व्यापार वार्ता: संचालन के प्रकार, नियम और उदाहरण

व्यापार वार्ता किसी भी स्तर के प्रत्येक प्रबंधक के जीवन में मौजूद होती है। वास्तव में, यह एक व्यावसायिक बातचीत है, जो कई लोगों के बीच सूचनाओं के मौखिक आदान-प्रदान का एक रूप है। औपचारिक निर्णय हमेशा व्यापार वार्ता के बाद नहीं किए जाते हैं, लेकिन बातचीत के दौरान प्राप्त जानकारी के कारण वे उपयोगी होते हैं।

व्यापार वार्ता व्यावसायिक संचार है जो पार्टियों के बीच एक समझौते तक पहुंचने में मदद करता है। साथी के साथ समस्या पर चर्चा करने में सक्षम होने के लिए और सभी पक्षों को संतुष्ट करने वाला समाधान खोजने का प्रयास करने के लिए बातचीत आवश्यक है। आज, एक योग्य प्रबंधक के लिए व्यावसायिक बातचीत करने में सक्षम होना बहुत महत्वपूर्ण है।

वार्ता निम्नलिखित कार्य कर सकती है:

• सूचना – जब पार्टियां मुख्य वार्ता की तैयारी में केवल विभिन्न दृष्टिकोणों का आदान-प्रदान करना चाहती हैं।
• मिलनसार - इस मामले में, पार्टियां नए संबंध, संबंध स्थापित करना पसंद करती हैं।
• नियंत्रण, कार्यों का समन्वय. इस मामले में, उन भागीदारों द्वारा बातचीत की जाती है जो पहले से ही व्यावसायिक संबंध स्थापित कर चुके हैं, और उन्हें केवल पहले प्राप्त संबंधों की कुछ बारीकियों को स्पष्ट करने की आवश्यकता है।
• नियामक - यदि आप किसी समस्या या संघर्ष को समय पर हल करना चाहते हैं, तो सभी विवादों को रोकने के लिए यह फ़ंक्शन आवश्यक है।

व्यावसायिक वार्ताओं को दो प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है - आंतरिक और बाहरी। आपकी टीम या कंपनी के भीतर आंतरिक बातचीत होती है। बाहरी वार्ता वे हैं जिनमें आमंत्रित पक्ष मौजूद है, यह भागीदार, प्रतिस्पर्धी या ग्राहक हो सकता है। आंतरिक बातचीत अक्सर आपसी समझौतों में समाप्त होती है। यहां, दो पक्ष कंपनी के लिए सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने के लिए काम कर रहे हैं: वे विश्लेषण करते हैं, निष्कर्ष निकालते हैं और मौजूदा स्थिति से बाहर निकलने के लिए सर्वोत्तम विकल्प प्रदान करते हैं।

हार्वर्ड में, पूर्व छात्र और प्रोफेसर एक नई तरह की सैद्धांतिक बातचीत के साथ आए हैं। यहां, रियायतें और स्थिति की दृढ़ता वैकल्पिक। हम इस विधि को "गाजर और छड़ी विधि" के रूप में जानते हैं। इस सिद्धांत का सार एक कठिन स्थिति रखना है, जो आपको पहली जगह में केवल समस्या का मुख्य सार या चर्चा के तहत मुद्दे पर विचार करने की अनुमति देता है।

व्यावसायिक भागीदारों के साथ व्यावसायिक वातावरण में स्थापित नियमों का पालन करना सर्वोत्तम है। यह आपको भविष्य में अच्छे, मजबूत और पारस्परिक रूप से लाभप्रद संबंध बनाने का अवसर देगा।

प्राचीन बीजान्टियम में, "मिनट" दस्तावेज़ का पहला भाग था, जिसमें आम तौर पर बैठक में भाग लेने वालों की एक सूची होती थी। आज यह नियमों का एक समूह है, जिसके अनुसार विभिन्न प्रकार के समारोह आयोजित किए जाने चाहिए, एक ड्रेस कोड, आधिकारिक पत्रों का एक रूप आदि स्थापित किया जाना चाहिए।

प्रोटोकॉल के कानूनों के प्रत्येक उल्लंघन का मतलब यह होगा कि प्रोटोकॉल का उल्लंघन करने वालों को समस्या हो सकती है। इस पार्टी को अपनी गलती के लिए माफी मांगनी चाहिए। फिर निरीक्षण को ठीक किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ प्रबंधन और विभिन्न अनुबंधों के संचालन के साथ बातचीत और अभिवादन के दौरान प्रोटोकॉल के पालन के लिए धन्यवाद, व्यावसायिक बैठकें अधिक महत्वपूर्ण हो जाती हैं।

प्रत्येक देश के अपने राष्ट्रीय नैतिक मानक होते हैं। लेकिन मूल रूप से यह अवधारणा सभी के लिए समान है।

वार्ता के लिए लगभग सभी तैयारी (आंतरिक और बाहरी दोनों) कई तत्वों में विभाजित है। मुख्य में निम्नलिखित शामिल हैं:

• समस्या की परिभाषा जिसके लिए बातचीत करना आवश्यक है;
• उन लोगों की तलाश करें जो उत्पन्न होने वाली समस्याओं को हल करने में मदद करेंगे;
• हितों का निर्धारण (स्वयं और साथी);
• बैठक की योजना और कार्यक्रम का स्पष्ट निरूपण;
• यदि आवश्यक हो, प्रतिनिधिमंडल के प्रतिनिधियों का चयन किया जाता है;
• संगठनात्मक क्षण - प्रलेखन, तालिकाओं, नमूनों और अन्य सामग्रियों का संग्रह जो बातचीत में उपयोगी हो सकते हैं।

बैठकें आंतरिक और बाहरी, आधिकारिक और अनौपचारिक हो सकती हैं। ये उनकी मुख्य शैलियाँ हैं।उनमें अंतर व्यक्तिगत बिंदुओं के दस्तावेजी समेकन, वार्ता के प्रोटोकॉल, चर्चा किए गए विषयों की विशेषताओं और इस बातचीत के विषय की उपस्थिति है।

वार्ता की प्रकृति के अनुसार साझेदारी और काउंटर में विभाजित किया जा सकता है। यदि पक्षों के बीच कोई संघर्ष है जिसे हल करने की आवश्यकता है, तो काउंटर वार्ता आयोजित की जाती है। इस मामले में, समाधान तटस्थ होना चाहिए और दोनों पक्षों के अनुरूप होना चाहिए।. इस प्रकार की बातचीत आक्रामक होने के लिए जानी जाती है, क्योंकि प्रत्येक पक्ष वार्ता जीतना चाहता है। इस प्रकार की बातचीत में आमतौर पर पार्टियों के साझेदारी, सहयोग, विकास पर चर्चा की जाती है।

बातचीत की प्रक्रिया को कई चरणों में विभाजित किया जा सकता है। उनकी संरचना लंबे समय से निर्धारित की गई है। वार्ता में मुख्य चरणों में से एक परिचयात्मक बातचीत है, जिसके दौरान आप बैठक के विषय को स्पष्ट कर सकते हैं, वार्ता के संगठन पर उभरते मुद्दों को हल कर सकते हैं। यह विशेषज्ञों की बैठक भी हो सकती है, जो आमतौर पर नेताओं और प्रतिनिधिमंडलों के बीच बातचीत शुरू होने से पहले होती है।

मुख्य छह चरण हैं:

• प्रशिक्षण। व्यापार वार्ता के लिए उचित तैयारी 90% सफलता है। अचानक कार्य करने की तीव्र इच्छा के बावजूद, बैठक से पहले इस चरण को अनदेखा करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। इसके बाद, आप विचारों का एक मध्यवर्ती चरण जोड़ सकते हैं।
• स्पष्टीकरण. तुरंत कार्रवाई न करें, बोली शुरू न करें। दूसरे पक्ष के साथ तकनीकी रूप से संपर्क स्थापित करने का प्रयास करें, इसके मानकों का निर्धारण करें। इसके बाद, पूर्व-तैयार प्रश्नों की सहायता से यह पता लगाने का प्रयास करें कि दूसरे पक्ष की क्या रुचि है।
• प्रस्तावों का प्रस्ताव। यह चरण विवादों को सुलझाने के साधन के रूप में विशिष्ट है।यहां पार्टियां प्रस्तावों का आदान-प्रदान कर सकती हैं, यह निर्धारित कर सकती हैं कि उन्हें कहां और क्यों गलतफहमी है। सभी असहमति और विवादों को रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें।
• मोलभाव करना। मीटिंग का यह हिस्सा उस चीज़ को प्रभावित करता है जिस पर आप सहमत हैं। यहां आप सूचनाओं के आदान-प्रदान, रियायतों के माध्यम से सभी असहमति को हल कर सकते हैं। प्रभावी सौदेबाजी किसी ऐसी चीज का आदान-प्रदान है जिसकी प्रत्येक प्रतिद्वंद्वी के लिए एक अलग कीमत और मूल्य हो सकता है।

• फ़ैसले लेना। हम मान सकते हैं कि आप वार्ता के अंतिम चरण में पहुंच रहे हैं। हालाँकि, अपना समय लें। अपने आप से प्रश्न पूछें: "क्या प्रस्तावित समझौता लाभदायक है या इससे भी बेहतर विकल्प पर बातचीत की जा सकती है? »
• समझौतों का समेकन - आपकी बैठक का अंतिम. कई बार विरोधी हर बात पर राजी हो जाते हैं और तितर-बितर हो जाते हैं। हालाँकि, अगले ही दिन, समझौतों के कार्यान्वयन के दौरान, ऐसी स्थिति उत्पन्न हो सकती है कि किसी ने अपने प्रतिद्वंद्वी को गलत तरीके से गलत समझा। इसीलिए बैठक के सभी समझौतों और परिणामों को तकनीकी रूप से बिल्कुल ठीक करना आवश्यक है। यह भविष्य में अस्पष्ट स्थितियों से बचने में मदद करेगा।

बिल्कुल किसी भी वार्ता को पहले से तैयार किया जाना चाहिए। तैयारी करते समय, साथी के बारे में आवश्यक जानकारी एकत्र करना, अपने प्रस्ताव के तर्कों पर पहले से विचार करना वांछनीय है, और यह भी सलाह दी जाती है कि व्यावसायिक बातचीत के परिणाम के लिए सभी संभावित विकल्पों के बारे में पहले से सोचें और खेलें।

कठिन बातचीत करने के लिए बड़ी संख्या में तरीके हैं। कई मुख्य।

यहां कठिन वार्ताकार लगभग सभी कार्डों को लगभग तुरंत ही मेज पर रख देता है। साथ ही, वह पूरी तरह से उन सभी संसाधनों की घोषणा करता है जो उसके पास उपलब्ध हैं (या नहीं)।इस वार्ता रणनीति में गणना इस तथ्य पर आधारित है कि दूसरे पक्ष द्वारा तैयार किए जा सकने वाले सभी विकल्पों को सहयोग के लिए तुरंत "गलत" और "अनाकर्षक" माना जाता है।

यदि कठोर पक्ष का विरोधी इस जानकारी को एक तथ्य के रूप में मानता है, तो उसके पास सहमत होने या छोड़ने के अलावा कोई विकल्प नहीं है। इस पद्धति के नुकसान में संभावित भागीदार (संभवतः भविष्य में) का संभावित नुकसान शामिल है।

कठिन प्रतिद्वंद्वी द्वारा "पीड़ित" को सभी शर्तों की घोषणा करने के बाद, आप इन शर्तों के बारे में बात करने के लिए सहमत हो सकते हैं। इस मामले में, "पीड़ित" अपने तर्क प्रदान करके प्रतिद्वंद्वी को उस परिदृश्य तक ले जा सकती है, जिसकी उसे आवश्यकता होती है।

आप अपनी बात और मजबूती से खड़ा कर सकते हैं। यहां, प्रतिद्वंद्वी पहले से ही सोच सकता है कि वह वास्तव में क्या खोएगा, और "बलिदान" (अपने पक्ष में कुछ संशोधनों के साथ) की शर्तों को स्वीकार कर सकता है।

"हां, लेकिन शर्त पर ..." और एक दोस्ताना बातचीत के संयोजन में, प्रतिद्वंद्वी थोड़ा आराम कर सकता है। इसके अलावा, "पीड़ित" आक्रामक हो सकता है। इस खेल का उद्देश्य बातचीत जारी रखना है।

एक मजबूत वार्ताकार दूसरे पक्ष का मूड बदल देगा। यहां, एक कठिन वार्ताकार से, या तो सुखद शब्द या आरोप सुने जाते हैं। एक बातचीत के दौरान एक व्यक्ति के मुंह से विरोधाभास "पीड़ित" को उसके प्रस्ताव के बारे में सोचने से रोकेगा। वह भ्रमित अवस्था में हो सकती है, मनोवैज्ञानिक स्थिरता खो सकती है।

इस प्रकार की बातचीत में एक मजबूत प्रतिद्वंद्वी का मुकाबला करने के लिए, "पीड़ित" को शुरू में यह समझना चाहिए कि यह एक खेल है और यह केवल एक उद्देश्य के लिए खेला जाता है। हमलावर पक्ष को एक ठहराव में डालने के लिए, "मानदंड संघर्ष" पद्धति का उपयोग करके, धीरे-धीरे लेकिन लगातार स्थिति को समझने के लिए कहना पर्याप्त होगा। एक शर्त यह है कि "पीड़ित" को आत्मविश्वास से और गैर-आक्रामक रूप से बोलना चाहिए। यह हमलावर को एक मृत अंत तक ले जाता है और प्रतिद्वंद्वी को कठोर बातचीत के लिए फटकारने का मौका नहीं देता है।

यह युक्ति पिछले दो का एक अच्छा संयोजन है। सबसे पहले, एक कठिन वार्ताकार संचार करता है, बोली लगाता है, और इसी तरह। जब तक "पीड़ित" अपना अंतिम "हां" कहना चाहता है, तब तक सब कुछ ठीक हो जाता है। यहाँ, कठोर पक्ष पहले से ही काम में पूरी तरह से शामिल है और यह कहते हुए हमले पर जाता है: “यह प्रस्ताव हमारे लिए उपयुक्त नहीं है। हमें इसमें कोई दिलचस्पी नहीं है।"

गणना इस तथ्य पर की जाती है कि आराम से "पीड़ित" कठिन वार्ताकार को पीछे नहीं हटाएगा और पहली शर्तों को स्वीकार करने में सक्षम होगा जो कि कठिन प्रतिद्वंद्वी ने शुरू में वार्ता की शुरुआत में निर्धारित किया था।

बातचीत की इस पद्धति के दौरान, कई स्पष्ट निषेध लागू होते हैं:

• आप अपने और प्रस्ताव के संबंध में किसी भी कथन को स्वीकार नहीं कर सकते। यदि कोई कठोर प्रतिद्वंद्वी आपके व्यक्तित्व के संबंध में कोई टिप्पणी करता है, तो वह तुरंत उसे व्यक्त करता है।
• बातचीत का यह तरीका पहली बार मना करने के बाद खत्म नहीं होना चाहिए। इस मामले में सौदेबाजी करना उचित है।
• आपको माफी मांगने की जरूरत नहीं है।
• बहाने मत बनाओ।
• अपने पदों को मत छोड़ो।
• आपको प्रतिक्रिया में हमला भी नहीं करना चाहिए या आक्रामकता नहीं दिखानी चाहिए।
• अपने वार्ताकार को नकारात्मक मूल्यांकन न दें। उसके जैसा मत बनो।
• अप्रिय और नकारात्मक शब्दों को नरम शब्दों से बदलने का प्रयास करें।

इस प्रकार की बातचीत में, स्थिति को अपने पक्ष में बदलने के लिए आप कई कदम उठा सकते हैं:

• स्पष्ट प्रश्न पूछें। प्रत्येक व्यक्तिगत स्थिति पर काम करें, जिसे वार्ताकार कहा जाता है।
• मापदंड के बारे में पूछें। उदाहरण के लिए: "क्या मैं इसे सही ढंग से समझता हूं ...", "आपके लिए क्या महत्वपूर्ण है, हमने बातचीत में इसका उल्लेख नहीं किया? ".
• आप प्रमुख प्रश्नों के साथ वार्ताकार को बेनकाब करने का प्रयास कर सकते हैं: "क्या मैं सही ढंग से समझता हूं कि आप मेरे साथ सौदेबाजी कर रहे हैं? "," मुझे लगता है कि हमारा प्रस्ताव उपयुक्त नहीं है। क्या आप विस्तार से बता सकते हैं कि वास्तव में क्या है? ".

बातचीत के शिष्टाचार के कुछ नियमों के अनुसार, बातचीत के लिए समय सीमा होती है, जिस पर शुरू में प्रारंभिक चरण में चर्चा की जाती है। इसलिए, जब पार्टियां वार्ता में आती हैं, तो वे पहले से ही समझ जाते हैं कि उनका क्या इंतजार है। इसके आधार पर, वे एक वार्तालाप योजना बनाते हैं, तर्क, रणनीति, तथ्यों का चयन करते हैं। इस मामले में कठिन पक्ष पूरे वार्ता परिदृश्य को तोड़ने की कोशिश कर रहा है जिसे आपने पहले ही तैयार कर लिया है और अपना खुद का थोपना है।

बैठक शुरू होने से पहले, पार्टियां बातचीत में चर्चा के लिए मुद्दों की सीमा निर्धारित कर सकती हैं। वार्ताकार को लगता है कि बैठक कम से कम 40 मिनट तक चलेगी। हालांकि, बैठक के तुरंत बाद, सख्त पक्ष ने घोषणा की कि केवल 10-15 मिनट हैं और अधिक नहीं। "पीड़ित" ने कम से कम 15 मिनट के लिए अपनी प्रस्तुति तैयार की।

इसकी गणना इसकी कमजोरी के कमजोर पक्ष को प्रदर्शित करने के लिए की जाती है। या तो "पीड़ित" नियमों और आवश्यकताओं का पालन करेगा, या वह तुरंत चला जाएगा।किसी भी हाल में नाराज़ नहीं होना चाहिए, कठोर पक्ष द्वारा बोले गए सभी शब्दों को सत्य के रूप में लें, आवंटित समय को पूरा करने का प्रयास करें।

क्या किया जा सकता है:

• आप सहमत हो सकते हैं। हालाँकि, इसे अनदेखा करना सबसे अच्छा है। बातचीत ऐसे करें जैसे कुछ हुआ ही न हो।
• बैठक आमतौर पर किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा चलाई जाती है जो सही प्रश्न सुनना और पूछना जानता है। इन सबसे ऊपर, अपने और अपने प्रस्ताव की प्रस्तुति के साथ दूसरे पक्ष को अभिभूत न करें। सबसे पहले, उससे उसकी जरूरतों के बारे में पूछें कि उसके लिए कौन से चयन मानदंड महत्वपूर्ण हैं।
• एक बार जब आप उसकी सभी जरूरतों का पता लगा लेते हैं, तो आप अपने प्रतिद्वंद्वी को वही दे सकते हैं जो वह चाहता था।

अगले वीडियो में, आप व्यापार वार्ता आयोजित करने के लिए एक पद्धति (तैयारी, हेरफेर तकनीक और प्रभावी व्यावसायिक संचार के उदाहरण) पाएंगे।