Psikologi komunikasi bisnis

Para pelaku bisnis saat ini memiliki banyak cara untuk berkomunikasi dengan pelanggan, kolega, dan pemangku kepentingan lainnya. Memahami sifat komunikasi bisnis dapat membantu Anda mencapai tujuan perusahaan dan manajemen sehari-hari.

Dalam psikologi, istilah "komunikasi" berarti pertukaran informasi antara orang-orang melalui sistem simbol yang sama. Definisi komunikasi ini mencakup dua aspek:

• Pertama, ada apa yang disampaikan, seperti fakta, perasaan, ide, dan sebagainya. Artinya dalam proses komunikasi, seseorang harus menerima informasi yang dikirimkan.
• Kedua, definisi di atas menekankan pada unsur pemahaman dalam proses komunikasi. Pemahaman akan tercapai hanya jika penerima pesan memahaminya dalam pengertian yang sama dengan pengirim. Dengan demikian, interpretasi yang benar dari pesan itu sangat penting.

Komunikasi bisnis adalah pertukaran informasi, fakta dan ide yang berkaitan dengan bisnis. Di era globalisasi ini, setiap bisnis, besar atau kecil, membutuhkan komunikasi bisnis yang baik, baik secara internal maupun eksternal.

Karakteristik utama dari komunikasi bisnis meliputi komponen-komponen berikut:

• Segmentasi. Bahkan dalam organisasi kecil, salah jika menganggap bahwa semua karyawan memiliki kebutuhan, minat, dan keinginan yang sama dalam hal komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis yang efektif tersegmentasi untuk memenuhi kebutuhan khalayak tertentu. Misalnya, karyawan yang bekerja di lingkungan administratif akan memiliki kebutuhan dan akses informasi yang berbeda dengan karyawan yang bekerja di lingkungan produksi.
• kekonkretan. Komunikasi bisnis yang efektif harus spesifik, dan semakin spesifik, semakin sesuai dengan spesifiknya sendiri.
• Ketepatan. Ketika informasi tidak akurat, kredibilitas hilang. Pengirim informasi ini juga kehilangan kepercayaan. Komunikasi bisnis yang efektif harus akurat baik dari segi isi yang disampaikan maupun dari segi hal-hal sederhana yang meliputi tata bahasa, ejaan dan tanda baca.
• Ketepatan waktu. Karyawan perlu menyadari apa yang terjadi di organisasi mereka dan di lingkungan eksternal karena hal itu mempengaruhi mereka. Berkomunikasi dengan karyawan secara tepat waktu lebih sulit daripada sebelumnya, tetapi penting untuk komunikasi bisnis yang efektif.

• Pengulangan. Jika pesan dikirim hanya sekali, Anda tidak dapat memastikan bahwa pesan tersebut telah sampai ke penerima. Komunikasi bisnis yang efektif memerlukan komunikasi yang sering untuk memastikan bahwa semua karyawan memiliki informasi yang mereka butuhkan. Selain itu, karyawan berubah, beberapa pergi, yang lain bergabung dengan perusahaan, dan semua ini membutuhkan pembaruan informasi.
• Banyak saluran. Bisnis memiliki banyak saluran komunikasi mulai dari tradisional (cetak, papan pesan, rapat) hingga yang baru (email, blog, situs jejaring sosial).Semua saluran ini harus digunakan untuk memastikan bahwa karyawan menerima informasi dalam kondisi yang berbeda.
• Kesegeraan. Komunikasi tatap muka masih yang paling efektif, kata para ahli, dan harus digunakan bila memungkinkan. Tentu saja, dalam organisasi yang sangat besar ini bisa sulit, tetapi meskipun demikian, alternatifnya mungkin termasuk konferensi video atau penggunaan webinar.
• Kehadiran umpan balik. Karyawan harus dapat berbagi umpan balik, pendapat, dan pemikiran mereka dengan manajer dan pemberi kerja. Komunikasi dua arah efektif bagi karyawan dan pemberi kerja.

Terkadang Anda harus bekerja dengan seseorang yang tidak Anda sukai atau tidak tahan. Tetapi demi pekerjaan Anda, penting untuk menjaga hubungan bisnis yang baik dengan mereka. Dalam hal ini, cobalah untuk mengenal orang tersebut lebih baik. Dia mungkin tahu betul bahwa Anda tidak menyukainya, jadi ambil langkah pertama: mulai percakapan rahasia, atau undang dia makan malam bersama. Selama percakapan, fokuslah untuk mencari kesamaan yang mungkin Anda miliki: tanyakan tentang keluarga, minat, kesuksesan masa lalu.

Budaya perusahaan sangat penting untuk komunikasi bisnis yang sukses. Ini berkontribusi pada pemeliharaan etiket bisnis di tempat kerja, di samping itu, studi di bidang ini menunjukkan hubungan langsung antara budaya perusahaan dan omset perusahaan.

Para ahli menyebutkan enam prinsip psikologis dasar komunikasi bisnis:

• timbal balik. Timbal balik dalam bisnis berarti saling berharap ketika bertukar nilai. Jika seseorang memberikan sesuatu, maka penerima diharapkan memberikan sesuatu sebagai balasannya. Timbal balik menciptakan kepercayaan di antara pasangan, dan hubungan mereka berkembang menjadi lebih baik.
• Persuasif. Mengetahui produk, tren, hasil riset negosiasi akan membuat Anda jauh lebih persuasif. Penting untuk menunjukkan kesadaran Anda untuk mendapatkan kepercayaan pasangan.
• wajib. Selalu penuhi kewajiban Anda, tidak hanya tertulis, tetapi juga lisan. Ingatlah bahwa bahkan jabat tangan adalah tanda persetujuan. Jika Anda merasa sulit untuk mengingat apa yang Anda katakan pada suatu waktu, tulislah. Anda akan memberi kesan orang yang mengikat.
• Berikutnya. Selalu konsisten dalam perbuatan dan tindakan Anda, dan jangan pernah mengubah prinsip bisnis Anda.
• Berjuang untuk Konsensus. Konsensus menyiratkan bahwa setiap orang membuat dan mendukung keputusan dan memahami alasan untuk membuatnya. Konsensus dimungkinkan antara mitra jika mereka memiliki nilai dan tujuan yang sama, dan ada kesepakatan di antara mereka tentang masalah tertentu dan arah yang sama.
• Kasih sayang pribadi. Kita lebih cenderung berinteraksi dengan orang-orang yang menjelaskan bahwa mereka menyukai kita dan yang kehadirannya kita merasa penting. Daya tarik fisik berperan dalam hal ini, tetapi kesamaan juga sangat efektif. Kami menghimbau kepada orang-orang yang serupa dengan kami dalam hal pakaian, usia, status sosial ekonomi.

Komunikasi dikatakan etis jika dilakukan secara langsung, jujur, dan timbal balik.Jika komunikasi dimaksudkan untuk menyembunyikan kebenaran atau menyakiti orang lain, itu tidak etis.

Meskipun etika tidak sama dengan moralitas, ada hubungan yang kuat antara dua konsep: moralitas adalah gagasan tentang apa yang benar dan salah, dan etika adalah prinsip-prinsip perilaku yang dipengaruhi oleh keyakinan moral. Oleh karena itu, etika komunikasi sangat bergantung pada prinsip-prinsip moral:

• Kejujuran. Secara umum, komunikasi etis adalah komunikasi yang jujur. Meskipun ada kalanya akan lebih etis untuk berbohong, misalnya kepada tersangka pembunuh, tentang keberadaan calon korban, kasus-kasus ini merupakan pengecualian daripada aturan. Selain itu, kejujuran lebih dari sekedar kebenaran; itu berarti bersikap terbuka, secara sukarela memberikan informasi apa pun yang Anda miliki, bahkan jika itu membahayakan kepentingan jangka pendek Anda sendiri. Kepercayaan pada orang berkaitan erat dengan kejujuran. Menciptakan lingkungan kepercayaan adalah jalan menuju komunikasi etis dalam lingkungan bisnis.
• keterbukaan. Keterbukaan adalah salah satu poin kunci dari komunikasi etis. Dalam komunikasi, ini berarti terbuka terhadap ide dan pendapat yang berbeda, serta bersedia menyuarakan pendapat Anda sendiri, bahkan jika Anda tidak mengharapkannya diterima.

• Loyalitas. Dalam konteks komunikasi bisnis, loyalitas berarti mengalokasikan waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk diskusi masalah yang komprehensif. Hanya dengan begitu setiap orang akan memiliki kesempatan untuk didengar.
• Bangunan konsensus. Komunikasi etis lebih berorientasi pada tujuan daripada berorientasi pada status. Sebuah gaya komunikasi di mana kelompok-kelompok yang berbeda bersatu dalam kubu yang berlawanan dan terutama dipandu oleh kepentingan mereka sendiri tidak memberikan kontribusi apa pun bagi organisasi secara keseluruhan. Etis untuk sebuah organisasi adalah gaya komunikasi di mana orang mencari konsensus, bukan oposisi, dan fokus melakukan apa yang mereka bisa untuk perusahaan. Jadi, karena membantu organisasi adalah keharusan moral, mencapai konsensus adalah gaya komunikasi yang etis.

Diyakini bahwa ada enam jenis utama lawan bicara. Untuk mempersiapkan percakapan penting dengan lebih baik, penting untuk mengetahui tipe Anda:

• reflektif. Anda adalah lawan bicara yang reflektif jika dalam proses komunikasi Anda merasakan suasana hati pasangan. Bicara Anda lembut, tenang, Anda sensitif, memahami lawan bicara, dan Anda suka membangun hubungan dengan orang lain.
• Wasit. Anda adalah lawan bicara tipe hakim jika Anda menganalisis topik dan masalah, mencari tahu poin utama, dan kemudian menjelaskannya secara efektif kepada orang lain. Anda memimpin percakapan dan memimpinnya secara langsung dan persuasif.
• Bangsawan. Anda adalah tipe lawan bicara yang "mulia" jika Anda menyukai komunikasi yang terbuka, dan mudah bagi orang lain untuk berkomunikasi dengan Anda. Anda juga fokus, dan selalu lurus ke tujuan.
• MP. Lawan bicara tipe wakil adalah diplomatis dan menggunakan komunikasi untuk mengakhiri konflik. Dia juga bersuara lembut, menawan, dan membuat orang merasa nyaman.
• Socrates. Tipe lawan bicara Socrates pandai memecahkan masalah dan membujuk orang lain, dia suka debat panjang.Dia terperinci dan mendapat informasi dengan baik, dan pendapatnya dihargai oleh orang lain.
• Resmi. Jenis lawan bicara ini menggunakan komunikasi untuk mewujudkan impian mereka dan menjadi sukses di tempat kerja dan di rumah. Ini adalah pemikir yang cerdas dan strategis.

Para ahli mengatakan bahwa ada empat gaya komunikasi utama: analitis, intuitif, fungsional dan pribadi. Tidak ada gaya komunikasi yang secara inheren lebih baik dari yang lain. Tetapi memilih gaya komunikasi yang salah untuk audiens tertentu dapat menyebabkan masalah:

• Gaya analitis. Komunikasi analitis melibatkan berurusan dengan data keras dan bilangan real. Orang yang berkomunikasi dengan gaya ini menghindari menunjukkan perasaan dan emosi saat berbicara. Nilai tambah yang besar dari gaya komunikasi analitis adalah Anda dapat menganalisis masalah secara logis dan tidak memihak. Ini berarti bahwa orang melihat bahwa Anda memiliki informasi yang baik dan memiliki pengalaman analitis yang hebat. Kelemahan potensial untuk memiliki gaya komunikasi analitis adalah Anda mungkin terlihat dingin atau tidak peka.
• Gaya intuitif. Saat berkomunikasi dengan gaya intuitif, Anda lebih suka mengambil keseluruhan gambar dan menghindari detail karena takut terjebak di dalamnya. Ini memungkinkan Anda untuk langsung ke inti masalah daripada melaluinya secara bertahap. Keuntungan dari gaya ini adalah Anda berkomunikasi dengan cepat dan akurat, dengan mudah menyelidiki masalah besar dan kompleks. Namun, dalam situasi yang sangat membutuhkan detail, Anda mungkin tidak memiliki kesabaran.

• gaya fungsional. Gaya ini menyiratkan metodis, adanya rencana terperinci, tenggat waktu yang tepat. Orang yang berkomunikasi dengan gaya ini adalah orang yang berkinerja baik yang tidak pernah melewatkan apa pun.Kelemahan potensial dari gaya komunikasi fungsional adalah Anda dapat kehilangan perhatian audiens Anda, terutama ketika Anda berbicara dengan lawan bicara yang intuitif.
• Gaya pribadi. Dengan berkomunikasi dalam gaya pribadi, Anda merasakan hubungan emosional dengan pasangan Anda, dan ini memungkinkan Anda untuk mengetahui apa yang sebenarnya dia pikirkan. Anda adalah pendengar yang baik dan diplomat yang baik, Anda tahu bagaimana meredakan konflik, Anda menjaga hubungan baik dengan banyak orang. Gaya ini memungkinkan Anda untuk membangun hubungan pribadi yang mendalam. Orang-orang sering berpaling kepada Anda karena Anda mampu menyatukan kelompok-kelompok yang berbeda. Kelemahan dari gaya komunikasi ini adalah bahwa Anda kadang-kadang dapat mengganggu lawan bicara tipe analitis yang menyukai angka-angka yang sulit dan diskusi logis.

Untuk keterampilan komunikasi bisnis yang paling penting, lihat video berikut.