Faze poslovne komunikacije

Komunikacija je proces interakcije među ljudima koji uključuje razmjenu, procjenu i razumijevanje informacija. Kada je riječ o poslovnoj komunikaciji, koriste se određene norme i pravila kako bi interakcija partnera bila što ugodnija. Uzimanje u obzir ispravnog slijeda, koji se sastoji u promatranju potrebnih faza poslovne komunikacije, jamči postizanje željenog rezultata, što je poželjno za oba partnera.

Poslovna komunikacija je višefazni proces koji uključuje stvaranje i daljnje unaprjeđenje odnosa među ljudima vezanih uz specifične potrebe. Ovaj proces uključuje prijenos važnih informacija, razvoj koncepta interakcije, percepciju i razumijevanje sugovornika.

Poslovna komunikacija ima niz značajki čije će poznavanje pomoći u razumijevanju suštine ove vrste interakcije:

• Vrijednost ugleda. U poslovanju, lice poduzeća je njegov ugled, koji je temelj na kojem se gradi budući uspjeh poduzeća.Zbog toga je poslovna komunikacija usmjerena na njegovo održavanje i zaštitu.
• Jasnoća i preciznost. Jasna i precizna definicija ciljeva osigurava učinkovit profesionalni razvoj koji potiče brzu samoorganizaciju i formiranje odgovornosti.
• Zajednička aktivnost, korisna za obje strane. U poslovnoj interakciji ne može se voditi računa o dobrobiti samo jedne strane. Jedinstvo partnera i obostrano korisna pozicija osigurava uspjeh i izvrsne rezultate za obje strane.

Rezultat poslovne komunikacije ovisi o tome koliko je pažljivo organiziran sam proces. U strukturi poslovne komunikacije mogu se izdvojiti pojedini stupnjevi. Poznavanje glavnih točaka takve komunikacije i normi ponašanja koje odgovaraju svakoj fazi pomoći će u postizanju željenog cilja.

Ova faza uključuje izravnu organizaciju sastanka. U prvoj fazi potrebno je izraditi plan s određenim pitanjima i nekoliko opcija za rješavanje problema. Potrebno je analizirati stajališta pregovaračkog partnera i odabrati najkorisniju strategiju odnosa; preporuča se napraviti predviđanje ishoda razgovora. Organizacijski trenuci dovršavaju pripremnu fazu: određivanje mjesta i vremena sastanka.

Psihološki portret sugovornika, koji se razvija u vašim očima, ovisi o određenim okolnostima, trajanju poznanstva, informacijama o osobi koje ste dobili od drugih zaposlenika. Razlikuju se verbalni i neverbalni činovi ponašanja koji omogućuju sastavljanje psihološkog portreta sugovornika:

• način govorenja (sadržaj, dosljednost, trajanje, izražajnost i osobine govora);
• geste i izrazi lica;
• specifične radnje (pokreti i položaji osobe, udaljenost između sugovornika, dodiri);
• pokreti tijela (dodirivanje, tapšanje, milovanje).

Važnu funkciju u stvaranju psihološkog portreta ima proučavanje izgleda sugovornika. To su sklonosti odijevanju, čistoća, urednost i besprijekoran izgled, pridržavanje modnih trendova ili zanemarivanje istih, kopiranje odjeće koju nose drugi ljudi.

Određivanje psihološkog portreta zaposlenika, potrebno je usredotočiti se na njegovu osobnost:

• karakter (interesi, principi, planovi, sklonosti);
• ponašanje (kompetentnost, životne vještine, profesionalno iskustvo);
• duhovna strana osobnosti (jedinstvene značajke procesa i svojstava intelektualne, kognitivne i emocionalne sfere);
• socijalno-psihološki aspekti (status, društvena uloga, stil života i specifičnosti rada);
• biopsihička svojstva (temperament, spol i dob sugovornika, zdravstveno stanje);
• formiranje kontakta.

Da biste uspostavili poslovnu komunikaciju, potrebno je stvoriti atmosferu pogodnu za ozbiljan razgovor, što podrazumijeva iskazivanje partneru dobre volje i zainteresiranosti. Tome će pridonijeti blagi osmijeh, ljubazan pozdrav i stanka koja sugovorniku daje priliku da se uključi u razgovor i izravno sudjeluje u njemu.

Standardni razgovor započinje provedbom sljedećih radnji: otkrivanje ciljeva, nastup partnera s jedne i s druge strane, izricanje teme, predstavljanje osobe koja vodi razgovor, najava postupka istraživanja problema.

Ova je faza obavezna kako bi se odredio odgovarajući plan pregovora i povećao interes za interakciju od strane partnera. Taj se postupak može olakšati šalom koja bi bila primjerena mjestu i vremenu.

Također biste trebali odlučiti o ulogama koje će strane imati u tijeku poslovne komunikacije. Ubrzavanje procesa olakšava imitacija partnera, zrcalni odraz njegovog držanja, plastičnost, ton glasa, geste. Nakon nekog vremena (5-10 minuta) moguće je prijeći na objavu uvjeta. To zahtijeva jednake položaje. Možete se pomaknuti u drugu poziciju, što se očituje neverbalnom komunikacijom.

Tijekom ove faze naglasak treba staviti na sličnosti, a ne na razlike. Zahvaljujući tome, pregovori će pomoći da se postigne željeni rezultat. U slučaju nerješivih nesuglasica preporučljivo je zauzeti neutralnu poziciju, koja ne podrazumijeva davanje vlastite procjene.

Ne zaboravite da su potrebni jaki argumenti. U ovom slučaju morate se pridržavati određenih pravila:

• Izlaganje misli treba provoditi jednostavnim, razumljivim, preciznim i uvjerljivim izrazima.
• Bit će prikladno prilagoditi argumente osobnosti partnera.
• Poželjno je svoje dokaze prezentirati jasno i sažeto.
• Kada govorite o problemu, morate biti čvrsti: ne možete popustiti ako ste sigurni u svoje mišljenje.
• U rezervi uvijek treba imati jedan težak dokaz koji podupire tezu (u slučaju da sugovornik počne sumnjati u odluku).
• Preporuča se koristiti pouzdane činjenice koje bi pomogle sugovorniku da bez odlaganja donese odluku.
• Ne odustajte dok partner konačno ne potvrdi svoje odbijanje.
• Trebali biste koristiti najuvjerljivije argumente u korist svog stava, pokušavajući izraziti misli na takav način da su u potpunosti zainteresirani za sugovornika.

U interakciji je uvijek teško izbjeći razne rasprave. Glavni zadatak koji treba riješiti u takvoj situaciji je dokazati partneru da ste u pravu (otklanjanjem sumnji, utvrđivanjem motiva otpora, obrambenom reakcijom, razmišljanjem o taktici). Istodobno, treba izbjegavati kategorične prosudbe, inače će se sve pretvoriti u suprotan učinak.

Ako postignete razumijevanje, daljnja interakcija neće uzrokovati ozbiljne poteškoće. Nakon toga ćete morati pronaći zajedničku korist. Dajte partneru priliku da preuzme inicijativu.

Potrebno je kontrolirati njegovo sudjelovanje u postizanju željenog cilja.Ako je vaša vlastita odluka puno jača od sugovornikove, tada biste trebali pažljivo razmotriti njegov prijedlog i objasniti zašto je ideju potrebno doraditi, na temelju čega je isplativije zauzeti drugačiji stav.

Formulirane kriterije treba pretočiti u konačnu verziju. Nakon toga morate započeti dogovor. Preporuča se detaljnije opisati obveze koje je preuzela svaka od strana. Čim se odluka donese, zahvalnost izražena sugovorniku bit će prikladna.

Završna faza poslovne komunikacije ima vrlo važnu ulogu, stoga joj treba posvetiti jednaku pozornost kao i svim prethodnima. Konačno mišljenje utječe na imidž sugovornika u cjelini i na partnerstva koja se trenutno održavaju i planiraju za budućnost. Dobronamjernost, poštovanje i takt ipak treba pokazati.

Poslovna komunikacija će imati koristi i jamči dobre rezultate kada se koristi sljedeća pravila i smjernice:

• Piće (čaj, kava) se nudi prema nahođenju vlasnika ili tijekom dugotrajnih pregovora.
• Nemojte telefonirati tijekom poslovnih pregovora. Za to vrijeme bolje je isključiti telefon. Potrebno je poštivati ​​partnera i opći postupak poslovne interakcije.
• Zabranjeno je napuštanje prostorija za vrijeme pregovora. Izniman slučaj je potreba za medicinskom pomoći.
• Vođenje radne evidencije je dobrodošlo, jer naglašava interes i pažnju prema partneru.
• Znak dobrog ukusa je ne postavljati pitanja vezana uz poslovnu tajnu partnera.To pomaže u izbjegavanju nespretnosti i neugodnog položaja.

Sve o važnim vještinama poslovne komunikacije pogledajte u sljedećem videu.