व्यापार संचार के प्रकार

व्यावसायिक संचार सहकर्मियों, अधीनस्थों, भागीदारों और ग्राहकों के साथ संबंध बनाने में मदद करता है। संचार की प्रक्रिया में न केवल सूचनाओं का आदान-प्रदान होता है, बल्कि एक निश्चित क्षेत्र में अनुभव और ज्ञान का भी आदान-प्रदान होता है। व्यावसायिक शिष्टाचार जीवन के सभी क्षेत्रों में प्रवेश करता है, विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक संचार होते हैं।

व्यावसायिक संचार मानव जीवन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। कारोबारी माहौल में शिष्टाचार एक तरह के समर्थन का काम करता है। व्यापार में, संचार के कई रूप हैं। चर्चा में भाग लेने वालों की व्यक्तिगत और मनोवैज्ञानिक विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए उपयुक्त विकल्पों का चयन किया जाना चाहिए। संचार के निम्नलिखित रूपों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• बातचीत - वार्ताकारों के बीच मौखिक संपर्क, महत्वपूर्ण समस्याओं और कार्यों की चर्चा के लिए कम हो जाता है, काम से संबंधित कुछ बारीकियों को स्पष्ट करता है। इस मामले में बातचीत में भाग लेने वालों को विभिन्न कार्यों से निपटने और निर्णय लेने का अधिकार होना चाहिए। वार्ताकारों की स्थिति समान होनी चाहिए।
• बातचीत अधिक कठोर संरचना है। एक नियम के रूप में, विभिन्न कंपनियों या डिवीजनों के प्रतिनिधि उनमें भाग लेते हैं।बातचीत का उपयोग उन भागीदारों के साथ बलों में शामिल होने के लिए किया जाता है जो किसी विशिष्ट समस्या को हल करने में रुचि रखते हैं।
• बैठक में हु इच्छुक और शामिल व्यक्तियों का एक समूह या बड़ा समूह भाग लेता है। बैठक में संग्रह, सूचना का विश्लेषण, डेटा विनिमय, साथ ही विवादास्पद मुद्दों में निर्णय लेना शामिल है।
• प्रदर्शन - इस मामले में, एक व्यक्ति या एक छोटा समूह दर्शकों के साथ आवश्यक जानकारी साझा करता है। इस मामले में, संदेश विषय की चर्चा के लिए कम नहीं है, बल्कि जानकारी के रूप में प्रस्तुत किया जाता है। संचार के इस रूप में वक्ता के पास नेतृत्व गुण, समाज में बने रहने की क्षमता, साथ ही वक्तृत्व कौशल की आवश्यकता होती है।
• पत्र - व्यवहार - संचार का एक अप्रत्यक्ष तरीका, पत्राचार संचार की एक तरह की भूमिका निभाता है। इस प्रकार के संचार में आदेश, प्रोटोकॉल, संकल्प, अनुरोध, रिपोर्ट, आधिकारिक पत्र, निर्देश आदि शामिल हैं। पत्राचार का उपयोग विभागों या संगठनों के बीच संचार के लिए किया जाता है। पत्राचार करते समय विशिष्ट नियमों का पालन करना आवश्यक है।

व्यावसायिक संचार सीखने की जरूरत है। उसी समय, व्यक्तिगत गुण और किसी के "मैं" का प्रदर्शन पृष्ठभूमि में फीका पड़ जाता है। मुख्य बात प्रतिद्वंद्वी के हितों और इच्छाओं को ध्यान में रखने और उन्हें अपनी आवश्यकताओं के साथ इस तरह से संयोजित करने की क्षमता है कि दोनों पक्ष वांछित परिणाम प्राप्त कर सकें।

व्यावसायिक संचार में कई चरण होते हैं:

• एक मकसद का गठन. इसके बिना, प्रभावी बातचीत हासिल करना संभव नहीं होगा।
• संवाद करने की तैयारी - यह एक वार्तालाप योजना की तैयारी, तर्कों और सूचनाओं की तैयारी है।उन कार्यों की एक सूची तैयार करना भी आवश्यक है जिन्हें चर्चा के दौरान हल करने की आवश्यकता है।
• वार्तालाप प्रारंभ करना. संपर्क स्थापित करना आवश्यक है, उसके बाद बातचीत के लिए अनुकूल "संबंधों का माहौल" बनाना आवश्यक है।
• समस्या का निरूपण - समस्याओं की श्रेणी पर प्रकाश डालना, उनकी स्थिति और इस कार्य की दृष्टि को प्रस्तुत करना। हालाँकि, कृपया ध्यान दें कि आपको बातचीत के विषय पर पहले से सार तैयार करना चाहिए और पूछे गए सवालों के जवाब देने के लिए तैयार रहना चाहिए।
• सूचना का आदान प्रदान - वार्ताकार की स्थिति स्पष्ट करना। यदि आवश्यक हो तो पेशेवर शब्दावली को छोड़कर, एक सुलभ आधिकारिक भाषा में संचार बनाए रखना और सवालों के जवाब देना महत्वपूर्ण है।

• अनुनय और तर्क - असहमति के मामले में आवश्यक हैं और संचार के पिछले चरण से अनुसरण करें। स्थिति के बारे में आपकी दृष्टि के सकारात्मक पहलुओं और विवादास्पद मुद्दे के समाधान पर ध्यान देना आवश्यक है।
• किसी समस्या या समस्या का समाधान खोजना - चर्चा का अंत, इसका परिणाम सभी प्रतिभागियों के अनुरूप होना चाहिए।
• एक अनुबंध का मसौदा तैयार करना - इसका मतलब है कि, बैठक के परिणामस्वरूप, चर्चा में भाग लेने वाले एक आम भाजक के पास आए या विभिन्न समस्याओं को हल करने में भागीदारों के समर्थन को सूचीबद्ध किया। चर्चा का सकारात्मक परिणाम लिखित पुष्टि के साथ समाप्त होता है।
• परिणामों का विश्लेषण - प्रदर्शित करता है कि किए गए निर्णय सही थे या नहीं।
• निर्णय लेना - विश्लेषण के बाद सभी पक्षों की सहमति का तात्पर्य है। इस मामले में, चर्चा में भाग लेने वाले आगे के सहयोग या संपर्कों को समाप्त करने का निर्णय लेते हैं।

आधुनिक समाज में, कॉर्पोरेट वातावरण में विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए लोग सचेत रूप से व्यावसायिक संचार के नियमों का पालन करते हैं। व्यवसाय में एक निश्चित पद धारण करना ही पर्याप्त नहीं है, विभिन्न लोगों के साथ संबंधों को मजबूत करना भी आवश्यक है। निम्नलिखित का बहुत महत्व है:

• लोगों को जीतने और समाज में बने रहने की क्षमता कॉर्पोरेट संवाद के महत्वपूर्ण पहलू हैं। ऐसा करने के लिए, आपको अपने विचारों को स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से तैयार करने में सक्षम होना चाहिए, सक्षम रूप से अपनी बात पर बहस करनी चाहिए।
• विश्लेषणात्मक डेटा और त्वरित निर्णय लेने की क्षमता हमेशा आपके पक्ष में होती है। भागीदारों के साथ संवाद करते समय, याद रखें कि सभी पक्ष विवादों को शीघ्रता से सुलझाने में रुचि रखते हैं।
• वार्ताकार की सांस्कृतिक विशेषताओं और राष्ट्रीय परंपराओं को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है: निस्संदेह, किसी अन्य देश में अपनाए गए कुछ रीति-रिवाज और मानदंड अस्वीकार्य या आक्रामक लग सकते हैं।

प्रत्येक स्वाभिमानी व्यक्ति को व्यावसायिक नैतिकता की बुनियादी अवधारणाओं और मानदंडों को जानना चाहिए। यह समझा जाना चाहिए कि व्यापार में, लोगों के बीच संचार भागीदारों के मूड के आपसी कब्जा के अनुसार नहीं, बल्कि कुछ मानकों के अनुसार बनाया जाता है। निम्नलिखित प्रकार के व्यावसायिक संचार हैं (कार्यात्मक उद्देश्य से):

• मौखिक और गैर-मौखिक - भाषण, चेहरे के भाव, हावभाव और मुद्राओं की निगरानी करने की आवश्यकता में शामिल हैं। गैर-मौखिक संचार में, हाथ, पैर, टकटकी, सिर का झुकाव और अनैच्छिक आंदोलनों की स्थिति मौखिक भाषण की तुलना में किसी व्यक्ति की भावनाओं और मनोदशा के बारे में बहुत कुछ बता सकती है। चेहरे के भाव और हावभाव को नियंत्रित करना सीखने लायक है।
• लिखित और मौखिक. संचार के प्रत्येक रूप के लिए, अलग-अलग अवधारणाएं और मानदंड प्रतिष्ठित हैं।हस्ताक्षर और मुहरों द्वारा प्रमाणित कोई भी दस्तावेज संचार के लिखित रूप को संदर्भित करता है। मौखिक - नियोजन बैठकों, बैठकों, वार्ताओं, रिपोर्टों और व्यावसायिक संचार के अन्य रूपों के लिए।

• मोनोलॉजिक और डायलॉग - महत्वपूर्ण भाषाई अंतर हैं। संवाद पारस्परिक संचार है। एकालाप एक दृष्टिकोण को दर्शाता है; इस प्रकार के संचार में एक प्रस्तुति या गंभीर भाषण, साथ ही एक रिपोर्ट या परिचयात्मक भाषण शामिल है।

• दूरस्थ और व्यक्तिगत। दूरस्थ संचार में टेलीफोन पर बातचीत, मेल द्वारा पत्राचार शामिल है। भाषण के इंटोनेशन पैटर्न, संदेश की संक्षिप्तता पर विशेष ध्यान दिया जाता है। आप इशारों का उपयोग नहीं कर सकते।

प्रत्येक शैली की कुछ विशेषताएं होती हैं। आपको उन्हें समझने में सक्षम होने की आवश्यकता है।

शैली वर्गीकरण:

• सत्तावादी. यह बॉस की निर्विवाद शक्ति और कर्मचारियों की पूर्ण अधीनता पर आधारित है। कोई भी निर्णय पूरी तरह से किया जाता है और इच्छुक या शामिल व्यक्तियों के साथ चर्चा नहीं की जाती है।
• लोकतांत्रिक - मुख्य विशेषता मुद्दों की संयुक्त चर्चा और आपसी समझ की इच्छा है। वार्ताकार के साथ संवाद करते समय, अनुरोध, सिफारिशों और प्रेरणा का उपयोग किया जाता है।
• सांठगांठ या औपचारिक - कार्मिक प्रबंधन, बातचीत और निर्णय लेने में प्रमुख की न्यूनतम भागीदारी से निर्धारित होता है। मुश्किल मामले और जोखिम भरे फैसले दूसरों को ट्रांसफर कर दिए जाते हैं। ऐसे प्रबंधन की प्रभावशीलता अब नेता पर नहीं, बल्कि समूह के विकास के स्तर पर निर्भर करती है।
• उदारवादी - सत्तावादी और लोकतांत्रिक शैलियों के बीच कुछ।भागीदारों या सहकर्मियों के साथ विभिन्न मुद्दों पर चर्चा कम से कम की जाती है, लेकिन इसका उपयोग दुर्लभ मामलों में और केवल प्रतिद्वंद्वी को जिम्मेदारी स्थानांतरित करने के उद्देश्य से किया जाता है।
• सरकारी कार्य - इसका तात्पर्य संचार मानदंडों, भाषण क्लिच और व्यावसायिक संचार के नियमों के सख्त पालन से है, जहां व्यक्तित्व की अभिव्यक्ति के लिए कोई जगह नहीं है।
• वैज्ञानिक - सख्त, संक्षिप्त और संयमित भाषण, केवल विज्ञान और शिक्षा के क्षेत्र में उपयुक्त। इसका उपयोग अनुसंधान या शिक्षण गतिविधियों में किया जाता है।

व्यावसायिक संचार व्यवहार के सभी बाहरी पहलुओं से संबंधित है और इसे कई क्षेत्रों में विभाजित किया गया है:

• बातचीत में भाग लेने वालों के सामान्य लक्ष्य और उद्देश्य होते हैं;
• बातचीत एक स्पेस-टाइम अंतराल में होती है;
• चर्चा में सभी प्रतिभागियों के बीच संचार का एक स्पष्ट पदानुक्रम बनाया गया है, सामाजिक स्थिति वितरित की जाती है;
• संचार में भाग लेने वाले संचार करते समय आम तौर पर स्वीकृत नियमों और मानदंडों का पालन करते हैं।

व्यावसायिक संचार आवश्यक संपर्कों को जल्दी से स्थापित करने में मदद करता है, विश्वसनीय संरक्षकों के समर्थन को सूचीबद्ध करता है। यह आपसी समझ हासिल करने में मदद करता है।

व्यावसायिक संचार के 4 मुख्य कार्य हैं:

• सूचना और संचार - इसमें विशिष्ट जानकारी का संग्रह और प्रावधान, साथ ही ज्ञान और अनुभव का आदान-प्रदान शामिल है।
• इंटरैक्टिव - लोगों के बीच बातचीत की प्रक्रिया के कारण। इसका उपयोग बातचीत की प्रक्रिया (व्यवहार, गतिविधियों और भागीदारों के निर्णय) में किया जाता है।
• अवधारणात्मक दूसरे व्यक्ति को समझना है। संपर्क की स्थापना या कमजोर होना आपसी समझ के आधार पर होता है।
• नियामक-संचारी - आपको चर्चा में प्रतिभागियों के व्यवहार को समायोजित करने की अनुमति देता है।ऐसा करने के लिए, आपको विशेष तकनीकों में पारंगत होना चाहिए: समझाने, समझौता करने और रियायतें देने में सक्षम हो।

इसके अलावा, व्यापारिक लोगों के साथ व्यवहार करते समय विशेष नियमों को ध्यान में रखना आवश्यक है। किसी भी अपील, संदेश और सूचना को तीन स्तंभों का पालन करना चाहिए:

• सामग्री के संदर्भ में - प्रदान किए गए संदेश और जानकारी स्पष्ट और संक्षिप्त होनी चाहिए;
• अभिव्यंजक भाग भावनात्मक घटक को संदर्भित करता है;
• प्रेरक पक्ष - वार्ताकार के विचारों और भावनाओं के उद्देश्य से है।

संचार करते समय, एक व्यक्ति वार्ताकार के भाषण और आवाज पर ध्यान देता है। इसका मूल्यांकन कुछ संकेतकों के अनुसार किया जाता है:

• शब्दावली - परजीवी शब्दों की अनुपस्थिति और सक्षम, अभिव्यंजक भाषण हमें विश्वास के साथ यह बताने की अनुमति देता है कि व्यक्ति शिक्षित और सुसंस्कृत है।
• सुबोध भाषण और शब्दों का सही उच्चारण किसी भी व्यक्ति की सफलता की कुंजी है।
• आवाज़ का उतार-चढ़ाव - आपको आवश्यक लहजे रखने की अनुमति देता है।
• भाषण दर - धीमा भाषण उदासी का कारण बनेगा, और तेज भाषण आपको प्रदान की गई जानकारी पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति नहीं देगा।
• प्रतियोगियों के सकारात्मक और नकारात्मक गुणों की चर्चा। ऐसे विषयों पर अत्यंत चतुराई और सावधानी से छूने की कोशिश करें। यह एक प्रकार का हानिरहित हेरफेर है जो वार्ताकार पर जीत हासिल करने में मदद करेगा।
• लंबे और छोटे वाक्यांशों का संयोजन. यह तकनीक वार्ताकार का ध्यान रखने में मदद करेगी।

सहकर्मियों और भागीदारों के बीच सम्मान प्राप्त करने के लिए, कुछ बारीकियों को ध्यान में रखना आवश्यक है:

• प्रतियोगियों के सकारात्मक और नकारात्मक गुणों की चर्चा। ऐसे विषयों पर अत्यंत चतुराई और सावधानी से छूने की कोशिश करें। यह एक प्रकार का हानिरहित हेरफेर है जो वार्ताकार पर जीत हासिल करने में मदद करेगा।
• लंबे और छोटे वाक्यांशों का संयोजन. यह तकनीक वार्ताकार का ध्यान रखने में मदद करेगी।
• कारोबारी माहौल में आपको अपनी व्यक्तिगत पसंद और भावनाओं को नहीं दिखाना चाहिए विभिन्न समस्याओं को हल करते समय। मुख्य भूमिका उस कंपनी के हितों और वार्ताकार के हितों द्वारा निभाई जाती है जिसका आप प्रतिनिधित्व करते हैं। आपको उठी हुई आवाज़ों पर स्विच नहीं करना चाहिए या मौखिक झड़प में शामिल नहीं होना चाहिए: भावनाओं की कोई भी अभिव्यक्ति आपकी प्रतिष्ठा और छवि को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेगी।
• काम और निजी जिंदगी को न मिलाएं। सहकर्मियों के साथ संबंधों से कंपनी की समस्याओं का समाधान प्रभावित नहीं होना चाहिए। यदि आप किसी व्यक्ति के साथ मधुर संबंध नहीं बना सकते हैं, तो इसका मतलब यह नहीं है कि आप सामान्य समस्याओं को हल करते समय उसकी राय और सलाह को अनदेखा कर दें। व्यक्तिगत संबंधों को व्यवसाय से अलग करने की क्षमता वांछित कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने और विवादों को सुलझाने में मदद करती है।

• चर्चा के लिए तैयार करें: वार्ताकार के बारे में पूछताछ करें और उचित संचार रणनीति चुनें।
• पाबंद रहो - बिजनेस पार्टनर से समय न निकालें।
• वार्ताकार को सुनने की क्षमता - आपका निर्विवाद लाभ। ग्राहकों के साथ संवाद करने, उनकी जरूरतों और इच्छाओं को समझने की क्षमता के बिना सफल होना असंभव है।
• सभी वार्ताकारों के प्रति मैत्रीपूर्ण रवैया. बेईमान साथी के साथ भी तिरस्कार नहीं करना चाहिए। शत्रुता के बारे में भूल जाओ और वार्ताकार के साथ अनुकूल और दयालु व्यवहार करने का प्रयास करें। याद रखें कि कारोबारी माहौल में आपको अन्य लोगों के साथ अपने संबंधों पर चर्चा नहीं करनी चाहिए। रिश्तों, निजी जीवन की चर्चा किसी से नहीं करनी चाहिए।
• आवश्यक चीजों पर ध्यान केंद्रित करने की क्षमता। यह पता लगाने की कोशिश करें कि आपका वार्ताकार क्या चाहता है। उसकी रुचियों को ध्यान में रखते हुए, समस्या को हल करने का प्रयास करें और अपनी इच्छाओं को खोए बिना एक सामान्य भाजक के पास आएं।
• ईमानदार होने की क्षमता. यदि जानकारी अविश्वसनीय, विकृत है, तो इसे किसी भी अनुचित क्षण में पाया जा सकता है और आपकी प्रतिष्ठा को प्रभावित कर सकता है।
• अच्छे शिष्टाचार के नियमों के बारे में मत भूलना. हमेशा उस व्यक्ति को उसके पहले नाम से संबोधित करें, मुस्कुराएं और उसकी तारीफ करने की कोशिश करें, लेकिन चापलूसी से बचें।

अगले वीडियो में आप सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक संचार कौशल पाएंगे।