व्यापार संचार के चरण

संचार लोगों के बीच बातचीत की प्रक्रिया है, जिसमें सूचनाओं का आदान-प्रदान, मूल्यांकन और समझ शामिल है। जब व्यावसायिक संचार की बात आती है, तो भागीदारों की बातचीत को सबसे अधिक आरामदायक बनाने में मदद के लिए कुछ मानदंडों और नियमों का उपयोग किया जाता है। सही क्रम को ध्यान में रखते हुए, जिसमें व्यावसायिक संचार के आवश्यक चरणों का पालन करना शामिल है, वांछित परिणाम की उपलब्धि की गारंटी देता है, जो दोनों भागीदारों के लिए बेहतर है।

व्यावसायिक संचार एक बहु-चरणीय प्रक्रिया है जिसमें कुछ आवश्यकताओं से संबंधित लोगों के बीच संबंधों का निर्माण और आगे सुधार शामिल है। इस प्रक्रिया में महत्वपूर्ण जानकारी का हस्तांतरण, बातचीत की अवधारणा का विकास, वार्ताकार की धारणा और समझ शामिल है।

व्यावसायिक संचार में कई विशेषताएं हैं, जिनके ज्ञान से इस प्रकार की बातचीत के सार को समझने में मदद मिलेगी:

• प्रतिष्ठा मूल्य। व्यवसाय में, एक उद्यम का चेहरा उसकी प्रतिष्ठा है, जो वह नींव है जिस पर कंपनी की भविष्य की सफलता का निर्माण होता है।इस कारण से, व्यावसायिक संचार का उद्देश्य इसे बनाए रखना और संरक्षित करना है।
• स्पष्टता और सटीकता। लक्ष्यों की एक स्पष्ट और सटीक परिभाषा प्रभावी व्यावसायिक विकास सुनिश्चित करती है जो तेजी से आत्म-संगठन और जिम्मेदारी के गठन को बढ़ावा देती है।
• संयुक्त गतिविधि, दोनों पक्षों के लिए फायदेमंद। व्यावसायिक संपर्क में, केवल एक पक्ष के कल्याण का ध्यान नहीं रखा जा सकता है। भागीदारों की एकता और पारस्परिक रूप से लाभकारी स्थिति दोनों पक्षों के लिए सफलता और उत्कृष्ट परिणाम सुनिश्चित करती है।

व्यावसायिक संचार का परिणाम इस बात पर निर्भर करता है कि प्रक्रिया कितनी सावधानी से व्यवस्थित है। व्यावसायिक संचार की संरचना में, कुछ चरणों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है। इस तरह के संचार के मुख्य बिंदुओं और प्रत्येक चरण के अनुरूप व्यवहार के मानदंडों का ज्ञान पोषित लक्ष्य को प्राप्त करने में मदद करेगा।

इस चरण में बैठक का प्रत्यक्ष संगठन शामिल है। पहले चरण में, समस्या को हल करने के लिए विशिष्ट प्रश्नों और कई विकल्पों के साथ एक योजना तैयार करना आवश्यक है। बातचीत करने वाले साथी के दृष्टिकोण का विश्लेषण करना और सबसे अधिक लाभकारी संबंध रणनीति चुनना आवश्यक है; बातचीत के परिणाम की भविष्यवाणी करने की सिफारिश की जाती है। संगठनात्मक क्षण प्रारंभिक चरण को पूरा करते हैं: बैठक के स्थान और समय का पदनाम।

वार्ताकार का मनोवैज्ञानिक चित्र, जो आपकी आंखों में विकसित होता है, कुछ परिस्थितियों, परिचित की अवधि, अन्य कर्मचारियों से प्राप्त व्यक्ति के बारे में जानकारी पर निर्भर करता है। व्यवहार के मौखिक और गैर-मौखिक कृत्यों को प्रतिष्ठित किया जाता है, जिससे वार्ताकार का मनोवैज्ञानिक चित्र बनाना संभव हो जाता है:

• बोलने का तरीका (सामग्री, निरंतरता, अवधि, अभिव्यक्ति और भाषण की विशेषताएं);
• हावभाव और चेहरे के भाव;
• विशिष्ट क्रियाएं (किसी व्यक्ति की चाल और मुद्राएं, वार्ताकारों के बीच की दूरी, स्पर्श);
• शारीरिक गतिविधि (स्पर्श करना, थपथपाना, पथपाकर)।

एक मनोवैज्ञानिक चित्र बनाने में एक महत्वपूर्ण कार्य वार्ताकार की उपस्थिति का अध्ययन करके किया जाता है। ये हैं कपड़ों की प्राथमिकताएं, साफ-सफाई, साफ-सफाई और दिखने की त्रुटिहीनता, फैशन के रुझान का पालन या उनकी उपेक्षा, अन्य लोगों द्वारा पहने गए कपड़ों की नकल करना।

किसी कर्मचारी के मनोवैज्ञानिक चित्र का निर्धारण, उसके व्यक्तित्व पर ध्यान देना आवश्यक है:

• चरित्र (रुचियां, सिद्धांत, योजनाएं, प्राथमिकताएं);
• व्यवहार (क्षमता, जीवन कौशल, पेशेवर अनुभव);
• व्यक्तित्व का आध्यात्मिक पक्ष (बौद्धिक, संज्ञानात्मक और भावनात्मक क्षेत्रों की प्रक्रियाओं और गुणों की अनूठी विशेषताएं);
• सामाजिक और मनोवैज्ञानिक पहलू (स्थिति, सामाजिक भूमिका, जीवन शैली और कार्य विवरण);
• बायोप्सीकिक गुण (स्वभाव, लिंग और वार्ताकार की उम्र, स्वास्थ्य की स्थिति);
• संपर्क गठन।

व्यावसायिक संचार स्थापित करने के लिए, एक गंभीर बातचीत के लिए अनुकूल माहौल बनाना आवश्यक है, जिसमें साथी को आपकी सद्भावना और रुचि का प्रदर्शन करना शामिल हो। यह एक नरम मुस्कान, एक विनम्र अभिवादन और एक विराम द्वारा सुगम होगा जो वार्ताकार को बातचीत में शामिल होने और इसमें सीधे भाग लेने का अवसर प्रदान करता है।

निम्नलिखित क्रियाओं के कार्यान्वयन के साथ एक मानक बातचीत शुरू होती है: लक्ष्यों का प्रकटीकरण, एक तरफ और दूसरी तरफ भागीदारों का प्रदर्शन, विषय को आवाज देना, बातचीत करने वाले व्यक्ति का परिचय देना, मुद्दे पर शोध करने की प्रक्रिया की घोषणा करना।

एक उपयुक्त वार्ता योजना निर्धारित करने और साझेदार की ओर से बातचीत में रुचि बढ़ाने के लिए यह चरण अनिवार्य है। इस प्रक्रिया को एक मजाक द्वारा सुगम बनाया जा सकता है जो स्थान और समय के लिए उपयुक्त होगा।

आपको उन भूमिकाओं पर भी निर्णय लेना चाहिए जो पार्टियां व्यावसायिक संचार के दौरान निभाएंगी। प्रक्रिया के त्वरण को एक साथी की नकल, उसकी मुद्रा का दर्पण प्रतिबिंब, प्लास्टिसिटी, आवाज का स्वर, इशारों द्वारा सुगम बनाया जाता है। कुछ समय (5-10 मिनट) के बाद, शर्तों की घोषणा के लिए आगे बढ़ना संभव है। इसके लिए समान पदों की आवश्यकता है। आप दूसरी स्थिति में जा सकते हैं, जो गैर-मौखिक संचार द्वारा प्रकट होता है।

इस चरण के दौरान, मतभेदों के बजाय समानता पर जोर दिया जाना चाहिए। इसके लिए धन्यवाद, वार्ता वांछित परिणाम प्राप्त करने में मदद करेगी। अनसुलझे असहमति की स्थिति में, एक तटस्थ स्थिति में जाने की सिफारिश की जाती है, जिसमें स्वयं का मूल्यांकन निर्धारित करना शामिल नहीं है।

याद रखें कि मजबूत तर्क की जरूरत है। इस मामले में, कुछ नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

• विचारों की प्रस्तुति सरल, समझने योग्य, सटीक और आश्वस्त करने वाले वाक्यांशों का उपयोग करके की जानी चाहिए।
• पार्टनर के व्यक्तित्व के अनुसार तर्कों को अपनाना उचित रहेगा।
• अपने साक्ष्य को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से प्रस्तुत करना वांछनीय है।
• किसी समस्या के बारे में बोलते समय, आपको दृढ़ रहने की आवश्यकता है: यदि आप अपनी राय में आश्वस्त हैं तो आप हार नहीं मान सकते।
• थीसिस का समर्थन करने के लिए हमेशा एक महत्वपूर्ण सबूत होना चाहिए (यदि वार्ताकार निर्णय पर संदेह करना शुरू कर देता है)।
• विश्वसनीय तथ्यों का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है जो वार्ताकार को बिना देरी के निर्णय लेने में मदद करेंगे।
• तब तक हार न मानें जब तक कि साथी अंत में अपने इनकार की पुष्टि न कर दे।
• आपको अपनी स्थिति के पक्ष में सबसे ठोस तर्कों का उपयोग करना चाहिए, विचारों को इस तरह से व्यक्त करने का प्रयास करना चाहिए कि वे पूरी तरह से वार्ताकार में रुचि रखते हैं।

बातचीत करते समय, विभिन्न चर्चाओं से बचना हमेशा मुश्किल होता है। ऐसी स्थिति में जिस मुख्य कार्य से निपटने की आवश्यकता होती है, वह है साथी को यह साबित करना कि आप सही हैं (संदेहों को दूर करके, प्रतिरोध के उद्देश्यों का निर्धारण, रक्षात्मक प्रतिक्रिया, रणनीति के बारे में सोच)। उसी समय, स्पष्ट निर्णय से बचा जाना चाहिए, अन्यथा सब कुछ विपरीत प्रभाव में बदल जाएगा।

यदि आप समझ हासिल कर लेते हैं, तो आगे की बातचीत गंभीर कठिनाइयों का कारण नहीं बनेगी। उसके बाद, आपको एक सामान्य लाभ खोजने की आवश्यकता होगी। अपने साथी को पहल करने का अवसर दें।

वांछित लक्ष्य को प्राप्त करने में उसकी भागीदारी को नियंत्रित करना आवश्यक है।यदि आपका अपना निर्णय वार्ताकार की तुलना में बहुत मजबूत है, तो आपको उसके प्रस्ताव पर ध्यान से विचार करना चाहिए और समझाना चाहिए कि विचार को अंतिम रूप देने की आवश्यकता क्यों है, किस आधार पर एक अलग स्थिति लेना अधिक लाभदायक है।

तैयार किए गए मानदंड को अंतिम संस्करण में अनुवादित किया जाना चाहिए। उसके बाद, आपको एक समझौता शुरू करने की आवश्यकता है। प्रत्येक पक्ष द्वारा ग्रहण किए गए दायित्वों का अधिक विस्तार से वर्णन करने की अनुशंसा की जाती है। निर्णय होते ही वार्ताकार के प्रति व्यक्त आभार उचित होगा।

व्यावसायिक संचार का अंतिम चरण बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, इसलिए इसे पिछले सभी की तरह ही ध्यान देना चाहिए। अंतिम राय का समग्र रूप से वार्ताकार की छवि और उन साझेदारियों पर प्रभाव पड़ता है जिन्हें वर्तमान में बनाए रखा जाता है और भविष्य के लिए योजना बनाई जाती है। परोपकार, सम्मान और चातुर्य अभी भी दिखाया जाना चाहिए।

व्यावसायिक संचार से लाभ होगा और उपयोग किए जाने पर अच्छे परिणामों की गारंटी होगी निम्नलिखित नियम और दिशानिर्देश:

• पेय (चाय, कॉफी) मालिक के विवेक पर या लंबी बातचीत के दौरान पेश किए जाते हैं।
• व्यापार वार्ता के दौरान फोन न करें। इस समय के लिए फोन को बंद कर देना ही बेहतर है। साझेदार के लिए सम्मान और व्यावसायिक बातचीत के लिए सामान्य प्रक्रिया दिखाना आवश्यक है।
• बातचीत के दौरान परिसर से बाहर जाना प्रतिबंधित है। एक असाधारण मामला चिकित्सा सहायता की आवश्यकता है।
• कामकाजी रिकॉर्ड रखना स्वागत योग्य है, क्योंकि यह पार्टनर की रुचि और चौकसता पर जोर देता है।
• अच्छे स्वाद की निशानी है कि पार्टनर के ट्रेड सीक्रेट से जुड़े सवाल न पूछें।यह अजीब और अजीब स्थिति से बचने में मदद करता है।

सभी महत्वपूर्ण व्यावसायिक संचार कौशल के बारे में, निम्न वीडियो देखें।