sempre essere un'atmosfera di buona volontà: le dichiarazioni dure sono inaccettabili.

Il principio di razionalità implica moderazione del comportamento, specialmente nel caso di un partner che mostra emotività. La mancanza di controllo sulle emozioni di solito influisce negativamente sulla decisione presa. Una tale soluzione non può essere definita ottimale.

Il principio della comprensione è necessario affinché gli interlocutori possano trovare un terreno comune nel dialogo e ottenere l'effetto desiderato.

Durante la conversazione, la concentrazione dell'attenzione dei relatori oscilla anche in assenza di fattori dissipativi. Considerando e notando tali sfumature, in questo momento è necessario attirare nuovamente l'attenzione su di sé e riprendere il contatto interrotto.

Il principio di affidabilità impone l'obbligatoria osservanza dell'autenticità dell'informazione dell'interlocutore, anche se fornisce indicazioni false. Questo avvantaggia il dialogo e raggiunge gli obiettivi desiderati.

Un principio psicologico importante è la distinzione tra l'argomento della conversazione con l'interlocutore. Un atteggiamento soggettivo nei confronti di un avversario può influenzare l'obiettività della valutazione degli indicatori. Una conversazione costruttiva si basa sulla distinzione tra eventi con punti di vista e opinioni con esperienze.

La concretizzazione di tali principi generali per condurre conversazioni d'affari sono le regole per la loro attuazione, che contribuiscono alla sicurezza e all'efficienza dei negoziati.

La regola del doppio interesse è che ciascuno degli intervistatori ha un doppio interesse: non solo l'essenza e il contenuto dell'argomento della conversazione, ma anche la cooperazione con un partner.Mantenere relazioni fruttuose non è un compito meno importante in una conversazione dello scambio di informazioni.

Gli esperti raccomandano di dirigere la conversazione in modo tale da non interferire con il rapporto tra dipendenti e dirigenti. Per questo hai bisogno di:

• non affrettarti a trarre conclusioni sulle motivazioni e sulle intenzioni degli interlocutori, sulla base delle proprie ipotesi;
• ascolta attentamente l'avversario e mostra che è compreso;
• esprimi il tuo interesse e i tuoi obiettivi invece di discutere del passato e i pensieri dovrebbero essere espressi in modo chiaro e chiaro;
• discutere le azioni future.

Anche l'enfasi sull'interesse per un partner è considerata una regola significativa che aiuterà a facilitare notevolmente i compiti di entrambi gli interlocutori. Frasi: "comprensibile", "interessante", "piacere di sapere", naturalmente inserite nella conversazione, creeranno un'atmosfera rilassata e aiuteranno ad esprimere accordo e comprensione reciproca. Lo stesso problema può essere risolto se ti rivolgi all'interlocutore, chiamandolo per nome e patronimico e senza mostrare ansia e irritabilità.

Il desiderio di chiarire informazioni aggiuntive o ausiliarie aiuterà anche a mantenere l'interesse.

Ogni conversazione è un modo per trovare un terreno comune. Affinché il dialogo abbia successo, non è consigliabile avviarlo con contraddizioni. Di solito iniziano con argomenti su cui le opinioni sono le stesse, ad esempio sul tempo. Questo viene fatto in modo che sin dall'inizio non ci sia risposta negativa e nessuno sforzo debba essere speso per persuadere l'interlocutore.Gli esperti consigliano di avere sempre alcune frasi pre-preparate, le cui risposte sono solo positive.

La preparazione per una conversazione d'affari inizia con la fase più importante: la pianificazione, che consiste nella formulazione dei problemi e degli obiettivi della riunione, nonché nella creazione di un piano negoziale e dei metodi per la sua attuazione. I professionisti consigliano:

• riflettere e valutare il processo proposto della conversazione pianificata, elaborare il suo programma;
• raccogliere tutte le informazioni necessarie su un possibile interlocutore;
• testare l'efficacia delle loro argomentazioni richieste per avvalorare le loro convinzioni e intenzioni;
• verificare la coerenza delle loro definizioni e pensieri;
• riflettere sulle opzioni per la reazione dell'interlocutore o dell'avversario alle argomentazioni avanzate.

La nomina dell'ora e del luogo della futura conversazione dipende dalla posizione e dall'atteggiamento dei partecipanti. Può essere svolto sul proprio territorio, estero o neutrale. Dopo aver condotto la formazione operativa, è necessario controllare e modificare i materiali raccolti e preparati e fornire il piano per il colloquio futuro il modulo finale.

La costruzione di una conversazione d'affari si compone di 5 fasi:

• l'inizio della conversazione;
• dare informazioni;
• argomentazione;
• ribaltare le argomentazioni dell'opponente;
• approvazione delle proposte.

Ciascuno di questi passaggi si basa su conoscenze professionali, chiarezza, logica, a cui si aggiungono le qualità personali degli intervistatori, che sono di grande importanza nella conversazione. Un piano di conversazione dovrebbe essere costruito sulla base di varie opzioni possibili per il suo esito. A volte devi ripetere alcuni argomenti.

Nella prima fase - all'inizio del dialogo - è importante trovare un contatto con un partner, organizzare un ambiente attraente, interessare l'interlocutore e prendere l'iniziativa. Si consiglia di utilizzare tecniche speciali che avviano un dialogo. Questi includono:

• una tecnica per rilasciare la tensione, che aiuta a stabilire contatti ravvicinati con l'avversario;
• un modo per agganciare l'interlocutore, che consente di aggiornare rapidamente le problematiche;
• un metodo per stimolare la fantasia, che comporta l'emergere di un gran numero di domande;
• affrontare direttamente il problema.

L'inizio corretto della conversazione è la conoscenza, l'esatta formulazione dei suoi scopi e obiettivi, la nomina dell'argomento, la comunicazione delle regole per considerare le questioni.

Nella fase di fornire informazioni, si dovrebbero scoprire le richieste e le opinioni del partner, le sue motivazioni, argomenti e desideri, riportare le informazioni pianificate e analizzare la posizione dell'interlocutore.

Nella fase di confutazione dei giudizi dell'opponente, le sue osservazioni dovrebbero essere neutralizzate. Per fare ciò, è necessario esporre le proprie argomentazioni in modo convincente, senza dubbio, senza consentire la possibilità di confutare la propria opinione. La logica della negazione sta nell'analisi di informazioni dubbie, nella ricerca della vera causa, nella selezione di concetti e metodi. In questo caso, vengono utilizzati vari trucchi e trucchi.

Nella fase decisionale si sintetizzano i risultati dell'argomentazione accolta e approvata dall'interlocutore, si eliminano le sfumature e le conclusioni negative, si consolida e si conferma il risultato raggiunto, si propongono temi per un'ulteriore collaborazione. In questa fase, non si dovrebbe mostrare incertezza in modo che anche il partner non inizi a dubitare della decisione presa.

I tipi indipendenti di conversazioni d'affari sono caratterizzati dalla seguente classificazione:

• quando si fa domanda per un lavoro;
• al momento del licenziamento;
• sul problema;
• natura disciplinare.

La prima varietà è di tipo introduttivo, il cui compito principale è determinare e valutare le qualità commerciali del candidato per la posizione. Il manager deve porre al richiedente solo alcune domande di base contenenti informazioni sulla persona: il livello di istruzione, l'esperienza lavorativa, le capacità e le abilità esistenti, le ragioni per cercare un lavoro, il livello delle richieste di pagamento. A volte è necessario chiarire anche le qualità personali.

Un colloquio in merito alla partenza di un dipendente può essere di due tipi: conciliativo volontario o forzato. Nel primo caso, l'amministratore dovrebbe scoprire i motivi del licenziamento: ciò è dovuto all'attenzione al miglioramento della gestione dell'organizzazione. Solitamente in questi casi è possibile trovare informazioni utili che consentono di risolvere alcuni problemi.

Il terzo tipo è una conversazione con un dipendente dal quale sono costretti a separarsi. Di norma, è molto difficile per un leader. Nel processo di una tale conversazione, si dovrebbe osservare la delicatezza, ma allo stesso tempo dichiarare correttamente ed equamente le pretese contro di lui. Ci sono regole speciali e consigli su come condurre una conversazione del genere.

L'argomentazione può essere basata su metodi retorici e speculativi. Quelli retorici sono:

• fondamentale, consistente in un ricorso diretto a un partner;
• contraddizione basata sulla ricerca di disaccordi negli argomenti;
• una tecnica per evidenziare le conclusioni che portano ai risultati desiderati attraverso conclusioni intermedie;
• comparativo;
• metodo di smembramento basato sulla selezione delle singole parti;
• metodo boomerang;

• boicottare;
• spostando l'enfasi e portando in primo piano i loro interessi;
• metodo di inferenza basato su un cambiamento graduale nell'essenza del problema;
• metodo del sondaggio, concluso in domande prefissate;
• tecnica di assistenza esplicita.

I metodi speculativi possono essere considerati:

• tecnica di esagerazione;
• aneddotica;
• tecnologia di utilizzo dell'autorità;
• la tecnica del dubitare dell'identità dell'interlocutore;
• un metodo di isolamento, che consiste nel presentare le singole espressioni in una forma modificata;
• trasformazione della direzione, basata sul passaggio ad altra materia non connessa al contenzioso;
• la repressione, che consiste nell'esagerare problemi minori;
• una tecnica di delirio in cui vengono riportate informazioni confuse;
• ritardo - ritardare la conversazione;
• un appello basato su un appello alla simpatia;
• tecnica distorcente;
• domande trappola.

Gli esperti consigliano di condurre conversazioni d'affari nel modo seguente: dare suggerimenti o valutare qualcosa in una forma di domanda-risposta che consenta di mantenere una posizione di iniziativa, non consentire un tono categorico, incoraggiare l'interlocutore ad essere attivo e allo stesso tempo ottenere il necessario informazione. Ad esempio, è appropriato e razionale usare le frasi:

• “Qual è la tua opinione in merito? »;
• "Come pensi?.. ";
• “Ho capito bene il tuo punto di vista? »;
• “Non dovremmo tu ed io controllare un'altra opzione? »;
• “Non pensi che la situazione non sia a tuo favore adesso? ".

Una conversazione d'affari contribuisce alla realizzazione del desiderio delle persone di cambiare la situazione o di stabilire relazioni qualitativamente nuove tra i partecipanti al dialogo. Tali conversazioni sono una parte importante delle relazioni negli affari e nella politica, poiché rappresentano l'instaurazione di collegamenti tra i partner autorizzati dalle loro organizzazioni a risolvere i problemi. Devi parlare brevemente.

Per ulteriori informazioni sulle regole della comunicazione aziendale, vedere il seguente video.