Jenis-jenis komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis membantu membangun hubungan dengan kolega, bawahan, mitra, dan pelanggan. Dalam proses komunikasi, tidak hanya terjadi pertukaran informasi, tetapi juga pengalaman dan pengetahuan dalam suatu bidang tertentu. Etiket bisnis benar-benar menembus semua bidang kehidupan, ada berbagai jenis komunikasi bisnis.

Komunikasi bisnis merupakan bagian penting dalam kehidupan manusia. Etiket dalam lingkungan bisnis berfungsi sebagai semacam dukungan. Dalam bisnis, ada beberapa bentuk komunikasi. Pilihan yang tepat harus dipilih dengan mempertimbangkan karakteristik pribadi dan psikologis peserta diskusi. Bentuk-bentuk komunikasi berikut dapat dibedakan:

• Percakapan - kontak lisan antara lawan bicara, direduksi menjadi diskusi tentang masalah dan tugas penting, mengklarifikasi beberapa nuansa yang terkait dengan pekerjaan. Para peserta percakapan dalam hal ini harus memiliki hak untuk menangani berbagai tugas dan membuat keputusan. Status lawan bicara harus sama.
• Perundingan memiliki struktur yang lebih kaku. Sebagai aturan, perwakilan dari berbagai perusahaan atau divisi berpartisipasi di dalamnya.Negosiasi digunakan untuk menggabungkan kekuatan dengan mitra yang tertarik untuk memecahkan masalah tertentu.
• Di rapat kelompok atau lingkaran besar orang-orang yang tertarik dan terlibat mengambil bagian. Pertemuan tersebut melibatkan pengumpulan, analisis informasi, pertukaran data, serta pengambilan keputusan dalam isu-isu kontroversial.
• Pertunjukan - dalam hal ini, satu orang atau kelompok kecil berbagi informasi yang diperlukan dengan audiens. Dalam hal ini, pesan tidak direduksi menjadi diskusi tentang topik, tetapi disajikan sebagai informasi. Bentuk komunikasi ini menuntut pembicara untuk memiliki kualitas kepemimpinan, kemampuan untuk tinggal di masyarakat, serta keterampilan pidato.
• Korespondensi - cara komunikasi tidak langsung, memainkan semacam peran komunikasi korespondensi. Jenis komunikasi ini meliputi perintah, protokol, resolusi, permintaan, laporan, surat resmi, instruksi, dan sebagainya. Korespondensi digunakan untuk komunikasi antar departemen atau organisasi. Penting untuk mengikuti aturan khusus saat melakukan korespondensi.

Komunikasi bisnis perlu dipelajari. Pada saat yang sama, kualitas pribadi dan demonstrasi "aku" seseorang memudar ke latar belakang. Hal utama tetap kemampuan untuk mempertimbangkan kepentingan dan keinginan lawan dan menggabungkannya dengan persyaratan Anda sendiri sedemikian rupa sehingga kedua belah pihak mencapai hasil yang diinginkan.

Komunikasi bisnis terdiri dari beberapa tahap:

• Pembentukan motif. Tanpa itu, tidak akan mungkin untuk mencapai interaksi yang efektif.
• Bersiap untuk Berkomunikasi - ini adalah persiapan rencana percakapan, persiapan argumen dan informasi.Juga perlu menyiapkan daftar tugas yang perlu diselesaikan selama diskusi.
• Memulai percakapan. Penting untuk menjalin kontak, setelah itu perlu menciptakan "iklim hubungan" yang menguntungkan untuk percakapan.
• Rumusan masalah - menyoroti berbagai masalah, menyajikan posisi dan visi mereka tentang tugas ini. Namun, perlu diketahui bahwa Anda harus menyiapkan abstrak tentang topik pembicaraan terlebih dahulu dan siap menjawab pertanyaan yang diajukan.
• Pertukaran informasi - Memperjelas posisi lawan bicara. Penting untuk menjaga komunikasi dan menjawab pertanyaan dalam bahasa resmi yang dapat diakses, menghilangkan istilah profesional jika perlu.

• Persuasi dan argumentasi - diperlukan jika terjadi ketidaksepakatan dan mengikuti tahap komunikasi sebelumnya. Penting untuk mencatat aspek positif dari visi Anda tentang situasi dan resolusi masalah kontroversial.
• Menemukan solusi untuk masalah atau masalah - akhir diskusi, hasilnya harus sesuai dengan semua peserta.
• Menyusun kontrak - ini berarti bahwa, sebagai hasil dari pertemuan, para peserta diskusi datang ke penyebut yang sama atau meminta dukungan mitra dalam memecahkan berbagai masalah. Hasil positif dari diskusi diakhiri dengan konfirmasi tertulis.
• Analisis hasil - menunjukkan apakah keputusan yang dibuat sudah benar.
• Pengambilan keputusan – menyiratkan persetujuan semua pihak setelah analisis. Dalam hal ini, para peserta diskusi memutuskan kerjasama lebih lanjut atau pemutusan kontak.

Dalam masyarakat modern, orang secara sadar mengikuti aturan komunikasi bisnis untuk mencapai tujuan tertentu di lingkungan perusahaan. Dalam bisnis, memegang jabatan tertentu saja tidak cukup, perlu juga mempererat hubungan dengan orang yang berbeda. Berikut ini sangat penting:

• Kemampuan untuk memenangkan hati orang dan tetap berada di masyarakat merupakan aspek penting dari dialog perusahaan. Untuk melakukan ini, Anda harus dapat merumuskan pikiran Anda dengan jelas dan jelas, dengan kompeten memperdebatkan sudut pandang Anda.
• Data analitis dan kemampuan untuk membuat keputusan cepat selalu ada di pihak Anda. Saat berkomunikasi dengan mitra, ingatlah bahwa semua pihak tertarik untuk menyelesaikan perselisihan dengan cepat.
• Penting untuk mempertimbangkan karakteristik budaya dan tradisi nasional lawan bicara: tidak diragukan lagi, beberapa kebiasaan dan norma yang diadopsi di negara lain mungkin tampak tidak dapat diterima atau menyinggung.

Konsep dasar dan norma etika bisnis harus diketahui oleh setiap orang yang menghargai diri sendiri. Harus dipahami bahwa dalam bisnis, komunikasi antar manusia dibangun bukan berdasarkan saling menangkap suasana hati pasangan, tetapi menurut standar tertentu. Ada jenis komunikasi bisnis berikut (berdasarkan tujuan fungsional):

• verbal dan nonverbal - Terdiri dari kebutuhan untuk memantau ucapan, ekspresi wajah, gerak tubuh dan postur. Dalam komunikasi non-verbal, posisi lengan, kaki, pandangan, memiringkan kepala, dan gerakan yang tidak disengaja dapat memberi tahu lebih banyak tentang perasaan dan suasana hati seseorang daripada ucapan lisan. Perlu belajar mengontrol ekspresi wajah dan gerak tubuh.
• Tertulis dan lisan. Untuk setiap bentuk komunikasi, konsep dan norma yang terpisah dibedakan.Setiap dokumen yang disertifikasi dengan tanda tangan dan stempel mengacu pada bentuk komunikasi tertulis. Untuk pertemuan lisan - perencanaan, rapat, negosiasi, laporan dan bentuk komunikasi bisnis lainnya.

• Monologis dan Dialogis - memiliki perbedaan bahasa yang signifikan. Dialog adalah komunikasi antar pribadi. Monolog mencerminkan satu sudut pandang; jenis komunikasi ini mencakup presentasi atau pidato khidmat, serta laporan atau pidato pengantar.

• Jauh dan pribadi. Komunikasi jarak jauh termasuk percakapan telepon, korespondensi melalui surat. Perhatian khusus diberikan pada pola intonasi bicara, singkatnya pesan. Anda tidak dapat menggunakan gerakan.

Setiap gaya memiliki fitur tertentu. Anda harus bisa memahami mereka.

Klasifikasi gaya:

• Otoriter. Ini didasarkan pada kekuatan bos yang tidak dapat disangkal dan subordinasi mutlak karyawan. Setiap keputusan dibuat semata-mata dan tidak didiskusikan dengan orang-orang yang berkepentingan atau terlibat.
• Demokratis - fitur utama adalah diskusi bersama tentang masalah dan keinginan untuk saling pengertian. Saat berkomunikasi dengan lawan bicara, permintaan, rekomendasi, dan motivasi digunakan.
• licik atau formal - ditentukan oleh partisipasi minimum kepala dalam manajemen personalia, negosiasi dan pengambilan keputusan. Kasus-kasus sulit dan keputusan berisiko dialihkan ke orang lain. Efektivitas pengelolaan tersebut tidak lagi tergantung pada pemimpin, tetapi pada tingkat perkembangan kelompok.
• Liberal - sesuatu antara gaya otoriter dan demokratis.Diskusi berbagai masalah dengan mitra atau kolega diminimalkan, tetapi digunakan dalam kasus yang jarang terjadi dan hanya dengan tujuan mengalihkan tanggung jawab kepada lawan.
• Bisnis resmi - menyiratkan kepatuhan yang ketat terhadap norma komunikasi, klise ucapan, dan aturan komunikasi bisnis, di mana tidak ada tempat untuk manifestasi individualitas.
• Ilmiah - pidato yang ketat, pendek dan terkendali, hanya sesuai di bidang sains dan pendidikan. Ini digunakan dalam kegiatan penelitian atau pengajaran.

Komunikasi bisnis menyangkut semua aspek eksternal perilaku dan dibagi menjadi beberapa area:

• peserta dalam percakapan memiliki tujuan dan motif yang sama;
• percakapan berlangsung dalam satu interval ruang-waktu;
• hierarki komunikasi yang jelas dibangun antara semua peserta dalam diskusi, status sosial didistribusikan;
• peserta dalam komunikasi mematuhi aturan dan norma yang berlaku umum saat berkomunikasi.

Komunikasi bisnis membantu dengan cepat menjalin kontak yang diperlukan, meminta dukungan dari pelanggan yang andal. Ini membantu untuk mencapai saling pengertian.

Ada 4 fungsi utama komunikasi bisnis:

• Informasi dan Komunikasi - melibatkan pengumpulan dan penyediaan informasi spesifik, serta pertukaran pengetahuan dan pengalaman.
• Interaktif - karena proses interaksi antar manusia. Ini digunakan dalam proses interaksi (perilaku, aktivitas, dan keputusan mitra).
• Perseptual adalah untuk memahami orang lain. Pembentukan atau melemahnya kontak terjadi atas dasar saling pengertian.
• Peraturan-komunikatif - memungkinkan Anda untuk menyesuaikan perilaku peserta dalam diskusi.Untuk melakukan ini, Anda harus fasih dalam teknik khusus: mampu meyakinkan, menemukan kompromi, dan membuat konsesi.

Selain itu, perlu mempertimbangkan aturan khusus ketika berhadapan dengan pebisnis. Setiap banding, pesan, dan informasi harus mematuhi tiga pilar:

• dalam hal konten - pesan dan informasi yang diberikan harus jelas dan ringkas;
• bagian ekspresif mengacu pada komponen emosional;
• sisi motivasi - ditujukan pada pikiran dan perasaan lawan bicara.

Saat berkomunikasi, seseorang memperhatikan ucapan dan suara lawan bicaranya. Itu dievaluasi sesuai dengan indikator tertentu:

• Kosakata - tidak adanya kata-kata parasit dan ucapan yang kompeten dan ekspresif memungkinkan kita untuk menyatakan dengan percaya diri bahwa orang tersebut berpendidikan dan berbudaya.
• pidato yang dapat dimengerti dan pengucapan kata yang benar adalah kunci keberhasilan setiap orang.
• intonasi - memungkinkan Anda untuk menempatkan aksen yang diperlukan.
• Tingkat bicara - bicara lambat akan menyebabkan melankolis, dan bicara cepat tidak akan memungkinkan Anda untuk berkonsentrasi pada informasi yang diberikan.
• Diskusi tentang kualitas positif dan negatif pesaing. Cobalah untuk menyentuh topik-topik seperti itu dengan sangat bijaksana dan hati-hati. Ini adalah semacam manipulasi tidak berbahaya yang akan membantu memenangkan lawan bicara.
• Kombinasi frase panjang dan pendek. Teknik ini akan membantu menjaga perhatian lawan bicara.

Untuk mencapai rasa hormat di antara kolega dan mitra, perlu mempertimbangkan beberapa nuansa:

• Diskusi tentang kualitas positif dan negatif pesaing. Cobalah untuk menyentuh topik-topik seperti itu dengan sangat bijaksana dan hati-hati. Ini adalah semacam manipulasi tidak berbahaya yang akan membantu memenangkan lawan bicara.
• Kombinasi frase panjang dan pendek. Teknik ini akan membantu menjaga perhatian lawan bicara.
• Dalam lingkungan bisnis Anda tidak boleh menunjukkan preferensi dan emosi pribadi Anda ketika memecahkan berbagai masalah. Peran utama dimainkan oleh kepentingan perusahaan yang Anda wakili dan kepentingan lawan bicara. Anda tidak boleh beralih ke suara yang meninggi atau terlibat dalam pertempuran verbal: manifestasi emosi apa pun akan berdampak negatif pada reputasi dan citra Anda.
• Jangan mencampur pekerjaan dan kehidupan pribadi. Hubungan dengan rekan kerja seharusnya tidak mempengaruhi solusi dari masalah perusahaan. Jika Anda tidak dapat membangun hubungan yang hangat dengan seseorang, ini tidak berarti bahwa Anda harus mengabaikan pendapat dan nasihatnya saat menyelesaikan masalah umum. Kemampuan untuk memisahkan hubungan pribadi dari bisnis membantu untuk fokus pada tugas yang diinginkan dan menyelesaikan perselisihan.

• Persiapkan diskusi: mengajukan pertanyaan tentang lawan bicara dan memilih taktik komunikasi yang tepat.
• Tepat waktu - tidak mengambil waktu dari mitra bisnis.
• Kemampuan untuk mendengarkan lawan bicara - keuntungan tak terbantahkan Anda. Tanpa kemampuan berkomunikasi dengan pelanggan, memahami kebutuhan dan keinginan mereka, mustahil untuk berhasil.
• Sikap ramah terhadap semua lawan bicara. Bahkan pasangan yang tidak jujur ​​tidak boleh diperlakukan dengan hina. Lupakan permusuhan dan cobalah untuk memperlakukan lawan bicara dengan baik dan ramah. Ingatlah bahwa Anda tidak boleh mendiskusikan hubungan Anda dengan orang lain dalam lingkungan bisnis. Hubungan, kehidupan pribadi tidak boleh didiskusikan dengan siapa pun.
• Kemampuan untuk fokus pada hal-hal penting. Cobalah untuk mencari tahu apa yang diinginkan lawan bicara Anda. Mempertimbangkan minatnya, cobalah untuk menyelesaikan masalah dan datang ke penyebut yang sama, jangan kehilangan keinginan Anda.
• Kemampuan untuk jujur. Jika informasi tersebut tidak dapat diandalkan, terdistorsi, dapat ditemukan pada saat yang tidak tepat dan mempengaruhi reputasi Anda.
• Jangan lupa tentang aturan sopan santun. Selalu sapa orang tersebut dengan nama depannya, tersenyumlah, dan cobalah untuk memujinya, tetapi hindari sanjungan.

Dalam video berikutnya Anda akan menemukan keterampilan komunikasi bisnis yang paling penting.