bonton poslovnog dopisivanja

Uredsko dopisivanje vrlo je poseban žanr koji morate savladati ako se namjeravate penjati na korporativnoj ljestvici. Dobre poslovne vještine pisanja služit će vam vjerno: pomoći će vam u komunikaciji s podređenima, nadređenima i partnerima, naglasiti vaše obrazovanje i svjetonazor. Stil komunikacije treba biti suzdržan, svrhovit, bez odstupanja od zadane teme.

Svaka komunikacija, osobna i pisana, je interakcija s ljudima u svrhu razmjene informacija, impresioniranja i pregovora. Ništa ljudsko nije nam strano, ponekad dajemo oduška emocijama, ali u poslovnoj sferi ne bi trebalo biti mjesta za nasilno ispoljavanje naših osjećaja, karakternih osobina i temperamenta.

Važna značajka poslovne komunikacije je da se ne može prekinuti usred rečenice. Na svako pismo koje primite morate napisati odgovor, čak i ako vam se ne da.Ako primite poziv, a nemate vremena podići slušalicu, svakako uzvratite poziv. Naravno, komunikacija s nekim ljudima je neugodna. Zato popis obveznih osobina menadžera uključuje otpornost na stres.

Poslovni sastanak, telefonski razgovor ili poslovna e-mail prepiska sigurno će imati neku svrhu. Kao rezultat toga, strane moraju donijeti zaključke, razgovarati o projektu, dogovoriti strateško partnerstvo i tako dalje.

U pisanom govoru postoji možda još više ograničenja i konvencija nego u usmenom govoru. Komunicirajući sa sugovornikom izravno, u osobnom susretu, možemo intonacijski naglasiti ovu ili onu činjenicu, razjasniti nešto ako nas sugovornik nije razumio. Ako se napravi govorna greška, možemo je odmah ispraviti. Ali u poslovnom pismu moramo biti krajnje jasni i precizni kako riječi ne bi značile dvostruko tumačenje.

Govorili su: “Papir će sve izdržati”, implicirajući da se i nepouzdane činjenice mogu napisati. Mišljenja smo da poslovno dopisivanje treba biti što iskrenije. Usput, sada se papirna pisma šalju sve manje. Uglavnom, prevoze ugovore i drugu dokumentaciju. U ovom slučaju, zaglavlja se koriste kao dokaz visokog statusa organizacije.

Danas se poslovna korespondencija u većini slučajeva odvija u virtualnom prostoru i ima svoje karakteristike. Kada dijalog tek počinje, uobičajeno je napisati pozdrav prema bontonu, na primjer: „Zdravo, dragi Oleg Sergejevič! ". I kod naknadnog obraćanja tijekom radnog dana pozdrav može izostati.

Pisana komunikacija, uključujući i e-mail, zahtijeva poštivanje jezičnih normi i besprijekornu pismenost. Uostalom, dopisivanje će obrazovanom sugovorniku otkriti vaše nedostatke. Stoga vam savjetujemo da provjerite što je napisano uz pomoć posebnih usluga, ako niste potpuno sigurni u vlastito znanje.

Navodimo opća pravila koja zahtijevaju etičnost elektroničke komunikacije. Prilično su jednostavni, ali mnogi ih, nažalost, zanemaruju:

• početak svake rečenice je velikim slovima;
• na kraju fraze stavlja se točka kako bi značenje pročitanog bilo jasno;
• da biste riješili problem i predložili rješenja, korisno je koristiti popis s grafičkim oznakama ili numerirani popis;
• radi jasnoće, dobro je koristiti tablice, grafikone, grafikone;
• nemojte posebno pokušavati izgledati kao inteligentan, obrazovan sugovornik, nemojte komplicirati jednostavne misli s pretjeranim participativnim i participnim okretajima;
• što jednostavnije izražavate svoje misli, to bolje;
• iako u svakodnevnoj govornoj kulturi treba izbjegavati žargon, u poslovnom okruženju profesionalni žargon i posuđenice iz engleskog danas se smatraju dobrim oblikom (ali ne pretjerujte!).

Postoje sljedeće vrste poruka:

• promotivne ponude;
• zahvaljivanje;
• prateći;
• jamstvo;
• podsjetnici;
• upozorenja;
• prijedloge suradnje.

Osim općih pravila, važno je znati i neke detalje poslovnog pisanja.Dat ćemo pravila koja će biti prikladna u velikoj većini slučajeva.

Početak e-pošte naziva se zaglavlje. Ima logo organizacije. Korisno je uvijek imati pri ruci (odnosno na radnoj površini računala) predložak u koji se upisuje ovaj logo.

Za razliku od izvanmrežne komunikacije, moderna pravila ne obvezuju vas da pozdravite primatelja, a bit stvari možete odmah navesti tako da ga nazovete imenom i patronimom. No, mnogi i dalje na početku poruke pišu: “Dobro jutro! ", "Zdravo! ", "Dobra večer! ' ili 'Pozdrav.' I u tome također nema odstupanja od norme.

Zahtjevi za tijelo pisma sugeriraju da je u njemu smisao korespondencije. Podjela teksta na odlomke smatra se dobrim oblikom, znakom pažljivog odnosa prema sugovorniku. U svakom odlomku imenuje se i otkriva jedan ili drugi aspekt teme. Osim identificiranja problema, uobičajeno je predložiti načine za njegovo rješavanje. Tako reći, otkriti poslovnu ideju u malom.

U završnom dijelu poruke možete izraziti formalne i osobnije osjećaje. Tekst "S poštovanjem...", "Srdačan pozdrav..." ("srdačan pozdrav" na engleskom) ili emotivnija želja "Ugodan dan! ".

U osobnom potpisu obavezno je navesti prezime i ime (au nekim krugovima i patronim). Također bi trebali postojati brojevi telefona koje možete nazvati: mobilni i poslovni grad. Nedavno je u modu došao elektronički potpis s logotipom tvrtke.

Dodatna poveznica na elektronički portal organizacije služi kao dodatna reklama i može povećati promet na ovoj stranici u budućnosti.

Većina uredskih zaposlenika ima vrlo opsežnu arhivu pisama u svom e-mail pretincu. Kako se sugovornik ne bi zbunio u dugom dopisivanju, preporuča se poslati pismo u obliku odgovora. Kada kliknete na odgovarajući okvir na početku predmeta pisma, pojavljuje se engleska kratica “Re…”. Ovo je vrlo zgodno, jer će se adresat odmah sjetiti napretka korespondencije.

Možete spremiti cijelu povijest virtualne komunikacije s ovim sugovornikom ili možete ostaviti samo posljednje ili najznačajnije citate. Moderni poslovni bonton zahtijeva da brzo odgovarate na e-poštu. Uostalom, značajan dio dana provodimo za radnim računalom. Osim toga, poštu je moguće provjeriti s mobilnih uređaja.

Ako je poruka od posebne važnosti i hitnosti, dopušteno je napisati sms ili telefonirati kako biste podsjetili na pismo.

Među kreativcima uporaba pečata nije prihvaćena, štoviše, ismijava se i osuđuje. Ali u poslovnoj korespondenciji pečati pomažu u odražavanju standardnih situacija.

Korisno je imati virtualnu kasicu prasicu postavljenih izraza i fraza. Dapače, strukturirana komunikacija, uredski rad i rješavanje formalnih pitanja izgrađeni su na tim klišejima. Na primjer, sućut se izražava prometom "Nažalost, moramo vas obavijestiti ...".Osjećaj zahvalnosti ogleda se u ovoj formuli dužnosti: "Hvala vam na vašem neprocjenjivom doprinosu ...". I, na kraju, radost: "S ponosom vas obavještavamo da...". Ali završni izraz: "Radujemo se daljnjoj plodonosnoj suradnji" izražava nadu u daljnje poslovne kontakte.

Dakle, razgovarali smo o bontonu poslovne korespondencije. Ova su pravila neophodna kako bi komunikacija bila što ugodnija i plodonosnija. Iskoristite ih i vidjet ćete da je vaš rad u servisu tekao glatko!

Za više informacija o pravilima poslovne korespondencije, uključujući e-poštu, pogledajte sljedeći video.