Komunikasi bisnis: prinsip dan fitur

Komunikasi bisnis adalah proses komunikatif di berbagai bidang bisnis, sebagai akibatnya informasi, kegiatan, dan pengalaman ditransfer di antara para pesertanya untuk menemukan solusi untuk masalah tertentu dan mencapai hasil yang diperlukan.

Komunikasi bisnis, berbeda dengan komunikasi sehari-hari, dicirikan secara tepat oleh tugas yang ditetapkan dan pencarian solusinya. Konsep seperti itu memiliki ciri dan ciri khusus.

• Komunikasi bisnis bukanlah proses yang terpisah, tetapi bagian dari interaksi bersama antara orang-orang. Oleh karena itu, pihaknya menyelenggarakan kegiatan ini.
• Isi percakapan ditentukan oleh subjek komunikasi. Subjek dapat membuat beberapa layanan (misalnya, periklanan atau ekonomi); membahas isu penting (politik, ilmiah, dll); menghasilkan produk ini atau itu, mengembangkan proyek, menyusun rencana untuk pekerjaan di masa depan, berbagi pengalaman.
• Dalam komunikasi bisnis, subjek (bawahan dan atasan) saling mempengaruhi dengan bantuan berbagai jenis (persuasi, saran, dan lain-lain).
• Komunikasi ini didasarkan pada seperangkat pengetahuan dan kemampuan pesertanya. Dalam proses percakapan, tidak hanya perolehan, tetapi juga pengembangan pengetahuan ini terjadi. Dengan demikian, berkat interaksi bisnis, kompetensi profesional setiap karyawan meningkat.
• Interaksi bisnis ditentukan oleh standar moral, tradisi bisnis institusi, kerangka status dan kode.

Kode di area ini mengacu pada aturan yang mencakup beberapa prinsip.

• Kooperatif, yaitu membuat kontribusi yang diperlukan dari setiap karyawan.
• kecukupan informasi. Tidak perlu berdiam diri, tetapi seseorang juga tidak boleh berlarut-larut.
• Kualitas informasi, yang menyiratkan kejujuran.
• Kebijaksanaan. Hal utama adalah tetap berpegang pada arah percakapan yang diberikan, tanpa menyimpang darinya.
• Persuasif argumen.
• Kesopanan. Kurangnya nada meremehkan dan komentar sarkastik tentang karyawan lain.
• Kemampuan untuk mendengarkan dan memahami pikiran lawan bicara, dengan mempertimbangkan karakteristik individunya. Hal ini diperlukan untuk mencegah situasi konflik yang mungkin terjadi.
• Kemampuan untuk mengungkapkan ide dengan jelas dan ringkas. Setiap peserta dalam komunikasi bisnis harus mengembangkan ucapan yang benar, yang akan membantu menempatkan aksen dengan benar dengan bantuan intonasi.
• Kemampuan menerima kritik dan memperbaiki kekurangan operasional.

Komunikasi bisnis ada untuk tujuan mengatur hubungan yang bermanfaat antara karyawan dan mengelola kegiatan bersama ini.

Jenis komunikasi ini dirancang untuk melakukan tiga fungsi:

• komunikatif, yang terdiri dari fakta bahwa para peserta percakapan saling bertukar informasi;
• interaktif, dimana selain pertukaran informasi, juga terjadi pertukaran tindakan;
• perseptual, di mana peserta saling mengenal dan mencapai kesepakatan.

Proses komunikasi bisnis didasarkan pada prinsip-prinsip yang menjadi dasar kerjasama yang sukses.

• Prinsip interpersonal. Terlepas dari kenyataan bahwa komunikasi dalam bidang bisnis terutama ditujukan untuk memecahkan masalah tertentu, ini adalah salah satu cara atau kontak interpersonal antara orang-orang. Kualitas pribadi setiap karyawan, sikap karyawan satu sama lain terkait erat dengan kegiatan bersama mereka.
• Prinsip tujuan. Komunikasi bisnis selalu memiliki tujuan akhir. Namun seiring dengan tujuan terbuka (untuk menemukan solusi masalah), mungkin ada tujuan pribadi untuk setiap peserta dalam percakapan. Misalnya, seorang karyawan membaca laporan tentang topik tertentu, tetapi juga ingin "menunjukkan kecerdasan dan kefasihan" di depan rekan kerja.
• Prinsip kontinuitas. Kontak bisnis dalam rangka kegiatan bersama terjadi secara terus menerus. Informasi dari satu karyawan ke karyawan lain ditransmisikan bahkan secara non-verbal, setiap elemen perilaku penting. Bahkan keheningan berbicara banyak. Penting untuk memantau reaksi peserta dalam percakapan untuk membaca pesan eksplisit dan tersembunyi.
• Prinsip multidimensi. Dalam komunikasi bisnis, tidak hanya terjadi pertukaran informasi, tetapi juga pengaturan hubungan.Reaksi emosional terhadap lawan bicara bisa positif dan negatif.

Ada prinsip-prinsip yang bersifat moral dan merupakan bagian integral dari komunikasi bisnis.

• Prinsip kesopanan. Setiap orang harus bertindak sesuai dengan keyakinannya, jika tidak maka akan terlihat munafik. Di bidang bisnis, penting untuk menepati janji, membantu rekan kerja tanpa meninggalkan mereka dalam situasi yang sulit.
• Prinsip tanggung jawab. Setiap karyawan harus menyadari tanggung jawab yang diberikan kepadanya dan mampu mengatasinya tanpa mengecewakan manajer, atau kolega, atau organisasi secara keseluruhan.
• Prinsip keadilan. Hal ini sangat penting bagi seorang pemimpin. Anda tidak boleh bias terhadap karyawan mana pun dan membentuk opini tentang pekerjaan mereka berdasarkan hal ini. Penilaian semacam itu bias apriori. Penting untuk mendengarkan dan menerima posisi lain. Ini berbicara, pertama-tama, tentang rasa hormat terhadap semua mitra bisnis.

Setiap negara memiliki kekhasan etiket sendiri, yang tergantung pada mentalitas masyarakatnya. Tentu saja, ada norma-norma yang universal untuk semua negara, misalnya, jabat tangan selama pertemuan bisnis dan negosiasi yang berhasil. Tetapi seruan kepada orang-orang yang tidak dikenal atau kepada pemimpin dengan nama dan patronimik hanya khas untuk Rusia. Orang-orang Rusia memiliki ciri khas etiket bisnis.

• Orang yang tepat waktu dihargai di Rusia, sehingga penundaan salah satu mitra untuk negosiasi bahkan selama lima menit dapat mengganggu kesepakatan yang direncanakan. Lagi pula, terlambat dianggap tidak sopan, terutama dalam urusan bisnis. Aturan ini terlihat jelas dalam unit fraseologis "waktu adalah uang", yang menunjukkan bagaimana pengusaha Rusia menghargai setiap menit.
• Etika bisnis meluas ke pakaian. Di perusahaan yang serius, ada persyaratan tinggi untuk penampilan: itu harus ketat (rok pendek atau gaun, serta sepatu hak tinggi tidak dapat diterima).

• Hubungan bisnis di Rusia tidak mungkin tanpa kepatuhan dengan aturan etiket bicara. Hal ini terutama berlaku untuk kemampuan mendengarkan. Penting untuk mendengarkan lawan Anda, dan baru kemudian berbicara sendiri. Saat membaca bahkan laporan yang paling membosankan, salah satu karyawan harus selalu menunjukkan tampilan yang tertarik, jika tidak, kurangnya perhatian akan dianggap oleh orang lain sebagai tidak hormat terhadap rekan kerja.
• Di bidang bisnis Rusia, mereka menganggapnya sangat serius menyimpan rahasia dagang. Jika salah satu karyawan "membocorkan" rahasia organisasi ini atau itu, reputasinya akan rusak secara permanen. Pengungkapan rahasia mengancam dengan pemecatan.
• Jika negosiasi bisnis dengan delegasi penting akan datang di Rusia, maka semua karyawan benar-benar mempersiapkan kedatangannya. Pertemuan bisnis berakhir dengan meja prasmanan, yang membuktikan keramahan orang-orang Rusia. Dan luasnya resepsi secara langsung tergantung pada pentingnya para tamu.
• Subordinasi adalah aturan penting etiket bisnis di Rusia. Ada garis tegas antara bos dan bawahan, yang tidak mentolerir keakraban apa pun. Manajer tidak boleh membuat lelucon tentang pekerjanya, sama seperti karyawan harus memperlakukan bos dengan hormat.
• Perempuan dan laki-laki bekerja dalam bisnis dengan pijakan yang samaTidak ada hak istimewa untuk kedua jenis kelamin. Hal yang sama berlaku untuk perbedaan usia. Kebetulan pemimpinnya lebih muda dari beberapa bawahannya, tetapi ini tidak berarti bahwa mereka harus berperilaku tidak hormat dan meremehkannya.

Ini adalah aturan hubungan bisnis di Rusia. Adapun negara-negara lain, mereka memiliki fitur etiket yang aneh dan menarik yang berbeda dari yang biasa digunakan orang Rusia.

• Di Amerika, misalnya, komunikasi bisnis lebih lancar. Saat rapat, karyawan dapat berbicara tentang topik abstrak yang tidak terkait dengan pekerjaan, sambil memanggil satu sama lain hanya dengan nama depan mereka. Merayakan kesepakatan yang sukses dapat berubah menjadi perjalanan ke alam atau resor.
• Bahasa inggris jangan mempersiapkan terlalu matang untuk negosiasi bisnis yang akan datang, karena mereka percaya bahwa hanya dalam percakapan langsung Anda dapat menemukan solusi yang tepat. Orang-orang ini terkendali dalam perilaku mereka, sambil menghargai gelar dan pangkat mereka. Orang Inggris tidak saling memberi hadiah setelah negosiasi bisnis, tetapi mereka tidak akan menolak perjalanan bersama ke restoran.
• Di Jerman hubungan bisnis tunduk pada kanon yang ketat. Tidak dapat diterima untuk menyapa lawan dengan "Anda", serta terlambat. Adapun penampilan, selain jas dengan dasi, bagi pria, tidak ada bentuk pakaian lain yang dikecualikan.Dalam hal ini, Anda bahkan tidak dapat membuka kancing di kerah kemeja. Jerman sangat teliti dalam mempersiapkan negosiasi bisnis. Mereka suka merencanakan setiap poin percakapan, sambil memberikan perhatian khusus pada dokumentasi. Kontrak tersebut dengan jelas menjabarkan klausul tentang pelanggaran kewajiban tertentu, serta denda selanjutnya.

• Di Perancis tidak ada mode khusus tentang ketepatan waktu. Tentu saja, tidak ada yang suka terlambat, tetapi orang Prancis lebih setia kepada mereka. Pada saat yang sama, penting untuk mengetahui siapa karyawan yang terlambat berdasarkan status resmi. Jika ini adalah orang yang superior, maka kurangnya ketepatan waktu tidak akan dianggap sebagai penghinaan atau ketidakhormatan pribadi. Dalam negosiasi bisnis, orang Prancis menghargai cara bicara yang indah dan presentasi pemikiran yang menarik. Adapun hadiah, mereka tidak dilarang. Tetapi diinginkan untuk memberikan sesuatu yang intelektual, misalnya, penerbitan buku.
• orang italia cukup temperamental dan terbiasa mengungkapkan perasaan mereka secara terbuka. Oleh karena itu, ketika bertemu dengan karyawan, jabat tangan yang aktif dan bahkan lama tidak dianggap sebagai pelanggaran etiket bisnis. Pengekangan selama negosiasi tidak seperti biasanya orang Italia. Mereka dibedakan oleh ucapan keras dan gerakan aktif. Tetapi persyaratan penampilan sangat ketat - pakaian harus elegan, dan tidak hanya di pertemuan bisnis, tetapi juga dalam kehidupan sehari-hari.
• orang spanyol jangan menganggap terlambat sebagai bentuk yang buruk. Pertemuan bisnis mereka berlangsung lama, bahkan terkadang percakapan bisa mengarah ke arah yang berbeda. Karyawan sering mengundang satu sama lain untuk berkunjung.Adapun hadiah, mereka dapat diterima.

• Hubungan bisnis Di Tiongkok didasarkan pada ketaatan yang ketat terhadap aturan ketepatan waktu. Saat bertemu pasangan saling membungkuk atau berjabat tangan. Hadiah pada pertemuan tidak hanya tidak dilarang, tetapi juga dianggap sebagai norma. Pada saat yang sama, pemberian hadiah disertai dengan ritual asli - pertama, karyawan harus menolak hadiah, tetapi jika kolega bersikeras, tetap terima. Adapun negosiasi itu sendiri, mereka diadakan dalam suasana yang bersahabat, tetapi mereka bisa bertahan lama.
• Saat bertemu di Jepang karyawan membungkuk rendah satu sama lain (berjabat tangan lebih jarang). Dilarang menyentuh bahu mitra bisnis atau memanggil mereka dengan nama saat bertemu. Ketepatan waktu adalah aturan tegas di Jepang. Negosiasi diadakan dengan cara yang terkendali dan "substansial". Orang Jepang pelit dengan emosi, tetapi sangat teliti saat membuat kesepakatan, sehingga mereka selalu mengajukan banyak pertanyaan.
• Tentang India, maka ketika bertemu seorang pria, adalah kebiasaan untuk berjabat tangan, dan seorang wanita - untuk membungkuk dengan tangan terlipat di dadanya. Terlambat untuk pertemuan bisnis dianggap sebagai bentuk yang buruk, jadi orang India selalu tepat waktu dalam hal ini. Pertemuan itu sendiri selalu diadakan dalam suasana yang bersahabat. Undangan untuk berkunjung adalah hal biasa di India dan dianggap sebagai tanda penghormatan.

• Di Turki perhatian besar diberikan pada penampilan mitra bisnis. Negosiasi tidak mengecualikan penawaran, jadi awalnya harga dengan persyaratan mungkin terlalu tinggi. Saat diajak mengunjungi orang Turki, aturannya juga dipatuhi, misalnya sepatu harus dilepas sebelum masuk rumah. Sebagai hadiah, lebih baik menyajikan sesuatu dari permen atau bunga.
• Tentang negara-negara timur, maka tidak biasa terlambat untuk pertemuan bisnis.Negosiasinya sendiri berlangsung meriah dan intensif, beberapa topik bisa di lapangan sekaligus, penting untuk mengikuti perkembangan pemikiran mitra. Fitur yang menarik adalah bahwa bersila dalam komunikasi bisnis dianggap sebagai sikap yang tidak sopan. Tidak dilarang memberi hadiah kepada Muslim - lebih baik itu berupa produk perak, pena asli, atau satu set piring porselen.
• Hispanik menghargai ketepatan waktu dan penampilan yang ketat (jas dan dasi). Saat bertemu, mereka sebatas berjabat tangan, namun pada pertemuan berikutnya Anda bisa memeluk rekan bisnis bahkan mencium pipi. Orang Amerika Latin menyukai hadiah, terutama dalam kemasan yang indah.

Seni komunikasi bisnis tunduk pada standar etika. Mereka harus diikuti oleh kepala organisasi dan bawahan.

Mereka adalah sebagai berikut.

• Adalah penting bahwa organisasi dapat membanggakan tim yang erat, yang dicapai berkat ketekunan pemimpin. Dia harus menciptakan lingkungan yang nyaman bagi karyawan, dan menghormati mereka masing-masing.
• Penting untuk membantu karyawan secara tepat waktu dalam pelaksanaan tugas tertentu. Jika tugas dilakukan dengan itikad buruk, jangan langsung mengkritik bawahan, dengan fokus pada kekurangannya. Mungkin karyawan tersebut tidak sepenuhnya memahami esensi dari tugas tersebut. Anda perlu mencari tahu alasannya.
• Jika perintah tidak dipenuhi, manajer harus membuat pernyataan yang tepat kepada karyawan, ini adalah bagian dari norma etika komunikasi bisnis. Pada saat yang sama, lebih baik bagi bos untuk berbicara secara pribadi sehingga martabat karyawan tidak dilanggar di depan umum.

• Saat mengkritik, Anda tidak bisa "menjadi pribadi", jika tidak, ada risiko menyinggung bawahan dan memicu konflik. Saat mengkritik, lebih baik menggunakan metode "sandwich", yang terdiri dari mengucapkan pujian terlebih dahulu, lalu komentar, lalu pujian lagi.
• Penting bagi seorang pemimpin untuk bersikap adil - untuk mendorong dan memberi penghargaan kepada karyawan atas jasa apa pun, tidak hanya secara finansial, tetapi juga secara moral (misalnya, memuji di depan umum atau memberi contoh bagi orang lain).
• Untuk menghindari hambatan komunikasi, Anda perlu memercayai tim Anda, dan penting agar tim memercayai pemimpinnya. Oleh karena itu, segala macam manipulasi dan bentuk pengaruh tidak terhormat lainnya terhadap seseorang harus dikecualikan dari interaksi bisnis.
• Bos harus dapat memilih bentuk perintah secara situasional. Misalnya, perintah harus digunakan dalam situasi ekstrem, serta untuk satu atau karyawan lain yang tidak jujur.

Permintaan lebih mempercayai formulir administratif. Di sini karyawan memiliki hak untuk menyatakan pendapatnya tentang tugas tersebut. Perintah itu mungkin terdengar dalam bentuk pertanyaan, yang, pada gilirannya, akan mendorong salah satu bawahan untuk mengambil tugas ini.

Aturan berikut dibedakan.

• Dalam menyampaikan pendapat, seorang pemimpin membutuhkan kebijaksanaan dan kesopanan. Memerintahkan dan memaksakan posisi seseorang dikecualikan.
• Pemimpin harus menyadari semua peristiwa kolektif yang menyenangkan atau tidak menyenangkan, sehingga bawahan harus memberi tahu dia tentang hal itu.
• Tidak ada yang suka penjilat, sehingga persetujuan terus-menerus kepada bos dapat disalahpahami, dan hubungan dengannya hanya akan memburuk. Pada saat yang sama, Anda tidak boleh bersikap ekstrem dan terlalu kategoris. Kegagalan abadi tidak akan menjamin reputasi yang baik.
• Jika seorang bawahan membutuhkan bantuan dan saran dari pimpinan, maka Anda perlu mengajukannya langsung ke atasan Anda, dan bukan ke orang yang lebih tinggi. Jika tidak, ada risiko mengekspos pemimpin Anda sebagai tidak kompeten, yang akan berdampak negatif pada otoritasnya.
• Jika manajer memberikan tugas yang bertanggung jawab kepada salah satu bawahannya, maka karyawan tersebut harus membahas "kebebasan bertindak" yang diberikan kepadanya dan hak apa yang dia miliki dalam hal ini.

Anda perlu tahu berikut ini.

• Penting untuk bersikap ramah kepada semua anggota organisasi. Terlepas dari persaingan, karyawan adalah satu tim yang sama.
• Dalam hubungan bisnis, pertanyaan pribadi yang tidak bijaksana tidak dapat diterima. Jika seorang karyawan memiliki masalah, dia dapat meminta saran sendiri, Anda tidak dapat memaksakan pendapat Anda padanya.
• Dalam hubungan dengan rekan kerja, Anda tidak boleh berpura-pura menjadi seseorang yang bukan Anda. Jika percakapan telah berbelok ke arah di mana salah satu karyawan tidak kompeten, tidak ada gunanya mencoba untuk bersinar dengan pikiran, ada risiko menampilkan diri dalam cahaya yang tidak menguntungkan.
• Kolega harus disapa dengan nama depan atau nama depan dan patronimik (tergantung pada usia dan tingkat kenalan dengan karyawan tertentu).
• Dalam komunikasi bisnis dengan karyawan, segala prasangka dan prasangka dikecualikan. Karena itu, Anda tidak boleh mendengarkan gosip tentang rekan kerja dan, terlebih lagi, Anda tidak boleh menyebarkannya sendiri.
• Anda dapat mengungkapkan simpati untuk karyawan tertentu dengan bantuan komunikasi non-verbal - lihat, gerak tubuh. Cukup dengan tersenyum padanya tanpa menoleh.

• Tidak etis menggunakan salah satu karyawan sebagai sarana untuk mencapai tujuan yang egois. Dengan cara yang sama, Anda tidak dapat "menetapkan" seorang karyawan untuk mendapatkan keuntungan. Seperti yang Anda ketahui, "menggali lubang untuk yang lain" selalu merupakan keputusan yang salah.
• Jika pimpinan sudah memberikan tugas kelompok, sebaiknya Anda memisahkan tugas sendiri dengan tugas rekan kerja agar tidak saling bersinggungan. Jika sulit melakukannya sendiri, maka Anda bisa meminta bantuan atasan Anda.
• Anda harus menyadari tanggung jawab Anda untuk pelaksanaan tugas bersama, dan jika terjadi kegagalan, jangan alihkan semua kesalahan pada rekan kerja Anda.

Komunikasi bisnis dibagi menjadi beberapa jenis, di antaranya hubungan dapat dilacak.

• lisan, yaitu interaksi linguistik. Komunikasi terjadi dengan bantuan ucapan, ekspresi formula, konstruksi stabil, pergantian fraseologis yang melekat dalam bidang bisnis.
• non-verbal, yaitu, interaksi non-linguistik. Komunikasi dilakukan dengan bantuan gerak tubuh, postur, pandangan. Sinyal non-verbal menyampaikan perasaan dan emosi.

Ada beberapa jenis komunikasi bisnis.

• Percakapanketika karyawan bertukar informasi satu sama lain dan mengungkapkan pendapat tentang masalah atau masalah tertentu. Biasanya, percakapan mendahului negosiasi atau merupakan bagian dari negosiasi.Ini adalah bentuk interaksi yang paling umum. Manajer dapat berbicara dengan bawahan dan rekan kerja. Percakapan tidak selalu membutuhkan suasana formal.
• Perundingan. Mereka diadakan untuk tujuan khusus untuk menyimpulkan transaksi, kontrak, atau perjanjian tertentu antara pihak yang berkepentingan (ini bisa menjadi mitra dan pesaing). Negosiasi tidak selalu memerlukan pertemuan pribadi, terkadang Anda dapat membatasi diri pada korespondensi atau panggilan telepon.
• Perselisihan. Dalam bentuk komunikasi lisan ini, pendapat tentang suatu masalah bertabrakan. Ini adalah semacam perjuangan dari sudut pandang yang berbeda dan mempertahankan posisi seseorang. Bentuk-bentuk perselisihan adalah perselisihan, diskusi, kontroversi dan lain-lain.
• Pertemuan. Bentuk interaksi dalam tim ini ditujukan untuk membahas isu-isu di mana para spesialis berpartisipasi.
• Berbicara di depan umum. Sebagai aturan, ini adalah bagian dari acara massal di mana pembicara menyajikan laporannya tentang topik tertentu. Bentuk komunikasi bisnis ini ditandai dengan batas waktu, dan keterampilan oratoris pembicara juga penting.
• Korespondensi. Ini mencakup dokumen-dokumen berikut: surat, permintaan, pemberitahuan, pemberitahuan, email, konfirmasi, dan lain-lain.

Dalam satu atau lain bentuk komunikasi bisnis (misalnya, negosiasi atau pertemuan), berbagai sarana komunikasi dapat digunakan, misalnya, telepon, email, atau Skype. Ini adalah teknologi cepat dan terjangkau yang membantu karyawan menyelesaikan kesepakatan dan mendiskusikan masalah penting dari jarak jauh. Tetapi dengan menggunakan cara-cara ini, orang tidak boleh melupakan kekhasan etiket: bersikap sopan dan kompeten.

Jika seorang juru bahasa hadir pada pertemuan bisnis internasional, maka komunikasi dengan mitra asing akan memiliki karakteristiknya sendiri:

• pidato harus lambat, lebih baik kalimatnya pendek;
• penggunaan kiasan, lelucon nasional, dan ungkapan yang sulit diterjemahkan ke dalam bahasa lain harus dikecualikan;
• idealnya, penerjemah harus menyadari aspek utama percakapan bahkan sebelum dimulai, sehingga lebih mudah baginya untuk bernavigasi.

Komunikasi interpersonal bisnis akan berhasil ketika kepercayaan tercapai selama percakapan. Beberapa poin berkontribusi pada peningkatan tingkat kepercayaan diri.

• Sikap ramah. Suasana tegang di tempat kerja akan menjadi penghalang serius untuk menjalin hubungan saling percaya dengan mitra bisnis.
• Kompetensi lawan bicara dalam masalah yang dibahas. Dengan orientasi yang buruk pada topik, seorang karyawan dapat memberikan kesan yang salah, sementara kepercayaan hilang tidak hanya pada dirinya, tetapi pada organisasi secara keseluruhan. Penting untuk dapat menjawab pertanyaan apa pun agar lawan tidak memiliki keraguan tentang kerja sama.
• Pidato yang benar, presentasi yang jelas dari pikiran seseorang. Kata-kata harus jelas, lebih baik berbicara dalam frasa yang tidak ambigu yang dapat ditafsirkan berbeda dari yang dimaksudkan.
• Demonstrasi terbuka dari setiap niat. Komunikasi harus dapat diandalkan tanpa manuver yang mengganggu, jika tidak, lawan bicara tidak akan saling percaya.

Selama percakapan bisnis, ada baiknya mengabaikan pernyataan negatif tentang lawan bicara, serta memoderasi harga diri Anda sendiri. Saat berkomunikasi, Anda dapat mempertahankan keyakinan Anda, tetapi jangan lupa bahwa pihak lain juga memiliki posisinya sendiri, yang harus diperhitungkan.

Dalam komunikasi bisnis, situasi stres tidak dikesampingkan. Dengan bantuan stres, sistem saraf mempertahankan diri dari rangsangan. Stres dapat muncul di area ini karena:

• inkonsistensi persyaratan;
• kesalahpahaman tentang keterlibatan peran mereka dalam tujuan bersama (apa sebenarnya "peran saya" dan "kontribusi saya");
• apatis untuk aktivitas (pekerjaan yang tidak menarik adalah sumber keadaan saraf kronis);
• faktor eksternal yang mengganggu pekerjaan yang bermanfaat (ini mungkin kebisingan, dingin, dan kondisi tidak nyaman lainnya yang mengganggu konsentrasi);
• sejumlah besar pekerjaan;
• takut membuat kesalahan, merusak reputasi, menjadi kurang berguna dibandingkan semua karyawan lainnya.

Stres biasanya muncul dari konflik kerja antara peserta dalam komunikasi bisnis. Ada taktik khusus untuk pemimpin dan bawahan. Ini dirancang untuk mencegah kondisi saraf, dan pada saat yang sama mencapai hasil yang efektif.

Pemimpin membutuhkan:

• mencoba mengevaluasi bawahan mereka secara akurat, memberi mereka tugas yang sepadan dalam hal kompleksitas dengan kemampuan mereka;
• jangan kesal ketika seorang karyawan menolak untuk menyelesaikan tugas tertentu, akan lebih bijaksana untuk mendiskusikan dengannya alasan penolakan itu;

• perlu untuk secara jelas mendefinisikan fungsi dan wewenang setiap karyawan untuk mencegah kemungkinan konflik;
• jangan lupa tentang kompromi, permintaan maaf, konsesi. Ironi dan sarkasme terhadap bawahan harus ditinggalkan;
• tidak perlu menganut gaya kepemimpinan yang sama, harus tepat, dengan tetap memperhatikan karakteristik karyawan;
• kritik terhadap bawahan harus konstruktif, dalam hal apa pun seseorang tidak boleh mempermalukannya atau mempertanyakan kualitas pribadinya;
• Anda perlu memiliki hubungan saling percaya dengan karyawan dan mendukung inisiatif mereka. Ada bukti dari sebuah penelitian di Amerika bahwa bawahan cenderung tidak menderita penyakit jika mereka merasa bahwa bos mendukung mereka dalam kondisi gugup.

Bawahan membutuhkan:

• dalam hal ketidakpuasan dengan kondisi kerja dan upah, pertama-tama perlu untuk menilai apakah organisasi dapat meningkatkan parameter ini, ada baiknya mendiskusikan masalah ini dengan manajer. Pada saat yang sama, penting agar monolog tidak terlihat seperti keluhan atau tuduhan. Hal utama adalah untuk mencapai solusi untuk masalah, dan tidak memperburuk hubungan interpersonal;
• saat dibebani dengan pekerjaan, sebaiknya jangan mengambil tugas tambahan, terkadang Anda harus bisa menolak. Hal utama adalah penolakan tidak terlihat tiba-tiba, penting untuk memperjelas bahwa Anda dapat menyelesaikan tugas baru jika Anda dibebaskan dari beberapa tugas yang ada;
• Jika urutannya tidak jelas, jangan takut untuk meminta klarifikasi. Ini akan menghilangkan stres yang tidak perlu saat menyelesaikan tugas yang tidak sepenuhnya jelas;
• emosi negatif sebaiknya dibuang dalam bentuk yang dapat diterima. Anda tidak boleh berkonflik dengan atasan atau rekan kerja Anda, lebih baik merobek kertas bekas, dan pada hari libur Anda masuk untuk olahraga aktif (sepak bola, tenis) atau mengunjungi ruang kebugaran. Ini adalah saluran yang lebih masuk akal untuk kemarahan;
• Jika pekerjaan terlalu menegangkan, Anda harus secara berkala beristirahat darinya. Sepuluh hingga lima belas menit di siang hari untuk relaksasi sudah cukup untuk membuat pekerjaan tetap produktif;

• lebih baik untuk merencanakan kegiatan Anda terlebih dahulu, termasuk rencana cadangan jika terjadi kegagalan. Ketidakhadiran dapat memicu stres, dan jika Anda memiliki rencana tambahan, Anda dapat mengisolasi diri dari saraf yang tidak perlu;
• saat bernegosiasi, lebih baik mempertimbangkan strategi dengan cermat, termasuk keberatan lawan, agar dialog dapat dengan cepat dinavigasi. Ada hukum dalam psikologi - jika Anda secara tidak sadar siap untuk hasil negatif dan bertahan secara mental, maka jika kegagalan terjadi dalam kenyataan, akan lebih mudah untuk mengatasinya;
• membedakan antara pekerjaan dan hubungan pribadi. Kebetulan kerabat atau pasangan bekerja di organisasi yang sama, jadi lebih baik dalam hal ini setuju terlebih dahulu tentang kepatuhan pada etiket bisnis.

Mengetahui etiket bisnis hanyalah setengah dari pertempuran. Penting juga untuk mengetahui bagaimana Anda dapat meningkatkan efektivitas jenis komunikasi bisnis tertentu. Faktor utama yang berkontribusi terhadap keberhasilan kerja tim.

• Manajer harus menciptakan kondisi yang menguntungkan bagi karyawan untuk merasa nyaman mendiskusikan masalah tertentu. Lingkungan seperti itu akan berkontribusi pada pengembangan hubungan persahabatan dalam tim.
• Rapat itu penting untuk diselenggarakan tepat waktu, sementara itu penting bahwa karyawan siap untuk itu.
• Untuk menghindari situasi konflik (kritik, keluhan, celaan satu sama lain), pemimpin harus menciptakan suasana santai, tetapi bekerja. Adalah penting bahwa setiap peserta dalam proses merasa signifikan. Tetapi hal utama di sini adalah jangan berlebihan dengan mudah, jika tidak pertemuan bisnis akan menyerupai pertemuan teman.
• Sangat penting untuk menyimpan catatan. Manajer dapat membuat catatan di buku catatan tentang proposal tertentu dan siapa yang mengajukan proposal ini. Selama pertemuan, informasi yang diperlukan akan dikumpulkan secara tertulis, yang kemudian dapat diterapkan di tempat kerja.

• Setiap karyawan harus terlibat dalam proses tersebut. Setiap orang wajib untuk berbicara, dan lebih baik memberikan lantai dari karyawan junior ke senior. Pekerja yang tidak berpengalaman tidak akan merasa takut untuk berbicara setelah menyuarakan pendapat manajemen, jadi lebih baik memberi mereka lantai terlebih dahulu.
• Pemimpin harus mempertimbangkan pendapat setiap anggota kelompok. Jika pendapat itu salah, maka masuk akal untuk memahami alasan munculnya posisi ini, jika tidak, karyawan tidak akan mengubahnya.

Untuk interaksi yang sukses antara karyawan, Anda perlu mempelajari aturan dasar etiket bisnis sehari-hari. Dan mereka harus berlaku untuk setiap orang, dan bukan hanya untuk bos. Kehadiran formula standar yang stabil merupakan bagian integral dari membangun hubungan kolektif dalam pekerjaan apa pun.

Komunikasi pada pertemuan bisnis adalah sebagai berikut:

• pertama datang salam.Laki-laki harus menyapa perempuan terlebih dahulu, dan mereka yang lebih muda dalam usia atau status menyapa generasi atau pemimpin yang lebih tua;
• Untuk mengenal satu sama lain, Anda perlu memperkenalkan diri. Biasanya skema ini terlihat seperti "Halo, saya (nama), senang bertemu dengan Anda";
• salam dapat dilengkapi dengan pujian bisnis (ini bukan pujian atau sanjungan) untuk memenangkan lawan bicara;
• agar percakapan bisnis berjalan dengan baik, Anda harus siap untuk itu dan memikirkan pidato Anda. Adalah penting bahwa suasana saling percaya dan bersahabat memerintah;
• setelah solusi ditemukan, pertemuan bisnis harus diakhiri. Hal utama adalah Anda tidak boleh mengucapkan selamat tinggal selamanya, lebih baik memberi isyarat kepada lawan bicara untuk melanjutkan kerja sama lebih lanjut.

Jika seorang karyawan kehilangan orang yang dicintai atau seseorang dari lingkungannya jatuh sakit, penting dalam situasi ini untuk mengungkapkan simpati. Namun bentuk manifestasi simpati harus dikekang. Penting untuk memperhitungkan reaksi emosional pria dan wanita. Seorang pria perlu bersimpati dengan beberapa kata, jabat tangan atau sentuhan simpatik di bahu. Penting bagi seorang wanita untuk bertanya tentang apa yang terjadi dan mendengarkannya.

Adapun bentuk-bentuk ucapan yang dengannya Anda dapat mengungkapkan simpati, bentuk yang optimal adalah ungkapan: "Saya bersimpati dengan Anda", "Saya bersimpati dengan Anda" atau "Maaf." Anda dapat beralih ke formulir yang lebih terbuka, misalnya: “Bagaimana ini bisa terjadi? " "Apa yang bisa saya bantu? atau “Bagaimana perasaanmu sekarang? »

Penting untuk mengetahui aturan-aturan ini agar komunikasi bisnis tidak melampaui, tidak memancing situasi konflik.

Di video berikutnya Anda akan menemukan rahasia komunikasi dari Radislav Gandapas.