व्यापार संचार का मनोविज्ञान

कारोबारी लोगों के पास आज ग्राहकों, सहकर्मियों और अन्य हितधारकों के साथ संवाद करने के कई तरीके हैं। व्यावसायिक संचार की प्रकृति को समझने से आपको अपनी कंपनी के लक्ष्यों और दिन-प्रतिदिन के प्रबंधन को प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।

मनोविज्ञान में, "संचार" शब्द का अर्थ है प्रतीकों की एक सामान्य प्रणाली के माध्यम से लोगों के बीच सूचनाओं का आदान-प्रदान। संचार की इस परिभाषा में दो पहलू शामिल हैं:

• सबसे पहले, वह है जो संप्रेषित किया जाता है, जैसे कि तथ्य, भावनाएँ, विचार, इत्यादि। इसका मतलब है कि संचार की प्रक्रिया में, किसी को प्रेषित जानकारी प्राप्त करनी चाहिए।
• दूसरे, उपरोक्त परिभाषा संचार की प्रक्रिया में समझ के तत्व पर जोर देती है। समझ तभी प्राप्त होगी जब संदेश प्राप्त करने वाला इसे भेजने वाले के समान अर्थ में समझे। इस प्रकार, संदेश की सही व्याख्या का बहुत महत्व है।

व्यावसायिक संचार व्यवसाय से संबंधित सूचनाओं, तथ्यों और विचारों का आदान-प्रदान है। वैश्वीकरण के इस युग में, हर व्यवसाय, चाहे वह बड़ा हो या छोटा, को आंतरिक और बाह्य दोनों तरह से उचित व्यावसायिक संचार की आवश्यकता होती है।

व्यावसायिक संचार की मुख्य विशेषताओं में निम्नलिखित घटक शामिल हैं:

• विभाजन। छोटे संगठनों में भी, यह मान लेना एक गलती होगी कि जब व्यावसायिक संचार की बात आती है तो सभी कर्मचारियों की ज़रूरतें, रुचियाँ और इच्छाएँ समान होती हैं। विशिष्ट दर्शकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए प्रभावी व्यावसायिक संचार को खंडित किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक प्रशासनिक वातावरण में काम करने वाले कर्मचारियों की उत्पादन वातावरण में काम करने वाले कर्मचारियों की तुलना में अलग-अलग ज़रूरतें और जानकारी तक अलग-अलग पहुंच होगी।
• स्थूलता. प्रभावी व्यावसायिक संचार विशिष्ट होना चाहिए, और यह जितना अधिक विशिष्ट होगा, उतना ही यह अपनी विशिष्टताओं के अनुरूप होगा।
• शुद्धता। जब जानकारी गलत होती है, तो विश्वसनीयता खो जाती है। इस जानकारी को भेजने वाला भी विश्वास खो देता है। प्रभावी व्यावसायिक संचार संप्रेषित सामग्री के संदर्भ में और व्याकरण, वर्तनी और विराम चिह्न सहित सरल चीजों के संदर्भ में सटीक होना चाहिए।
• समयबद्धता। कर्मचारियों को इस बात से अवगत होना चाहिए कि उनके संगठनों और बाहरी वातावरण में क्या हो रहा है क्योंकि यह उन्हें प्रभावित करता है। कर्मचारियों के साथ समय पर संचार करना पहले से कहीं अधिक कठिन है, लेकिन प्रभावी व्यावसायिक संचार के लिए यह आवश्यक है।

• repeatability. यदि कोई संदेश केवल एक बार भेजा जाता है, तो आप सुनिश्चित नहीं हो सकते कि वह प्राप्तकर्ता तक पहुंच गया है। प्रभावी व्यावसायिक संचार के लिए यह सुनिश्चित करने के लिए बार-बार संचार की आवश्यकता होती है कि सभी कर्मचारियों के पास उनकी आवश्यक जानकारी है। इसके अलावा, कर्मचारी बदलते हैं, कुछ छोड़ देते हैं, अन्य कंपनी में शामिल हो जाते हैं, और इस सब के लिए अद्यतन जानकारी की आवश्यकता होती है।
• मल्टीचैनल। व्यवसायों के पास पारंपरिक (प्रिंट, संदेश बोर्ड, मीटिंग) से लेकर नए (ई-मेल, ब्लॉग, सोशल नेटवर्किंग साइट) तक संचार के कई चैनल हैं।इन सभी चैनलों का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाना चाहिए कि कर्मचारियों को विभिन्न परिस्थितियों में जानकारी प्राप्त हो।
• तात्कालिकता। आमने-सामने संचार अभी भी सबसे प्रभावी है, विशेषज्ञों का कहना है, और जब भी संभव हो इसका उपयोग किया जाना चाहिए। बेशक, बहुत बड़े संगठनों में यह मुश्किल हो सकता है, लेकिन फिर भी, विकल्पों में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग या वेबिनार का उपयोग शामिल हो सकता है।
• प्रतिक्रिया की उपस्थिति. कर्मचारियों को प्रबंधकों और नियोक्ताओं के साथ अपनी प्रतिक्रिया, राय और विचार साझा करने में सक्षम होना चाहिए। दोतरफा संचार कर्मचारियों और नियोक्ताओं दोनों के लिए प्रभावी है।

कभी-कभी आपको किसी ऐसे व्यक्ति के साथ काम करना पड़ता है जिसे आप पसंद नहीं करते या बस खड़े नहीं हो सकते। लेकिन अपने काम की खातिर उनके साथ अच्छे कारोबारी संबंध बनाए रखना जरूरी है। इस मामले में, उस व्यक्ति को बेहतर तरीके से जानने का प्रयास करें। वह शायद अच्छी तरह जानता है कि आप उसे पसंद नहीं करते हैं, इसलिए पहला कदम उठाएं: एक गोपनीय बातचीत शुरू करें, या उसे एक साथ रात के खाने पर आमंत्रित करें। बातचीत के दौरान, उन चीजों की तलाश पर ध्यान केंद्रित करें जो आपके पास हो सकती हैं: परिवार, रुचियों, पिछली सफलताओं के बारे में पूछें।

सफल व्यावसायिक संचार के लिए कॉर्पोरेट संस्कृति आवश्यक है। यह काम पर व्यापार शिष्टाचार के रखरखाव में योगदान देता है, इसके अलावा, इस क्षेत्र में अध्ययन कॉर्पोरेट संस्कृति और कंपनियों के कारोबार के बीच सीधा संबंध दिखाते हैं।

विशेषज्ञ व्यावसायिक संचार के छह बुनियादी मनोवैज्ञानिक सिद्धांतों का नाम देते हैं:

• पारस्परिक. व्यापार में पारस्परिकता का अर्थ है मूल्य का आदान-प्रदान करते समय पारस्परिक अपेक्षाएँ। यदि एक व्यक्ति कुछ देता है, तो प्राप्तकर्ता से बदले में कुछ देने की अपेक्षा की जाती है। पारस्परिकता भागीदारों के बीच विश्वास पैदा करती है, और उनका संबंध बेहतर के लिए विकसित होता है।
• अनुनय। उत्पाद, प्रवृत्तियों, बातचीत अनुसंधान परिणामों को जानने से आप और अधिक प्रेरक बन जाएंगे। पार्टनर का विश्वास हासिल करने के लिए अपनी जागरूकता दिखाना जरूरी है।
• अनिवार्य. केवल लिखित ही नहीं, मौखिक भी अपने दायित्वों को हमेशा पूरा करें। याद रखें कि हाथ मिलाना भी समझौते की निशानी है। यदि आपको किसी समय या किसी अन्य समय पर कही गई बातों को याद रखना मुश्किल लगता है, तो उसे लिख लें। आप एक बाध्यकारी व्यक्ति की छाप देंगे।
• परवर्ती। हमेशा अपने कर्मों और कार्यों में सुसंगत रहें, और अपने व्यावसायिक सिद्धांतों को कभी न बदलें।
• सहमति के लिए प्रयास. सर्वसम्मति का अर्थ है कि हर कोई निर्णय लेता है और उसका समर्थन करता है और इसे बनाने के कारणों को समझता है। भागीदारों के बीच सहमति तभी संभव है जब उनके समान मूल्य और लक्ष्य हों, और उनके बीच विशिष्ट मुद्दों और एक सामान्य दिशा पर सहमति हो।
• व्यक्तिगत स्नेह। हम उन लोगों के साथ बातचीत करने की अधिक संभावना रखते हैं जो यह स्पष्ट करते हैं कि वे हमें पसंद करते हैं और जिनकी उपस्थिति में हम महत्वपूर्ण महसूस करते हैं। शारीरिक आकर्षण इसमें भूमिका निभाता है, लेकिन समानता भी बहुत प्रभावी है। हम उन लोगों से अपील करते हैं जो कपड़े, उम्र, सामाजिक-आर्थिक स्थिति में हमारे जैसे हैं।

संचार नैतिक है जब यह प्रत्यक्ष, ईमानदार और पारस्परिक है।यदि संचार सत्य को छिपाने या किसी अन्य व्यक्ति को नुकसान पहुंचाने के लिए है, तो यह नैतिक नहीं हो सकता।

यद्यपि नैतिकता नैतिकता के समान नहीं है, दो अवधारणाओं के बीच एक मजबूत संबंध है: नैतिकता सही और गलत क्या है, इसके बारे में विचार है, और नैतिकता व्यवहारिक सिद्धांत हैं जो नैतिक विश्वासों से प्रभावित होते हैं। इसलिए, संचार की नैतिकता नैतिक सिद्धांतों पर अत्यधिक निर्भर है:

• ईमानदारी. सामान्य तौर पर, नैतिक संचार ईमानदार संचार है। जबकि ऐसे समय होते हैं जब झूठ बोलना अधिक नैतिक होगा, उदाहरण के लिए एक कथित हत्यारे के लिए, संभावित शिकार के ठिकाने के बारे में, ये मामले नियम के बजाय अपवाद हैं। इसके अलावा, ईमानदारी सिर्फ सच्चाई से बढ़कर है; इसका अर्थ है खुला रहना, स्वेच्छा से आपके पास जो भी जानकारी है, भले ही वह आपके अपने अल्पकालिक हितों से समझौता करती हो। लोगों में विश्वास का ईमानदारी से गहरा संबंध है। भरोसे का माहौल बनाना कारोबारी माहौल में नैतिक संचार का रास्ता है।
• खुलापन. खुलापन नैतिक संचार के प्रमुख बिंदुओं में से एक है। संचार में, इसका अर्थ है विभिन्न विचारों और विचारों के लिए खुला होना, साथ ही साथ अपनी राय व्यक्त करने के लिए तैयार रहना, भले ही आप उन्हें स्वीकार किए जाने की अपेक्षा न करें।

• निष्ठा. व्यावसायिक संचार के संदर्भ में, वफादारी का अर्थ है मुद्दों की व्यापक चर्चा के लिए आवश्यक समय और संसाधन आवंटित करना। तभी सभी को सुनवाई का मौका मिलेगा।
• सर्वसम्मति बनाना। नैतिक संचार स्थिति उन्मुख होने के बजाय लक्ष्य उन्मुख है। संचार की एक शैली जिसमें विभिन्न समूह विरोधी शिविरों में एकजुट होते हैं और मुख्य रूप से अपने स्वयं के हितों द्वारा निर्देशित होते हैं, संगठन के लिए कुछ भी योगदान नहीं करते हैं। एक संगठन के लिए नैतिक संचार की एक शैली है जिसमें लोग आम सहमति चाहते हैं, विरोध नहीं, और कंपनी के लिए वे जो कर सकते हैं उस पर ध्यान केंद्रित करते हैं। इस प्रकार, चूंकि किसी संगठन की मदद करना एक नैतिक अनिवार्यता है, इसलिए आम सहमति तक पहुंचना संचार की एक नैतिक शैली है।

यह माना जाता है कि छह मुख्य प्रकार के वार्ताकार हैं। महत्वपूर्ण बातचीत की बेहतर तैयारी के लिए, यह जानना महत्वपूर्ण है कि आप किस प्रकार के हैं:

• चिंतनशील. आप एक चिंतनशील वार्ताकार हैं यदि संचार की प्रक्रिया में आप एक साथी के मूड को महसूस करते हैं। आपका भाषण नरम, शांत है, आप संवेदनशील हैं, वार्ताकार को समझते हैं, और आप अन्य लोगों के साथ संबंध बनाना पसंद करते हैं।
• रेफरी। आप एक न्यायाधीश-प्रकार के वार्ताकार हैं यदि आप विषयों और मुद्दों का विश्लेषण करते हैं, मुख्य बिंदुओं का पता लगाते हैं, और फिर उन्हें दूसरों को प्रभावी ढंग से समझाते हैं। आप बातचीत का नेतृत्व करते हैं और इसे सीधे और प्रेरक रूप से आगे बढ़ाते हैं।
• महान. यदि आप खुले संचार को पसंद करते हैं, तो आप "महान" वार्ताकार के प्रकार हैं, और अन्य लोगों के लिए आपके साथ संवाद करना आसान है। आप भी एकाग्र होते हैं, और हमेशा सीधे लक्ष्य की ओर बढ़ते हैं।
• एमपी. डिप्टी-टाइप वार्ताकार राजनयिक है और संघर्षों को समाप्त करने के लिए संचार का उपयोग करता है। वह मृदु भाषी, आकर्षक भी है और लोगों को सहज महसूस कराता है।
• सुकरात। सुकरात प्रकार का वार्ताकार समस्याओं को सुलझाने में अच्छा है और दूसरों को राजी करना, उन्हें लंबी बहस पसंद है।वह विस्तृत और अच्छी तरह से सूचित है, और उसकी राय दूसरों द्वारा मूल्यवान है।
• अधिकारी. इस प्रकार के वार्ताकार अपने सपनों को साकार करने और काम और घर पर सफल होने के लिए संचार का उपयोग करते हैं। यह एक चतुर और रणनीतिक विचारक है।

विशेषज्ञों का कहना है कि चार मुख्य संचार शैलियाँ हैं: विश्लेषणात्मक, सहज, कार्यात्मक और व्यक्तिगत। कोई भी संचार शैली स्वाभाविक रूप से दूसरे से बेहतर नहीं होती है। लेकिन किसी विशेष श्रोता के लिए संचार की गलत शैली चुनने से समस्याएँ हो सकती हैं:

• विश्लेषणात्मक शैली. विश्लेषणात्मक संचार में कठिन डेटा और वास्तविक संख्याओं से निपटना शामिल है। इस शैली में संवाद करने वाले लोग बात करते समय भावनाओं और भावनाओं को दिखाने से बचते हैं। विश्लेषणात्मक संचार शैली का एक बड़ा प्लस यह है कि आप तार्किक और निष्पक्ष रूप से समस्याओं का विश्लेषण कर सकते हैं। इसका मतलब है कि लोग देखते हैं कि आप अच्छी तरह से जानकार हैं और आपके पास अच्छा विश्लेषणात्मक अनुभव है। एक विश्लेषणात्मक संचार शैली होने का एक संभावित नकारात्मक पहलू यह है कि आपको ठंडे या असंवेदनशील के रूप में देखा जा सकता है।
• सहज शैली. सहज शैली में संवाद करते समय, आप पूरी तस्वीर लेना पसंद करते हैं और उनमें फंसने के डर से विवरण से बचते हैं। यह आपको चरणों में जाने के बजाय समस्या के केंद्र में जाने की अनुमति देता है। इस शैली का लाभ यह है कि आप बड़े और जटिल मुद्दों में आसानी से तल्लीन होकर, जल्दी और सटीक रूप से संवाद करते हैं। हालाँकि, ऐसी स्थिति में जिसमें वास्तव में विवरण की आवश्यकता होती है, आपके पास धैर्य नहीं हो सकता है।

• कार्यात्मक शैली. इस शैली का अर्थ है कार्यप्रणाली, विस्तृत योजनाओं की उपस्थिति, सटीक समय सीमा। इस शैली में संवाद करने वाले लोग अच्छे कलाकार होते हैं जो कभी कुछ नहीं छोड़ते।एक कार्यात्मक संचार शैली का एक संभावित नकारात्मक पक्ष यह है कि आप अपने दर्शकों का ध्यान खो सकते हैं, खासकर जब आप सहज वार्ताकारों से बात कर रहे हों।
• व्यक्तिगत शैली. व्यक्तिगत शैली में संवाद करने से, आप अपने साथी के साथ भावनात्मक जुड़ाव महसूस करते हैं, और इससे आपको पता चलता है कि वह वास्तव में क्या सोचता है। आप एक अच्छे श्रोता और अच्छे राजनयिक हैं, आप विवादों को सुलझाना जानते हैं, आप कई लोगों के साथ अच्छे संबंध बनाए रखते हैं। यह शैली आपको गहरे व्यक्तिगत संबंध बनाने की अनुमति देती है। लोग अक्सर आपकी ओर इसलिए मुड़ते हैं क्योंकि आप विभिन्न समूहों को एक साथ लाने में सक्षम होते हैं। संचार की इस शैली का नकारात्मक पक्ष यह है कि आप कभी-कभी विश्लेषणात्मक-प्रकार के वार्ताकारों को परेशान कर सकते हैं जो कठिन संख्या और तार्किक चर्चा पसंद करते हैं।

सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक संचार कौशल के लिए, निम्न वीडियो देखें।