Poslovni pregovori: vrste, pravila i primjeri vođenja

Poslovni pregovori prisutni su u životu svakog menadžera bilo koje razine. Zapravo, radi se o poslovnom razgovoru, koji je oblik verbalne razmjene informacija između više osoba. Formalne odluke ne donose se uvijek nakon poslovnih pregovora, ali su korisne zbog informacija dobivenih tijekom razgovora.

Poslovni pregovori su poslovna komunikacija koja pomaže u postizanju dogovora između strana. Pregovori su nužni kako bi se s partnerom moglo razgovarati o problemu, ali i pokušati pronaći rješenje koje će zadovoljiti sve strane. Danas je vrlo važno da kvalificirani menadžer može voditi poslovne pregovore.

Pregovori mogu imati sljedeće funkcije:

• Informativni – kada strane samo žele razmijeniti različita gledišta u pripremi za glavne pregovore.
• Komunikativan - u ovom slučaju stranke radije uspostavljaju nove veze, odnose.
• Kontrolirati, koordinacija akcija. U ovom slučaju pregovore vode partneri koji su već uspostavili poslovne odnose, a trebaju samo razjasniti neke od nijansi prethodno postignutih odnosa.
• Regulatorni - ova funkcija je neophodna ako trebate riješiti problem ili sukob na vrijeme, zaustaviti sve sporove.

Poslovne pregovore možemo podijeliti u dvije vrste - interne i eksterne. Interni pregovori vode se unutar vašeg tima ili tvrtke. Eksterni pregovori su oni u kojima je prisutna pozvana strana, to mogu biti partneri, konkurenti ili kupci. Interni pregovori često završavaju međusobnim dogovorima. Ovdje dvije strane rade na postizanju pozitivnog rezultata za tvrtku: analiziraju, donose zaključke i nude najbolje opcije za izlazak iz trenutne situacije.

Na Harvardu su bivši učenici i profesori osmislili novu vrstu načelnih pregovora. Ovdje se izmjenjuju ustupci i čvrstina stava. Ovu metodu poznajemo kao “metodu mrkve i batine”. Bit ovog načela je zadržati čvrstu poziciju, koja vam omogućuje da u prvom redu razmotrite samo ključnu bit problema ili teme o kojoj se raspravlja.

S poslovnim partnerima najbolje se pridržavati pravila koja su uspostavljena u poslovnom okruženju. To će vam dati priliku da u budućnosti imate dobre, jake i obostrano korisne odnose.

U starom Bizantu "zapisnik" je bio prvi dio dokumenta koji je obično sadržavao popis sudionika sastanka. Danas je to skup pravila prema kojima se trebaju održavati razne ceremonije, treba uspostaviti kodeks odijevanja, oblik službenih pisama i tako dalje.

Svako kršenje zakona protokola značit će da oni koji su prekršili protokol mogu imati problema. Ova stranka bi se trebala ispričati za svoju grešku. Tada se propust mora ispraviti. Zahvaljujući poštivanju protokola tijekom pregovora i pozdravljanja, vođenju dokumentacije i sklapanju raznih ugovora, poslovni susreti dobivaju na značaju.

Svaka država ima svoje nacionalne etičke standarde. Ali u osnovi ovaj koncept je isti za sve.

Gotovo sve pripreme za pregovore (i unutarnje i vanjske) podijeljene su u nekoliko elemenata. Glavne uključuju sljedeće:

• definiranje problema, za koji je potrebno pregovarati;
• tražiti one koji će pomoći u rješavanju nastalih problema;
• određivanje interesa (vlastitih i partnerskih);
• jasna formulacija plana i programa sastanka;
• po potrebi se biraju predstavnici izaslanstva;
• organizacijski momenti - prikupljanje dokumentacije, tablica, uzoraka i drugih materijala koji mogu biti korisni u pregovorima.

Sastanci mogu biti interni i eksterni, službeni i neformalni. Ovo su njihovi glavni stilovi.Razlika u njima je prisutnost dokumentarne konsolidacije pojedinih točaka, protokola pregovora, značajki tema o kojima se raspravljalo i predmeta ovog razgovora.

Prema prirodi pregovori se mogu podijeliti na partnerske i kontra. Protupregovori se održavaju ako između strana postoji sukob koji treba riješiti. U tom slučaju rješenje bi trebalo biti neutralno i odgovarati objema stranama.. Ova vrsta razgovora poznata je po tome što je agresivna, jer svaka strana želi pobijediti u pregovorima. U ovoj vrsti razgovora obično se razgovara o partnerstvu, suradnji, razvoju stranaka.

Proces pregovaranja može se podijeliti u nekoliko faza. Njihova je struktura odavno određena. Jedna od glavnih faza u pregovorima je uvodni razgovor, tijekom kojeg možete razjasniti temu sastanka, riješiti pitanja koja se pojavljuju u organizaciji pregovora. To može biti i sastanak stručnjaka, koji se obično održava prije početka pregovora između čelnika i izaslanstava.

Glavnih šest faza su:

• Trening. Pravilna priprema za poslovne pregovore je 90% uspjeha. Unatoč velikoj želji da djelujete improvizirano, ne preporučuje se zanemariti ovu fazu prije sastanka. Zatim možete dodati međufazu pogleda.
• pojašnjenje. Nemojte odmah djelovati, nemojte počinjati licitirati. Pokušajte tehnički uspostaviti kontakt s drugom stranom, utvrditi njezine standarde. Zatim pokušajte uz pomoć unaprijed pripremljenih pitanja saznati koji su interesi druge strane.
• Predlaganje prijedloga. Ova faza je tipična kao način rješavanja sporova.Ovdje strane mogu razmijeniti prijedloge, utvrditi gdje i zašto imaju nesporazume. Obavezno zabilježite sve nesuglasice i sporove.
• Cjenkanje. Ovaj dio sastanka utječe na ono oko čega se slažete. Ovdje možete riješiti sve nesuglasice razmjenom informacija, ustupcima. Učinkovito pregovaranje je razmjena nečega što može imati različitu cijenu i vrijednost za svakog protivnika.

• Donošenje odluka. Možemo pretpostaviti da se približavate završnoj fazi pregovora. Ipak, uzmite si vremena. Postavite si pitanje: „Je li predloženi sporazum isplativ ili se može ispregovarati još bolja opcija? »
• Konsolidacija dogovora - finale vašeg sastanka. Ima trenutaka kada su se protivnici o svemu dogovorili i razišli. No, već sljedeći dan, tijekom realizacije dogovora, može doći do situacije da je netko krivo shvatio protivnika. Zato je nužno tehnički fiksirati apsolutno sve dogovore i rezultate sastanka. To će pomoći u izbjegavanju dvosmislenih situacija u budućnosti.

Apsolutno bilo koji pregovori moraju biti pripremljeni unaprijed. Prilikom pripreme poželjno je prikupiti potrebne informacije o partneru, unaprijed razmisliti o argumentima za svoj prijedlog, a također je poželjno unaprijed promisliti i odigrati sve moguće opcije za ishod poslovnog razgovora.

Postoji ogroman broj metoda za vođenje teških pregovora. Nekoliko glavnih.

Ovdje čvrsti pregovarač gotovo odmah stavlja sve karte na stol. Pritom deklarira apsolutno sve resurse koje ima (ili ne) na raspolaganju.Računica u ovoj pregovaračkoj taktici temelji se na činjenici da se sve opcije koje druga strana može pripremiti odmah smatraju “pogrešnim” i “neatraktivnim” za suradnju.

Ako protivnik tvrde strane ovu informaciju shvati kao činjenicu, nema izbora nego pristati ili otići. Nedostaci ove metode uključuju mogući gubitak potencijalnog partnera (moguće u budućnosti).

Nakon što teški protivnik objavi sve uvjete "žrtvi", možete se dogovoriti da razgovarate o tim uvjetima. U ovom slučaju, "žrtva" može dovesti protivnika do scenarija koji joj je potreban dajući svoje argumente.

Možete čvršće stajati na zemlji. Ovdje protivnik već može razmišljati o tome što će točno izgubiti i može prihvatiti uvjete "žrtve" (uz neke izmjene u svoju korist).

U kombinaciji s riječima "Da, ali pod uvjetom ..." i prijateljskim razgovorom, protivnik se može malo opustiti. Nadalje, "žrtva" može krenuti u ofenzivu. Svrha ove igre je nastavak razgovora.

Jak pregovarač će promijeniti raspoloženje druge strane. Ovdje se od tvrdog pregovarača čuju ili ugodne riječi ili optužbe. Kontradikcije iz usta jedne osobe tijekom jednog razgovora spriječit će "žrtvu" da razmišlja o svojoj ponudi. Ona može biti u zbunjenom stanju, može izgubiti psihičku stabilnost.

Kako bi se suprotstavili jakom protivniku u ovoj vrsti pregovora, "Žrtva" mora u početku shvatiti da je ovo igra i da se igra samo s jednom svrhom. Da bi se napadačka strana zaustavila, bit će dovoljno nježno, ali ustrajno tražiti razumijevanje situacije koja se dogodila, koristeći metodu "sukoba kriterija". Preduvjet je da "žrtva" mora govoriti samouvjereno i neagresivno. To vodi napadača u slijepu ulicu i ne daje priliku da se protivniku prigovori zbog nepristojnog pregovaranja.

Ova taktika je dobra kombinacija prethodne dvije. Prvo, tvrd pregovarač komunicira, vodi ponudu i tako dalje. Sve ide dobro do trenutka kada “žrtva” želi reći svoje posljednje “da”. Ovdje se tvrda strana već u potpunosti uključila u posao i krenula u napad govoreći: “Ovaj prijedlog nije primjeren za nas. Nas to ne zanima."

Računica je napravljena na tome da opuštena “žrtva” neće odbiti oštrog pregovarača i moći će prihvatiti prve uvjete koje je oštri protivnik inicijalno postavio na početku pregovora.

Tijekom ove metode pregovaranja vrijede brojne kategoričke zabrane:

• Ne možete prihvatiti nikakve izjave u vezi sa sobom i prijedlogom. Ako bi oštri protivnik imao primjedbe na vašu osobnost, odmah bi ih iznio.
• Ovaj način razgovora ne bi trebao prestati nakon prvog odbijanja. U ovom slučaju, pregovaranje je prikladno.
• Ne moraš se ispričavati.
• Nemoj se opravdavati.
• Ne odustajte od svojih pozicija.
• Također ne biste trebali napadati kao odgovor ili pokazivati ​​agresiju.
• Ne dajte sugovorniku negativnu ocjenu. Ne budi kao on.
• Pokušajte zamijeniti neugodne i negativne riječi blažim.

U ovoj vrsti pregovora postoji nekoliko radnji koje možete poduzeti kako biste preokrenuli situaciju u svoju korist:

• Postavljajte razjašnjavajuća pitanja. Rad na svakoj pojedinoj poziciji, zove se sugovornik.
• Pitajte o kriterijima. Na primjer: “Razumijem li dobro da ...”, “Što je za vas važno, nismo spomenuli u razgovoru? ".
• Možete pokušati razotkriti sugovornika sugestivnim pitanjima: „Razumijem li dobro da se cjenkate sa mnom? "," Mislim da naš prijedlog nije prikladan. Možete li pojasniti što točno? ".

Prema određenim pravilima pregovaračkog bontona, postoje vremenski okviri za razgovor, koji se inicijalno raspravljaju u preliminarnoj fazi. Dakle, kada stranke dođu na pregovore, već znaju što ih čeka. Na temelju toga grade plan razgovora, biraju argumente, taktike, činjenice. Teža strana u ovom slučaju je pokušaj razbijanja cjelokupnog scenarija pregovora koji ste već unaprijed pripremili i nametanja vlastitog.

Prije početka sastanka strane mogu dogovoriti niz pitanja o kojima će se raspravljati u pregovorima. Pregovarač smatra da će sastanak trajati najmanje 40 minuta. Međutim, odmah nakon susreta oštra strana javlja da ima samo 10-15 minuta i ne više. “Žrtva” je svoje izlaganje pripremala najmanje 15 minuta.

Ovo je izračunato kako bi se pokazala slaba strana njegove slabosti. Ili će "žrtva" poštovati pravila i zahtjeve ili će odmah otići.Ni u kojem slučaju ne biste trebali biti ogorčeni, uzmite sve riječi izgovorene od tvrde strane kao istinu, pokušajte ispuniti dodijeljeno vrijeme.

Što može biti učinjeno:

• Možete se složiti. Ipak, najbolje ga je zanemariti. Pregovarajte kao da se ništa nije dogodilo.
• Sastanak obično vodi netko tko zna slušati i postavljati prava pitanja. Iznad svega, nemojte zatrpati drugu stranu prezentacijom sebe i svog prijedloga. Prvo ga pitajte o njegovim potrebama, o tome koji su mu kriteriji odabira važni.
• Nakon što shvatite sve njegove potrebe, svom protivniku možete dati točno ono što je želio.

U sljedećem videu pronaći ćete metodologiju vođenja poslovnih pregovora (priprema, tehnike manipulacije i primjeri učinkovite poslovne komunikacije).