Percakapan bisnis: aturan, variasi, dan tahapan

Hasil dari hubungan bisnis seringkali bergantung pada negosiasi dan dialog pribadi. Kontak bisnis, yang dibuat secara tertulis atau melalui telepon, dikembangkan dalam percakapan pribadi. Pada saat yang sama, para peserta wawancara menggunakan seluruh ragam sarana komunikasi: mereka tidak hanya menggunakan ucapan, tetapi juga gerak tubuh, ekspresi wajah, dan pengaruh pribadi.

Percakapan bisnis biasanya merupakan percakapan antara dua lawan bicara, itulah sebabnya mereka harus mempertimbangkan kekhususan pribadi lawan, motifnya, fitur bicara, dan menerapkan etiket. Komunikasi interpersonal melibatkan berbagai metode untuk mempengaruhi lawan bicara.

Percakapan bisnis yang memiliki topik tertentu dan berorientasi pribadi sering dilakukan dalam organisasi yang sama antar karyawan.Tujuan percakapan adalah keinginan seorang peserta komunikasi untuk mempengaruhi orang lain atau seluruh kelompok karyawan dengan bantuan kata-kata untuk mendorong aktivitas, perubahan dalam lingkungan kerja atau hubungan yang ada, dan meningkatkan kualitasnya.

Tujuan lain dari percakapan bisnis adalah perlunya manajemen untuk membuat kesimpulan dan keputusan berdasarkan pendapat dan penalaran karyawan.

Keuntungan percakapan bisnis dibandingkan jenis komunikasi verbal lainnya adalah:

• dalam kecepatan reaksi terhadap komentar lawan bicara, yang membantu mendapatkan hasil yang diinginkan;
• dalam meningkatkan kesadaran pengurus dengan memperhatikan, mengendalikan dan memantau sudut pandang, penilaian, pemikiran, argumentasi dan pernyataan skeptis yang didengar selama wawancara;
• dalam kemanfaatan serangkaian metode yang masuk akal dan fleksibel untuk mempelajari topik yang sedang dibahas, yang merupakan konsekuensi dari pemecahan masalah dan tuntutan semua pihak.

Percakapan bisnis difokuskan pada implementasi fungsi-fungsi tertentu:

• menemukan arah baru;
• peluncuran proyek yang menjanjikan;
• pertukaran data;
• regulasi kegiatan yang dimulai;
• komunikasi timbal balik karyawan dari satu perusahaan;
• memfasilitasi kontak bisnis antara lembaga, perusahaan, industri.

Hasil percakapan dan pertemuan bisnis tidak hanya ditentukan oleh kesiapan untuk itu, tetapi juga ditentukan oleh konstruksi percakapan itu sendiri.Kesalahan yang tak terbantahkan dapat dihindari dengan metode wawancara yang mapan dan mengamati prinsip-prinsip mereka. Harus selalu ada suasana niat baik - pernyataan kasar tidak dapat diterima.

Prinsip rasionalitas menyiratkan pengendalian perilaku, terutama dalam kasus pasangan menunjukkan emosi. Kurangnya kontrol atas emosi biasanya berdampak negatif terhadap keputusan yang dibuat. Solusi seperti itu tidak bisa disebut optimal.

Prinsip pemahaman diperlukan agar lawan bicara dapat menemukan titik temu dalam dialog dan mencapai efek yang diinginkan.

Selama percakapan, konsentrasi perhatian pembicara berfluktuasi bahkan tanpa adanya faktor disipatif. Mempertimbangkan dan memperhatikan nuansa seperti itu, pada saat ini perlu untuk kembali menarik perhatian pada diri sendiri dan melanjutkan kontak yang terputus.

Prinsip keandalan menentukan kepatuhan wajib terhadap keaslian menginformasikan lawan bicara - bahkan jika ia memberikan informasi palsu. Ini menguntungkan dialog dan mencapai tujuan yang diinginkan.

Prinsip psikologis yang penting adalah pembedaan antara subjek pembicaraan dengan lawan bicaranya. Sikap subyektif terhadap lawan dapat mempengaruhi obyektivitas penilaian indikator. Percakapan konstruktif didasarkan pada perbedaan antara peristiwa dengan sudut pandang, dan pendapat dengan pengalaman.

Konkretisasi prinsip-prinsip umum seperti itu untuk melakukan percakapan bisnis adalah aturan untuk implementasinya, yang berkontribusi pada keamanan dan efisiensi negosiasi.

Aturan kepentingan ganda adalah bahwa masing-masing pewawancara memiliki kepentingan ganda: tidak hanya esensi dan isi topik pembicaraan, tetapi juga kerjasama dengan pasangan.Mempertahankan hubungan yang bermanfaat tidak kalah pentingnya dalam percakapan daripada pertukaran informasi.

Para ahli merekomendasikan untuk mengarahkan percakapan sedemikian rupa sehingga tidak mengganggu hubungan antara karyawan dan manajer. Untuk ini, Anda perlu:

• jangan terburu-buru mengambil kesimpulan tentang motif dan niat lawan bicara, berdasarkan asumsi mereka sendiri;
• dengarkan lawan bicara dengan penuh perhatian dan tunjukkan bahwa dia dipahami;
• menyuarakan minat dan tujuan Anda alih-alih berdebat tentang masa lalu, dan pikiran harus diungkapkan dengan jelas dan jelas;
• mendiskusikan tindakan di masa depan.

Penekanan pada minat pada pasangan juga dianggap sebagai aturan penting yang akan sangat membantu tugas kedua lawan bicara. Frasa: "dapat dimengerti", "menarik", "senang mengetahui", secara alami dimasukkan ke dalam percakapan, akan menciptakan suasana santai dan membantu mengekspresikan persetujuan dan saling pengertian. Masalah yang sama dapat diselesaikan jika Anda berbicara dengan lawan bicara, memanggilnya dengan nama dan patronimik, dan juga tidak menunjukkan kecemasan dan lekas marah.

Keinginan untuk mengklarifikasi informasi tambahan atau tambahan juga akan membantu mempertahankan minat.

Setiap percakapan adalah cara untuk menemukan kesamaan. Agar dialog berhasil, tidak disarankan untuk memulainya dengan kontradiksi. Biasanya mereka memulai dengan topik yang pendapatnya sama, misalnya tentang cuaca. Hal ini dilakukan agar sejak awal tidak ada jawaban negatif dan tidak ada usaha yang harus dikeluarkan untuk membujuk lawan bicara.Para ahli merekomendasikan untuk selalu memiliki beberapa frasa yang sudah disiapkan sebelumnya, jawabannya hanya positif.

Persiapan untuk percakapan bisnis dimulai dengan tahap yang paling penting - perencanaan, yang terdiri dari merumuskan masalah dan tujuan pertemuan, serta membuat rencana dan metode negosiasi untuk implementasinya. Profesional menyarankan:

• memikirkan dan menimbang proses yang diusulkan dari percakapan yang direncanakan, menyusun programnya;
• kumpulkan semua informasi yang diperlukan tentang kemungkinan lawan bicara;
• menguji efektivitas argumen mereka yang diperlukan untuk mendukung keyakinan dan niat mereka;
• periksa konsistensi definisi dan pemikiran mereka;
• memikirkan pilihan untuk reaksi lawan bicara atau lawan argumen yang diajukan.

Penunjukan waktu dan tempat pembicaraan selanjutnya tergantung pada posisi dan sikap peserta. Itu dapat dilakukan di wilayah sendiri, asing atau netral. Setelah melakukan pelatihan operasional, perlu untuk memeriksa dan mengedit bahan yang dikumpulkan dan disiapkan dan memberikan rencana untuk wawancara masa depan bentuk akhir.

Konstruksi percakapan bisnis terdiri dari 5 tahap:

• awal percakapan;
• menyediakan informasi;
• argumentasi;
• membalikkan argumen lawan;
• persetujuan proposal.

Masing-masing langkah ini didasarkan pada pengetahuan profesional, kejelasan, logika, yang ditambahkan ke kualitas pribadi pewawancara, yang sangat penting dalam percakapan. Rencana percakapan harus dibangun atas dasar berbagai kemungkinan pilihan untuk hasilnya. Terkadang Anda harus mengulangi beberapa argumen.

Pada tahap pertama - di awal dialog - penting untuk menemukan kontak dengan pasangan, mengatur lingkungan yang menarik, menarik minat lawan bicara dan mengambil inisiatif. Dianjurkan untuk menggunakan teknik khusus yang memulai dialog. Ini termasuk:

• teknik untuk melepaskan ketegangan, yang membantu menjalin kontak dekat dengan lawan;
• cara untuk mengaitkan lawan bicara, memungkinkan Anda untuk dengan cepat memperbarui masalah;
• metode merangsang fantasi, yang melibatkan munculnya sejumlah besar pertanyaan;
• mendekati masalah secara langsung.

Awal percakapan yang benar adalah kenalan, perumusan yang tepat dari tujuan dan sasarannya, nominasi topik, komunikasi aturan untuk mempertimbangkan masalah.

Pada tahap pemberian informasi, seseorang harus mengetahui permintaan dan pendapat pasangan, motivasi, argumen dan keinginannya, melaporkan informasi yang direncanakan, dan menganalisis posisi lawan bicara.

Dalam fase menyanggah penilaian lawan, ucapannya harus dinetralkan. Untuk melakukan ini, perlu untuk menyatakan argumen Anda dengan meyakinkan, tanpa keraguan, tanpa membiarkan kemungkinan menyangkal pendapat Anda. Logika penolakan terletak pada analisis informasi yang meragukan, menemukan penyebab sebenarnya, pemilihan konsep dan metode. Dalam hal ini, berbagai trik dan trik digunakan.

Pada tahap pengambilan keputusan, hasil argumentasi yang diterima dan disetujui oleh lawan bicara dirangkum, nuansa dan kesimpulan negatif dihilangkan, hasil yang dicapai dikonsolidasikan dan dikonfirmasi, topik untuk kerjasama lebih lanjut diusulkan. Pada tahap ini, seseorang tidak boleh menunjukkan ketidakpastian sehingga pasangannya juga tidak mulai meragukan keputusan yang diambil.

Jenis percakapan bisnis independen dicirikan oleh klasifikasi berikut:

• saat melamar pekerjaan;
• pada saat pemecatan;
• tentang masalah;
• sifat disiplin.

Varietas pertama adalah tipe pengantar, tugas utamanya adalah menentukan dan mengevaluasi kualitas bisnis pelamar untuk posisi tersebut. Manajer perlu mengajukan beberapa pertanyaan dasar kepada pelamar yang berisi informasi tentang orang tersebut: tingkat pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan dan kemampuan yang ada, alasan mencari pekerjaan, tingkat klaim pembayaran. Kadang-kadang perlu juga untuk mengklarifikasi kualitas pribadi.

Wawancara mengenai kepergian seorang karyawan dapat terdiri dari dua jenis: penyelesaian sukarela atau paksa. Dalam kasus pertama, administrator harus mencari tahu alasan pemecatan - ini karena perhatian pada peningkatan manajemen organisasi. Biasanya dalam kasus seperti itu dimungkinkan untuk menemukan informasi berguna yang memungkinkan pemecahan beberapa masalah.

Tipe ketiga adalah percakapan dengan seorang karyawan yang dengannya mereka terpaksa berpisah. Sebagai aturan, sangat sulit bagi seorang pemimpin. Dalam proses percakapan seperti itu, seseorang harus mengamati kelezatan, tetapi pada saat yang sama menyatakan dengan benar dan adil klaim terhadapnya. Ada aturan dan saran khusus tentang cara melakukan percakapan seperti itu.

Argumentasi dapat didasarkan pada metode retoris dan spekulatif. Yang retoris adalah:

• fundamental, terdiri dari banding langsung ke mitra;
• kontradiksi berdasarkan menemukan ketidaksepakatan dalam argumen;
• teknik untuk menyoroti kesimpulan yang mengarah pada hasil yang diinginkan melalui kesimpulan menengah;
• komparatif;
• metode pemotongan berdasarkan pemilihan bagian individu;
• metode bumerang;

• memboikot;
• mengalihkan penekanan dan mengedepankan kepentingan mereka;
• metode inferensi berdasarkan perubahan bertahap pada esensi masalah;
• metode polling, disimpulkan dalam pertanyaan yang telah ditentukan sebelumnya;
• teknik bantuan eksplisit.

Metode spekulatif dapat dipertimbangkan:

• teknik berlebihan;
• anekdot;
• teknologi penggunaan wewenang;
• teknik meragukan identitas lawan bicara;
• metode isolasi, yang terdiri dari penyajian ekspresi individu dalam bentuk yang dimodifikasi;
• transformasi arah, berdasarkan transisi ke masalah lain yang tidak terkait dengan sengketa;
• represi, yang terdiri dari membesar-besarkan masalah kecil;
• teknik delusi di mana informasi yang membingungkan dilaporkan;
• delay - menunda percakapan;
• banding berdasarkan seruan simpati;
• teknik distorsi;
• pertanyaan jebakan.

Para ahli merekomendasikan melakukan percakapan bisnis dengan cara berikut: membuat saran atau mengevaluasi sesuatu dalam bentuk tanya jawab yang memungkinkan Anda untuk mempertahankan posisi inisiatif, tidak membiarkan nada kategoris, mendorong lawan bicara untuk aktif dan pada saat yang sama mendapatkan yang diperlukan informasi. Misalnya, adalah tepat dan rasional untuk menggunakan frasa:

• “Bagaimana pendapat Anda tentang masalah ini? »;
• "Bagaimana menurut Anda?.. ";
• “Apakah saya memahami sudut pandang Anda dengan benar? »;
• “Bukankah seharusnya Anda dan saya memeriksa opsi lain? »;
• “Tidakkah menurutmu situasinya tidak menguntungkanmu sekarang? ".

Percakapan bisnis berkontribusi pada realisasi keinginan orang untuk mengubah situasi atau membangun hubungan baru secara kualitatif antara para peserta dalam dialog. Percakapan semacam itu merupakan bagian penting dari hubungan dalam bisnis dan politik, yang mewakili pembentukan hubungan antara mitra yang diberi wewenang oleh organisasi mereka untuk menyelesaikan masalah. Anda perlu berbicara secara singkat.

Untuk lebih lanjut tentang aturan komunikasi bisnis, lihat video berikut.