Vrste poslovne komunikacije

Poslovna komunikacija pomaže u izgradnji odnosa s kolegama, podređenima, partnerima i kupcima. U procesu komunikacije dolazi do razmjene ne samo informacija, već i iskustava i znanja u određenom području. Poslovni bonton prodire u apsolutno sve sfere života, postoje razne vrste poslovne komunikacije.

Poslovna komunikacija važan je dio ljudskog života. Bonton u poslovnom okruženju služi kao svojevrsna podrška. U poslovanju postoji nekoliko oblika komunikacije. Odgovarajuće mogućnosti treba odabrati uzimajući u obzir osobne i psihološke karakteristike sudionika u raspravi. Mogu se razlikovati sljedeći oblici komunikacije:

• Razgovor - usmeni kontakt između sugovornika, svodi se na raspravu o važnim problemima i zadacima, razjašnjavajući neke od nijansi vezanih uz posao. Sudionici razgovora u ovom slučaju trebali bi imati pravo baviti se različitim zadacima i donositi odluke. Statusi sugovornika moraju biti ravnopravni.
• Pregovaranje imaju čvršću strukturu. U njima u pravilu sudjeluju predstavnici različitih tvrtki ili odjela.Pregovorima se udružuju snage s partnerima koji su zainteresirani za rješavanje određenog problema.
• Na sastanku sudjeluje grupa ili veći krug zainteresiranih i uključenih osoba. Sastanak podrazumijeva prikupljanje, analizu informacija, razmjenu podataka, kao i donošenje odluka u spornim pitanjima.
• Izvođenje - u ovom slučaju jedna osoba ili mala grupa dijeli potrebne informacije s publikom. U ovom slučaju poruka se ne svodi na raspravu o temi, već se prezentira kao informacija. Ovaj oblik komunikacije zahtijeva od govornika liderske kvalitete, sposobnost da ostane u društvu, kao i govorničke vještine.
• Dopisivanje - neizravni način komunikacije, igra svojevrsnu ulogu dopisne komunikacije. Ova vrsta komunikacije uključuje naredbe, protokole, odluke, zahtjeve, izvješća, službene dopise, upute i sl. Dopisivanje se koristi za komunikaciju između odjela ili organizacija. Prilikom dopisivanja potrebno je pridržavati se određenih pravila.

Poslovnu komunikaciju treba naučiti. U isto vrijeme, osobne kvalitete i demonstracija vlastitog "ja" nestaju u pozadini. Glavna stvar ostaje sposobnost da uzmete u obzir interese i želje protivnika i kombinirate ih sa svojim zahtjevima na takav način da obje strane postignu željeni rezultat.

Poslovna komunikacija sastoji se od nekoliko faza:

• Formiranje motiva. Bez toga neće biti moguće ostvariti učinkovitu interakciju.
• Priprema za komunikaciju - ovo je priprema plana razgovora, priprema argumenata i informacija.Također je potrebno pripremiti popis zadataka koje je potrebno riješiti tijekom rasprave.
• Započinjanje razgovora. Potrebno je uspostaviti kontakt, nakon toga potrebno je stvoriti “klimu odnosa” pogodnu za razgovor.
• Formulacija problema - isticanje spektra problema, iznošenje svog stava i viđenja ovog zadatka. No, imajte na umu da morate unaprijed pripremiti sažetke o temi razgovora i biti spremni odgovoriti na postavljena pitanja.
• Razmjena informacija - Razjašnjavanje stava sugovornika. Važno je održavati komunikaciju i na pitanja odgovarati na pristupačnom službenom jeziku, izostavljajući po potrebi stručnu terminologiju.

• Uvjeravanje i argumentacija - nužni su u slučaju neslaganja i proizlaze iz prethodne faze komunikacije. Potrebno je primijetiti pozitivne aspekte vašeg viđenja situacije i rješavanja spornog pitanja.
• Pronalaženje rješenja problema ili problema - kraj rasprave, njezin ishod trebao bi odgovarati svim sudionicima.
• Izrada ugovora - to znači da su kao rezultat sastanka sudionici rasprave došli do zajedničkog nazivnika ili pridobili potporu partnera u rješavanju različitih problema. Pozitivan ishod rasprave završava pisanom potvrdom.
• Analiza rezultata - pokazuje jesu li donesene odluke bile ispravne.
• Odlučivanje – podrazumijeva suglasnost svih strana nakon analize. U tom slučaju sudionici u razgovoru odlučuju o daljnjoj suradnji ili prekidu kontakata.

U suvremenom društvu ljudi svjesno slijede pravila poslovne komunikacije kako bi postigli određene ciljeve u poslovnom okruženju. U poslu nije dovoljno biti na određenom položaju, potrebno je i ojačati odnose s različitim ljudima. Sljedeće je od velike važnosti:

• Sposobnost pridobijanja ljudi i ostanak u društvu važni su aspekti korporativnog dijaloga. Da biste to učinili, morate biti u stanju jasno i jasno formulirati svoje misli, kompetentno argumentirati svoje stajalište.
• Analitički podaci i sposobnost brzog donošenja odluka uvijek su na vašoj strani. Kada komunicirate s partnerima, imajte na umu da su sve strane zainteresirane za brzo rješavanje sporova.
• Važno je uzeti u obzir kulturne karakteristike i nacionalne tradicije sugovornika: bez sumnje, neki običaji i norme usvojene u drugoj zemlji mogu se činiti neprihvatljivima ili uvredljivima.

Osnovne pojmove i norme poslovne etike treba poznavati svaka osoba koja poštuje sebe. Mora se shvatiti da se u poslu komunikacija među ljudima ne gradi prema međusobnom hvatanju raspoloženja partnera, već prema određenim standardima. Postoje sljedeće vrste poslovne komunikacije (prema funkcionalnoj namjeni):

• verbalne i neverbalne - sastoji se u potrebi praćenja govora, izraza lica, gesta i položaja. U neverbalnoj komunikaciji položaj ruku, nogu, pogled, naginjanje glave i nevoljni pokreti mogu reći puno više o osjećajima i raspoloženju osobe nego usmeni govor. Vrijedno je naučiti kontrolirati izraze lica i geste.
• Pisano i usmeno. Za svaki oblik komunikacije razlikuju se zasebni pojmovi i norme.Svaki dokument ovjeren potpisom i pečatom odnosi se na pisani oblik komunikacije. Za usmeno - planiranje sastanaka, sastanaka, pregovora, izvješća i drugih oblika poslovne komunikacije.

• Monološka i dijaloška - imaju značajne jezične razlike. Dijalog je međuljudska komunikacija. Monolog odražava jedno gledište; Ova vrsta komunikacije uključuje izlaganje ili svečani govor, kao i izvješće ili uvodni govor.

• Udaljeno i osobno. Komunikacija na daljinu uključuje telefonske razgovore, dopisivanje putem pošte. Posebna se pozornost posvećuje intonacijskom obrascu govora, kratkoći poruke. Ne možete koristiti geste.

Svaki stil ima određene značajke. Morate ih moći razumjeti.

Klasifikacija stilova:

• Autoritaran. Temelji se na neporecivoj moći šefa i apsolutnoj podređenosti zaposlenika. Sve odluke se donose isključivo i ne raspravljaju sa zainteresiranim ili uključenim osobama.
• demokratski - glavno obilježje je zajednička rasprava o problemima i želja za međusobnim razumijevanjem. U komunikaciji sa sugovornikom koristi se zahtjev, preporuka i motivacija.
• prividno ili formalno - određuje se minimalnim sudjelovanjem voditelja u upravljanju kadrovima, pregovaranju i donošenju odluka. Teški slučajevi i riskantne odluke prebacuju se na druge. Učinkovitost takvog upravljanja više ne ovisi o vođi, već o stupnju razvoja grupe.
• liberalna - nešto između autoritarnog i demokratskog stila.Rasprava o različitim pitanjima s partnerima ili kolegama svedena je na minimum, ali se koristi u rijetkim slučajevima i samo s ciljem prebacivanja odgovornosti na protivnika.
• Službeni posao - podrazumijeva strogo poštivanje komunikacijskih normi, govornih klišea i pravila poslovne komunikacije, gdje nema mjesta ispoljavanju individualnosti.
• znanstveni - strog, kratak i suzdržan govor, primjeren samo u područjima znanosti i obrazovanja. Koristi se u istraživačkim ili nastavnim aktivnostima.

Poslovna komunikacija odnosi se na sve vanjske aspekte ponašanja i dijeli se na nekoliko područja:

• sudionici u razgovoru imaju zajedničke ciljeve i motive;
• razgovor se odvija u jednom prostorno-vremenskom intervalu;
• izgrađena je jasna hijerarhija komunikacije između svih sudionika u raspravi, raspoređeni su društveni statusi;
• sudionici u komunikaciji pridržavaju se općeprihvaćenih pravila i normi pri komuniciranju.

Poslovna komunikacija pomaže u brzom uspostavljanju potrebnih kontakata, dobivanju podrške pouzdanih pokrovitelja. Pomaže u postizanju međusobnog razumijevanja.

Postoje 4 glavne funkcije poslovne komunikacije:

• Informacije i komunikacije - podrazumijeva prikupljanje i pružanje specifičnih informacija, kao i razmjenu znanja i iskustava.
• Interaktivan - zbog procesa interakcije među ljudima. Koristi se u procesu interakcije (ponašanja, aktivnosti i odluka partnera).
• Perceptivni je razumjeti drugu osobu. Uspostavljanje ili slabljenje kontakta događa se na temelju međusobnog razumijevanja.
• Regulatorno-komunikacijski - omogućuje prilagodbu ponašanja sudionika u raspravi.Da biste to učinili, morate tečno vladati posebnim tehnikama: biti u stanju uvjeriti, pronaći kompromise i činiti ustupke.

Osim toga, potrebno je voditi računa o posebnim pravilima u poslovanju s poslovnim ljudima. Svi apeli, poruke i informacije moraju biti u skladu s tri stupa:

• sadržajno - poruke i informacije koje se daju trebaju biti jasne i koncizne;
• ekspresivni dio odnosi se na emocionalnu komponentu;
• motivirajuća strana – usmjerena je na misli i osjećaje sugovornika.

Prilikom komunikacije osoba obraća pažnju na govor i glas sugovornika. Ocjenjuje se prema određenim pokazateljima:

• Rječnik - odsutnost parazitskih riječi i kompetentan, ekspresivan govor omogućuju nam da s povjerenjem tvrdimo da je osoba obrazovana i kulturna.
• razumljiv govor a pravilan izgovor riječi ključ je uspjeha svake osobe.
• intonacija - omogućuje vam da stavite potrebne naglaske.
• Brzina govora - spor govor će izazvati melankoliju, a brz govor neće vam dopustiti da se koncentrirate na pružene informacije.
• Rasprava o pozitivnim i negativnim osobinama natjecatelja. Pokušajte se dotaknuti takvih tema vrlo taktično i pažljivo. Ovo je vrsta bezopasne manipulacije koja će pomoći pridobiti sugovornika.
• Kombinacija dugih i kratkih fraza. Ova tehnika pomoći će zadržati pozornost sugovornika.

Da biste postigli poštovanje među kolegama i partnerima, potrebno je uzeti u obzir neke nijanse:

• Rasprava o pozitivnim i negativnim osobinama natjecatelja. Pokušajte se dotaknuti takvih tema vrlo taktično i pažljivo. Ovo je vrsta bezopasne manipulacije koja će pomoći pridobiti sugovornika.
• Kombinacija dugih i kratkih fraza. Ova tehnika pomoći će zadržati pozornost sugovornika.
• U poslovnom okruženju ne biste trebali pokazivati ​​svoje osobne sklonosti i emocije prilikom rješavanja raznih problema. Glavnu ulogu igraju interesi tvrtke koju zastupate i interesi sugovornika. Ne biste trebali prelaziti na povišene glasove ili sudjelovati u verbalnom okršaju: svaka manifestacija emocija negativno će utjecati na vaš ugled i sliku.
• Ne miješajte posao i privatni život. Odnosi s kolegama ne bi trebali utjecati na rješavanje problema tvrtke. Ako ne možete izgraditi topao odnos s osobom, to ne znači da biste trebali zanemariti njegovo mišljenje i savjete pri rješavanju zajedničkih problema. Sposobnost odvajanja osobnih odnosa od poslovnih pomaže u fokusiranju na željene zadatke i rješavanju sporova.

• Pripremite se za raspravu: raspitivati ​​se o sugovorniku i odabrati odgovarajuću komunikacijsku taktiku.
• Budi točan - ne oduzimati vrijeme poslovnim partnerima.
• Sposobnost slušanja sugovornika - vaša neosporna prednost. Bez sposobnosti komunikacije s kupcima, razumijevanja njihovih potreba i želja, nemoguće je uspjeti.
• Prijateljski odnos prema svim sugovornicima. Čak ni neiskrenog partnera ne treba tretirati s prezirom. Zaboravite na neprijateljstvo i pokušajte se prema sugovorniku odnositi povoljno i ljubazno. Ne zaboravite da ne biste trebali raspravljati o svom odnosu s drugim ljudima u poslovnom okruženju. O odnosima, osobnom životu ne treba razgovarati ni s kim.
• Sposobnost fokusiranja na bitne stvari. Pokušajte shvatiti što vaš sugovornik želi. S obzirom na njegove interese, pokušajte riješiti problem i doći do zajedničkog nazivnika, ne gubeći svoje želje.
• Sposobnost da se bude pošten. Ako su informacije nepouzdane, iskrivljene, mogu se saznati u bilo kojem nepovoljnom trenutku i utjecati na vaš ugled.
• Ne zaboravite na pravila lijepog ponašanja. Osobi se uvijek obraćajte imenom, nasmijte se i pokušajte joj dati kompliment, ali izbjegavajte laskanje.

U sljedećem videu pronaći ćete najvažnije vještine poslovne komunikacije.