üzleti levelezés etikettje

Az irodai levelezés egy nagyon különleges műfaj, amelyet el kell sajátítania, ha fel akar mászni a vállalati ranglétrán. A jó üzleti íráskészség hűségesen szolgálja Önt: segít kommunikálni beosztottaival, feletteseivel és partnereivel, kiemeli végzettségét és szemléletét. A kommunikáció stílusa legyen visszafogott, céltudatos, az adott témától való eltérés nélkül.

Bármilyen személyes és írásbeli kommunikáció is interakciót jelent az emberekkel információcsere, lenyűgözés és tárgyalások céljából. Semmi emberi nem idegen tőlünk, néha kiengedjük az érzelmeket, de az üzleti szférában ne legyen helye érzéseink, jellemvonásaink, temperamentumunk erőszakos megnyilvánulásának.

Az üzleti kommunikáció fontos jellemzője, hogy nem lehet a mondat közepén elvágni. Minden kapott levélre választ kell írnod, még ha nincs is hozzá kedve.Ha hívás érkezik, és nincs ideje felvenni a telefont, feltétlenül hívja vissza. Természetesen néhány emberrel kellemetlen a kommunikáció. Éppen ezért a vezető kötelező tulajdonságainak listája tartalmazza a stressztűrést.

Egy üzleti megbeszélésnek, egy telefonbeszélgetésnek vagy egy üzleti e-mailes levelezésnek minden bizonnyal lesz valami célja. Ennek eredményeként a feleknek következtetéseket kell levonniuk, meg kell vitatniuk a projektet, meg kell állapodniuk a stratégiai partnerségről stb.

Az írott beszédben talán még több megszorítás és konvenció van, mint a szóbeli beszédben. A beszélgetőpartnerrel közvetlenül, személyes találkozón kommunikálva intonációs hangsúlyt fektethetünk erre vagy arra a tényre, tisztázhatunk valamit, ha a beszélgetőtárs nem értett meg minket. Ha beszédhiba történik, azonnal kijavítjuk. De egy üzleti levélben rendkívül világosnak és pontosnak kell lennünk, hogy a szavak ne sugalljanak kettős értelmezést.

Szokták mondani: „A papír mindent kibír”, arra utalva, hogy még megbízhatatlan tényeket is le lehet írni. Mi azon a véleményen vagyunk, hogy az üzleti levelezésnek a lehető legőszintébbnek kell lennie. Egyébként mostanra egyre kevesebbet küldenek papírlevelet. Alapvetően szerződéseket és egyéb dokumentumokat szállítanak. Ebben az esetben a fejléces papírokat a szervezet magas státuszának bizonyítékaként használják.

Manapság a legtöbb esetben az üzleti levelezés a virtuális térben zajlik, ennek megvannak a maga sajátosságai. Amikor a párbeszéd még csak most kezdődik, szokás az etikettnek megfelelően üdvözletet írni, például: „Helló, kedves Oleg Szergejevics! ". A következő címen pedig munkanap közben a köszönés elhagyható.

Az írásbeli kommunikáció, beleértve az e-mailt is, megköveteli a nyelvi normák betartását és a kifogástalan írástudást. Végül is a levelezés felfedi a hiányosságait egy művelt beszélgetőtárs előtt. Ezért azt tanácsoljuk, hogy ellenőrizze a leírtakat speciális szolgálatok segítségével, ha nem vagy teljesen biztos saját tudásában.

Felsoroljuk azokat az általános szabályokat, amelyek megkövetelik az elektronikus kommunikáció etikáját. Elég egyszerűek, de sajnos sokan figyelmen kívül hagyják őket:

• minden mondat eleje nagybetűs;
• pont kerül a kifejezés végére, hogy az olvasottak jelentése világos legyen;
• a probléma megoldásához és megoldási javaslatokhoz célszerű pontozott vagy számozott listát használni;
• az áttekinthetőség kedvéért érdemes táblázatokat, grafikonokat, diagramokat használni;
• ne próbáljon kimondottan intelligens, művelt beszélgetőtársnak tűnni, ne bonyolítsa le az egyszerű gondolatokat túlzott rész- és szófaji fordulatokkal;
• minél egyszerűbben fejezi ki gondolatait, annál jobb;
• bár a mindennapi beszédkultúra megköveteli a zsargon kerülését, üzleti környezetben a szakmai zsargont és az angolból vett kölcsönzéseket ma már jó formának tartják (de ne vigyük túlzásba!).

A következő típusú üzenetek léteznek:

• promóciós ajánlatok;
• hálaadás;
• kísérő;
• garancia;
• emlékeztetők;
• figyelmeztetések;
• együttműködési javaslatokat.

Az általános szabályok mellett fontos ismerni az üzleti írás néhány részletét.Megadjuk azokat a szabályokat, amelyek az esetek túlnyomó többségében megfelelőek lesznek.

Az e-mail elejét fejlécnek nevezzük. A szervezet logója van rajta. Hasznos, ha mindig kéznél van (vagyis a számítógép asztalán) egy sablon, amelybe ez a logó be van írva.

Az offline kommunikációval ellentétben a modern szabályok nem kötelezik a címzett üdvözölésére, név- és családnéven szólítva pedig azonnal elmondhatjuk a dolog lényegét. Sokan azonban továbbra is ezt írják az üzenet elejére: „Jó reggelt! ", "Szia! ", "Jó estét! " vagy "Üdvözlöm." És ebben is nincs eltérés a normától.

A levéltörzsre vonatkozó követelmények azt sugallják, hogy a levelezés jelentése abban rejlik. A szöveg bekezdésekre osztása jó formának tekinthető, a beszélgetőpartnerhez való figyelmes hozzáállás jele. Minden bekezdésben megnevezik és nyilvánosságra hozzák a téma egyik vagy másik aspektusát. A probléma azonosítása mellett szokás javaslatokat tenni a megoldásra. Úgyszólván miniatűrben feltárni egy üzleti ötletet.

Az üzenet utolsó részében formális és személyesebb érzéseket is kifejezhet. A „Tisztelettel…”, „Üdvözlettel…” (angolul „best regards”) vagy egy érzelmesebb kívánság „Jó napot kívánok! ".

A személyes aláírásban kötelező feltüntetni a vezeték- és utónevet (és egyes körökben a családnevet is). Legyenek olyan telefonszámok is, amelyeket fel tud hívni: mobil és irodai város. A közelmúltban divatba jött a céglogóval ellátott elektronikus aláírás.

A szervezet elektronikus portáljára mutató további hivatkozás további hirdetésként szolgál, és a jövőben növelheti ennek az oldalnak a forgalmát.

A legtöbb irodai alkalmazott e-mail fiókjában igen kiterjedt levéltár található. Annak érdekében, hogy a beszélgetőpartner ne zavarjon bele egy hosszú levelezésbe, ajánlatos válasz formájában levelet küldeni. Ha a levél tárgyának elején a megfelelő négyzetre kattint, megjelenik a „Re…” angol rövidítés. Ez nagyon kényelmes, mert a címzett azonnal emlékezni fog a levelezés előrehaladására.

Elmentheti a virtuális kommunikáció teljes történetét ezzel a beszélgetőpartnerrel, vagy csak az utolsó vagy a legfontosabb idézeteket hagyhatja meg. A modern üzleti etikett megköveteli, hogy gyorsan válaszoljon az e-mailekre. Hiszen napunk jelentős részét a munkahelyi számítógép mellett töltjük. Ezenkívül a levelek ellenőrizhetők mobileszközökről is.

Ha az üzenet különösen fontos és sürgős, akkor írhat sms-t vagy telefonálhat emlékeztetőül a levélre.

A kreatív figurák körében a bélyegek használatát nem fogadják el, sőt, nevetségessé teszik és elítélik. De az üzleti levelezésben a bélyegek segítenek tükrözni a szokásos helyzeteket.

Hasznos, ha van egy virtuális malacpersely, amely kifejezéseket és kifejezéseket tartalmaz. A strukturált kommunikáció, az irodai munka, a formai kérdések megoldása valóban ezekre a klisékre épül. Az együttérzést például a "Sajnos tájékoztatnunk kell..." forgalom fejezi ki.Az elismerés érzését tükrözi ez a kötelességképlet: "Köszönjük felbecsülhetetlen értékű hozzájárulását...". És végül az öröm: "Büszkén értesítjük, hogy ...". De az utolsó mondat: „Várjuk a további gyümölcsöző együttműködést” további üzleti kapcsolatok reményét fejezi ki.

Tehát az üzleti levelezés etikettjéről beszéltünk. Ezekre a szabályokra azért van szükség, hogy a kommunikáció a lehető legkényelmesebb és legtermékenyebb legyen. Használja őket, és látni fogja, hogy a szolgáltatásban végzett munkája gördülékenyen ment!

Az üzleti levelezés szabályairól, beleértve az e-mailt is, az alábbi videóban olvashat bővebben.