Üzleti tárgyalások: lefolytatás típusai, szabályai és példái

Az üzleti tárgyalások jelen vannak minden vezető életében, bármilyen szinten. Valójában ez egy üzleti beszélgetés, amely több ember közötti verbális információcsere egyik formája. A formális döntések nem mindig az üzleti tárgyalások után születnek, de a beszélgetések során kapott információk miatt hasznosak.

Az üzleti tárgyalások olyan üzleti kommunikáció, amely segíti a felek közötti megállapodás elérését. Tárgyalások szükségesek ahhoz, hogy a partnerrel meg lehessen beszélni a problémát, és olyan megoldást próbáljunk találni, amely minden fél számára kielégítő. Ma már nagyon fontos, hogy egy képzett vezető tudjon üzleti tárgyalásokat lefolytatni.

A tárgyalások a következő funkciókat tölthetik be:

• Tájékoztató – amikor a felek csak a fő tárgyalásokra való felkészülés során kívánnak eltérő álláspontot cserélni.
• Kommunikatív - ilyenkor a felek előszeretettel építenek új kapcsolatokat, kapcsolatokat.
• Ellenőrzés, cselekvések összehangolása. Ebben az esetben a tárgyalásokat olyan partnerek folytatják, akik már kialakítottak üzleti kapcsolatot, és csak a korábban elért kapcsolatok néhány árnyalatát kell tisztázni.
• Szabályozó - ez a funkció akkor szükséges, ha egy problémát vagy konfliktust kell időben megoldani, minden vita leállításához.

Az üzleti tárgyalások két típusra oszthatók - belső és külső. A belső tárgyalások az Ön csapatán vagy cégén belül zajlanak. Külső tárgyalások azok, amelyeken a meghívott jelen van, lehet partner, versenytárs vagy ügyfél. A belső tárgyalások gyakran közös megegyezéssel végződnek. Itt két fél azon dolgozik, hogy a cég számára pozitív eredményt érjen el: elemzik, következtetéseket vonnak le, és a legjobb lehetőségeket kínálják a jelenlegi helyzetből való kilábalásra.

A Harvardon az öregdiákok és a professzorok újfajta elvi tárgyalásokkal álltak elő. Itt az engedmények és az álláspont szilárdsága váltakozik. Ezt a módszert „répa és rúd módszerként” ismerjük. Ennek az elvnek a lényege a kemény álláspont megtartása, amely lehetővé teszi, hogy elsősorban a probléma vagy a tárgyalt kérdés kulcsfontosságú lényegét vegyék figyelembe.

Az üzleti partnerekkel a legjobb az üzleti környezetben kialakult szabályok betartása. Ez lehetőséget ad arra, hogy a jövőben jó, erős és kölcsönösen előnyös kapcsolatokat alakítson ki.

Az ókori Bizáncban a „jegyzőkönyv” volt a dokumentum első része, amely rendszerint tartalmazta a találkozó résztvevőinek névsorát. Ma ez egy olyan szabályrendszer, amely szerint különféle szertartásokat kell tartani, öltözködési szabályokat, hivatalos leveleket stb.

A protokoll törvényeinek minden megsértése azt jelenti, hogy a protokollt megszegőknek problémái lehetnek. Ennek a pártnak bocsánatot kell kérnie a tévedéséért. Ezután a mulasztást ki kell javítani. A tárgyalások és köszönések során a protokoll betartásának, az iratkezelésnek és a különböző szerződések lebonyolításának köszönhetően fontosabbá válnak az üzleti megbeszélések.

Minden országnak megvannak a saját nemzeti etikai normái. De alapvetően ez a fogalom mindenki számára ugyanaz.

Szinte minden tárgyalási előkészítés (belső és külső egyaránt) több elemre oszlik. A főbbek a következők:

• a probléma meghatározása, amelyről egyeztetni kell;
• keresse azokat, akik segítenek megoldani a felmerült problémákat;
• érdekek meghatározása (saját és partner);
• a találkozó tervének és programjának világos megfogalmazása;
• szükség esetén kiválasztják a küldöttség képviselőit;
• szervezési mozzanatok - dokumentáció, táblázatok, minták és egyéb anyagok gyűjtése, amelyek hasznosak lehetnek a tárgyalásokon.

A találkozók lehetnek belső és külső, hivatalosak és informálisak. Ezek a fő stílusaik.A különbség bennük az egyes pontok dokumentált konszolidációja, a tárgyalási protokoll, a tárgyalt témák jellemzői és a beszélgetés tárgya.

A tárgyalások jellege szerint partnerségre és ellenfélre oszthatók. Ellentárgyalásra akkor kerül sor, ha a felek között olyan konfliktus van, amelyet fel kell oldani. Ebben az esetben a megoldásnak semlegesnek kell lennie, és mindkét félnek megfelelőnek kell lennie.. Ez a fajta beszélgetés köztudottan agresszív, mivel mindkét fél meg akarja nyerni a tárgyalást. Az ilyen típusú beszélgetésekben általában szó esik a partnerségről, az együttműködésről, a felek fejlődéséről.

A tárgyalási folyamat több szakaszra osztható. Szerkezetük régóta meghatározott. A tárgyalások egyik fő szakasza egy bemutatkozó beszélgetés, melynek során tisztázhatja a találkozó tárgyát, megoldhatja a felmerülő tárgyalások szervezésével kapcsolatos kérdéseket. Ez lehet szakértői találkozó is, amelyre általában a vezetők és a delegációk közötti tárgyalások megkezdése előtt kerül sor.

A fő hat szakasz a következő:

• Kiképzés. Az üzleti tárgyalásokra való megfelelő felkészülés a siker 90%-a. Annak ellenére, hogy nagy vágy van a rögtönzött cselekvésre, nem ajánlott figyelmen kívül hagyni ezt a szakaszt a találkozó előtt. Ezután hozzáadhat egy köztes nézetek szakaszt.
• pontosítás. Ne cselekedjen azonnal, ne kezdjen licitálni. Próbáljon meg technikailag kapcsolatot létesíteni a másik oldallal, határozza meg a szabványait. Ezután próbálja meg előre elkészített kérdések segítségével kideríteni, hogy mi érdekli a másik oldalt.
• Javaslatok előterjesztése. Ez a szakasz jellemző a viták megoldására.Itt a felek javaslatokat cserélhetnek, megállapíthatják, hol és miért van félreértésük. Ügyeljen arra, hogy minden nézeteltérést és vitát rögzítsen.
• Alku. Az értekezlet ezen része befolyásolja, hogy miben állapod meg. Itt minden nézeteltérést feloldhat információcserével, engedményekkel. A hatékony alku egy olyan dolog cseréje, amelynek minden ellenfél számára más ára és értéke lehet.

• Döntéshozatal. Feltételezhetjük, hogy a tárgyalások végső szakaszához közeledik. Szánjon azonban rá időt. Tegye fel magának a kérdést: „Jövedelmező-e a javasolt megállapodás, vagy lehet tárgyalni egy még jobb megoldásról? »
• Megállapodások konszolidációja – a találkozó döntője. Van, amikor az ellenfelek mindenben megegyeztek és szétszéledtek. Azonban már másnap, a megállapodások végrehajtása során olyan helyzet állhat elő, hogy valaki félreértette ellenfelét. Ezért szükséges technikailag rögzíteni a találkozó minden megállapodását és eredményét. Ez segít elkerülni a kétértelmű helyzeteket a jövőben.

Minden tárgyalást előre fel kell készíteni. A felkészülés során célszerű összegyűjteni a partnerről a szükséges információkat, előre átgondolni a javaslata melletti érveket, valamint célszerű előre átgondolni és kijátszani minden lehetséges lehetőséget egy üzleti beszélgetés kimenetelére.

Nagyon sok módszer létezik a kemény tárgyalások lefolytatására. Több fő.

Itt a kemény tárgyaló szinte azonnal leteszi az összes lapot az asztalra. Ugyanakkor bevallja az összes rendelkezésre álló (vagy nem) erőforrást.A számítás ebben a tárgyalási taktikában azon a tényen alapszik, hogy minden olyan lehetőséget, amelyet a másik fél elő tud készíteni, azonnal „rossznak” és „nem vonzónak” minősül az együttműködés szempontjából.

Ha a kemény oldal ellenfele ezt az információt tényként érzékeli, nincs más választása, mint beleegyezni vagy távozni. Ennek a módszernek a hátrányai közé tartozik egy lehetséges partner elvesztése (esetleg a jövőben).

Miután a kemény ellenfél minden feltételt bejelent az „áldozatnak”, beleegyezhetsz, hogy beszélj ezekről a feltételekről. Ebben az esetben az „áldozat” érvei bemutatásával rávezetheti az ellenfelet a számára szükséges forgatókönyvre.

Határozottabban megállja a helyét. Az ellenfél itt már gondolkodhat azon, hogy pontosan mit is veszít, és el tudja fogadni az „áldozat” feltételeit (néhány javára módosítva).

Az "Igen, de feltétellel ..." szavakkal és egy baráti beszélgetéssel kombinálva az ellenfél egy kicsit lazíthat. Továbbá az "áldozat" támadásba lendülhet. Ennek a játéknak a célja a beszélgetés folytatása.

Egy erős tárgyaló megváltoztatja a másik fél hangulatát. Itt egy kemény tárgyalótól vagy kellemes szavak, vagy vádak hangzanak el. Egy beszélgetés során egy személy szájából származó ellentmondások megakadályozzák, hogy az "áldozat" elgondolkodjon az ajánlatán. Lehet, hogy zavart állapotban van, elveszítheti pszichés stabilitását.

Az erős ellenféllel szemben az ilyen típusú tárgyalásokon, Az „áldozatnak” kezdetben meg kell értenie, hogy ez egy játék, és kizárólag egyetlen célból játsszák. A támadó oldal megtorpanásához elég finoman, de kitartóan kérni a kialakult helyzet megértését, a „kritérium ütközés” módszerével. Előfeltétel, hogy az „áldozatnak” magabiztosan és nem agresszívan kell beszélnie. Ez zsákutcába vezeti a támadót, és nem ad lehetőséget arra, hogy szemrehányást tegyen az ellenfélnek a durva tárgyalások miatt.

Ez a taktika jó kombinációja az előző kettőnek. Először is, egy kemény tárgyaló kommunikál, licitálást folytat, és így tovább. Minden jól megy addig a pillanatig, amikor az „áldozat” ki akarja mondani a végső „igent”. Itt a kemény oldal már teljes mértékben részt vesz a munkában, és támadásba lendül, mondván: „Ez a javaslat nem megfelelő számunkra. Minket ez nem érdekel."

A számítás abból indul ki, hogy a laza „áldozat” nem taszítja el a kemény tárgyalót, és képes lesz elfogadni azokat az első feltételeket, amelyeket a kemény ellenfél a tárgyalások elején kezdetben kikötött.

E tárgyalási mód során számos kategorikus tilalom érvényes:

• Ön nem fogadhat el semmilyen állítást önmagával és az ajánlattal kapcsolatban. Ha egy kemény ellenfélnek bármilyen észrevétele lenne a személyiségeddel kapcsolatban, azonnal kifejtené.
• Ez a beszélgetési módszer nem érhet véget az első visszautasítás után. Ebben az esetben az alku megfelelő.
• Nem kell bocsánatot kérned.
• Ne keress kifogásokat.
• Ne add fel pozícióidat.
• Ne támadj válaszként, és ne mutass agressziót.
• Ne értékelje negatívan beszélgetőpartnerét. Ne légy olyan, mint ő.
• Próbáld meg a kellemetlen és negatív szavakat lágyabbakkal helyettesíteni.

Az ilyen típusú tárgyalások során számos intézkedést megtehet, hogy a helyzetet a maga javára fordítsa:

• Tegyen fel tisztázó kérdéseket. Dolgozzon minden egyes pozíción, amelyet beszélgetőpartnernek neveznek.
• Kérdezzen a kritériumokról. Például: „Jól értem, hogy ...”, „Mi a fontos az Ön számára, azt nem említettük a beszélgetésben? ".
• Megpróbálhatja felfedni a beszélgetőpartnert vezető kérdésekkel: „Jól értem, hogy alkudozik velem? "," Úgy gondolom, hogy a javaslatunk nem megfelelő. Kifejtenéd, hogy pontosan mit? ".

A tárgyalási etikett bizonyos szabályai szerint a beszélgetésnek vannak időkeretei, amelyeket kezdetben az előzetes szakaszban megbeszélnek. Ezért amikor a tárgyalásokra jönnek a felek, már értik, mi vár rájuk. Ez alapján beszélgetési tervet építenek, érveket, taktikákat, tényeket választanak ki. A kemény oldal ebben az esetben az, hogy megpróbálja megtörni a teljes tárgyalási forgatókönyvet, amelyet már előre elkészített, és rákényszeríti a sajátját.

A megbeszélés megkezdése előtt a felek kiköthetik a tárgyalások során megvitatandó kérdések körét. A tárgyaló fél úgy gondolja, hogy a találkozó legalább 40 percig tart. A kemény oldal azonban rögtön a találkozó után közli, hogy már csak 10-15 perc van, és nem több. Az „áldozat” legalább 15 percig készítette elő előadását.

Ez a számítások szerint a gyengeség gyenge oldalát mutatja be. Az „áldozat” vagy engedelmeskedik a szabályoknak és követelményeknek, vagy azonnal távozik.Semmi esetre se legyen felháborodva, vedd igazságnak a kemény oldal által kimondott összes szót, próbálj meg betartani a megadott időt.

Mit lehet tenni:

• Egyetérthetsz. A legjobb azonban figyelmen kívül hagyni. Tárgyalni úgy, mintha mi sem történt volna.
• A találkozót általában olyan valaki vezeti, aki tudja, hogyan kell meghallgatni és feltenni a megfelelő kérdéseket. Mindenekelőtt ne terhelje túl a másik oldalt önmaga és javaslata bemutatásával. Először kérdezze meg az igényeiről, arról, hogy milyen kiválasztási kritériumok fontosak számára.
• Miután kitaláltad az összes igényeit, pontosan megadhatod ellenfelednek, amit akart.

A következő videóban az üzleti tárgyalások lebonyolításának módszertanát találja (előkészítés, manipulációs technikák és példák a hatékony üzleti kommunikációra).