Etiket bisnis: aturan dasar perilaku

Penting bagi setiap orang untuk mengetahui prinsip-prinsip dasar etiket ketika berhadapan dengan orang lain. Ini diperlukan untuk menciptakan lingkungan yang menguntungkan dalam masyarakat dan hubungan persahabatan. Etika bisnis sangat penting. Ini menyiratkan prosedur yang ditetapkan untuk komunikasi dan perilaku di bidang bisnis dan hubungan bisnis. Pengetahuan di bidang ini akan membantu Anda memantapkan diri dengan baik di tempat kerja di mata atasan dan rekan kerja, serta mendapatkan posisi satu langkah lebih tinggi.

Sering terjadi bahwa karyawan perusahaan tidak tahu tentang aturan komunikasi di antara mereka sendiri dalam sebuah tim, dan ini menyebabkan ketidakmampuan untuk menemukan kontak dengan atasan dan rekan kerja. Dalam hal ini, karyawan merasa buntu ketika menjadi perlu untuk meminta kenaikan gaji, secara kompeten memperkenalkan dirinya kepada karyawan baru atau direktur.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengetahuan tentang aturan komunikasi yang benar untuk bisnis adalah kunci keberhasilan bisnis dan indikator utama keterampilan profesional seorang karyawan.

Jadi, untuk mempelajari topik ini dan mendapatkan pengetahuan dan aturan baru, Anda perlu mengetahui fitur-fitur area ini.

Etika bisnis termasuk dalam kategori berikut:

• Perilaku non-verbal - gerak tubuh, sopan santun (jabat tangan, cara duduk, posisi di antara rekan kerja).
• Masalah protokol: pertemuan pertama, perkenalan dengan rekan kerja atau atasan, lokasi seseorang di sebuah hotel.
• Perilaku bos dan karyawan.
• Aturan penerimaan untuk pemilik dan pengunjung restoran, kafe, dll. (penataan meja, tip, lokasi tamu di meja).
• Aturan berbusana. Artinya aturan dalam memilih kostum dan mendesain penampilan sesuai dengan kriteria utama.

• Aturan minum minuman beralkohol.
• Ciri-ciri perilaku di berbagai negara (Cina, Jepang, Jerman, India, dan banyak negara lain memerlukan perilaku berbeda yang sesuai dengan tradisi nasional).
• Percakapan telepon.
• Aturan Percakapan Online.
• Aturan komunikasi verbal - cara menyusun kalimat, penggunaan kata-kata tertentu, pengaturan intonasi, dll.

Konsep etiket bisnis mencakup semua norma dan kelompok perilaku di kantor.

Tampaknya aturan komunikasi yang ada yang harus dipatuhi di masyarakat juga cocok untuk sektor bisnis. Untuk memutuskan masalah ini dan menghilangkan keraguan tentang perlunya pengetahuan di bidang etiket kerja, pertama-tama kita akan mempertimbangkan fungsinya.

Etika bisnis adalah salah satu aspek utama dari aktivitas profesional. Seringkali, sebagian besar kemungkinan transaksi terletak pada kemampuan untuk membuat kesan yang tepat pada seseorang.

Menyadari pentingnya perilaku yang benar dalam bisnis, orang Jepang menghabiskan miliaran dolar setahun.Ini bukan untuk mengatakan bahwa investasi ini tidak ada artinya: keberhasilan perusahaan dan transaksi tergantung pada keterampilan karyawan untuk berinteraksi di area bisnis dan menginvestasikan upaya di perusahaan umum.

Sayangnya, banyak pengusaha domestik di Rusia tidak begitu akrab dengan etiket profesional. Ini bukan karena keengganan individu untuk mempelajari hal-hal baru, tetapi karena ketidaktahuan akan besarnya pentingnya aturan perilaku. Perlu dicatat bahwa pertemuan pengusaha dalam dan luar negeri sering terjadi. Agar berhasil menyusun transaksi dalam keadaan seperti itu, perlu diketahui seluk-beluk interaksi dengan warga negara asing.

Etiket modern hampir sama di banyak negara, meskipun budaya mereka berbeda. Saat membentuk aturan ini, semua komponen budaya nasional diperhitungkan.

Berikut adalah beberapa aturan yang akan menjadi landasan untuk membangun hubungan dengan rekan kerja dan atasan di tempat kerja:

• Aturan Etika Emas: "Lakukan kepada orang lain seperti yang Anda ingin mereka lakukan kepada Anda". Sebenarnya, ini adalah aturan utama komunikasi di semua bidang kehidupan. Seseorang secara tidak sadar merasakan suasana hati Anda dengan tanda-tanda verbal dan non-verbal. Oleh karena itu, ia merasakan sikap positif dan negatif diarahkan kepadanya. Jika Anda menyapa seseorang dengan senyum hangat, maka pasti dia akan menjawab Anda dengan cara yang sama. Aturan yang sama bekerja dengan gerakan santai atau sapaan dingin.
• Pakaian Anda seharusnya tidak terlalu menarik perhatian.. Semua orang ingin menjadi cantik, tetapi dalam beberapa situasi, banyak aksesori, garis leher yang terbuka, atau setelan yang terlalu cerah dapat merugikan Anda.Lawan bicara tidak akan bisa fokus pada esensi percakapan atau hanya menganggap Anda serius. Gaya bersahaja paling cocok untuk pengaturan bisnis.

• Ketepatan waktu adalah aturan utama dari pekerjaan yang sukses. Jangan terlambat dan jangan menunda pekerjaan untuk waktu yang lama. Kemampuan untuk melakukan segala sesuatu tepat waktu menunjukkan sikap serius untuk bekerja dan mendapatkan rasa hormat dari rekan kerja dan atasan. Karyawan yang tepat waktu lebih mungkin untuk dipromosikan dan tetap bereputasi baik dengan atasan.
• Selalu perhatikan ucapanmu. Anda harus mengekspresikan diri Anda dengan jelas dan kompeten. Kemampuan berbicara dengan indah telah dihargai pada tingkat tinggi sejak zaman kuno. Catatan dan memo yang Anda tulis harus diinformasikan dan rapi.

• Subordinasi itu penting. Anda tidak dapat mencampuradukkan hubungan pribadi dan resmi, jika tidak maka akan menyebabkan konsekuensi bencana baik untuk hubungan pertama dan kedua.
• Aturan ini terkait dengan yang sebelumnya: jangan terlalu banyak bicara tentang dirimu sendiri. Anda harus selalu bisa menjaga jarak dengan seseorang. Jika tidak, akan ada pembangkangan dengan rekan kerja atau atasan, atau bahkan banyak rumor yang muncul dari cerita Anda sendiri.

Setiap surat yang Anda tulis harus dalam gaya bisnis. Kata-kata parasit, metafora, penyimpangan liris, presentasi panjang tentang hal-hal yang "tidak pada intinya" sama sekali tidak dapat diterima. Selain itu, kalimat harus diformat dengan benar dari segi tata bahasa, ejaan dan tanda baca. Saat membuat dokumen, gunakan hanya kertas yang sesuai, kop surat, masukkan alamat yang valid. Desain surat yang tepat akan menunjukkan rasa hormat Anda kepada penerima.

Aturan yang paling penting adalah menunjukkan rasa hormat kepada lawan bicara. Penting untuk membatasi semua topik yang dapat membuat percakapan keluar dari kebiasaan positif. Diskusi tentang orang asing, yang berfokus pada penampilan, status perkawinan, desas-desus, atau penyakit mereka sama sekali tidak dapat diterima. Dalam hal ini, Anda dapat dicurigai melakukan fitnah, yang akan menyebabkan lawan bicara memiliki perasaan negatif terhadap Anda.

Bicaralah dengan tenang, cobalah untuk menghindari gerakan ekspresif dan topik yang dapat mengubah percakapan Anda menjadi diskusi yang aktif. Jika Anda merasa bahwa topik kontroversial akan segera muncul, cobalah untuk mengalihkan topik pembicaraan dengan sopan dan tidak mencolok. Jika Anda ingin menolak lawan bicara, Anda harus melakukannya dengan nada yang tenang dan merata.

Ada tipe orang yang, karena temperamennya, segera meniadakan semua argumen lawan dan terburu-buru meyakinkannya sebaliknya, bahkan tanpa membiarkan lawan bicaranya berbicara sepenuhnya. Ini adalah kesalahan besar. Jangan mencoba mengarahkan sudut pandang Anda ke kepala lawan, katakan saja dengan tenang dan penuh, dan kemudian ada kemungkinan besar dia akan mendukung Anda. Tetapi Anda tidak boleh bertindak sebaliknya: buru-buru setuju dengan semua yang dikatakan seseorang, karena ini sama menjengkelkannya dengan ketidaksepakatan yang terus-menerus.

Ketahui cara menjeda komunikasi, fokuskan semua perhatian Anda pada lawan bicara.Dengarkan baik-baik apa yang dia katakan, Anda dapat merespons dengan kata seru yang lembut atau anggukan kepala. Dalam hal ini, pembicara akan senang berkomunikasi dengan Anda, kontak sudah akan dibuat.

Suara Anda tidak boleh terlalu keras atau tenang, tidak dapat diterima untuk mengangkatnya ke lawan bicara, berbicara dengan nada mengancam atau mengejek. Dianjurkan untuk tidak menunda lawan bicara selama lebih dari 10 menit, jika tidak percakapan dapat membuat orang tersebut bosan. Ubah lawan bicara, perluas lingkaran kontak - dalam hal ini, ukuran percakapan sementara yang benar akan diamati.

Jika percakapan telah berlarut-larut, topik percakapan telah berakhir, dan Anda mengantisipasi jeda yang canggung, cara yang baik untuk mengakhiri percakapan adalah dengan menuangkan air, membuat panggilan telepon yang mendesak, dll.

Berbicara di telepon sangat penting saat melakukan percakapan bisnis, karena alat ini memungkinkan Anda memberi perintah, meminta sesuatu, dan melakukan percakapan bisnis. Percakapan telepon sangat berguna dalam kasus di mana lawan bicaranya jauh. Percakapan telepon menentukan seberapa besar seseorang ingin berurusan dengan Anda secara real time, oleh karena itu, bagian etiket ini harus ditanggapi dengan serius.

Ciri melakukan percakapan telepon adalah kemampuan wajib untuk secara singkat dan jelas menyatakan gagasan utama dan mendapatkan jawaban. Pada saat yang sama, semakin sedikit waktu yang Anda ambil dari pelanggan, semakin baik. Misalnya, seorang karyawan perusahaan Jepang berkewajiban untuk menyelesaikan semua masalah yang muncul melalui telepon dalam waktu tiga menit, jika tidak, ia akan dibiarkan tanpa pekerjaan.

Dasar dari percakapan telepon yang sukses adalah kebijaksanaan, niat baik (ini tidak hanya berlaku untuk kata-kata dan ekspresi, tetapi juga untuk nada bicara Anda), keinginan untuk segera membantu lawan bicara dalam masalahnya. Penting untuk membangun rasa saling percaya, yang terutama didasarkan pada sikap positif Anda.

Suasana hati pembicara yang sebenarnya selalu terlihat, tidak peduli seberapa keras dia berusaha menyembunyikannya.

Tidak perlu berbicara pelan dan pelan. Ekspresi moderat dalam hal ini memainkan peran besar. Kemampuan untuk menarik minat lawan bicara dan memusatkan perhatiannya pada objek pembicaraan tergantung padanya. Anda perlu berbicara dengan meyakinkan dan dengan keyakinan penuh pada pengetahuan dan kompetensi Anda.

Jangan abaikan arti intonasi: psikolog mengatakan bahwa seseorang merasakan hampir setengah dari informasi dengan bantuan intonasi lawan bicara. Bicaralah dengan tenang dan merata, jangan mencoba menyela lawan bicara.

Jika lawan bicara sedang dalam suasana hati yang buruk dan mencoba membalas Anda dengan membuat tuduhan yang tidak berdasar dan memulai pertengkaran, jangan menjawabnya dengan cara yang sama. Sebagian setuju dengan pendapatnya dan mencoba memahami motifnya. Cobalah untuk menghindari ekspresi profesional yang sempit yang dapat membawa lawan bicara ke jalan buntu: nyatakan semuanya sejelas dan sejelas mungkin, tetapi dengan nada bisnis.

Berbicara di telepon bisa menjadi rumit karena mendengarkan nama kota, nama dan istilah yang rumit bisa jadi sulit.Ucapkan kata-kata panjang dengan lambat dan dalam suku kata, jika pelanggan menuliskan alamat selama percakapan, maka Anda dapat mengejanya - ini jelas tidak akan menyakiti siapa pun.

Berikut adalah daftar singkat frasa yang mungkin Anda perlukan saat berkomunikasi di telepon.

Permintaan:

• “Permisi, bisakah Anda menghubungi kami nanti? »
• "Tolong ulangi lagi, jika Anda tidak keberatan."

Permintaan maaf:

• "Aku minta maaf atas panggilan yang terlambat."
• "Maaf untuk percakapan panjang yang dipaksakan."

Rasa syukur:

• "Terima kasih atas saran Anda, kami pasti akan mempertimbangkan saran Anda."
• "Terima kasih telah memberi kami perhatianmu."

Harapan:

• "Semua yang terbaik".
• "Semoga soremu menyenangkan".

Jawaban untuk setiap permintaan:

• "Tentu saja kami akan membantumu."
• "Ya silahkan".

Tanggapan permintaan maaf:

• "Jangan minta maaf, tidak apa-apa."
• "Jangan khawatir".

Terima kasih tanggapan:

• "Saya senang bisa melayani Anda."
• "Yah, itu pekerjaanku."

Kesalahan yang dapat dilakukan saat berbicara di telepon:

• Jika Anda ragu bahwa pelanggan yang Anda butuhkan terhubung, lebih baik untuk menentukan: “Maaf, apakah ini nomor 536-27-679? Tidak perlu bertanya, “Apakah saya sampai di sana? " "Kamu siapa? » Jika Anda menghubungi pelanggan, dan ada kebutuhan mendesak untuk mengalihkan perhatian dari panggilan, beri tahu dia bahwa Anda akan menelepon kembali dalam beberapa menit. Jangan biarkan orang itu menunggu.
• Cobalah untuk menghubungi nomor yang diverifikasi secara akurat. Jangan mengajukan pertanyaan seperti, "Apa yang kamu lakukan Jumat malam? » Ini bukan konstruksi pertanyaan yang sangat benar, yang akan memaksa pelanggan untuk menyatakan urusan pribadinya atau mengakui bahwa dia tidak sibuk dengan apa pun. Lebih baik untuk mengklarifikasi apakah tidak akan sulit baginya untuk bertemu pada waktu khusus ini.

• Panggilan pada waktu yang tepat. Waktu malam atau makan siang pasti akan menyulitkan lawan bicara. Sebelum memulai percakapan telepon, buatlah rencana percakapan singkat agar percakapan tidak keluar jalur. Jangan melakukan dialog paralel.
• Hindari monolog yang panjang dan jangan lupa mendengarkan lawan bicara. Pertanyaan seperti “Dengan siapa saya berbicara? " "Apa yang kamu mau? terdengar sangat kasar dan mengubah percakapan bisnis menjadi interogasi klasik.

Ciri-ciri berunding dengan orang asing tidak hanya dalam perbedaan adat-istiadat, tetapi juga dalam ciri-ciri karakter bangsa. Misalnya, orang Amerika dan Italia bebas berbicara dengan nada tinggi, sementara orang Inggris berusaha menjaga percakapan tetap tenang. Lawan bicara Hispanik cenderung dekat satu sama lain selama pertukaran informasi, sedangkan untuk kebangsaan lain penting untuk menjaga jarak.

Sambutan di setiap negara berbeda-beda. Di beberapa negara, berjabat tangan dengan wanita tidak pantas, jadi masuk akal untuk menunggu sampai wanita itu sendiri mengulurkan tangannya kepada Anda. Jabat tangan tidak boleh terlalu kuat. Di Amerika Latin, mereka biasanya menyapa dengan pelukan, di negara-negara Asia mereka sering membungkuk. Di Prancis dan negara-negara Mediterania, tidak jarang menyapa dengan ciuman di pipi.

Paling sering, tugas utama dalam pertukaran informasi adalah interpretasi kalimat yang benar oleh penerjemah. Hal ini diperlukan untuk menghindari penggunaan frase ambigu, untuk berbicara perlahan dan terbaca. Jangan mengutip dari puisi, unit fraseologis, dan ekspresi serupa - mereka akan sulit diterjemahkan, karena terjemahan ekspresi semacam itu membutuhkan banyak waktu.

Jika Anda merasa bahwa situasinya tidak terlalu bersahabat, melainkan karena kesalahpahaman yang terkait dengan terjemahan, jangan biarkan semuanya berjalan begitu saja. Penerjemah dapat meminta Anda dan lawan bicara untuk sekali lagi mengungkapkan sudut pandang Anda untuk memutuskan semua pertanyaan yang muncul dan memuluskan kemungkinan kecanggungan.

Anda tidak dapat mengabaikan penampilan Anda, karena itu adalah kesan pertama yang membentuk sikap terhadap seseorang:

• Jas adalah elemen utama seorang pebisnis. Seseorang yang berpenampilan rapi dan terawat menimbulkan rasa percaya diri, seseorang mendapat kesan bahwa dalam urusan profesional seseorang tidak kalah teliti dan penuh perhatian.
• Jangan gabungkan setelan bisnis dengan sepatu atau tas olahraga. Opsi ini merusak seluruh gaya bisnis resmi. Namun jika ada kebutuhan untuk menggunakan tas olahraga, pilihlah tas yang sesuai dengan warna jas.

• Dasi adalah atribut wajib dari gaya bisnis formal. Jangan abaikan elemen pakaian ini. Beberapa jaket paling sering dikenakan tanpa dasi, tetapi opsi ini bukan milik gaya bisnis resmi.
• Pilih warna setelan klasik dan dasi yang rapi tanpa pola yang cerah. Kaus kaki juga harus berwarna gelap. Ini adalah citra ideal untuk seorang pebisnis.
• Dasi yang diikat harus berukuran sedang: mencapai ujung gesper sabuk.
• Anda tidak boleh menggabungkan dua elemen yang mengandung pola dalam gambar Anda. Dekorasi harus dijaga seminimal mungkin.
• Penampilan wanita seharusnya tidak banyak menarik perhatian. Garis leher yang terbuka atau kostum yang menarik tidak dapat diterima, riasan harus bernuansa tenang. Rambut harus dicabut dengan rapi, dan aksesori harus digunakan dalam jumlah terbatas.

Kemampuan untuk berperilaku bermartabat, mengekspresikan diri dengan jelas, menghindari situasi konflik secara tidak mencolok dan terlihat menarik diperlukan untuk orang yang sukses. Kami berharap aturan di atas akan membantu Anda berhasil bergabung dengan tim dan membuat banyak kesepakatan yang sukses.

Saat wawancara, Anda perlu hati-hati mendengarkan pertanyaan dari pemimpin. Untuk mempelajari teknologi komunikasi dalam tim, isinya. Cari tahu apakah bawahan biasa saling memberi hadiah dan kepada atasan. Semua rekomendasi ini akan membantu Anda menyesuaikan diri dengan tim dan memahami aturan protokol perusahaan.

Di Inggris, Italia, dan AS, persyaratan etiket bisnis sama sekali berbeda dengan di Rusia. Perusahaan Arab, misalnya, tidak pernah menerima hadiah. Namun esensi etiket bisnis dan definisinya selalu tetap sama. Persyaratannya sama untuk semua orang.

Untuk informasi lebih lanjut tentang etika bisnis, lihat video berikut.