etika korespondensi bisnis

Korespondensi kantor adalah genre yang sangat istimewa yang harus Anda kuasai jika Anda ingin menaiki tangga perusahaan. Keterampilan menulis bisnis yang baik akan melayani Anda dengan setia: mereka akan membantu Anda berkomunikasi dengan bawahan, atasan dan mitra, menekankan pendidikan dan pandangan Anda. Gaya komunikasi harus terkendali, terarah, tanpa menyimpang dari topik tertentu.

Setiap komunikasi, baik pribadi maupun tertulis, adalah interaksi dengan orang-orang untuk bertukar informasi, mengesankan, dan bernegosiasi. Tidak ada manusia yang asing bagi kita, terkadang kita melampiaskan emosi, tetapi dalam bidang bisnis seharusnya tidak ada tempat untuk manifestasi kekerasan dari perasaan, karakter, dan temperamen kita.

Fitur penting dari komunikasi bisnis adalah tidak dapat terputus di tengah kalimat. Untuk setiap surat yang Anda terima, Anda perlu menulis balasan, bahkan jika Anda tidak menyukainya.Jika Anda menerima panggilan dan Anda tidak punya waktu untuk mengangkat telepon, pastikan untuk menelepon kembali. Tentu saja, komunikasi dengan beberapa orang tidak menyenangkan. Itulah sebabnya daftar kualitas wajib seorang manajer termasuk ketahanan terhadap stres.

Pertemuan bisnis, percakapan telepon atau korespondensi email bisnis pasti memiliki beberapa tujuan. Akibatnya, para pihak harus sampai pada kesimpulan, mendiskusikan proyek, menyepakati kemitraan strategis, dan sebagainya.

Dalam pidato tertulis, mungkin ada lebih banyak batasan dan konvensi daripada dalam pidato lisan. Berkomunikasi dengan lawan bicara secara langsung, dalam pertemuan pribadi, kita dapat membuat penekanan intonasi pada fakta ini atau itu, mengklarifikasi sesuatu jika lawan bicara tidak memahami kita. Jika ada kesalahan ucapan, kita bisa segera memperbaikinya. Namun dalam surat bisnis, kita harus sangat jelas dan tepat sehingga kata-katanya tidak menyiratkan interpretasi ganda.

Mereka biasa mengatakan: "Kertas akan menanggung segalanya," menyiratkan bahwa bahkan fakta yang tidak dapat diandalkan pun dapat ditulis. Kami berpendapat bahwa korespondensi bisnis harus sejujur ​​mungkin. Omong-omong, sekarang surat kertas semakin jarang dikirim. Pada dasarnya, mereka mengangkut kontrak dan dokumen lainnya. Dalam hal ini, kop surat digunakan sebagai bukti tingginya status organisasi.

Saat ini, dalam banyak kasus, korespondensi bisnis terjadi di ruang virtual, dan memiliki karakteristiknya sendiri. Ketika dialog baru saja dimulai, biasanya menulis salam sesuai dengan etiket, misalnya: “Halo, Oleg Sergeevich sayang! ". Dan pada alamat selanjutnya pada hari kerja, salam dapat dihilangkan.

Komunikasi tertulis, termasuk melalui e-mail, membutuhkan kepatuhan terhadap norma-norma bahasa dan literasi yang sempurna. Bagaimanapun, korespondensi akan mengungkapkan celah Anda kepada lawan bicara yang berpendidikan. Karena itu, kami menyarankan Anda untuk memeriksa apa yang tertulis dengan bantuan layanan khusus, jika Anda tidak sepenuhnya yakin dengan pengetahuan Anda sendiri.

Kami mencantumkan aturan umum yang memerlukan etika komunikasi elektronik. Mereka cukup sederhana, tetapi banyak, sayangnya, mengabaikannya:

• awal setiap kalimat ditulis dengan huruf kapital;
• tanda titik diletakkan di akhir frasa agar makna yang dibaca jelas;
• untuk memilah masalah dan menyarankan solusi, akan berguna untuk menggunakan daftar berpoin atau bernomor;
• untuk kejelasan, ada baiknya menggunakan tabel, grafik, bagan;
• jangan secara khusus berusaha terlihat seperti lawan bicara yang cerdas dan berpendidikan, jangan memperumit pemikiran sederhana dengan putaran partisipatif dan partisipatif yang berlebihan;
• semakin sederhana Anda mengungkapkan pikiran Anda, semakin baik;
• meskipun dalam budaya bicara sehari-hari mengharuskan menghindari jargon, dalam lingkungan bisnis, jargon profesional dan pinjaman dari bahasa Inggris sekarang dianggap bentuk yang baik (tapi jangan berlebihan!).

Ada beberapa jenis pesan berikut:

• tawaran promosi;
• ucapan syukur;
• menemani;
• jaminan;
• pengingat;
• peringatan;
• proposal kerjasama.

Selain aturan umum, penting untuk mengetahui beberapa detail penulisan bisnis.Kami akan memberikan aturan yang akan sesuai dalam sebagian besar kasus.

Awal sebuah email disebut header. Ada logo organisasinya. Berguna untuk selalu memiliki (yaitu, di desktop komputer Anda) templat di mana logo ini dimasukkan.

Tidak seperti komunikasi offline, aturan modern tidak mewajibkan Anda untuk menyapa penerima, dan Anda dapat langsung menyatakan inti masalah dengan memanggilnya dengan nama dan patronimik. Namun, banyak yang terus menulis di awal pesan: “Selamat pagi! ", "Halo! ", "Selamat malam! ' atau 'Salam.' Dan dalam hal ini juga, tidak ada penyimpangan dari norma.

Persyaratan badan surat menunjukkan bahwa di dalamnya terletak makna korespondensi. Membagi teks menjadi paragraf dianggap bentuk yang baik, tanda sikap penuh perhatian terhadap lawan bicara. Dalam setiap paragraf, satu atau aspek lain dari topik disebutkan dan diungkapkan. Selain mengidentifikasi masalah, biasanya menyarankan cara untuk menyelesaikannya. Jadi bisa dikatakan, untuk mengungkapkan ide bisnis dalam bentuk mini.

Di bagian akhir pesan, Anda dapat mengungkapkan perasaan formal dan lebih pribadi. Kata-kata “Dengan Hormat…”, “Salam Hormat…” (“Salam Hormat” dalam bahasa Inggris) atau harapan yang lebih emosional “Semoga harimu menyenangkan! ".

Dalam tanda tangan pribadi, sangat penting untuk menunjukkan nama belakang dan nama depan (dan di beberapa kalangan, juga patronimik). Juga harus ada nomor telepon yang dapat Anda hubungi: kota seluler dan kantor. Baru-baru ini, tanda tangan elektronik dengan logo perusahaan telah menjadi mode.

Tautan tambahan ke portal elektronik organisasi berfungsi sebagai iklan tambahan dan dapat meningkatkan lalu lintas ke situs ini di masa mendatang.

Sebagian besar karyawan kantor memiliki arsip surat yang sangat luas di kotak email mereka. Agar lawan bicara tidak bingung dalam korespondensi yang panjang, disarankan untuk mengirim surat dalam bentuk balasan. Ketika Anda mengklik kotak yang sesuai di awal subjek surat, singkatan bahasa Inggris "Re..." muncul. Ini sangat nyaman, karena penerima akan segera mengingat kemajuan korespondensi.

Anda dapat menyimpan seluruh riwayat komunikasi virtual dengan lawan bicara ini, atau Anda hanya dapat meninggalkan kutipan terakhir atau paling signifikan. Etiket bisnis modern mengharuskan Anda untuk menanggapi email dengan cepat. Bagaimanapun, kita menghabiskan sebagian besar hari kita di depan komputer kantor. Selain itu, surat dapat diperiksa dari perangkat seluler.

Jika pesan itu sangat penting dan mendesak, maka diperbolehkan menulis sms atau menelepon untuk mengingatkan tentang surat itu.

Di kalangan tokoh kreatif, penggunaan perangko tidak diterima, apalagi dicemooh dan dikutuk. Tetapi dalam korespondensi bisnis, perangko membantu mencerminkan situasi standar.

Berguna untuk memiliki celengan virtual yang berisi ekspresi dan frasa. Memang, komunikasi terstruktur, pekerjaan kantor, dan solusi masalah formal dibangun di atas klise ini. Misalnya, simpati diungkapkan dengan omset "Sayangnya, kami harus memberi tahu Anda ...".Rasa penghargaan tercermin dalam rumusan tugas ini: "Terima kasih atas kontribusi Anda yang tak ternilai ...". Dan, akhirnya, kegembiraan: "Kami dengan bangga memberi tahu Anda bahwa ...". Tetapi kalimat terakhir: “Kami menantikan kerja sama yang bermanfaat lebih lanjut” mengungkapkan harapan untuk kontak bisnis lebih lanjut.

Jadi, kami berbicara tentang etiket korespondensi bisnis. Aturan-aturan ini diperlukan untuk membuat komunikasi senyaman dan sesukses mungkin. Gunakan mereka dan Anda akan melihat bahwa pekerjaan Anda di layanan berjalan lancar!

Untuk informasi lebih lanjut tentang aturan korespondensi bisnis, termasuk email, lihat video berikut.