Az üzleti kommunikáció szakaszai

A kommunikáció az emberek közötti interakció folyamata, amely magában foglalja az információk cseréjét, értékelését és megértését. Ami az üzleti kommunikációt illeti, bizonyos normákat és szabályokat alkalmaznak annak érdekében, hogy a partnerek interakciója a legkényelmesebb legyen. A helyes sorrend figyelembevétele, amely az üzleti kommunikáció szükséges szakaszainak betartásából áll, garantálja a kívánt eredmény elérését, amely mindkét partner számára előnyös.

Az üzleti kommunikáció egy többlépcsős folyamat, amely magában foglalja az emberek közötti kapcsolatok kialakítását és továbbfejlesztését a konkrét igényekhez kapcsolódóan. Ez a folyamat magában foglalja a fontos információk átadását, az interakció fogalmának kialakítását, a beszélgetőpartner észlelését és megértését.

Az üzleti kommunikációnak számos jellemzője van, amelyek ismerete segít megérteni az ilyen típusú interakció lényegét:

• Hírnév értéke. Az üzleti életben a vállalkozás arca a hírneve, amelyre a vállalat jövőbeli sikere épül.Emiatt az üzleti kommunikáció ennek fenntartására és védelmére irányul.
• Tisztaság és precizitás. A célok világos és precíz meghatározása biztosítja a hatékony szakmai fejlődést, amely elősegíti a gyors önszerveződést és a felelősség kialakulását.
• Közös tevékenység, mindkét fél számára előnyös. Az üzleti interakcióban nem lehet csak az egyik oldal jólétéről gondoskodni. A partnerek egysége és a kölcsönösen előnyös pozíció mindkét fél számára biztosítja a sikert és a kiváló eredményeket.

Az üzleti kommunikáció eredménye attól függ, hogy magát a folyamatot milyen gondosan szervezik meg. Az üzleti kommunikáció felépítésében bizonyos szakaszok különíthetők el. Az ilyen kommunikáció főbb pontjainak és az egyes szakaszoknak megfelelő viselkedési normák ismerete elősegíti a dédelgetett cél elérését.

Ez a szakasz magában foglalja a találkozó közvetlen megszervezését. Az első szakaszban tervet kell készíteni konkrét kérdésekkel és számos lehetőséggel a probléma megoldására. Szükséges a tárgyalópartner szempontjainak elemzése és a legkedvezőbb kapcsolati stratégia kiválasztása; ajánlatos előrejelzést készíteni a beszélgetés kimeneteléről. A szervezési mozzanatok teszik teljessé az előkészítő szakaszt: a találkozó helyének és időpontjának kijelölése.

A beszélgetőpartner pszichológiai portréja, amely az Ön szemében alakul ki, bizonyos körülményektől, az ismeretség időtartamától, a más alkalmazottaktól kapott információktól függ. Megkülönböztetik a verbális és non-verbális viselkedési aktusokat, amelyek lehetővé teszik a beszélgetőpartner pszichológiai portréjának elkészítését:

• beszédmód (tartalom, következetesség, időtartam, kifejezőkészség és a beszéd jellemzői);
• gesztusok és arckifejezések;
• konkrét cselekvések (egy személy mozgása és testhelyzete, a beszélgetőpartnerek közötti távolság, érintések);
• testmozgások (érintés, simogatás, simogatás).

A pszichológiai portré létrehozásának fontos funkciója a beszélgetőpartner megjelenésének tanulmányozása. Ezek a ruházati preferenciák, a tisztaság, a tisztaság és a megjelenés kifogástalansága, a divatirányzatokhoz való ragaszkodás vagy azok figyelmen kívül hagyása, más emberek által viselt ruhák másolása.

Az alkalmazott pszichológiai portréjának meghatározásakor a személyiségére kell összpontosítani:

• karakter (érdekek, elvek, tervek, preferenciák);
• viselkedés (kompetencia, életvezetési készségek, szakmai tapasztalat);
• a személyiség spirituális oldala (az intellektuális, kognitív és érzelmi szféra folyamatainak és tulajdonságainak egyedi jellemzői);
• szociális és pszichológiai szempontok (státusz, társadalmi szerep, életmód és munka sajátosságai);
• biopszichés tulajdonságok (temperamentum, a beszélgetőpartner neme és életkora, egészségi állapota);
• kontaktus kialakítása.

Az üzleti kommunikáció kialakításához olyan légkört kell teremteni, amely alkalmas egy komoly beszélgetéshez, amely magában foglalja a jóindulat és az érdeklődés bemutatását a partner felé. Ezt megkönnyíti egy lágy mosoly, egy udvarias üdvözlés és egy szünet, amely lehetőséget biztosít a beszélgetőpartnernek, hogy bekapcsolódjon a beszélgetésbe, és közvetlenül részt vegyen benne.

A szokásos beszélgetés a következő műveletek végrehajtásával kezdődik: a célok nyilvánosságra hozatala, a partnerek teljesítménye mind az egyik, mind a másik oldalon, a téma hangoztatása, a beszélgetést vezető személy bemutatása, a probléma kutatási eljárásának ismertetése.

Ez a szakasz kötelező a megfelelő tárgyalási terv meghatározásához és a partner érdeklődésének növeléséhez az interakció iránt. Ezt az eljárást megkönnyítheti egy olyan vicc, amely a helyhez és az időponthoz illő lenne.

Azt is el kell döntenie, hogy a felek milyen szerepet töltenek be az üzleti kommunikáció során. A folyamat felgyorsítását elősegíti a partner utánzása, testtartásának tükörképe, plaszticitása, hangszíne, gesztusai. Egy idő után (5-10 perc) lehet továbblépni a feltételek kihirdetésére. Ehhez egyenlő pozíciókra van szükség. Más pozícióba léphet, ami non-verbális kommunikációban nyilvánul meg.

Ebben a szakaszban a hasonlóságokra kell helyezni a hangsúlyt, nem pedig a különbségekre. Ennek köszönhetően a tárgyalások elősegítik a kívánt eredmény elérését. Feloldhatatlan nézeteltérések esetén javasolt semleges pozícióba mozdulni, ami nem jár saját értékeléssel.

Ne feledje, hogy erős érvekre van szükség. Ebben az esetben bizonyos szabályokat be kell tartani:

• A gondolatok bemutatását egyszerű, érthető, pontos és meggyőző kifejezésekkel kell végezni.
• Helyénvaló lesz az érveket a partner személyiségéhez igazítani.
• Kívánatos, hogy bizonyítékait világosan és tömören mutassa be.
• Ha egy problémáról beszél, határozottnak kell lennie: nem adhatja fel magát, ha magabiztos a véleményében.
• Mindig legyen tartalékban egy, a tézist alátámasztó fontos bizonyíték (amennyiben a beszélgetőpartner kételkedni kezd a döntésben).
• Javasoljuk, hogy olyan megbízható tényeket használjon, amelyek segítik a beszélgetőpartnert a késedelem nélküli döntés meghozatalában.
• Ne add fel, amíg a partner végül meg nem erősíti az elutasítását.
• A legmeggyőzőbb érveket kell használnia álláspontja mellett, és igyekeznie kell gondolatait úgy kifejezni, hogy azok teljes mértékben érdeklődjenek a beszélgetőpartner iránt.

Interakció közben mindig nehéz elkerülni a különféle vitákat. A fő feladat, amivel ilyen helyzetben foglalkozni kell, hogy bebizonyítsd a partnernek, hogy igazad van (kétségek kiküszöbölésével, az ellenállás motívumainak meghatározásával, védekező reakcióval, taktikázással). Ugyanakkor kerülni kell a kategorikus ítéleteket, különben minden az ellenkező hatásra fordul.

Ha eléri a megértést, a további interakció nem okoz komoly nehézségeket. Ezt követően közös előnyt kell találnia. Adja meg partnerének a lehetőséget, hogy kezdeményezzen.

Szükséges ellenőrizni részvételét a kívánt cél elérésében.Ha a saját döntése sokkal erősebb, mint a beszélgetőpartneré, akkor alaposan fontolja meg javaslatát, és magyarázza el, miért kell az ötletet véglegesíteni, milyen alapon jövedelmezőbb más álláspontot felvenni.

A megfogalmazott kritériumokat le kell fordítani a végleges változatba. Ezt követően meg kell kezdeni a megállapodást. Javasoljuk az egyes felek által vállalt kötelezettségek részletesebb ismertetését. Amint a döntés megszületik, megfelelő lesz a köszönet a beszélgetőpartnernek.

Az üzleti kommunikáció utolsó szakasza nagyon fontos szerepet játszik, ezért arra is ugyanolyan figyelmet kell fordítani, mint az összes korábbira. A végső vélemény hatással van a beszélgetőpartner egészéről alkotott képre, valamint a jelenleg fenntartott és a jövőre tervezett partnerségekre. Jóindulatot, tiszteletet és tapintatot továbbra is tanúsítani kell.

Az üzleti kommunikáció előnyös lesz, és garantáltan jó eredményeket biztosít, ha használják a következő szabályokat és irányelveket:

• Italokat (teát, kávét) a tulajdonos saját belátása szerint vagy elhúzódó tárgyalások során kínálnak.
• Üzleti tárgyalások közben ne telefonáljon. Erre az időre jobb kikapcsolni a telefont. Ki kell mutatni a tiszteletet a partner és az üzleti interakció általános eljárása iránt.
• Tárgyalások alatt a helyiség elhagyása tilos. Kivételes eset az orvosi segítség szükségessége.
• A munkanyilvántartás vezetése üdvözlendő, mivel ez a partner iránti érdeklődést és figyelmességet hangsúlyozza.
• A jó ízlés jele, ha nem teszünk fel kérdéseket partnerünk üzleti titkával kapcsolatban.Ez segít elkerülni a kényelmetlenséget és a kényelmetlen helyzetet.

A fontos üzleti kommunikációs készségekről lásd a következő videót.