Üzleti beszélgetés: szabályok, fajták és szakaszok

Az üzleti kapcsolatok eredménye gyakran a személyes tárgyalásokon, párbeszédeken múlik. Az írásban vagy telefonon létrejövő üzleti kapcsolatok személyes beszélgetések során alakulnak ki. Ugyanakkor az interjú résztvevői a kommunikációs eszközök széles skáláját alkalmazzák: nemcsak beszédet, hanem gesztusokat, arckifejezéseket, személyes befolyásolást is alkalmaznak.

Az üzleti beszélgetés általában két beszélgetőtárs beszélgetése, éppen ezért figyelembe kell venniük az ellenfél személyes sajátosságait, indítékait, beszédvonásait, és alkalmazniuk kell az etikettet. Az interperszonális kommunikáció a beszélgetőpartner befolyásolásának különféle módszereit foglalja magában.

Egy adott témájú és személyesen megbeszélt üzleti beszélgetés gyakran ugyanazon a szervezeten belül zajlik az alkalmazottak között.A beszélgetés célja a kommunikáció egyik résztvevőjének az a vágya, hogy szavak segítségével befolyásoljon egy másikat vagy a munkavállalók egész csoportját annak érdekében, hogy az aktivitást, a meglévő munkakörnyezetben vagy kapcsolatokban bekövetkező változásokat, azok minőségének javítását ösztönözze.

Az üzleti beszélgetés másik célja, hogy a vezetés a munkavállalók véleménye és érvelése alapján következtetéseket és döntéseket vonjon le.

Az üzleti beszélgetések előnye a verbális kommunikáció más típusaival szemben:

• a beszélgetőpartnerek megjegyzéseire adott reakció sebességében, ami segít a kívánt eredmény elérésében;
• az ügyintéző tudatosságának növelésében az interjú során elhangzott nézőpontok, ítéletek, gondolatok, érvek, szkeptikus kijelentések figyelembevételével, ellenőrzésével és figyelemmel kísérésével;
• a tárgyalt téma vizsgálatának rugalmas ésszerű módszereinek célszerűségében, ami a probléma megoldásának és valamennyi fél követelésének következménye.

Az üzleti beszélgetés bizonyos funkciók megvalósítására összpontosít:

• új irányok megtalálása;
• ígéretes projektek elindítása;
• adatcsere;
• megkezdett tevékenységek szabályozása;
• egy vállalkozás alkalmazottainak kölcsönös kommunikációja;
• az intézmények, cégek, iparágak közötti üzleti kapcsolatok elősegítése.

Egy üzleti beszélgetés és találkozó eredményét nem csak az arra való felkészültség határozza meg, hanem maga a beszélgetés felépítése is.A vitathatatlan hibák elkerülhetők az interjúkészítés jól bevált módszereivel és azok elveinek betartásával. Mindig legyen a jóindulat légköre – a kemény kijelentések elfogadhatatlanok.

A racionalitás elve magában foglalja a viselkedés visszafogottságát, különösen az érzelmeket mutató partner esetében. Az érzelmek feletti kontroll hiánya általában negatívan befolyásolja a meghozott döntést. Egy ilyen megoldás nem nevezhető optimálisnak.

A megértés elve szükséges ahhoz, hogy a beszélgetőpartnerek közös hangot találjanak a párbeszédben és elérjék a kívánt hatást.

A beszélgetés során a beszélők figyelmének koncentrációja disszipatív tényezők hiányában is ingadozik. Az ilyen árnyalatok figyelembe vételével és észrevételével most újra fel kell hívnia magára a figyelmet, és folytatnia kell a megszakadt kapcsolatot.

A megbízhatóság elve megköveteli a beszélgetőpartner tájékoztatása hitelességének kötelező betartását - még akkor is, ha hamis adatot ad meg. Ez előnyös a párbeszédnek és eléri a kívánt célokat.

Fontos pszichológiai alapelv a beszélgetőpartnerrel folytatott beszélgetés tárgyának megkülönböztetése. Az ellenféllel szembeni szubjektív attitűd befolyásolhatja a mutatók értékelésének objektivitását. A konstruktív beszélgetés alapja a nézőpontokkal rendelkező események és a tapasztalatok közötti vélemények megkülönböztetése.

Az üzleti beszélgetések lefolytatására vonatkozó ilyen általános elvek konkretizálása azok végrehajtásának szabályai, amelyek hozzájárulnak a tárgyalások biztonságához és hatékonyságához.

A kettős érdeklődés szabálya, hogy mindegyik kérdezőnek kettős érdeke van: nemcsak a beszélgetés témájának lényege és tartalma, hanem a partnerrel való együttműködés is.A gyümölcsöző kapcsolatok fenntartása nem kevésbé fontos feladat egy beszélgetésben, mint az információcsere.

A szakértők azt javasolják, hogy a beszélgetést úgy irányítsák, hogy az ne zavarja az alkalmazottak és a vezetők közötti kapcsolatot. Ehhez szüksége van:

• ne siessen következtetéseket levonni a beszélgetőpartnerek indítékairól és szándékairól, saját feltételezéseik alapján;
• figyelmesen hallgassa meg az ellenfelet, és mutassa meg, hogy megértették;
• hangot ad érdeklődésének és céljainak ahelyett, hogy a múltról vitatkozna, és a gondolatait világosan és világosan kell kifejeznie;
• megbeszélni a jövőbeli intézkedéseket.

A partner iránti érdeklődés hangsúlyozása szintén jelentős szabálynak számít, amely nagyban segíti mindkét beszélgetőpartner feladatait. A beszélgetésbe természetesen beillesztve: „érthető”, „érdekes”, „öröm, hogy tudom”, nyugodt légkört teremtenek, és segítik az egyetértés és a kölcsönös megértés kifejezését. Ugyanez a probléma megoldható, ha megszólítja a beszélgetőpartnert, nevén és apanéven szólítja, és nem mutat szorongást és ingerlékenységet.

A további vagy segédinformációk pontosításának vágya szintén segít fenntartani az érdeklődést.

Minden beszélgetés a közös hang megtalálásának módja. Ahhoz, hogy a párbeszéd sikeres legyen, nem tanácsos ellentmondásokkal kezdeni. Általában olyan témákkal kezdik, amelyekben a vélemények megegyeznek, például az időjárásról. Ez azért történik, hogy a kezdetektől ne legyen negatív válasz, és ne kelljen erőfeszítést költeni a beszélgetőpartner meggyőzésére.A szakértők azt javasolják, hogy mindig legyen néhány előre elkészített mondat, amelyekre a válaszok csak pozitívak.

Az üzleti beszélgetésre való felkészülés a legfontosabb szakaszban kezdődik - a tervezéssel, amely a találkozó problémáinak és célkitűzéseinek megfogalmazásából, valamint a tárgyalási terv és a végrehajtási módszerek kidolgozásából áll. A szakemberek tanácsa:

• gondolja át és mérlegelje a tervezett beszélgetés javasolt folyamatát, készítse el annak programját;
• összegyűjti az összes szükséges információt egy lehetséges beszélgetőpartnerről;
• meggyőződésük és szándékaik alátámasztásához szükséges érveik hatékonyságának tesztelése;
• ellenőrizze definícióik és gondolataik következetességét;
• gondolja át a beszélgetőpartner vagy az ellenfél reakcióinak lehetőségeit a felhozott érvekre.

A jövőbeni beszélgetés időpontjának és helyének kijelölése a résztvevők pozíciójától és hozzáállásától függ. Saját, külföldi vagy semleges területen végezhető. Az operatív oktatás lebonyolítása után szükséges az összegyűjtött és elkészített anyagok ellenőrzése, szerkesztése, a jövőbeli interjú tervének végleges formája.

Az üzleti beszélgetés felépítése 5 szakaszból áll:

• a beszélgetés kezdete;
• információnyújtás;
• érvelés;
• az ellenfél érveinek megdöntése;
• javaslatok jóváhagyása.

Ezen lépések mindegyike szakmai tudáson, letisztultságon, logikán alapul, amihez hozzáadódnak a kérdezőbiztosok személyes tulajdonságai, amelyek a beszélgetés során nagy jelentőséggel bírnak. Beszélgetési tervet kell felépíteni a kimenetelére vonatkozó különféle lehetőségek alapján. Néha meg kell ismételni néhány érvet.

Az első szakaszban - a párbeszéd elején - fontos a partnerrel való kapcsolat megtalálása, vonzó környezet megszervezése, a beszélgetőpartner érdeklődése és a kezdeményezés megragadása. Célszerű speciális technikákat alkalmazni, amelyek párbeszédet indítanak el. Ezek tartalmazzák:

• feszültségoldó technika, amely segít szoros kapcsolatok kialakításában az ellenféllel;
• egy módja annak, hogy megragadja a beszélgetőpartnert, lehetővé téve a problémák gyors naprakészen tartását;
• a fantázia ösztönzésének módszere, amely nagyszámú kérdés felmerülésével jár;
• közvetlenül megközelíteni a problémát.

A beszélgetés helyes kezdete az ismerkedés, céljainak és célkitűzéseinek pontos megfogalmazása, a téma kijelölése, a kérdések mérlegelésének szabályainak közlése.

A tájékoztatás szakaszában ki kell deríteni a partner kéréseit és véleményét, motivációit, érveit és kívánságait, közölni kell a tervezett információkat, elemezni kell a beszélgetőpartner álláspontját.

Az ellenfél ítéleteinek megcáfolásának fázisában semlegesíteni kell észrevételeit. Ehhez az szükséges, hogy érveit meggyőzően, kétségtelenül fejtse ki anélkül, hogy megengedné véleményének megcáfolásának lehetőségét. A tagadás logikája a kétes információk elemzésében, a valódi ok megtalálásában, a fogalmak és módszerek kiválasztásában rejlik. Ebben az esetben különféle trükköket és trükköket alkalmaznak.

A döntéshozatali szakaszban összegzik a beszélgetőpartner által elfogadott és jóváhagyott érvelés eredményeit, kiküszöbölik a negatív árnyalatokat és következtetéseket, az elért eredményt konszolidálják és megerősítik, javaslatokat tesznek a további együttműködés témáira. Ebben a szakaszban nem szabad bizonytalanságot mutatni, hogy a partner ne kezdjen kételkedni a meghozott döntésben.

A független üzleti beszélgetéstípusokat a következő osztályozás jellemzi:

• állásra jelentkezéskor;
• elbocsátáskor;
• a problémáról;
• fegyelmező jelleg.

Az első fajta bevezető típusú, amelynek fő feladata a pozícióra pályázó üzleti tulajdonságainak meghatározása és értékelése. A menedzsernek csak néhány alapvető kérdést kell feltennie a jelentkezőnek, amelyek a személyre vonatkozó információkat tartalmaznak: iskolai végzettség, munkatapasztalat, meglévő készségek és képességek, az álláskeresés okai, a fizetési igények mértéke. Néha szükséges a személyes tulajdonságok tisztázása is.

A munkavállaló távozásával kapcsolatos interjú kétféle lehet: önkéntes elszámolású vagy kényszerű. Az első esetben az adminisztrátornak kell kiderítenie az elbocsátás okait - ez a szervezet irányításának javítására irányuló figyelemnek köszönhető. Általában ilyen esetekben hasznos információkat lehet megtudni, amelyek lehetővé teszik bizonyos problémák megoldását.

A harmadik típus a beszélgetés egy alkalmazottal, akitől kénytelenek elválni. Általában nagyon nehéz egy vezetőnek. Egy ilyen beszélgetés során figyelni kell a finomságot, ugyanakkor helyesen és méltányosan kell megfogalmazni vele szemben az igényeket. Vannak speciális szabályok és tanácsok egy ilyen beszélgetés lefolytatására.

Az érvelés alapulhat retorikai és spekulatív módszereken. A retorikaiak a következők:

• alapvető, amely a partnerhez való közvetlen felhívásból áll;
• az érvek közötti nézeteltérések megtalálásán alapuló ellentmondás;
• a következtetések kiemelésének technikája, amely közbenső következtetéseken keresztül a kívánt eredményekhez vezet;
• összehasonlító;
• az egyes részek kiválasztásán alapuló feldarabolási módszer;
• bumeráng módszer;

• bojkott;
• a hangsúlyok áthelyezése és érdekeik előtérbe helyezése;
• a probléma lényegének fokozatos megváltoztatásán alapuló következtetési módszer;
• közvélemény-kutatási módszer, előre meghatározott kérdésekben levonható;
• kifejezett segítségnyújtási technika.

A spekulatív módszerek jöhetnek szóba:

• túlzás technika;
• anekdotikus;
• a tekintélyhasználat technológiája;
• a beszélgetőpartner azonosságában való kétségbe vonásának technikája;
• izolálási módszer, amely az egyes kifejezések módosított formában történő bemutatásából áll;
• az irány átalakítása egy másik, a vitához nem kapcsolódó kérdésre való áttérés alapján;
• elnyomás, amely a kisebb problémák eltúlzásából áll;
• a megtévesztés technikája, amelyben zavaros információkat közölnek;
• késleltetés - a beszélgetés késleltetése;
• rokonszenvre való felhíváson alapuló fellebbezés;
• torzító technika;
• csapda kérdések.

A szakértők javasolják az üzleti beszélgetések lefolytatását a következő módon: tegyen javaslatokat vagy értékeljen valamit olyan kérdés-válasz formában, amely lehetővé teszi a kezdeményező pozíció megőrzését, nem engedi meg a kategorikus hangnemet, ösztönzi a beszélgetőpartnert, hogy legyen aktív, és egyúttal megszerezze a szükséges információ. Például helyénvaló és ésszerű a következő kifejezéseket használni:

• „Mi a véleménye erről a kérdésről? »;
• "Mit gondolsz?.. ";
• „Jól értettem az álláspontodat? »;
• „Nem kellene neked és nekem megvizsgálnunk egy másik lehetőséget? »;
• „Nem gondolja, hogy a helyzet most nem kedvez? ".

Az üzleti beszélgetés hozzájárul az emberek azon vágyának megvalósulásához, hogy megváltoztassák a helyzetet vagy minőségileg új kapcsolatokat létesítsenek a párbeszéd résztvevői között. Az ilyen beszélgetések fontos részét képezik az üzleti és politikai kapcsolatoknak, és a szervezeteik által a problémák megoldására felhatalmazott partnerek közötti kapcsolatok kialakítását jelentik. Röviden kell beszélnie.

Az üzleti kommunikáció szabályairól bővebben az alábbi videóban olvashat.