Psihologija poslovne komunikacije

Poslovni ljudi danas imaju mnogo načina za komunikaciju s kupcima, kolegama i drugim dionicima. Razumijevanje prirode poslovne komunikacije može vam pomoći u postizanju ciljeva vaše tvrtke i svakodnevnom upravljanju.

U psihologiji pojam "komunikacija" označava razmjenu informacija među ljudima putem zajedničkog sustava simbola. Ova definicija komunikacije uključuje dva aspekta:

• Prvo, postoji ono što se prenosi, kao što su činjenice, osjećaji, ideje i tako dalje. To znači da u procesu komunikacije netko mora primiti prenesenu informaciju.
• Drugo, gornja definicija naglašava element razumijevanja u procesu komunikacije. Razumijevanje će se postići tek kada je primatelj poruke razumije u istom smislu kao i pošiljatelj. Stoga je ispravno tumačenje poruke od velike važnosti.

Poslovna komunikacija je razmjena informacija, činjenica i ideja vezanih uz poslovanje. U ovo doba globalizacije, svako poduzeće, veliko ili malo, zahtijeva odgovarajuću poslovnu komunikaciju, kako interno tako i eksterno.

Glavne karakteristike poslovne komunikacije uključuju sljedeće komponente:

• Segmentacija. Čak iu malim organizacijama bilo bi pogrešno pretpostaviti da svi zaposlenici imaju iste potrebe, interese i želje kada je u pitanju poslovna komunikacija. Učinkovita poslovna komunikacija segmentirana je kako bi zadovoljila potrebe specifične publike. Na primjer, zaposlenici koji rade u administrativnom okruženju imat će drugačije potrebe i drugačiji pristup informacijama nego zaposlenici koji rade u proizvodnom okruženju.
• konkretnost. Učinkovita poslovna komunikacija mora biti specifična, a što je konkretnija to više odgovara svojim specifičnostima.
• Točnost. Kada su informacije netočne, gubi se vjerodostojnost. Pošiljatelj te informacije također gubi povjerenje. Učinkovita poslovna komunikacija mora biti točna kako u smislu prenesenog sadržaja tako i u smislu jednostavnih stvari koje uključuju gramatiku, pravopis i interpunkciju.
• Pravovremenost. Zaposlenici moraju biti svjesni onoga što se događa u njihovim organizacijama iu vanjskom okruženju jer to utječe na njih. Pravodobna komunikacija sa zaposlenicima teža je nego ikad prije, no neophodna je za učinkovitu poslovnu komunikaciju.

• Ponovljivost. Ako je poruka poslana samo jednom, ne možete biti sigurni da je stigla do primatelja. Učinkovita poslovna komunikacija zahtijeva čestu komunikaciju kako bi se osiguralo da svi zaposlenici imaju informacije koje su im potrebne. Osim toga, zaposlenici se mijenjaju, neki odlaze, drugi dolaze u tvrtku, a sve to zahtijeva ažuriranje podataka.
• Višekanalni. Poduzeća imaju mnogo kanala komunikacije, od tradicionalnih (tisak, oglasne ploče, sastanci) do novih (e-pošta, blogovi, stranice za društveno umrežavanje).Svi ti kanali moraju se koristiti kako bi zaposlenici dobili informacije u različitim uvjetima.
• Neposrednost. Komunikacija licem u lice i dalje je najučinkovitija, kažu stručnjaci, i treba je koristiti kad god je to moguće. Naravno, u vrlo velikim organizacijama to može biti teško, ali čak i tada alternative mogu uključivati ​​videokonferencije ili korištenje webinara.
• Prisutnost povratne informacije. Zaposlenici bi trebali moći podijeliti svoje povratne informacije, mišljenja i razmišljanja s menadžerima i poslodavcima. Dvosmjerna komunikacija učinkovita je i za zaposlenike i za poslodavce.

Ponekad morate raditi s nekim tko vam se ne sviđa ili ga jednostavno ne podnosite. Ali za dobrobit vašeg posla, važno je održavati dobar poslovni odnos s njima. U tom slučaju pokušajte bolje upoznati osobu. On vjerojatno dobro zna da vam se ne sviđa, pa napravite prvi korak: započnite povjerljiv razgovor ili ga pozovite na zajedničku večeru. Tijekom razgovora usredotočite se na traženje stvari koje bi vam mogle biti zajedničke: pitajte o obitelji, interesima, prošlim uspjesima.

Korporativna kultura ključna je za uspješnu poslovnu komunikaciju. Doprinosi održavanju poslovnog bontona na poslu, osim toga, studije u ovom području pokazuju izravnu vezu između korporativne kulture i prometa tvrtki.

Stručnjaci navode šest osnovnih psiholoških principa poslovne komunikacije:

• Reciprocitet. Uzajamnost u poslovanju podrazumijeva obostrana očekivanja pri razmjeni vrijednosti. Ako jedna osoba nešto daje, onda se od primatelja očekuje da da nešto zauzvrat. Reciprocitet stvara povjerenje između partnera, a njihov odnos se razvija na bolje.
• Uvjerljivost. Poznavanje proizvoda, trendova, rezultata istraživanja pregovora učinit će vas puno uvjerljivijima. Važno je pokazati svoju svjesnost kako biste stekli povjerenje partnera.
• obavezan. Uvijek ispunjavajte svoje obveze, ne samo pismene, već i usmene. Zapamtite da je čak i stisak ruke znak slaganja. Ako vam je teško zapamtiti što ste rekli u jednom ili drugom trenutku, zapišite to. Odavat ćete dojam obvezujuće osobe.
• Naknadna slijed. Budite uvijek dosljedni u svojim djelima i postupcima i nikada ne mijenjajte svoja poslovna načela.
• Težnja ka konsenzusu. Konsenzus podrazumijeva da svi donose i podržavaju odluku te razumiju razloge za njezino donošenje. Konsenzus je moguć između partnera ako imaju zajedničke vrijednosti i ciljeve, te postoji suglasnost između njih oko određenih pitanja i zajedničkog smjera.
• Osobna naklonost. Vjerojatnije je da ćemo komunicirati s onim ljudima koji jasno daju do znanja da im se sviđamo i u čijoj se prisutnosti osjećamo značajnima. Fizička privlačnost igra ulogu u tome, ali sličnost je također vrlo učinkovita. Obraćamo se onima koji su slični nama po odjeći, dobi, socio-ekonomskom statusu.

Komunikacija je etična kada je izravna, iskrena i recipročna.Ako komunikacija ima za cilj sakriti istinu ili naštetiti drugoj osobi, ona ne može biti etička.

Iako etika nije isto što i moral, postoji jaka veza između ta dva koncepta: moral su ideje o tome što je ispravno, a što pogrešno, a etika su načela ponašanja koja su pod utjecajem moralnih uvjerenja. Dakle, etika komunikacije uvelike ovisi o moralnim načelima:

• Poštenje. Općenito, etička komunikacija je iskrena komunikacija. Iako postoje trenuci kada bi bilo etičnije lagati, na primjer navodnom ubojici, o tome gdje se potencijalna žrtva nalazi, ti su slučajevi iznimka, a ne pravilo. Osim toga, iskrenost je više od same istine; to znači biti otvoren, dobrovoljno ponuditi sve informacije koje imate, čak i ako to ugrožava vaše kratkoročne interese. Povjerenje u ljude usko je povezano s poštenjem. Stvaranje okruženja povjerenja put je etičke komunikacije u poslovnom okruženju.
• otvorenost. Otvorenost je jedna od ključnih točaka etičke komunikacije. U komunikaciji to znači biti otvoren prema različitim idejama i mišljenjima, kao i biti spreman iznijeti vlastita mišljenja, čak i ako ne očekujete da će biti prihvaćena.

• Odanost. U kontekstu poslovnih komunikacija, lojalnost znači izdvajanje potrebnog vremena i resursa za sveobuhvatnu raspravu o problemima. Tek tada će svi imati priliku da ih se čuje.
• Izgradnja konsenzusa. Etička komunikacija usmjerena je na cilj, a ne na status. Stil komunikacije u kojem se različite skupine udružuju u suprotstavljene tabore i prvenstveno vode vlastitim interesima ne doprinosi ništa organizaciji u cjelini. Etički za organizaciju stil je komunikacije u kojem ljudi traže konsenzus, a ne protivljenje, te su usredotočeni na to da učine ono što mogu za tvrtku. Stoga, budući da je pomaganje organizaciji moralni imperativ, postizanje konsenzusa je etički stil komunikacije.

Smatra se da postoji šest glavnih tipova sugovornika. Kako biste se bolje pripremili za važne razgovore, važno je znati koji ste tip:

• reflektirajući. Vi ste reflektivni sugovornik ako u procesu komunikacije osjećate raspoloženje partnera. Vaš govor je blag, smiren, osjetljivi ste, razumijete sugovornika i volite graditi odnose s drugim ljudima.
• Sudac. Vi ste sugovornik tipa suca ako analizirate teme i probleme, shvatite glavne točke i zatim ih učinkovito objasnite drugima. Vi vodite razgovor i vodite ga izravno i uvjerljivo.
• Plemeniti. Vi ste tip "plemenitog" sugovornika ako volite otvorenu komunikaciju, a drugim ljudima je lako komunicirati s vama. Također ste usredotočeni i uvijek idete ravno na cilj.
• Zamjenik. Sugovornik tipa zamjenika je diplomatičan i komunikacijom prekida sukobe. Također je blag, šarmantan i čini da se ljudi osjećaju ugodno.
• Sokrate. Sokratov tip sugovornika je dobar u rješavanju problema i uvjeravanju drugih, voli duge rasprave.Detaljan je i dobro informiran, a njegovo mišljenje drugi cijene.
• Službeno. Ovaj tip sugovornika koristi komunikaciju kako bi ostvario svoje snove i postao uspješan na poslu i kod kuće. Ovo je pronicljiv i strateški mislilac.

Stručnjaci kažu da postoje četiri glavna komunikacijska stila: analitički, intuitivni, funkcionalni i osobni. Nijedan stil komunikacije nije sam po sebi bolji od drugog. Ali odabir pogrešnog stila komunikacije za određenu publiku može uzrokovati probleme:

• Analitički stil. Analitička komunikacija uključuje rad s čvrstim podacima i stvarnim brojevima. Ljudi koji komuniciraju ovim stilom izbjegavaju pokazivati ​​osjećaje i emocije u razgovoru. Veliki plus analitičkog komunikacijskog stila je da probleme možete analizirati logično i nepristrano. To znači da ljudi vide da ste dobro informirani i da imate veliko analitičko iskustvo. Potencijalna loša strana analitičkog komunikacijskog stila je ta da vas se može smatrati hladnim ili bezosjećajnim.
• Intuitivni stil. Kada komunicirate intuitivnim stilom, radije zahvaćate cijelu sliku i izbjegavate detalje jer se bojite da ne zaglavite u njima. To vam omogućuje da dođete pravo do srži problema umjesto da ga prolazite u fazama. Prednost ovog stila je što komunicirate brzo i točno, lako ulazite u velika i složena pitanja. Međutim, u situaciji koja stvarno zahtijeva detalje, možda nećete imati strpljenja.

• funkcionalni stil. Ovaj stil podrazumijeva metodičnost, prisutnost detaljnih planova, precizne rokove. Ljudi koji komuniciraju na ovaj način su dobri izvođači kojima nikad ništa ne promakne.Potencijalna loša strana funkcionalnog stila komunikacije jest da možete izgubiti pozornost publike, osobito kada razgovarate s intuitivnim sugovornicima.
• Osobni stil. Komunicirajući u osobnom stilu, osjećate emocionalnu povezanost s partnerom, a to vam omogućuje da znate što on stvarno misli. Dobar ste slušatelj i dobar diplomat, znate izgladiti sukobe, održavate dobre odnose s mnogim ljudima. Ovaj stil vam omogućuje izgradnju dubokih osobnih odnosa. Ljudi vam se često obraćaju jer ste sposobni okupiti različite grupe. Loša strana ovakvog stila komunikacije je što ponekad možete iznervirati sugovornike analitičnog tipa koji vole teške brojke i logične rasprave.

Za najvažnije vještine poslovne komunikacije pogledajte sljedeći video.