व्यावसायिक संचार: सिद्धांत और विशेषताएं

व्यावसायिक संचार विभिन्न व्यावसायिक क्षेत्रों में एक संचार प्रक्रिया है, जिसके परिणामस्वरूप कुछ मुद्दों के समाधान खोजने और आवश्यक परिणाम प्राप्त करने के लिए इसके प्रतिभागियों के बीच सूचना, गतिविधियों और अनुभव को स्थानांतरित किया जाता है।

व्यावसायिक संचार, रोजमर्रा के संचार के विपरीत, निर्धारित कार्यों और उनके समाधान की खोज की विशेषता है। इस तरह की अवधारणा की एक विशिष्ट विशेषता और विशेषताएं हैं।

• व्यावसायिक संचार एक अलग प्रक्रिया नहीं है, बल्कि लोगों के बीच संयुक्त संपर्क का हिस्सा है। इस प्रकार, यह इसी गतिविधि का आयोजन करता है।
• बातचीत की सामग्री संचार के विषय द्वारा निर्धारित की जाती है। विषय कुछ सेवाएं बना सकते हैं (उदाहरण के लिए, विज्ञापन या आर्थिक); एक महत्वपूर्ण मुद्दे (राजनीतिक, वैज्ञानिक, आदि) पर चर्चा करें; इस या उस उत्पाद का उत्पादन करें, परियोजनाएं विकसित करें, भविष्य के काम की योजना बनाएं, अनुभव साझा करें।
• व्यावसायिक संचार में, विषय (अधीनस्थ और वरिष्ठ) विभिन्न प्रकार (अनुनय, सुझाव और अन्य) की मदद से एक दूसरे को प्रभावित करते हैं।
• यह संचार अपने प्रतिभागियों के ज्ञान और क्षमताओं के एक समूह पर आधारित है। बातचीत की प्रक्रिया में, न केवल अधिग्रहण होता है, बल्कि इस ज्ञान का विकास भी होता है। इस प्रकार, यह व्यावसायिक संपर्क के लिए धन्यवाद है कि प्रत्येक कर्मचारी की पेशेवर क्षमता बढ़ती है।
• व्यावसायिक संपर्क नैतिक मानकों, संस्था की व्यावसायिक परंपराओं, स्थिति ढांचे और कोड द्वारा निर्धारित किया जाता है।

इस क्षेत्र में एक कोड उन नियमों को संदर्भित करता है जिनमें कई सिद्धांत शामिल हैं।

• सहकारिता अर्थात प्रत्येक कर्मचारी का आवश्यक योगदान देना।
• सूचना पर्याप्तता। चुप रहने की कोई जरूरत नहीं है, लेकिन एकालाप को भी नहीं खींचना चाहिए।
• सूचनात्मक गुणवत्ता, जिसका अर्थ है ईमानदारी।
• समीचीनता। मुख्य बात यह है कि बातचीत की दी गई दिशा से विचलित हुए बिना उससे चिपके रहना है।
• तर्कों की दृढ़ता।
• शिष्टता। अन्य कर्मचारियों के बारे में अपमानजनक स्वर और व्यंग्यात्मक टिप्पणी का अभाव।
• वार्ताकार के विचारों को सुनने और समझने की क्षमता, उसकी व्यक्तिगत विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए। संभावित संघर्ष की स्थिति को रोकने के लिए यह आवश्यक है।
• विचारों को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से व्यक्त करने की क्षमता। व्यावसायिक संचार में प्रत्येक प्रतिभागी को सही भाषण विकसित करना चाहिए, जो कि इंटोनेशन की मदद से लहजे को सही ढंग से रखने में मदद करेगा।
• आलोचना को स्वीकार करने और परिचालन संबंधी कमियों को ठीक करने की क्षमता।

कर्मचारियों के बीच उपयोगी संबंधों को व्यवस्थित करने और इस संयुक्त गतिविधि के प्रबंधन के उद्देश्य से व्यावसायिक संचार मौजूद है।

इस प्रकार के संचार को तीन कार्य करने के लिए डिज़ाइन किया गया है:

• संचार, जिसमें यह तथ्य शामिल है कि बातचीत में भाग लेने वाले एक दूसरे के साथ सूचनाओं का आदान-प्रदान करते हैं;
• इंटरैक्टिव, जहां, सूचना के आदान-प्रदान के अलावा, कार्रवाई का आदान-प्रदान भी होता है;
• अवधारणात्मक, जिसमें प्रतिभागी एक-दूसरे को जानते हैं और एक समझौते पर आते हैं।

व्यावसायिक संचार की प्रक्रिया उन सिद्धांतों पर आधारित है जो सफल सहयोग की नींव हैं।

• पारस्परिकता का सिद्धांत। इस तथ्य के बावजूद कि व्यावसायिक क्षेत्र में संचार मुख्य रूप से कुछ समस्याओं को हल करने के उद्देश्य से है, यह एक तरह से या किसी अन्य लोगों के बीच पारस्परिक संपर्क है। प्रत्येक कर्मचारी के व्यक्तिगत गुण, कर्मचारियों का एक-दूसरे के प्रति दृष्टिकोण उनकी संयुक्त गतिविधियों से अटूट रूप से जुड़ा हुआ है।
• उद्देश्य का सिद्धांत। व्यावसायिक संचार का हमेशा एक अंतिम लक्ष्य होता है। लेकिन एक खुले लक्ष्य (समस्या का समाधान खोजने के लिए) के साथ, बातचीत में प्रत्येक प्रतिभागी के लिए व्यक्तिगत लक्ष्य हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी किसी दिए गए विषय पर एक रिपोर्ट पढ़ता है, लेकिन सहकर्मियों के सामने "बुद्धि और वाक्पटुता दिखाना" भी चाहता है।
• निरंतरता का सिद्धांत। संयुक्त गतिविधियों के दौरान व्यावसायिक संपर्क लगातार होते रहते हैं। एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी को सूचना गैर-मौखिक रूप से भी प्रेषित की जाती है, कोई भी व्यवहारिक तत्व महत्वपूर्ण होते हैं। खामोशी भी बहुत कुछ बोलती है। स्पष्ट और छिपे हुए दोनों संदेशों को पढ़ने के लिए बातचीत में प्रतिभागियों की प्रतिक्रिया की निगरानी करना महत्वपूर्ण है।
• बहुआयामीता का सिद्धांत। व्यावसायिक संचार में, न केवल सूचना का आदान-प्रदान होता है, बल्कि संबंधों का नियमन भी होता है।वार्ताकार को भावनात्मक प्रतिक्रियाएं सकारात्मक और नकारात्मक दोनों हो सकती हैं।

ऐसे सिद्धांत हैं जो प्रकृति में नैतिक हैं और व्यावसायिक संचार का एक अभिन्न अंग हैं।

• शालीनता का सिद्धांत। प्रत्येक व्यक्ति को अपने विश्वास के अनुसार कार्य करना चाहिए, अन्यथा यह पाखंडी लगेगा। व्यावसायिक क्षेत्र में, किए गए वादों को निभाना महत्वपूर्ण है, सहकर्मियों को मुश्किल स्थिति में छोड़े बिना उनकी मदद करना।
• जिम्मेदारी का सिद्धांत. प्रत्येक कर्मचारी को उसे सौंपी गई जिम्मेदारियों के बारे में पता होना चाहिए और प्रबंधक, या सहकर्मियों, या पूरे संगठन को निराश किए बिना उनका सामना करने में सक्षम होना चाहिए।
• न्याय का सिद्धांत. यह एक नेता के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। आप किसी भी कर्मचारी के प्रति पक्षपाती नहीं हो सकते हैं और इसके आधार पर उनके काम के बारे में एक राय नहीं बना सकते हैं। इस तरह का आकलन एक प्राथमिक पक्षपाती है। किसी अन्य स्थिति को सुनना और स्वीकार करना महत्वपूर्ण है। यह, सबसे पहले, सभी व्यावसायिक भागीदारों के लिए सम्मान की बात करता है।

प्रत्येक देश में शिष्टाचार की अपनी विशिष्टताएँ होती हैं, जो लोगों की मानसिकता पर निर्भर करती हैं। बेशक, ऐसे मानदंड हैं जो सभी देशों के लिए सार्वभौमिक हैं, उदाहरण के लिए, एक व्यापार बैठक और सफल वार्ता के दौरान हाथ मिलाना। लेकिन अपरिचित लोगों या नेता के नाम और संरक्षक के लिए अपील केवल रूस के लिए विशिष्ट है। रूसी लोगों में व्यावसायिक शिष्टाचार की विशिष्ट विशेषताएं हैं।

• रूस में समय के पाबंद लोगों को महत्व दिया जाता है, इसलिए पांच मिनट के लिए भी वार्ता के लिए भागीदारों में से एक की देरी नियोजित सौदे को बाधित कर सकती है। आखिरकार, देर से आना अनादर माना जाता है, खासकर जब व्यापार की बात आती है। यह नियम वाक्यांशगत इकाई "समय धन है" में स्पष्ट रूप से देखा जाता है, जो इंगित करता है कि रूसी व्यापारी हर मिनट को कितना महत्व देते हैं।
• व्यापार शिष्टाचार कपड़ों तक फैला हुआ है। एक गंभीर कंपनी में, उपस्थिति के लिए उच्च आवश्यकताएं होती हैं: यह सख्त होना चाहिए (छोटी स्कर्ट या कपड़े, साथ ही ऊँची एड़ी के जूते अस्वीकार्य हैं)।

• रूस में व्यापारिक संबंध बिना असंभव हैं भाषण शिष्टाचार के नियमों का अनुपालन। यह सुनने की क्षमता के लिए विशेष रूप से सच है। अपने प्रतिद्वंद्वी को सुनना जरूरी है, और उसके बाद ही खुद से बात करें। सबसे उबाऊ रिपोर्ट को पढ़ते समय, कर्मचारियों में से एक को आवश्यक रूप से रुचि दिखाने वाला दिखना चाहिए, अन्यथा असावधानी को अन्य लोग सहकर्मी के प्रति अनादर के रूप में मानेंगे।
• रूसी व्यापार क्षेत्र में, वे बहुत गंभीरता से लेते हैं व्यापार रहस्य रखते हुए। यदि कोई कर्मचारी अपने संगठन के इस या उस रहस्य को "लीक" करता है, तो उसकी प्रतिष्ठा को अपूरणीय क्षति होगी। रहस्यों का खुलासा बर्खास्तगी की धमकी देता है।
• यदि रूस में एक महत्वपूर्ण प्रतिनिधिमंडल के साथ व्यापार वार्ता हो रही है, तो सभी कर्मचारी इसके आगमन की पूरी तैयारी कर रहे हैं। व्यापार बैठक एक बुफे टेबल के साथ समाप्त होती है, जो रूसी लोगों के आतिथ्य की गवाही देती है। और स्वागत की चौड़ाई सीधे मेहमानों के महत्व पर निर्भर करती है।
• अधीनता रूस में व्यापार शिष्टाचार का एक महत्वपूर्ण नियम है। बॉस और अधीनस्थ के बीच एक सख्त रेखा होती है, जो किसी भी परिचित को बर्दाश्त नहीं करती है। प्रबंधक को अपने कर्मचारियों के बारे में कोई मजाक नहीं बनाना चाहिए, जैसे कर्मचारियों को बॉस के साथ सम्मान से पेश आना चाहिए।
• व्यापार में महिला और पुरुष समान स्तर पर काम करते हैंकिसी भी सेक्स के लिए कोई विशेषाधिकार नहीं हैं। वही उम्र के अंतर के लिए जाता है। ऐसा होता है कि नेता अपने कुछ अधीनस्थों से छोटा होता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि वे उसके साथ अनादर और बर्खास्तगी का व्यवहार करें।

ये रूस में व्यापारिक संबंधों के नियम हैं। अन्य देशों के लिए, उनके पास शिष्टाचार की अजीबोगरीब और दिलचस्प विशेषताएं हैं जो उन लोगों से भिन्न हैं जिनके लिए रूसी लोग आदी हैं।

• अमेरीका में, उदाहरण के लिए, व्यावसायिक संचार अधिक धाराप्रवाह है। बैठक करते समय, कर्मचारी अमूर्त विषयों के बारे में बात कर सकते हैं जो काम से संबंधित नहीं हैं, जबकि एक दूसरे को केवल उनके पहले नाम से बुलाते हैं। एक सफल सौदे का जश्न मनाना प्रकृति या रिसॉर्ट की यात्रा में बदल सकता है।
• अंग्रेज़ी आगामी व्यावसायिक वार्ताओं के लिए बहुत अच्छी तरह से तैयारी न करें, क्योंकि उनका मानना ​​​​है कि केवल एक लाइव बातचीत में ही आप सही समाधान पा सकते हैं। यह लोग अपने पद और पद को संजोते हुए अपने व्यवहार में संयमित रहते हैं। ब्रिटिश व्यापार वार्ता के बाद एक दूसरे को उपहार नहीं देते हैं, लेकिन वे एक रेस्तरां में संयुक्त यात्रा से इनकार नहीं करेंगे।
• जर्मनी में व्यापारिक संबंध सख्त सिद्धांतों के अधीन हैं। विरोधियों को "आप" के साथ-साथ देर से संबोधित करना अस्वीकार्य है। उपस्थिति के लिए, पुरुषों के लिए टाई के साथ सूट के अलावा, कपड़ों के किसी अन्य रूप को बाहर नहीं रखा गया है।ऐसे में आप शर्ट के कॉलर का बटन भी नहीं खोल सकते। जर्मन व्यापार वार्ता की तैयारी के बारे में ईमानदार हैं। दस्तावेज़ीकरण पर विशेष ध्यान देते हुए, वे बातचीत के प्रत्येक बिंदु की योजना बनाना पसंद करते हैं। अनुबंध स्पष्ट रूप से कुछ दायित्वों के उल्लंघन के साथ-साथ बाद के जुर्माने के बारे में बताता है।

• फ्रांस में समय की पाबंदी के बारे में कोई विशेष सनक नहीं है। बेशक देर से आना किसी को पसंद नहीं है, लेकिन फ्रांसीसी उनके प्रति ज्यादा वफादार होते हैं। साथ ही, यह महत्वपूर्ण है कि आधिकारिक स्थिति से दिवंगत कर्मचारी कौन है। यदि यह एक श्रेष्ठ व्यक्ति है, तो उसके समय की पाबंदी की कमी को व्यक्तिगत अपमान या अनादर के रूप में नहीं माना जाएगा। व्यापार वार्ता में, फ्रांसीसी भाषण के एक सुंदर तरीके और विचारों की एक दिलचस्प प्रस्तुति को महत्व देते हैं। उपहारों के लिए, उन्हें मना नहीं किया जाता है। लेकिन कुछ बौद्धिक देना वांछनीय है, उदाहरण के लिए, किसी पुस्तक का प्रकाशन।
• इतालवी लोग काफी मनमौजी और अपनी भावनाओं को खुलकर व्यक्त करते थे। इसलिए, कर्मचारियों से मिलते समय, एक सक्रिय और यहां तक ​​​​कि लंबे समय तक हाथ मिलाना व्यावसायिक शिष्टाचार का उल्लंघन नहीं माना जाता है। बातचीत के दौरान संयम इटालियंस की विशेषता नहीं है। वे तेज भाषण और सक्रिय इशारों से प्रतिष्ठित हैं। लेकिन उपस्थिति की आवश्यकताएं सख्त हैं - कपड़े सुरुचिपूर्ण होने चाहिए, और न केवल एक व्यावसायिक बैठक में, बल्कि रोजमर्रा की जिंदगी में भी।
• स्पेन देर से आने को एक बुरा रूप न समझें। उनकी व्यावसायिक बैठकें लंबे समय तक चलती हैं, कभी-कभी बातचीत भी अलग दिशा में जा सकती है। कर्मचारी अक्सर एक-दूसरे को मिलने के लिए आमंत्रित करते हैं।उपहार के लिए, वे स्वीकार्य हैं।

• व्यावसायिक सम्बन्ध चीन में समय की पाबंदी के नियमों के सख्त पालन पर आधारित हैं। पार्टनर से मिलते समय एक-दूसरे को नमन करें या हाथ मिलाएं। एक बैठक में उपहार न केवल निषिद्ध हैं, बल्कि आदर्श भी माने जाते हैं। उसी समय, एक वर्तमान की प्रस्तुति एक मूल अनुष्ठान के साथ होती है - सबसे पहले, कर्मचारी को उपहार को मना करना चाहिए, लेकिन अगर सहकर्मी जोर देता है, तो भी इसे स्वीकार करें। जहां तक ​​बातचीत का सवाल है, वे एक दोस्ताना माहौल में आयोजित की जाती हैं, लेकिन वे लंबे समय तक चल सकती हैं।
• मिलते समय जापान में कर्मचारी एक-दूसरे के आगे झुकते हैं (कम बार हाथ मिलाते हैं)। व्यावसायिक भागीदारों को कंधे से छूना या मिलते समय उन्हें नाम से पुकारना मना है। समय की पाबंदी जापान में एक दृढ़ नियम है। बातचीत संयमित और "पर्याप्त" तरीके से आयोजित की जाती है। जापानी भावनाओं से कंजूस होते हैं, लेकिन सौदा करते समय बहुत ईमानदार होते हैं, इसलिए वे हमेशा बहुत सारे प्रश्न पूछते हैं।
• विषय में भारत, फिर जब किसी पुरुष से मिलते हैं, तो उसके हाथ मिलाने की प्रथा है, और एक महिला को - उसकी छाती पर हाथ जोड़कर झुकना। व्यावसायिक बैठकों के लिए देर से आना बुरा रूप माना जाता है, इसलिए भारतीय इस संबंध में हमेशा समय के पाबंद होते हैं। बैठक हमेशा एक दोस्ताना माहौल में आयोजित की जाती है। भारत में यात्रा के निमंत्रण आम हैं और सम्मान के संकेत के रूप में माने जाते हैं।

• टर्की में व्यापार भागीदारों की उपस्थिति पर बहुत ध्यान दिया जाता है। बातचीत बोली-प्रक्रिया को बाहर नहीं करती है, इसलिए शुरू में आवश्यकताओं के साथ कीमतें बहुत अधिक हो सकती हैं। जब तुर्कों की यात्रा के लिए आमंत्रित किया जाता है, तो नियमों का भी पालन किया जाता है, उदाहरण के लिए, घर में प्रवेश करने से पहले जूते उतार दिए जाने चाहिए। उपहार के रूप में मिठाई या फूलों से कुछ भेंट करना बेहतर होता है।
• विषय में पूर्वी देश, तो व्यावसायिक बैठकों के लिए देर से आने का रिवाज नहीं है।बातचीत स्वयं जीवंत और गहन हैं, कई विषय एक साथ देखने के क्षेत्र में हो सकते हैं, भागीदारों के विचारों के विकास का पालन करना महत्वपूर्ण है। एक दिलचस्प विशेषता यह है कि व्यावसायिक संचार में क्रॉस-लेग्ड को एक अपमानजनक मुद्रा माना जाता है। मुसलमानों को उपहार देना मना नहीं है - यह बेहतर है कि यह किसी प्रकार का चांदी का उत्पाद, एक मूल कलम या चीनी मिट्टी के बरतन व्यंजनों का एक सेट हो।
• हिस्पैनिक्स समय की पाबंदी और सख्त उपस्थिति (सूट और टाई) की सराहना करें। जब मिलते हैं, तो वे हाथ मिलाने तक ही सीमित रहते हैं, लेकिन अगली मुलाकात में आप किसी बिजनेस पार्टनर को गले लगा सकते हैं और गाल पर किस भी कर सकते हैं। लैटिन अमेरिकी उपहार पसंद करते हैं, खासकर खूबसूरत पैकेज में।

व्यावसायिक संचार की कला नैतिक मानकों के अधीन है। उनका पालन संगठन के प्रमुख और अधीनस्थों दोनों द्वारा किया जाना चाहिए।

वे इस प्रकार हैं।

• यह महत्वपूर्ण है कि संगठन एक करीबी टीम का दावा कर सकता है, जिसे नेता के परिश्रम की बदौलत हासिल किया जाता है। उसे कर्मचारियों के लिए एक आरामदायक वातावरण बनाना चाहिए और उनमें से प्रत्येक का सम्मान करना चाहिए।
• कुछ असाइनमेंट के कार्यान्वयन में कर्मचारियों की समयबद्ध तरीके से मदद करना महत्वपूर्ण है। यदि कार्य बुरे विश्वास में किया जाता है, तो उसकी कमियों पर ध्यान केंद्रित करते हुए, अधीनस्थ की तुरंत आलोचना न करें। शायद कर्मचारी असाइनमेंट के सार को पूरी तरह से समझ नहीं पाया। आपको कारणों का पता लगाने की जरूरत है।
• यदि आदेश पूरा नहीं होता है, तो प्रबंधक को कर्मचारी को उचित टिप्पणी करनी चाहिए, यह व्यावसायिक संचार के नैतिक मानदंड का हिस्सा है। साथ ही, बॉस के लिए एक-एक सेटिंग में बोलना बेहतर है ताकि कर्मचारी की गरिमा का सार्वजनिक रूप से उल्लंघन न हो।

• आलोचना करते समय, आप "व्यक्तिगत नहीं हो सकते", अन्यथा अधीनस्थ को अपमानित करने और संघर्ष को भड़काने का जोखिम है। आलोचना करते समय, "सैंडविच" पद्धति का उपयोग करना बेहतर होता है, जिसमें पहले एक तारीफ कहना, फिर एक टिप्पणी, फिर एक तारीफ करना शामिल है।
• एक नेता के लिए निष्पक्ष होना महत्वपूर्ण है - किसी भी योग्यता के लिए किसी कर्मचारी को प्रोत्साहित करना और पुरस्कृत करना, न केवल आर्थिक रूप से, बल्कि नैतिक रूप से भी (उदाहरण के लिए, सार्वजनिक रूप से प्रशंसा करना या दूसरों के लिए एक उदाहरण स्थापित करना)।
• संचार बाधाओं से बचने के लिए, आपको अपनी टीम पर भरोसा करने की आवश्यकता है, और यह महत्वपूर्ण है कि टीम नेता पर भरोसा करे। इसलिए, किसी व्यक्ति पर प्रभाव के सभी प्रकार के जोड़-तोड़ और अन्य अपमानजनक रूपों को व्यावसायिक संपर्क से बाहर रखा जाना चाहिए।
• बॉस को स्थितिगत रूप से आदेशों के रूपों को चुनने में सक्षम होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आदेशों का उपयोग चरम स्थितियों में किया जाना चाहिए, साथ ही एक या दूसरे बेईमान कर्मचारी के लिए भी।

अनुरोध अधिक भरोसेमंद प्रशासनिक रूप हैं। यहां कर्मचारी को असाइनमेंट पर अपनी राय व्यक्त करने का अधिकार है। आदेश एक प्रश्न के रूप में लग सकता है, जो बदले में, अधीनस्थों में से एक को इस कार्य को करने के लिए प्रेरित करेगा।

निम्नलिखित नियम प्रतिष्ठित हैं।

• अपनी राय व्यक्त करने में, एक नेता को चतुराई और शिष्टाचार की आवश्यकता होती है। किसी की स्थिति को आज्ञा देना और थोपना बाहर रखा गया है।
• नेता को सभी हर्षित या अप्रिय सामूहिक घटनाओं के बारे में पता होना चाहिए, इसलिए अधीनस्थों को उन्हें उनके बारे में सूचित करना चाहिए।
• कोई भी चाटुकारिता पसंद नहीं करता है, इसलिए बॉस की लगातार सहमति को गलत समझा जा सकता है, और उसके साथ संबंध केवल बिगड़ेंगे। उसी समय, आपको चरम सीमा पर नहीं जाना चाहिए और बहुत स्पष्ट होना चाहिए। शाश्वत विफलताएं एक अच्छी प्रतिष्ठा की गारंटी नहीं देती हैं।
• यदि किसी अधीनस्थ को नेतृत्व से सहायता और सलाह की आवश्यकता है, तो आपको इसके लिए सीधे अपने बॉस को आवेदन करने की आवश्यकता है, न कि किसी उच्च व्यक्ति को। अन्यथा, आपके नेता को अक्षम के रूप में उजागर करने का जोखिम है, जो उसके अधिकार को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेगा।
• यदि प्रबंधक अपने अधीनस्थों में से एक को एक जिम्मेदार असाइनमेंट देता है, तो कर्मचारी को उसे प्रदान की गई "कार्रवाई की स्वतंत्रता" और इस मामले में उसके पास क्या अधिकार हैं, इस पर चर्चा करनी चाहिए।

आपको निम्नलिखित जानने की जरूरत है।

• संगठन के सभी सदस्यों के साथ मित्रवत रहना महत्वपूर्ण है। प्रतिस्पर्धा के बावजूद, कर्मचारी एक आम टीम हैं।
• एक व्यावसायिक संबंध में, व्यवहारहीन व्यक्तिगत प्रश्न अस्वीकार्य हैं। यदि किसी कर्मचारी को समस्या है तो वह स्वयं सलाह मांग सकता है, आप उस पर अपनी राय नहीं थोप सकते।
• सहकर्मियों के साथ संबंधों में, आपको कोई ऐसा व्यक्ति होने का दिखावा नहीं करना चाहिए जो आप नहीं हैं। यदि बातचीत इस दिशा में मुड़ गई है कि कर्मचारियों में से एक अक्षम है, तो दिमाग से चमकने की कोशिश करना व्यर्थ है, खुद को प्रतिकूल रोशनी में पेश करने का जोखिम है।
• सहकर्मियों को उनके पहले नाम या पहले नाम और संरक्षक (किसी विशेष कर्मचारी के साथ उम्र और परिचित की डिग्री के आधार पर) से संबोधित किया जाना चाहिए।
• कर्मचारियों के साथ व्यावसायिक संचार में, किसी भी पूर्वाग्रह और पूर्वाग्रह को बाहर रखा गया है। इसलिए, आपको सहकर्मियों के बारे में गपशप नहीं सुननी चाहिए और इसके अलावा, आपको इसे स्वयं नहीं फैलाना चाहिए।
• आप गैर-मौखिक संचार की मदद से किसी विशेष कर्मचारी के लिए सहानुभूति व्यक्त कर सकते हैं - एक नज़र, एक इशारा। बिना दूर देखे उसे देखकर मुस्कुराना ही काफी है।

• स्वार्थी लक्ष्य को प्राप्त करने के साधन के रूप में कर्मचारियों में से किसी एक का उपयोग करना अनैतिक है। उसी तरह, आप लाभ प्राप्त करने के लिए किसी कर्मचारी को "सेट अप" नहीं कर सकते। जैसा कि आप जानते हैं, "दूसरे के लिए गड्ढा खोदना" हमेशा गलत निर्णय होता है।
• यदि नेता ने एक समूह कार्य दिया है, तो आपको अपने स्वयं के कर्तव्यों को एक सहयोगी के कर्तव्यों से अलग करना चाहिए ताकि वे एक दूसरे के साथ प्रतिच्छेद न करें। अगर इसे खुद करना मुश्किल हो तो आप अपने बॉस से मदद मांग सकते हैं।
• एक सामान्य कार्य के कार्यान्वयन के लिए आपको अपनी जिम्मेदारी के बारे में पता होना चाहिए, और विफलता के मामले में, सारा दोष अपने सहयोगियों पर न डालें।

व्यावसायिक संचार को कई प्रकारों में विभाजित किया जाता है, जिसके बीच संबंध का पता लगाया जा सकता है।

• मौखिक, अर्थात्, भाषाई संपर्क। व्यावसायिक क्षेत्र में निहित भाषण, सूत्रीय अभिव्यक्तियों, स्थिर निर्माण, वाक्यांशवैज्ञानिक मोड़ की मदद से संचार होता है।
• गैर मौखिक, यानी गैर-भाषाई बातचीत। इशारों, मुद्राओं, विचारों की मदद से संचार किया जाता है। गैर-मौखिक संकेत भावनाओं और भावनाओं को व्यक्त करते हैं।

व्यावसायिक संचार कई प्रकार के होते हैं।

• बातचीतजब कर्मचारी एक दूसरे के साथ सूचनाओं का आदान-प्रदान करते हैं और किसी विशेष मुद्दे या समस्या पर राय व्यक्त करते हैं। आमतौर पर, बातचीत बातचीत से पहले होती है या उनका हिस्सा होती है।यह बातचीत का सबसे आम रूप है। प्रबंधक अधीनस्थों और सहकर्मियों के साथ बात कर सकता है। बातचीत के लिए हमेशा औपचारिक सेटिंग की आवश्यकता नहीं होती है।
• बातचीत। वे इच्छुक पार्टियों के बीच एक विशेष लेनदेन, अनुबंध या समझौते के समापन के विशिष्ट उद्देश्य के लिए आयोजित किए जाते हैं (यह भागीदार और प्रतिस्पर्धी दोनों हो सकते हैं)। बातचीत के लिए हमेशा व्यक्तिगत बैठक की आवश्यकता नहीं होती है, कभी-कभी आप खुद को पत्राचार या फोन कॉल तक सीमित कर सकते हैं।
• विवाद। मौखिक संचार के इस रूप में, किसी मुद्दे पर राय टकराती है। यह विभिन्न दृष्टिकोणों का एक प्रकार का संघर्ष है और अपनी स्थिति का बचाव करना है। विवाद के रूप विवाद, चर्चा, विवाद और अन्य हैं।
• बैठक। टीम में बातचीत के इस रूप का उद्देश्य उन मुद्दों पर चर्चा करना है जिनमें विशेषज्ञ भाग लेते हैं।
• सार्वजनिक बोल. एक नियम के रूप में, यह एक सामूहिक कार्यक्रम का हिस्सा है जहां वक्ता किसी दिए गए विषय पर अपनी रिपोर्ट प्रस्तुत करता है। व्यावसायिक संचार का यह रूप एक समय सीमा की विशेषता है, और वक्ता के वक्तृत्व कौशल भी महत्वपूर्ण हैं।
• पत्र - व्यवहार. इसमें निम्नलिखित दस्तावेज शामिल हैं: पत्र, अनुरोध, नोटिस, नोटिस, ईमेल, पुष्टिकरण, और अन्य।

किसी न किसी रूप में व्यावसायिक संचार (उदाहरण के लिए, बातचीत या बैठक) में, विभिन्न संचार साधनों का उपयोग किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, टेलीफोन, ईमेल या स्काइप। ये तेज़ और किफायती प्रौद्योगिकियां हैं जो कर्मचारियों को सौदों को बंद करने और महत्वपूर्ण मुद्दों पर दूर से चर्चा करने में मदद करती हैं। लेकिन इन साधनों का सहारा लेते हुए, किसी को शिष्टाचार की ख़ासियत के बारे में नहीं भूलना चाहिए: विनम्र और सक्षम होना।

यदि एक अंतर्राष्ट्रीय व्यापार बैठक में एक दुभाषिया मौजूद है, तो एक विदेशी भागीदार के साथ संचार की अपनी विशेषताएं होंगी:

• भाषण धीमा होना चाहिए, बेहतर है कि वाक्य छोटे हों;
• ऐसे संकेतों, राष्ट्रीय चुटकुलों और अभिव्यक्तियों का उपयोग जिन्हें किसी अन्य भाषा में अनुवाद करना मुश्किल है, बाहर रखा जाना चाहिए;
• आदर्श रूप से, दुभाषिया को बातचीत शुरू होने से पहले ही उसके मुख्य पहलुओं के बारे में पता होना चाहिए, ताकि उसके लिए नेविगेट करना आसान हो।

बातचीत के दौरान विश्वास हासिल होने पर व्यावसायिक पारस्परिक संचार सफल होगा। आत्मविश्वास के स्तर को बढ़ाने में कई बिंदु योगदान करते हैं।

• मिलनसार रवैया। काम पर तनावपूर्ण माहौल एक व्यापार भागीदार के साथ एक भरोसेमंद संबंध स्थापित करने में एक गंभीर बाधा बन जाएगा।
• चर्चा किए गए मुद्दों में वार्ताकार की क्षमता। विषय में खराब अभिविन्यास के साथ, एक कर्मचारी गलत धारणा दे सकता है, जबकि विश्वास न केवल उस पर, बल्कि पूरे संगठन में खो जाता है। किसी भी प्रश्न का उत्तर देने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है ताकि विरोधियों को सहयोग के बारे में कोई संदेह न हो।
• सही भाषण, किसी के विचारों की स्पष्ट प्रस्तुति। शब्द स्पष्ट होने चाहिए, असंदिग्ध वाक्यांशों में बोलना बेहतर होता है जिनकी व्याख्या इरादे से अलग तरीके से की जा सकती है।
• हर मंशा का खुला प्रदर्शन. संचार किसी भी विचलित करने वाले युद्धाभ्यास के बिना विश्वसनीय होना चाहिए, अन्यथा वार्ताकार एक-दूसरे पर भरोसा नहीं करेंगे।

एक व्यावसायिक बातचीत के दौरान, यह वार्ताकार के बारे में नकारात्मक बयानों को छोड़ने के साथ-साथ अपने स्वयं के गौरव को नियंत्रित करने के लायक है। संवाद करते समय, आप अपने विश्वासों का बचाव कर सकते हैं, लेकिन यह मत भूलो कि दूसरे पक्ष की भी अपनी स्थिति है, जिसे ध्यान में रखा जाना चाहिए।

व्यावसायिक संचार में तनावपूर्ण स्थितियों से इंकार नहीं किया जाता है। तनाव की मदद से, तंत्रिका तंत्र उत्तेजनाओं से अपना बचाव करता है। इस क्षेत्र में तनाव उत्पन्न हो सकता है:

• आवश्यकताओं की असंगति;
• सामान्य कारण में उनकी भूमिका की गलतफहमी (वास्तव में "मेरी भूमिका" और "मेरा योगदान" क्या है);
• गतिविधि के लिए उदासीनता (अरुचिकर काम एक पुरानी तंत्रिका स्थिति का स्रोत है);
• बाहरी कारक जो फलदायी कार्य में बाधा डालते हैं (यह शोर, ठंड और अन्य असुविधाजनक स्थितियां हो सकती हैं जो एकाग्रता में बाधा डालती हैं);
• बड़ी मात्रा में काम;
• गलती करने का डर, प्रतिष्ठा को बर्बाद करना, अन्य सभी कर्मचारियों की तुलना में कम उपयोगी होना।

तनाव आमतौर पर व्यावसायिक संचार में प्रतिभागियों के बीच कामकाजी संघर्ष से उत्पन्न होता है। नेता और अधीनस्थ दोनों के लिए एक विशेष रणनीति है। यह तंत्रिका स्थितियों को रोकने के लिए डिज़ाइन किया गया है, और साथ ही एक प्रभावी परिणाम प्राप्त करता है।

नेता की जरूरत है:

• अपने अधीनस्थों का सटीक मूल्यांकन करने का प्रयास करें, उन्हें उनकी क्षमताओं के अनुसार जटिलता के अनुसार कार्य दें;
• जब कोई कर्मचारी किसी विशेष कार्य को पूरा करने से इनकार करता है, तो नाराज न हों, उसके साथ मना करने के कारण पर चर्चा करना अधिक समीचीन होगा;

• संभावित संघर्षों को रोकने के लिए प्रत्येक कर्मचारी के कार्यों और शक्तियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना आवश्यक है;
• समझौता, क्षमा याचना, रियायतों के बारे में मत भूलना। अधीनस्थों के प्रति विडंबना और व्यंग्य का त्याग करना चाहिए;
• कर्मचारियों की विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, समान नेतृत्व शैली का पालन करना आवश्यक नहीं है, यह उचित होना चाहिए;
• अधीनस्थ की आलोचना रचनात्मक होनी चाहिए, किसी भी मामले में उसे अपमानित नहीं करना चाहिए या उसके व्यक्तिगत गुणों पर सवाल नहीं उठाना चाहिए;
• आपको कर्मचारियों के साथ भरोसेमंद संबंध रखने और उनकी पहल का समर्थन करने की आवश्यकता है। एक अमेरिकी अध्ययन से इस बात का प्रमाण मिलता है कि अधीनस्थों के रोगों से पीड़ित होने की संभावना कम थी यदि उन्हें लगता था कि बॉस ने उन्हें घबराहट की स्थिति में समर्थन दिया है।

अधीनस्थों को चाहिए:

• काम करने की स्थिति और मजदूरी से असंतुष्ट होने की स्थिति में, पहले यह आकलन करना आवश्यक है कि क्या संगठन इन मापदंडों में सुधार कर सकता है, यह प्रबंधक के साथ इस समस्या पर चर्चा करने योग्य है। साथ ही, यह महत्वपूर्ण है कि एकालाप शिकायत या आरोप की तरह न दिखे। मुख्य बात समस्या का समाधान प्राप्त करना है, न कि पारस्परिक संबंधों को बढ़ाना;
• जब काम के साथ अतिभारित हो, तो आपको अतिरिक्त कार्य नहीं करना चाहिए, कभी-कभी आपको मना करने में सक्षम होने की आवश्यकता होती है। मुख्य बात यह है कि इनकार अचानक नहीं दिखता है, यह स्पष्ट करना महत्वपूर्ण है कि यदि आप कई मौजूदा कर्तव्यों से मुक्त हो जाते हैं तो आप एक नया कार्य पूरा कर सकते हैं;
• यदि आदेश स्पष्ट नहीं है, तो स्पष्टीकरण मांगने से न डरें। यह एक ऐसे कार्य को पूरा करते समय अनावश्यक तनाव से राहत देगा जो पूरी तरह से स्पष्ट नहीं है;
• नकारात्मक भावनाओं को स्वीकार्य रूप में सबसे अच्छा फेंक दिया जाता है। आपको अपने बॉस या सहकर्मियों के साथ संघर्ष नहीं करना चाहिए, पुराने कागज को फाड़ना बेहतर है, और अपने अवकाश के दिन एक सक्रिय खेल (फुटबॉल, टेनिस) के लिए जाएं या फिटनेस रूम में जाएं। क्रोध के लिए ये अधिक उचित आउटलेट हैं;
• अगर काम बहुत तनावपूर्ण है, तो आपको समय-समय पर इससे ब्रेक लेना चाहिए। विश्राम के लिए दिन में दस से पंद्रह मिनट काम को उत्पादक बनाए रखने के लिए पर्याप्त हैं;

• विफलता के मामले में बैकअप योजनाओं सहित, अपनी गतिविधियों की अग्रिम रूप से योजना बनाना बेहतर है। अनुपस्थित-दिमाग तनाव को भड़का सकता है, और यदि आपके पास एक अतिरिक्त योजना है, तो आप अपने आप को अनावश्यक नसों से अलग कर सकते हैं;
• बातचीत करते समय, बातचीत को जल्दी से नेविगेट करने के लिए, प्रतिद्वंद्वी की आपत्तियों सहित रणनीति पर ध्यान से विचार करना बेहतर होता है। मनोविज्ञान में एक नियम है - यदि आप अवचेतन रूप से एक नकारात्मक परिणाम के लिए तैयार हैं और मानसिक रूप से इससे बचे रहते हैं, तो यदि वास्तव में कोई विफलता होती है, तो उसका सामना करना आसान हो जाएगा;
• काम और व्यक्तिगत संबंधों के बीच अंतर। ऐसा होता है कि रिश्तेदार या पति-पत्नी एक ही संगठन में काम करते हैं, इसलिए इस मामले में व्यापार शिष्टाचार के पालन पर पहले से सहमत होना बेहतर है।

व्यापार शिष्टाचार जानना केवल आधी लड़ाई है। यह जानना भी महत्वपूर्ण है कि आप किसी विशेष प्रकार के व्यावसायिक संचार की प्रभावशीलता को कैसे सुधार सकते हैं। टीम वर्क की सफलता में योगदान करने वाले मुख्य कारक।

• कुछ समस्याओं पर चर्चा करने में सहज महसूस करने के लिए प्रबंधक को कर्मचारियों के लिए अनुकूल परिस्थितियों का निर्माण करना चाहिए। ऐसा वातावरण टीम में मैत्रीपूर्ण संबंधों के विकास में योगदान देगा।
• बैठक समय पर आयोजित करने के लिए महत्वपूर्ण है, जबकि यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी इसके लिए तैयार हों।
• संघर्ष की स्थितियों (आलोचना, शिकायतें, एक-दूसरे के खिलाफ फटकार) से बचने के लिए, नेता को आराम से, लेकिन काम करने का माहौल बनाना चाहिए। यह महत्वपूर्ण है कि प्रक्रिया में प्रत्येक भागीदार महत्वपूर्ण महसूस करे। लेकिन यहां मुख्य बात यह है कि इसे आसानी से ज़्यादा न करें, अन्यथा व्यावसायिक बैठक दोस्तों की बैठक के समान होगी।
• रिकॉर्ड रखना अनिवार्य है। प्रबंधक विशिष्ट प्रस्तावों के बारे में एक नोटबुक में नोट्स ले सकता है और इन प्रस्तावों को कौन आगे रखता है। बैठक के दौरान, आवश्यक जानकारी लिखित रूप में जमा की जाएगी, जिसे बाद में काम पर लागू किया जा सकता है।

• प्रत्येक कर्मचारी को इस प्रक्रिया में शामिल होना चाहिए। हर कोई बोलने के लिए बाध्य है, और कनिष्ठ कर्मचारियों से वरिष्ठ कर्मचारियों को मंजिल देना बेहतर है। अनुभवहीन कार्यकर्ता प्रबंधन की राय लेकर बोलने से नहीं हिचकिचाएंगे, इसलिए बेहतर है कि उन्हें पहले मंजिल दें।
• नेता को समूह के प्रत्येक सदस्य की राय को ध्यान में रखना चाहिए। यदि राय गलत है, तो इस स्थिति के उभरने के कारण को समझना समझ में आता है, अन्यथा कर्मचारी इसे नहीं बदलेगा।

कर्मचारियों के बीच सफल बातचीत के लिए, आपको दैनिक व्यापार शिष्टाचार के बुनियादी नियमों को सीखना होगा। और उन्हें हर व्यक्ति पर लागू होना चाहिए, न कि केवल बॉस पर। स्थिर, मानक सूत्रों की उपस्थिति किसी भी नौकरी में सामूहिक संबंध बनाने का एक अभिन्न अंग है।

एक व्यावसायिक बैठक में संचार इस प्रकार है:

• पहले अभिवादन आता है।पुरुषों को पहले महिलाओं का अभिवादन करना चाहिए, और जो उम्र या स्थिति में छोटे हैं वे पुरानी पीढ़ी या नेताओं का अभिवादन करते हैं;
• एक दूसरे को जानने के लिए आपको अपना परिचय देना होगा। आमतौर पर यह योजना "नमस्ते, मैं (नाम), आपसे मिलकर अच्छा लगा" जैसा दिखता है;
• वार्ताकार पर जीत हासिल करने के लिए अभिवादन एक व्यावसायिक प्रशंसा (यह प्रशंसा या चापलूसी नहीं है) के साथ पूरा किया जा सकता है;
• एक व्यावसायिक बातचीत अच्छी तरह से चलने के लिए, आपको इसके लिए तैयार रहने और अपने भाषण पर विचार करने की आवश्यकता है। यह महत्वपूर्ण है कि एक भरोसेमंद और मैत्रीपूर्ण माहौल राज करे;
• समाधान मिलने के बाद, व्यावसायिक बैठक समाप्त होनी चाहिए। मुख्य बात यह है कि आपको हमेशा के लिए अलविदा नहीं कहना चाहिए, आगे के सहयोग को जारी रखने के लिए वार्ताकार को संकेत देना बेहतर है।

यदि किसी कर्मचारी ने किसी प्रियजन को खो दिया है या उसके वातावरण से कोई बीमार पड़ गया है, तो इस स्थिति में सहानुभूति व्यक्त करना महत्वपूर्ण है। लेकिन सहानुभूति के प्रकटीकरण के रूप को संयमित किया जाना चाहिए। पुरुषों और महिलाओं की भावनात्मक प्रतिक्रियाओं को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है। एक आदमी को कुछ शब्दों, एक हाथ मिलाने या कंधे पर एक सहानुभूतिपूर्ण स्पर्श के साथ सहानुभूति रखने की जरूरत है। एक महिला के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वह पूछे कि क्या हुआ और उसकी बात सुनें।

भाषण रूपों के लिए जिसके साथ आप सहानुभूति व्यक्त कर सकते हैं, इष्टतम रूप अभिव्यक्ति होगी: "मैं आपके साथ सहानुभूति रखता हूं", "मैं आपके साथ सहानुभूति रखता हूं" या "मुझे खेद है।" उदाहरण के लिए, आप अधिक खुले रूपों की ओर रुख कर सकते हैं: “यह कैसे हुआ? " "में आपकी कैसे मदद कर सकता हूं? या "आप अभी कैसा महसूस कर रहे हैं? »

इन नियमों को जानना आवश्यक है ताकि व्यावसायिक संचार आगे न बढ़े, संघर्ष की स्थितियों को भड़काए नहीं।

अगले वीडियो में आपको रेडिस्लाव गंडापास से संचार के रहस्य मिलेंगे।