Tahapan komunikasi bisnis

Komunikasi adalah proses interaksi antara orang-orang, yang meliputi pertukaran, evaluasi dan pemahaman informasi. Dalam komunikasi bisnis, norma dan aturan tertentu digunakan untuk membantu membuat interaksi mitra menjadi paling nyaman. Mempertimbangkan urutan yang benar, yang terdiri dari mengamati tahap-tahap komunikasi bisnis yang diperlukan, menjamin pencapaian hasil yang diinginkan, yang lebih disukai bagi kedua mitra.

Komunikasi bisnis adalah proses multi-tahap yang melibatkan penciptaan dan peningkatan lebih lanjut hubungan antara orang-orang yang terkait dengan kebutuhan tertentu. Proses ini melibatkan transfer informasi penting, pengembangan konsep interaksi, persepsi dan pemahaman lawan bicara.

Komunikasi bisnis memiliki sejumlah fitur, yang pengetahuannya akan membantu memahami esensi dari jenis interaksi ini:

• Nilai reputasi. Dalam bisnis, wajah suatu perusahaan adalah reputasinya, yang merupakan fondasi di mana kesuksesan masa depan perusahaan dibangun.Untuk itu, komunikasi bisnis ditujukan untuk menjaga dan melindunginya.
• Kejelasan dan presisi. Definisi tujuan yang jelas dan tepat memastikan pengembangan profesional yang efektif yang mendorong pengorganisasian diri yang cepat dan pembentukan tanggung jawab.
• Kegiatan bersama, bermanfaat bagi kedua belah pihak. Dalam interaksi bisnis, seseorang tidak bisa menjaga kesejahteraan satu pihak saja. Kesatuan mitra dan posisi yang saling menguntungkan memastikan kesuksesan dan hasil yang sangat baik bagi kedua belah pihak.

Hasil dari komunikasi bisnis tergantung pada seberapa hati-hati proses itu sendiri diatur. Dalam struktur komunikasi bisnis dapat dibedakan tahapan-tahapan tertentu. Pengetahuan tentang poin-poin utama dari komunikasi semacam itu dan norma-norma perilaku yang sesuai dengan setiap tahap akan membantu mencapai tujuan yang diinginkan.

Tahap ini melibatkan organisasi langsung pertemuan. Pada tahap pertama, perlu menyusun rencana dengan pertanyaan spesifik dan beberapa opsi untuk menyelesaikan masalah. Penting untuk menganalisis sudut pandang mitra negosiasi dan memilih strategi hubungan yang paling menguntungkan; disarankan untuk membuat prediksi hasil percakapan. Momen organisasi menyelesaikan tahap persiapan: penunjukan tempat dan waktu pertemuan.

Potret psikologis lawan bicara, yang berkembang di mata Anda, tergantung pada keadaan tertentu, durasi kenalan, informasi tentang orang yang diterima dari karyawan lain. Tindakan perilaku verbal dan non-verbal dibedakan, yang memungkinkan untuk membuat potret psikologis lawan bicara:

• cara berbicara (isi, konsistensi, durasi, ekspresi dan fitur bicara);
• gerak tubuh dan ekspresi wajah;
• tindakan tertentu (gerakan dan postur seseorang, jarak antara lawan bicara, sentuhan);
• gerakan tubuh (menyentuh, menepuk, membelai).

Fungsi penting dalam menciptakan potret psikologis dilakukan dengan mempelajari penampilan lawan bicara. Ini adalah preferensi pakaian, kebersihan, kerapian dan ketidaksempurnaan penampilan, kepatuhan terhadap tren mode atau mengabaikannya, meniru pakaian yang dikenakan oleh orang lain.

Menentukan potret psikologis seorang karyawan, perlu untuk fokus pada kepribadiannya:

• karakter (minat, prinsip, rencana, preferensi);
• perilaku (kompetensi, kecakapan hidup, pengalaman profesional);
• sisi spiritual kepribadian (fitur unik dari proses dan sifat-sifat bidang intelektual, kognitif dan emosional);
• aspek sosial dan psikologis (status, peran sosial, gaya hidup dan spesifik pekerjaan);
• sifat biopsik (temperamen, jenis kelamin dan usia lawan bicara, keadaan kesehatan);
• formasi kontak.

Untuk membangun komunikasi bisnis, perlu untuk menciptakan suasana yang kondusif untuk percakapan yang serius, yang melibatkan menunjukkan kepada mitra niat baik dan minat Anda. Ini akan difasilitasi oleh senyum lembut, sapaan yang sopan, dan jeda yang memberikan kesempatan kepada lawan bicara untuk bergabung dalam percakapan dan mengambil bagian langsung di dalamnya.

Percakapan standar dimulai dengan penerapan tindakan berikut: pengungkapan tujuan, kinerja mitra baik di satu sisi dan di sisi lain, menyuarakan topik, memperkenalkan orang yang melakukan percakapan, mengumumkan prosedur untuk meneliti masalah tersebut.

Tahap ini wajib untuk menentukan rencana negosiasi yang sesuai dan meningkatkan minat dalam interaksi di pihak mitra. Prosedur ini dapat difasilitasi dengan lelucon yang sesuai dengan tempat dan waktu.

Anda juga harus memutuskan peran yang akan dimainkan para pihak dalam proses komunikasi bisnis. Percepatan proses difasilitasi dengan meniru pasangan, cerminan dari postur, plastisitas, nada suara, gerak tubuh. Setelah beberapa waktu (5-10 menit), dimungkinkan untuk melanjutkan ke pengumuman kondisi. Ini membutuhkan posisi yang setara. Anda dapat pindah ke posisi lain, yang dimanifestasikan oleh komunikasi non-verbal.

Selama fase ini, penekanan harus ditempatkan pada persamaan daripada perbedaan. Berkat ini, negosiasi akan membantu untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Jika terjadi perselisihan yang tidak dapat diselesaikan, disarankan untuk pindah ke posisi netral, yang tidak melibatkan penetapan penilaian sendiri.

Ingatlah bahwa argumen yang kuat diperlukan. Dalam hal ini, aturan tertentu harus diperhatikan:

• Penyajian pikiran harus dilakukan dengan menggunakan ungkapan yang sederhana, dapat dimengerti, tepat dan meyakinkan.
• Akan tepat untuk menyesuaikan argumen dengan kepribadian pasangan.
• Diinginkan untuk menyajikan bukti Anda dengan jelas dan ringkas.
• Ketika berbicara tentang suatu masalah, Anda harus tegas: Anda tidak boleh menyerah jika Anda yakin dengan pendapat Anda.
• Harus selalu ada satu bukti berat yang mendukung tesis sebagai cadangan (jika lawan bicara mulai meragukan keputusan).
• Disarankan untuk menggunakan fakta yang dapat diandalkan yang akan membantu lawan bicara membuat keputusan tanpa penundaan.
• Jangan menyerah sampai pasangan akhirnya mengkonfirmasi penolakannya.
• Anda harus menggunakan argumen yang paling meyakinkan yang mendukung posisi Anda, mencoba mengungkapkan pemikiran sedemikian rupa sehingga mereka sepenuhnya tertarik pada lawan bicara.

Saat berinteraksi, selalu sulit untuk menghindari berbagai diskusi. Tugas utama yang perlu ditangani dalam situasi seperti itu adalah membuktikan kepada pasangan bahwa Anda benar (dengan menghilangkan keraguan, menentukan motif perlawanan, reaksi defensif, memikirkan taktik). Pada saat yang sama, penilaian kategoris harus dihindari, jika tidak semuanya akan berubah menjadi efek sebaliknya.

Jika Anda mencapai pemahaman, interaksi lebih lanjut tidak akan menyebabkan kesulitan serius. Setelah itu, Anda perlu menemukan manfaat bersama. Beri pasangan Anda kesempatan untuk mengambil inisiatif.

Hal ini diperlukan untuk mengontrol partisipasinya dalam mencapai tujuan yang diinginkan.Jika keputusan Anda sendiri jauh lebih kuat daripada keputusan lawan bicara, maka Anda harus mempertimbangkan proposalnya dengan hati-hati dan menjelaskan mengapa ide itu perlu diselesaikan, atas dasar apa lebih menguntungkan untuk mengambil posisi yang berbeda.

Kriteria yang dirumuskan harus diterjemahkan ke dalam versi final. Setelah itu, Anda perlu memulai kesepakatan. Disarankan untuk menjelaskan secara lebih rinci kewajiban yang ditanggung oleh masing-masing pihak. Segera setelah keputusan dibuat, ucapan terima kasih yang diungkapkan kepada lawan bicara akan tepat.

Tahap terakhir dari komunikasi bisnis memainkan peran yang sangat penting, sehingga harus diberikan perhatian yang sama seperti semua yang sebelumnya. Pendapat terakhir berdampak pada citra lawan bicara secara keseluruhan dan pada kemitraan yang saat ini dipertahankan dan direncanakan untuk masa depan. Kebajikan, rasa hormat dan kebijaksanaan tetap harus ditunjukkan.

Komunikasi bisnis akan menguntungkan dan dijamin hasil yang baik saat digunakan aturan dan pedoman berikut ini:

• Minuman (teh, kopi) ditawarkan atas kebijaksanaan pemilik atau selama negosiasi yang berlarut-larut.
• Jangan melakukan panggilan telepon selama negosiasi bisnis. Lebih baik untuk mematikan telepon untuk saat ini. Hal ini diperlukan untuk menunjukkan rasa hormat kepada mitra dan prosedur umum untuk interaksi bisnis.
• Meninggalkan tempat selama negosiasi dilarang. Kasus luar biasa adalah kebutuhan akan bantuan medis.
• Menyimpan catatan kerja dipersilakan, karena menekankan minat dan perhatian kepada pasangan.
• Tanda selera yang baik adalah tidak mengajukan pertanyaan terkait rahasia dagang pasangan.Ini membantu untuk menghindari kecanggungan dan posisi canggung.

Semua tentang keterampilan komunikasi bisnis yang penting, lihat video berikut.