Negosiasi bisnis: jenis, aturan, dan contoh perilaku

Negosiasi bisnis hadir dalam kehidupan setiap manajer di tingkat mana pun. Sebenarnya, ini adalah percakapan bisnis, yang merupakan bentuk pertukaran informasi verbal antara beberapa orang. Keputusan formal tidak selalu dibuat setelah negosiasi bisnis, tetapi mereka berguna karena informasi yang diterima selama percakapan.

Negosiasi bisnis adalah komunikasi bisnis yang membantu untuk mencapai kesepakatan antara para pihak. Negosiasi diperlukan untuk dapat mendiskusikan masalah dengan pasangan, dan juga untuk mencoba menemukan solusi yang akan memuaskan semua pihak. Saat ini, sangat penting bagi seorang manajer yang berkualitas untuk dapat melakukan negosiasi bisnis.

Negosiasi dapat menjalankan fungsi-fungsi berikut:

• informasi – ketika para pihak hanya ingin bertukar sudut pandang yang berbeda dalam persiapan untuk negosiasi utama.
• Komunikatif - dalam hal ini, para pihak lebih suka menjalin ikatan, hubungan baru.
• Kontrol, koordinasi tindakan. Dalam hal ini, negosiasi dilakukan oleh mitra yang telah menjalin hubungan bisnis, dan mereka hanya perlu mengklarifikasi beberapa nuansa hubungan yang telah dicapai sebelumnya.
• Peraturan - fungsi ini diperlukan jika Anda perlu menyelesaikan masalah atau konflik tepat waktu, untuk menghentikan semua perselisihan.

Negosiasi bisnis dapat dibagi menjadi dua jenis - internal dan eksternal. Negosiasi internal diadakan di dalam tim atau perusahaan Anda. Negosiasi eksternal adalah di mana pihak yang diundang hadir, dapat berupa mitra, pesaing, atau pelanggan. Negosiasi internal seringkali berakhir dengan kesepakatan bersama. Di sini, dua pihak bekerja untuk mendapatkan hasil positif bagi perusahaan: mereka menganalisis, menarik kesimpulan, dan menawarkan opsi terbaik untuk keluar dari situasi saat ini.

Di Harvard, para alumni dan profesor telah menemukan negosiasi berprinsip jenis baru. Di sini, konsesi dan ketegasan posisi bergantian. Kita tahu metode ini sebagai "metode wortel dan tongkat". Inti dari prinsip ini adalah untuk mempertahankan posisi yang keras, yang memungkinkan Anda untuk mempertimbangkan di tempat pertama hanya esensi utama dari masalah atau masalah yang sedang dibahas.

Dengan mitra bisnis, yang terbaik adalah mengikuti aturan yang ditetapkan di lingkungan bisnis. Ini akan memberi Anda kesempatan untuk memiliki hubungan yang baik, kuat, dan saling menguntungkan di masa depan.

Di Bizantium kuno, "risalah" adalah bagian pertama dari dokumen, yang biasanya berisi daftar peserta rapat. Hari ini adalah seperangkat aturan, yang menurutnya berbagai upacara harus diadakan, aturan berpakaian, bentuk surat resmi, dan sebagainya harus ditetapkan.

Setiap pelanggaran terhadap undang-undang protokol akan berarti bahwa mereka yang melanggar protokol dapat mengalami masalah. Pihak ini harus meminta maaf atas kesalahan mereka. Kemudian kekhilafan itu harus diperbaiki. Berkat ketaatan protokol selama negosiasi dan salam, dengan pengelolaan dokumen dan pelaksanaan berbagai kontrak, pertemuan bisnis menjadi lebih penting.

Setiap negara memiliki standar etika nasionalnya sendiri. Tapi pada dasarnya konsep ini sama untuk semua orang.

Hampir semua persiapan negosiasi (baik internal maupun eksternal) dibagi menjadi beberapa elemen. Yang utama termasuk yang berikut:

• definisi masalah, yang perlu dinegosiasikan;
• mencari mereka yang akan membantu memecahkan masalah yang muncul;
• penentuan kepentingan (milik sendiri dan mitra);
• rumusan rencana dan program rapat yang jelas;
• jika perlu, perwakilan delegasi dipilih;
• momen organisasi - kumpulan dokumentasi, tabel, sampel, dan materi lain yang mungkin berguna dalam negosiasi.

Rapat dapat bersifat internal dan eksternal, resmi dan informal. Ini adalah gaya utama mereka.Perbedaannya adalah adanya konsolidasi dokumenter dari poin individu, protokol negosiasi, fitur topik yang dibahas dan subjek percakapan ini.

Menurut sifatnya, negosiasi dapat dibagi menjadi kemitraan dan kontra. Negosiasi balik diadakan jika ada konflik antara para pihak yang perlu diselesaikan. Dalam hal ini, solusinya harus netral dan sesuai dengan kedua belah pihak.. Jenis percakapan ini dikenal agresif, karena masing-masing pihak ingin memenangkan negosiasi. Dalam jenis percakapan ini, kemitraan, kerja sama, pengembangan para pihak biasanya dibahas.

Proses negosiasi dapat dibagi menjadi beberapa tahap. Struktur mereka telah lama ditentukan. Salah satu tahap utama dalam negosiasi adalah percakapan pengantar, di mana Anda dapat mengklarifikasi topik pertemuan, menyelesaikan masalah yang muncul pada organisasi negosiasi. Bisa juga pertemuan para ahli, yang biasanya dilakukan sebelum dimulainya negosiasi antara pemimpin dan delegasi.

Enam tahap utama adalah:

• Pelatihan. Persiapan yang tepat untuk negosiasi bisnis adalah 90% keberhasilan. Meskipun keinginan besar untuk bertindak dadakan, tidak disarankan untuk mengabaikan tahap ini sebelum pertemuan. Selanjutnya, Anda dapat menambahkan tampilan tahap menengah.
• klarifikasi. Jangan langsung bertindak, jangan mulai menawar. Cobalah untuk secara teknis menjalin kontak dengan pihak lain, tentukan standarnya. Selanjutnya, coba cari tahu, dengan bantuan pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya, minat apa yang dimiliki pihak lain.
• Mengusulkan proposal. Tahap ini khas sebagai sarana untuk menyelesaikan perselisihan.Di sini para pihak dapat bertukar proposal, menentukan di mana dan mengapa mereka memiliki kesalahpahaman. Pastikan untuk mencatat semua perselisihan dan perselisihan.
• Tawar-menawar. Bagian pertemuan ini memengaruhi apa yang Anda setujui. Di sini Anda dapat menyelesaikan semua perselisihan melalui pertukaran informasi, konsesi. Tawar-menawar yang efektif adalah pertukaran sesuatu yang dapat memiliki harga dan nilai yang berbeda untuk setiap lawan.

• Membuat keputusan. Kami dapat berasumsi bahwa Anda mendekati tahap akhir negosiasi. Namun, luangkan waktu Anda. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan: “Apakah kesepakatan yang diusulkan menguntungkan atau dapatkah opsi yang lebih baik dinegosiasikan? »
• Konsolidasi kesepakatan - akhir pertemuan Anda. Ada kalanya lawan menyetujui segalanya dan bubar. Namun, keesokan harinya, selama pelaksanaan perjanjian, situasi mungkin timbul bahwa seseorang salah memahami lawan mereka dengan cara yang salah. Oleh karena itu secara teknis perlu untuk memperbaiki secara mutlak semua kesepakatan dan hasil rapat. Ini akan membantu menghindari situasi ambigu di masa depan.

Benar-benar setiap negosiasi harus disiapkan terlebih dahulu. Saat mempersiapkan, diinginkan untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan tentang mitra, memikirkan argumen untuk proposal Anda terlebih dahulu, dan juga disarankan untuk memikirkan dan memainkan terlebih dahulu semua opsi yang mungkin untuk hasil percakapan bisnis.

Ada sejumlah besar metode untuk melakukan negosiasi yang sulit. Beberapa yang utama.

Di sini negosiator yang tangguh segera meletakkan semua kartu di atas meja. Pada saat yang sama, dia menyatakan secara mutlak semua sumber daya yang dia miliki (atau tidak).Perhitungan dalam taktik negosiasi ini didasarkan pada kenyataan bahwa semua opsi yang dapat disiapkan pihak lain langsung dianggap “salah” dan “tidak menarik” untuk dikerjasamakan.

Jika lawan dari pihak yang keras menganggap informasi ini sebagai fakta, dia tidak punya pilihan selain setuju atau pergi. Kerugian dari metode ini termasuk kemungkinan kehilangan pasangan potensial (mungkin di masa depan).

Setelah lawan tangguh mengumumkan semua persyaratan kepada "korban", Anda dapat setuju untuk membicarakan persyaratan ini. Dalam hal ini, “korban” dapat menggiring lawan ke skenario yang dia butuhkan dengan memberikan argumennya.

Anda bisa berdiri lebih kokoh. Di sini, lawan sudah dapat memikirkan apa sebenarnya yang akan dia kalahkan, dan dapat menerima kondisi "pengorbanan" (dengan beberapa amandemen yang menguntungkannya).

Dikombinasikan dengan kata-kata "Ya, tapi dengan syarat ..." dan percakapan yang ramah, lawan bisa sedikit rileks. Selanjutnya, "korban" bisa menyerang. Tujuan dari permainan ini adalah untuk melanjutkan percakapan.

Negosiator yang kuat akan mengubah suasana hati pihak lain. Di sini, dari negosiator yang tangguh, baik kata-kata yang menyenangkan atau tuduhan terdengar. Kontradiksi dari mulut satu orang selama satu percakapan akan mencegah "korban" memikirkan tawarannya. Dia mungkin dalam keadaan bingung, mungkin kehilangan stabilitas psikologis.

Untuk melawan lawan yang kuat dalam negosiasi jenis ini, "Korban" awalnya harus memahami bahwa ini adalah permainan dan dimainkan semata-mata untuk satu tujuan. Untuk menghentikan pihak yang menyerang, cukup dengan lembut tetapi terus-menerus meminta untuk memahami situasi yang telah terjadi, menggunakan metode "bentrokan kriteria". Prasyaratnya adalah bahwa "korban" harus berbicara dengan percaya diri dan tidak agresif. Ini membawa penyerang ke jalan buntu dan tidak memberikan kesempatan untuk mencela lawan karena negosiasi yang kasar.

Taktik ini merupakan kombinasi yang baik dari dua taktik sebelumnya. Pertama, negosiator yang tangguh berkomunikasi, melakukan penawaran, dan sebagainya. Semuanya berjalan dengan baik sampai saat "korban" ingin mengatakan "ya" terakhirnya. Di sini, pihak keras sudah sepenuhnya terlibat dalam pekerjaan dan menyerang, dengan mengatakan: “Proposal ini tidak sesuai untuk kami. Kami tidak tertarik dengan itu."

Perhitungan dibuat berdasarkan fakta bahwa "korban" yang santai tidak akan menolak negosiator yang tangguh dan akan dapat menerima persyaratan pertama yang ditetapkan oleh lawan tangguh pada awal negosiasi.

Selama metode negosiasi ini, sejumlah larangan kategoris berlaku:

• Anda tidak dapat menerima pernyataan apa pun sehubungan dengan diri Anda dan proposal. Jika lawan yang tangguh akan memiliki komentar sehubungan dengan kepribadian Anda, dia akan segera mengungkapkannya.
• Metode percakapan ini tidak boleh berakhir setelah penolakan pertama. Dalam hal ini, tawar-menawar adalah tepat.
• Anda tidak perlu meminta maaf.
• Jangan membuat alasan.
• Jangan menyerah posisi Anda.
• Anda juga tidak boleh menyerang sebagai tanggapan atau menunjukkan agresi.
• Jangan memberi lawan bicara Anda penilaian negatif. Jangan seperti dia.
• Cobalah untuk mengganti kata-kata yang tidak menyenangkan dan negatif dengan yang lebih lembut.

Dalam jenis negosiasi ini, ada beberapa tindakan yang dapat Anda ambil untuk mengubah situasi menjadi menguntungkan Anda:

• Ajukan pertanyaan klarifikasi. Bekerja pada setiap posisi individu, yang disebut lawan bicara.
• Tanyakan tentang kriteria. Misalnya: "Apakah saya mengerti dengan benar bahwa ...", "Apa yang penting bagi Anda, kami tidak menyebutkannya dalam percakapan? ".
• Anda dapat mencoba mengekspos lawan bicara dengan pertanyaan utama: “Apakah saya mengerti benar bahwa Anda sedang tawar-menawar dengan saya? "," Saya pikir proposal kami tidak cocok. Bisakah Anda menguraikan dengan tepat apa? ".

Menurut aturan etiket negosiasi tertentu, ada kerangka waktu untuk percakapan, yang awalnya dibahas pada tahap awal. Karena itu, ketika para pihak datang ke negosiasi, mereka sudah mengerti apa yang menanti mereka. Berdasarkan ini, mereka membangun rencana percakapan, memilih argumen, taktik, fakta. Sisi sulit dalam hal ini adalah mencoba mematahkan seluruh skenario negosiasi yang telah Anda persiapkan sebelumnya dan memaksakan skenario Anda sendiri.

Sebelum dimulainya pertemuan, para pihak dapat menetapkan berbagai masalah yang akan dibahas dalam negosiasi. Negosiator berpikir pertemuan akan berlangsung setidaknya 40 menit. Namun, segera setelah pertemuan, pihak tangguh mengumumkan bahwa hanya ada 10-15 menit dan tidak lebih. “Korban” mempersiapkan presentasinya setidaknya selama 15 menit.

Ini dihitung untuk menunjukkan sisi lemah dari kelemahannya. Entah "korban" akan mematuhi aturan dan persyaratan, atau dia segera pergi.Dalam hal apa pun Anda tidak boleh marah, anggap semua kata yang diucapkan oleh pihak yang keras sebagai kebenaran, cobalah untuk memenuhi waktu yang ditentukan.

Apa yang bisa dilakukan:

• Anda bisa setuju. Namun, lebih baik mengabaikannya. Bernegosiasi seolah-olah tidak ada yang terjadi.
• Pertemuan biasanya dijalankan oleh seseorang yang tahu bagaimana mendengarkan dan mengajukan pertanyaan yang tepat. Di atas segalanya, jangan membanjiri pihak lain dengan presentasi diri dan proposal Anda. Pertama, tanyakan tentang kebutuhannya, tentang kriteria seleksi apa yang penting baginya.
• Setelah Anda mengetahui semua kebutuhannya, Anda dapat memberikan apa yang diinginkan lawan Anda.

Di video selanjutnya, Anda akan menemukan metodologi untuk melakukan negosiasi bisnis (persiapan, teknik manipulasi, dan contoh komunikasi bisnis yang efektif).