Az üzleti kommunikáció típusai
Az üzleti kommunikáció segíti a kapcsolatok kialakítását kollégákkal, beosztottakkal, partnerekkel és ügyfelekkel. A kommunikáció során nemcsak információk, hanem tapasztalatok és ismeretek cseréje is zajlik egy bizonyos területen. Az üzleti etikett az élet minden területére behatol, az üzleti kommunikációnak különféle típusai vannak.
Bizonyos szabályok ismerete nélkül lehetetlen vitát folytatni a tudomány, a művészet, a termelés vagy akár a kereskedelem területén.
Ami?
Az üzleti kommunikáció az emberi élet fontos része. Az üzleti környezet etikettje egyfajta támogatásként szolgál. Az üzleti életben többféle kommunikációs forma létezik. A megfelelő lehetőségeket a beszélgetés résztvevőinek személyes és pszichológiai jellemzőinek figyelembevételével kell kiválasztani. A következő kommunikációs formákat lehet megkülönböztetni:
- Beszélgetés - a beszélgetőpartnerek közötti szóbeli kapcsolattartás a fontos problémák és feladatok megbeszélésére redukálódik, tisztázva a munkával kapcsolatos néhány árnyalatot. Ebben az esetben a beszélgetés résztvevőinek joguk van különféle feladatokkal foglalkozni és döntéseket hozni. A beszélgetőpartnerek státuszának egyenlőnek kell lennie.
- Tárgyalás merevebb szerkezetűek. Általában különböző cégek vagy részlegek képviselői vesznek részt ezeken.A tárgyalásokat arra használják, hogy egyesítsék erőiket azokkal a partnerekkel, akik egy adott probléma megoldásában érdekeltek.
- A találkozón érdeklődők és érintettek csoportja vagy nagy köre vesz részt. A találkozó része az információk gyűjtése, elemzése, adatcsere, valamint vitás kérdésekben történő döntéshozatal.
- Teljesítmény - ebben az esetben egy személy vagy egy kis csoport megosztja a hallgatósággal a szükséges információkat. Ebben az esetben az üzenet nem redukálódik a téma megvitatására, hanem információként jelenik meg. Ez a kommunikációs forma megköveteli a beszélőtől vezetői tulajdonságokkal, a társadalomban maradás képességével, valamint szónoki képességekkel.
- Levelezés - a kommunikáció közvetett módja, a levelező kommunikáció egyfajta szerepét tölti be. Ez a fajta kommunikáció magában foglalja a parancsokat, jegyzőkönyveket, határozatokat, kéréseket, jelentéseket, hivatalos leveleket, utasításokat stb. A levelezést az osztályok vagy szervezetek közötti kommunikációra használják. A levelezés során speciális szabályokat kell követni.
Minden hivatalos fellebbezésnek meg kell felelnie az elfogadott sablonoknak, valamint a szöveg helyes és hibamentes összeállítása is szükséges.
Az üzleti kommunikációt meg kell tanulni. Ugyanakkor a személyes tulajdonságok és az „én” bemutatása háttérbe szorul. A legfontosabb továbbra is az a képesség, hogy figyelembe vegyék az ellenfél érdekeit és kívánságait, és kombinálják azokat saját követelményeivel oly módon, hogy mindkét fél elérje a kívánt eredményt.
Az üzleti kommunikáció több szakaszból áll:
- Motívum kialakulása. Enélkül nem lehet hatékony interakciót elérni.
- Felkészülés a kommunikációra - ez a beszélgetési terv elkészítése, az érvek, információk előkészítése.A megbeszélés során el kell készíteni a megoldandó feladatok listáját is.
- Beszélgetés indítása. Kapcsolatfelvételre van szükség, ezt követően a beszélgetéshez kedvező „kapcsolati klímát” kell kialakítani.
- A probléma megfogalmazása - a problémakör kiemelése, álláspontjuk, e feladatról alkotott elképzelésük bemutatása. Felhívjuk azonban figyelmét, hogy a beszélgetés témájában előzetesen össze kell készítenie absztraktokat, és készen kell állnia a feltett kérdések megválaszolására.
- Információcsere - A beszélgetőpartner álláspontjának tisztázása. Fontos a kommunikáció fenntartása és a kérdések megválaszolása elérhető hivatalos nyelven, szükség esetén a szakmai terminológia mellőzésével.
- Meggyőzés és érvelés - nézeteltérés esetén szükségesek és a kommunikáció előző szakaszából következnek. Meg kell jegyezni a helyzetről alkotott elképzelésének és a vitás kérdés megoldásának pozitív aspektusait.
- Megoldás keresése egy problémára vagy problémára - a megbeszélés vége, végeredménye minden résztvevőnek megfeleljen.
- Szerződés készítése - ez azt jelenti, hogy a találkozó eredményeként a beszélgetés résztvevői közös nevezőre jutottak, vagy partnerek támogatását kérték ki különböző problémák megoldásában. A megbeszélés pozitív eredménye írásbeli megerősítéssel zárul.
- Az eredmények elemzése - bemutatja, hogy a meghozott döntések helyesek voltak-e.
- Döntéshozatal – az elemzést követően valamennyi fél hozzájárulását jelenti. Ebben az esetben a beszélgetés résztvevői döntenek a további együttműködésről vagy a kapcsolatok megszüntetéséről.
A vállalati párbeszéd alapelvei
A modern társadalomban az emberek tudatosan követik az üzleti kommunikáció szabályait annak érdekében, hogy konkrét célokat érjenek el a vállalati környezetben. Az üzleti életben nem elég egy bizonyos pozíciót betölteni, hanem meg kell erősíteni a kapcsolatokat különböző emberekkel. A következőknek nagy jelentősége van:
- Az emberek megnyerésének és a társadalomban maradásnak a képessége a vállalati párbeszéd fontos szempontja. Ehhez képesnek kell lennie arra, hogy világosan és világosan megfogalmazza gondolatait, hozzáértően érvelje álláspontját.
- Az analitikai adatok és a gyors döntések meghozatalának képessége mindig az Ön oldalán áll. A partnerekkel való kommunikáció során ne feledje, hogy minden fél érdekelt a viták gyors megoldásában.
- Fontos figyelembe venni a beszélgetőpartner kulturális sajátosságait és nemzeti hagyományait: kétségtelenül előfordulhat, hogy egyes, egy másik országban elfogadott szokások és normák elfogadhatatlannak vagy sértőnek tűnnek.
Ha elsajátítja a vállalati párbeszéd készségeit, egyre könnyebben építhet kapcsolatokat partnereivel, kollégáival, kommunikálhat a versenytársakkal és elérheti céljait. Emellett kétségtelenül megnyílnak előtted a karrierlehetőségek.
Fajták
Az üzleti etika alapfogalmait és normáit minden önmagát tisztelő embernek ismernie kell. Meg kell érteni, hogy az üzleti életben az emberek közötti kommunikáció nem a partnerek hangulatának kölcsönös megragadása, hanem bizonyos szabványok szerint épül fel. Az üzleti kommunikációnak a következő típusai vannak (funkcionális cél szerint):
- verbális és non-verbális - a beszéd, az arckifejezések, a gesztusok és a testtartás figyelésének szükségességéből áll. A non-verbális kommunikáció során a karok, lábak, tekintet helyzete, a fej dőlése és az akaratlan mozgások sokkal többet elárulnak az ember érzéseiről és hangulatáról, mint a szóbeli beszéd. Érdemes megtanulni kontrollálni az arckifejezéseket, gesztusokat.
- Írásban és szóban. A kommunikáció minden formájához külön fogalmakat és normákat különböztetnek meg.Minden aláírással és pecséttel hitelesített okirat a közlés írásos formájára vonatkozik. Szóbeli - megbeszélések, értekezletek, tárgyalások, jelentések és egyéb üzleti kommunikációs formák tervezésére.
- Monológiai és Dialogikus - jelentős nyelvi különbségek vannak. A párbeszéd az interperszonális kommunikáció. A monológ egyetlen nézőpontot tükröz; ez a fajta kommunikáció magában foglalja az előadást vagy ünnepi beszédet, valamint a beszámolót vagy a bemutatkozó beszédet.
- Távoli és személyes. A távoli kommunikáció magában foglalja a telefonbeszélgetéseket, a levelezést. Különös figyelmet fordítanak a beszéd intonációs mintázatára, az üzenet rövidségére. Nem használhat gesztusokat.
A személyes kommunikáció során a beszélgetőpartner megjelenését, az intonációt, valamint a non-verbális kommunikációt értékelik.
Stílusok
Minden stílusnak vannak bizonyos jellemzői. Meg kell tudni érteni őket.
Stílus besorolás:
- Tekintélyelvű. A főnök tagadhatatlan hatalmán és az alkalmazottak abszolút alárendeltségén alapszik. Bármilyen döntést kizárólagosan hozzák meg, és nem vitatják meg az érdekelt vagy érintett személyekkel.
- Demokratikus - fő jellemzője a kérdések közös megbeszélése és a kölcsönös megértés vágya. A beszélgetőpartnerrel való kommunikáció során kérést, ajánlásokat és motivációt használnak.
- csábító vagy formális - a vezető minimális részvétele határozza meg a személyzeti irányításban, tárgyalásban és döntéshozatalban. A nehéz esetek és a kockázatos döntések másokra hárulnak. Az ilyen menedzsment hatékonysága már nem a vezetőn múlik, hanem a csoport fejlettségi szintjén.
- Liberális - valami autoriter és demokratikus stílus között.A különböző kérdések megbeszélése a partnerekkel vagy kollégákkal minimális, de ritkán alkalmazzák, és csak azzal a céllal, hogy a felelősséget az ellenfélre hárítsák.
- Hivatalos üzlet - a kommunikációs normák, a beszédklisék és az üzleti kommunikáció szabályainak szigorú betartását jelenti, ahol nincs helye az egyéniség megnyilvánulásának.
- Tudományos - szigorú, rövid és visszafogott beszéd, amely csak a tudomány és az oktatás területén megfelelő. Kutatási vagy oktatási tevékenységekben használják.
Gólok
Az üzleti kommunikáció a viselkedés minden külső aspektusát érinti, és több területre oszlik:
- a beszélgetés résztvevőinek közös céljaik és motívumaik vannak;
- a beszélgetés egy tér-idő intervallumban zajlik;
- világos kommunikációs hierarchiát építenek ki a vita valamennyi résztvevője között, a társadalmi státuszokat elosztják;
- a kommunikáció résztvevői a kommunikáció során betartják az általánosan elfogadott szabályokat és normákat.
Az üzleti kommunikáció segít a szükséges kapcsolatok gyors felépítésében, megbízható mecénások támogatásában. Segít a kölcsönös megértés elérésében.
Az üzleti kommunikációnak 4 fő funkciója van:
- Információ és kommunikáció - konkrét információk gyűjtését és szolgáltatását, valamint ismeretek és tapasztalatok cseréjét foglalja magában.
- Interaktív - az emberek közötti interakció folyamata miatt. Az interakció folyamatában (a partnerek viselkedése, tevékenysége és döntései) használják.
- Észlelési a másik ember megértése. A kapcsolatteremtés vagy gyengülés a kölcsönös megértés alapján történik.
- Szabályozó-kommunikatív - lehetővé teszi a beszélgetés résztvevőinek viselkedésének beállítását.Ehhez folyékonyan kell ismernie a speciális technikákat: képesnek kell lennie meggyőzni, kompromisszumokat találni és engedményeket tenni.
Ezenkívül különleges szabályokat is figyelembe kell venni az üzletemberekkel való kapcsolattartás során. Minden fellebbezésnek, üzenetnek és információnak meg kell felelnie a három pillérnek:
- tartalmilag – a közölt üzeneteknek és információknak világosnak és tömörnek kell lenniük;
- az expresszív rész az érzelmi komponensre utal;
- motiváló oldal - a beszélgetőpartner gondolataira és érzéseire irányul.
Beszéd etikett
A kommunikáció során az ember figyel a beszélgetőpartner beszédére és hangjára. Ezt bizonyos mutatók szerint értékelik:
- Szójegyzék - a parazita szavak hiánya és a hozzáértő, kifejező beszéd lehetővé teszi, hogy magabiztosan kijelenthessük, hogy az ember művelt és kulturált.
- érthető beszéd és a szavak helyes kiejtése minden ember sikerének kulcsa.
- hanglejtés - lehetővé teszi a szükséges ékezetek elhelyezését.
- Beszédsebesség - a lassú beszéd melankóliát okoz, és a gyors beszéd nem teszi lehetővé, hogy a megadott információkra koncentráljon.
- A versenytársak pozitív és negatív tulajdonságainak megbeszélése. Próbálja meg az ilyen témákat rendkívül tapintatosan és körültekintően érinteni. Ez egyfajta ártalmatlan manipuláció, amely segít megnyerni a beszélgetőpartnert.
- Hosszú és rövid kifejezések kombinációja. Ez a technika segít fenntartani a beszélgetőpartner figyelmét.
A beszédetikett valamilyen módon kapcsolódik egy konkrét kommunikációs helyzethez. Mivel minden ember a társadalomhoz tartozik, bizonyos szabályok betartása nélkül lehetetlen kölcsönösen előnyös kapcsolatokat építeni az élet bármely területén.
Emlékeztető minden napra: tézisek
A kollégák és partnerek közötti tisztelet elérése érdekében figyelembe kell venni néhány árnyalatot:
- A versenytársak pozitív és negatív tulajdonságainak megbeszélése. Próbálja meg az ilyen témákat rendkívül tapintatosan és körültekintően érinteni. Ez egyfajta ártalmatlan manipuláció, amely segít megnyerni a beszélgetőpartnert.
- Hosszú és rövid kifejezések kombinációja. Ez a technika segít fenntartani a beszélgetőpartner figyelmét.
- Üzleti környezetben nem szabad megmutatnia személyes preferenciáit és érzelmeit különböző problémák megoldása során. A főszerepet az Ön által képviselt cég érdekei és a beszélgetőpartner érdekei játsszák. Ne váltson emelt hangokra, és ne vegyen részt verbális összecsapásokban: az érzelmek bármilyen megnyilvánulása negatívan befolyásolja hírnevét és imázsát.
- Ne keverje a munkát és a magánéletet. A kollégákkal fenntartott kapcsolatok nem befolyásolhatják a vállalat problémáinak megoldását. Ha nem tud meleg kapcsolatot kialakítani egy személlyel, ez nem jelenti azt, hogy figyelmen kívül kell hagynia véleményét és tanácsait a közös problémák megoldása során. A személyes kapcsolatok és az üzleti kapcsolatok elkülönítésének képessége segít a kívánt feladatokra összpontosítani és a vitás kérdések megoldásában.
- Felkészülés a beszélgetésre: érdeklődjön a beszélgetőpartnerről, és válassza ki a megfelelő kommunikációs taktikát.
- Pontosnak lenni - ne kérjen időt az üzleti partnerektől.
- Képes meghallgatni a beszélgetőpartnert - az Ön tagadhatatlan előnye. Az ügyfelekkel való kommunikáció képessége, igényeik és vágyaik megértése nélkül lehetetlen a siker.
- Barátságos hozzáállás minden beszélgetőpartnerhez. Még egy becstelen partnert sem szabad megvetéssel kezelni. Felejtsd el az ellenségeskedést, és próbálj meg kedvezően és kedvesen bánni a beszélgetőpartnerrel. Ne feledje, hogy üzleti környezetben ne beszélje meg kapcsolatát más emberekkel. A kapcsolatokat, a magánéletet nem szabad megbeszélni senkivel.
- A lényegre való összpontosítás képessége. Próbáld kitalálni, mit akar a beszélgetőpartnered. Figyelembe véve az ő érdekeit, próbálja megoldani a problémát, és közös nevezőre jutni, ne veszítse el kívánságait.
- Az őszinteség képessége. Ha az információ megbízhatatlan, torz, az bármely alkalmatlan pillanatban megtudható, és befolyásolhatja az Ön hírnevét.
- Ne feledkezzünk meg a jó modor szabályairól. Mindig a keresztnevén szólítsd meg az illetőt, mosolyogj, és próbálj bókolni neki, de kerüld a hízelgést.
A következő videóban megtalálod a legfontosabb üzleti kommunikációs készségeket.