व्यावसायिक बातचीत: नियम, किस्में और चरण
व्यावसायिक संबंधों के परिणाम अक्सर व्यक्तिगत बातचीत और संवादों पर निर्भर करते हैं। व्यावसायिक संपर्क, लिखित रूप में या टेलीफोन द्वारा स्थापित, व्यक्तिगत बातचीत में विकसित किए जाते हैं। उसी समय, साक्षात्कार में भाग लेने वाले सभी प्रकार के संचार साधनों का उपयोग करते हैं: वे न केवल भाषण का उपयोग करते हैं, बल्कि इशारों, चेहरे के भाव और व्यक्तिगत प्रभाव का भी उपयोग करते हैं।
आधिकारिक संचार, जिसके अपने तर्क और परंपराएं हैं, के लिए एक विशेष दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। यह नैतिक सिद्धांतों और नुस्खों द्वारा नियंत्रित होता है और अनिवार्य प्रारंभिक कार्य की आवश्यकता को निर्धारित करता है। इसकी संरचनात्मक अवधारणाएं बहुत स्पष्ट हैं।
विशेषताएं और कार्य
एक व्यावसायिक बातचीत आमतौर पर दो वार्ताकारों के बीच की बातचीत होती है, यही वजह है कि उन्हें प्रतिद्वंद्वी की व्यक्तिगत बारीकियों, उसके उद्देश्यों, भाषण की विशेषताओं को ध्यान में रखना चाहिए और शिष्टाचार लागू करना चाहिए। पारस्परिक संचार में वार्ताकार को प्रभावित करने के विभिन्न तरीके शामिल हैं।
प्रबंधकीय सिद्धांत एक वार्तालाप को प्रशासनिक उद्देश्यों को विनियमित करने के लिए डिज़ाइन किए गए विशेष रूप से व्यवस्थित विषयगत वार्तालाप के रूप में मानता है। बातचीत औपचारिक सेटिंग में होती है, और उनका चरित्र चित्रण बहुत स्पष्ट होता है।
एक व्यावसायिक बातचीत जिसमें एक विशिष्ट विषय होता है और व्यक्तिगत रूप से उन्मुख होता है, अक्सर कर्मचारियों के बीच एक ही संगठन के भीतर किया जाता है।बातचीत का उद्देश्य संचार में एक प्रतिभागी की इच्छा है कि वह गतिविधि को आगे बढ़ाने, मौजूदा कामकाजी माहौल या रिश्तों में बदलाव और उनकी गुणवत्ता में सुधार करने के लिए शब्दों की मदद से दूसरे या कर्मचारियों के पूरे समूह को प्रभावित करे।
व्यावसायिक वार्तालाप का एक अन्य लक्ष्य कर्मचारियों की राय और तर्क के आधार पर निष्कर्ष और निर्णय लेने के लिए प्रबंधन की आवश्यकता है।
अन्य प्रकार के मौखिक संचार पर व्यावसायिक बातचीत का लाभ है:
- वार्ताकारों की टिप्पणियों पर प्रतिक्रिया की गति में, जो वांछित परिणाम प्राप्त करने में मदद करता है;
- साक्षात्कार के दौरान सुने गए दृष्टिकोणों, निर्णयों, विचारों, तर्कों और संशयपूर्ण बयानों को ध्यान में रखते हुए, नियंत्रित और निगरानी करके प्रशासक की जागरूकता बढ़ाने में;
- चर्चा के तहत विषय का अध्ययन करने के लिए लचीले उचित तरीकों की समीचीनता में, जो समस्या को हल करने और सभी पक्षों के दावों का परिणाम है।
एक व्यावसायिक बातचीत में, प्रबंधक की गई टिप्पणियों का सीधे जवाब देने में सक्षम होता है और प्रतिक्रिया प्रभाव के कारण कर्मचारियों के दृष्टिकोण और हितों को ध्यान में रखता है।
एक व्यावसायिक बातचीत कुछ कार्यों के कार्यान्वयन पर केंद्रित है:
- नई दिशाएँ खोजना;
- आशाजनक परियोजनाओं का शुभारंभ;
- डेटा इंटरचेंज;
- शुरू की गई गतिविधियों का विनियमन;
- एक उद्यम के कर्मचारियों का आपसी संचार;
- संस्थानों, फर्मों, उद्योगों के बीच व्यावसायिक संपर्कों को सुगम बनाना।
एक सुविचारित और संगठित व्यावसायिक बातचीत संगठन के सुधार के लिए उत्कृष्ट परिणाम देती है।
बुनियादी नियम
एक व्यावसायिक बातचीत और बैठकों के परिणाम न केवल इसके लिए तैयारियों से निर्धारित होते हैं, बल्कि बातचीत के निर्माण से भी निर्धारित होते हैं।साक्षात्कार आयोजित करने और उनके सिद्धांतों का पालन करने के सुस्थापित तरीकों से निर्विवाद गलतियों से बचा जा सकता है। हमेशा सद्भावना का माहौल होना चाहिए - कठोर बयान अस्वीकार्य हैं।
तर्कसंगतता का सिद्धांत व्यवहार के संयम का तात्पर्य है, विशेष रूप से भावनात्मकता दिखाने वाले साथी के मामले में। भावनाओं पर नियंत्रण की कमी आमतौर पर किए गए निर्णय को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती है। इस तरह के समाधान को इष्टतम नहीं कहा जा सकता है।
समझ का सिद्धांत आवश्यक है ताकि वार्ताकार संवाद में सामान्य आधार ढूंढ सकें और वांछित प्रभाव प्राप्त कर सकें।
बातचीत के दौरान, विघटनकारी कारकों की अनुपस्थिति में भी वक्ताओं के ध्यान की एकाग्रता में उतार-चढ़ाव होता है। ऐसी बारीकियों को ध्यान में रखते हुए और नोटिस करते हुए, इस समय फिर से खुद पर ध्यान आकर्षित करना और बाधित संपर्क को फिर से शुरू करना आवश्यक है।
विश्वसनीयता का सिद्धांत वार्ताकार को सूचित करने की प्रामाणिकता के अनिवार्य पालन को निर्धारित करता है - भले ही वह गलत जानकारी देता हो। इससे संवाद को लाभ होता है और वांछित लक्ष्य प्राप्त होते हैं।
वार्ताकार के साथ बातचीत के विषय के बीच का अंतर एक महत्वपूर्ण मनोवैज्ञानिक सिद्धांत है। एक प्रतिद्वंद्वी के प्रति व्यक्तिपरक रवैया संकेतकों के मूल्यांकन की निष्पक्षता को प्रभावित कर सकता है। एक रचनात्मक बातचीत दृष्टिकोण के साथ घटनाओं और अनुभवों के साथ राय के बीच अंतर पर आधारित होती है।
व्यावसायिक बातचीत के संचालन के लिए ऐसे सामान्य सिद्धांतों का ठोसकरण उनके कार्यान्वयन के नियम हैं, जो बातचीत की सुरक्षा और दक्षता में योगदान करते हैं।
दोहरे ब्याज का नियम यह है कि प्रत्येक साक्षात्कारकर्ता की दोहरी रुचि होती है: न केवल बातचीत के विषय का सार और सामग्री, बल्कि एक साथी के साथ सहयोग भी।बातचीत में सार्थक संबंध बनाए रखना सूचनाओं के आदान-प्रदान से कम महत्वपूर्ण कार्य नहीं है।
विशेषज्ञ बातचीत को इस तरह निर्देशित करने की सलाह देते हैं कि यह कर्मचारियों और प्रबंधकों के बीच संबंधों में हस्तक्षेप न करे। इसके लिए आपको चाहिए:
- वार्ताकारों के इरादों और इरादों के बारे में निष्कर्ष निकालने में जल्दबाजी न करें, अपनी मान्यताओं के आधार पर;
- प्रतिद्वंद्वी को ध्यान से सुनें और दिखाएं कि उसे समझा जाता है;
- अतीत के बारे में बहस करने के बजाय अपनी रुचि और अपने लक्ष्यों को आवाज दें, और विचारों को स्पष्ट और स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए;
- भविष्य के कार्यों पर चर्चा करें।
एक साथी में रुचि पर जोर देना भी एक महत्वपूर्ण नियम माना जाता है जो दोनों वार्ताकारों के कार्यों को सुविधाजनक बनाने में मदद करेगा। वाक्यांश: "समझने योग्य", "दिलचस्प", "जानकर प्रसन्नता", स्वाभाविक रूप से बातचीत में डाला गया, एक सुकून भरा माहौल बनाएगा और सहमति और आपसी समझ को व्यक्त करने में मदद करेगा। उसी समस्या को हल किया जा सकता है यदि आप वार्ताकार को संबोधित करते हैं, उसे नाम और संरक्षक के नाम से बुलाते हैं, और चिंता और चिड़चिड़ापन भी नहीं दिखाते हैं।
अतिरिक्त या सहायक जानकारी को स्पष्ट करने की इच्छा भी रुचि बनाए रखने में मदद करेगी।
पार्टनर के बयानों में कुछ खास बातों को चुनौती देकर रिश्ता नहीं तोड़ना चाहिए। उसकी गलतता को गैर-मौखिक रूप से दिखाया जा सकता है: एक नज़र, स्वर या हावभाव के साथ।
हर बातचीत आम जमीन खोजने का एक तरीका है। संवाद सफल होने के लिए, इसे विरोधाभासों से शुरू करने की सलाह नहीं दी जाती है। आमतौर पर वे उन विषयों से शुरू करते हैं जिन पर राय समान होती है, उदाहरण के लिए, मौसम के बारे में। ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि शुरू से ही कोई नकारात्मक जवाब न आए और वार्ताकार को मनाने के लिए कोई प्रयास न करना पड़े।विशेषज्ञ हमेशा कुछ पूर्व-तैयार वाक्यांश रखने की सलाह देते हैं, जिनके उत्तर केवल सकारात्मक होते हैं।
प्रशिक्षण
एक व्यावसायिक बातचीत की तैयारी सबसे महत्वपूर्ण चरण - योजना से शुरू होती है, जिसमें बैठक की समस्याओं और उद्देश्यों को तैयार करने के साथ-साथ एक बातचीत योजना और इसके कार्यान्वयन के तरीके तैयार करना शामिल है। पेशेवर सलाह देते हैं:
- नियोजित बातचीत की प्रस्तावित प्रक्रिया पर विचार करें और उसका वजन करें, उसका कार्यक्रम तैयार करें;
- संभावित वार्ताकार के बारे में सभी आवश्यक जानकारी एकत्र करें;
- अपने विश्वासों और इरादों को प्रमाणित करने के लिए आवश्यक उनके तर्कों की प्रभावशीलता का परीक्षण करें;
- उनकी परिभाषाओं और विचारों की एकरूपता की जाँच करें;
- सामने रखे गए तर्कों पर वार्ताकार या विरोधी की प्रतिक्रिया के विकल्पों पर विचार करें।
भविष्य की बातचीत के समय और स्थान की नियुक्ति प्रतिभागियों की स्थिति और दृष्टिकोण पर निर्भर करती है। इसे स्वयं, विदेशी या तटस्थ क्षेत्र में किया जा सकता है। परिचालन प्रशिक्षण आयोजित करने के बाद, एकत्रित और तैयार सामग्री की जांच और संपादन करना और भविष्य के साक्षात्कार की योजना को अंतिम रूप देना आवश्यक है।
एक व्यावसायिक वार्ता के सफल समापन की संभावनाएं इसकी सावधानीपूर्वक तैयारी के साथ बढ़ेंगी।
संरचना
व्यावसायिक वार्तालाप के निर्माण में 5 चरण होते हैं:
- बातचीत की शुरुआत;
- सूचना प्रदान करना;
- तर्क-वितर्क;
- विरोधी के तर्कों को पलटना;
- प्रस्तावों की स्वीकृति।
इनमें से प्रत्येक चरण पेशेवर ज्ञान, स्पष्टता, तर्क पर आधारित है, जिसमें साक्षात्कारकर्ताओं के व्यक्तिगत गुण जोड़े जाते हैं, जो बातचीत में बहुत महत्व रखते हैं। इसके परिणाम के लिए विभिन्न संभावित विकल्पों के आधार पर एक वार्तालाप योजना बनाई जानी चाहिए। कभी-कभी आपको कुछ तर्क दोहराना पड़ता है।
पहले चरण में - संवाद की शुरुआत में - एक साथी के साथ संपर्क खोजना, एक आकर्षक वातावरण व्यवस्थित करना, वार्ताकार की रुचि और पहल को जब्त करना महत्वपूर्ण है। संवाद शुरू करने वाली विशेष तकनीकों का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। इसमे शामिल है:
- तनाव मुक्त करने की एक तकनीक, जो प्रतिद्वंद्वी के साथ निकट संपर्क स्थापित करने में मदद करती है;
- वार्ताकार को हुक करने का एक तरीका, जिससे आप समस्याओं को जल्दी से अपडेट कर सकते हैं;
- बड़ी संख्या में प्रश्नों के उद्भव को शामिल करते हुए, कल्पना को उत्तेजित करने की एक विधि;
- सीधे समस्या के प्रति दृष्टिकोण।
बातचीत की सही शुरुआत परिचित है, इसके लक्ष्यों और उद्देश्यों का सटीक सूत्रीकरण, विषय का नामांकन, मुद्दों पर विचार करने के लिए नियमों का संचार।
जानकारी प्रदान करने के चरण में, किसी को साथी के अनुरोधों और राय, उसकी प्रेरणाओं, तर्कों और इच्छाओं का पता लगाना चाहिए, नियोजित जानकारी की रिपोर्ट करनी चाहिए और वार्ताकार की स्थिति का विश्लेषण करना चाहिए।
वाद-विवाद की प्रक्रिया में छोटी-छोटी बातों को नजरअंदाज नहीं करना चाहिए जो कभी-कभी निर्णायक भूमिका निभा सकती हैं। अवधारणाओं की सादगी, स्पष्टता, प्रेरकता के बारे में याद रखना आवश्यक है।
विरोधी के निर्णयों का खंडन करने के चरण में, उनकी टिप्पणियों को निष्प्रभावी कर दिया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, अपनी राय का खंडन करने की संभावना की अनुमति के बिना, बिना किसी संदेह के, अपने तर्कों को स्पष्ट रूप से बताना आवश्यक है। इनकार का तर्क संदिग्ध जानकारी के विश्लेषण, सही कारण खोजने, अवधारणाओं और विधियों के चयन में निहित है। ऐसे में तरह-तरह के हथकंडे और हथकंडे अपनाए जाते हैं।
निर्णय लेने के चरण में, वार्ताकार द्वारा स्वीकृत और अनुमोदित तर्क के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है, नकारात्मक बारीकियों और निष्कर्षों को समाप्त कर दिया जाता है, प्राप्त परिणाम समेकित और पुष्टि की जाती है, आगे के सहयोग के लिए विषय प्रस्तावित होते हैं। इस स्तर पर, किसी को अनिश्चितता नहीं दिखानी चाहिए ताकि साथी को भी किए गए निर्णय पर संदेह न हो।
प्रतिद्वंद्वी के झिझक की स्थिति में अपनी थीसिस की पुष्टि करने के लिए आपके पास हमेशा एक अतिरिक्त तर्क होना चाहिए। अपने अगले कार्यों का अनुमान लगाने के लिए साथी के व्यवहार को नियंत्रित करने की सिफारिश की जाती है।
किस्मों
स्वतंत्र प्रकार की व्यावसायिक बातचीत निम्नलिखित वर्गीकरण की विशेषता है:
- नौकरी के लिए आवेदन करते समय;
- बर्खास्तगी पर;
- समस्या के बारे में;
- अनुशासनात्मक प्रकृति।
पहली किस्म परिचयात्मक प्रकार की है, जिसका मुख्य कार्य स्थिति के लिए आवेदक के व्यावसायिक गुणों का निर्धारण और मूल्यांकन करना है। प्रबंधक को आवेदक से व्यक्ति के बारे में जानकारी वाले कुछ बुनियादी प्रश्न पूछने की जरूरत है: शिक्षा का स्तर, कार्य अनुभव, मौजूदा कौशल और क्षमताएं, नौकरी की तलाश के कारण, भुगतान के दावों का स्तर। कभी-कभी व्यक्तिगत गुणों को भी स्पष्ट करना आवश्यक होता है।
एक कर्मचारी के प्रस्थान के संबंध में एक साक्षात्कार दो प्रकार का हो सकता है: स्वैच्छिक समझौता या मजबूर। पहले मामले में, प्रशासक को बर्खास्तगी के कारणों का पता लगाना चाहिए - यह संगठन के प्रबंधन में सुधार पर ध्यान देने के कारण है। आमतौर पर ऐसे मामलों में उपयोगी जानकारी प्राप्त करना संभव होता है जो कुछ समस्याओं को हल करने की अनुमति देता है।
तीसरा प्रकार एक कर्मचारी के साथ बातचीत है जिसके साथ उन्हें भाग लेने के लिए मजबूर किया जाता है। एक नियम के रूप में, एक नेता के लिए यह बहुत मुश्किल है। इस तरह की बातचीत की प्रक्रिया में, किसी को विनम्रता का पालन करना चाहिए, लेकिन साथ ही साथ उसके खिलाफ सही और निष्पक्ष रूप से दावा करना चाहिए। इस तरह की बातचीत कैसे करें, इस पर विशेष नियम और सलाह हैं।
समस्याग्रस्त और अनुशासनात्मक बातचीत करते समय, उत्पन्न परिस्थितियों पर भी ध्यान देना चाहिए, जल्दबाजी में कार्य नहीं करना चाहिए, जो हुआ उसके कारणों का सावधानीपूर्वक पता लगाना चाहिए और समाधान खोजना चाहिए।
तर्क के तरीके और बातचीत का उदाहरण, वर्गीकरण
तर्क अलंकारिक और सट्टा तरीकों पर आधारित हो सकता है। बयानबाजी करने वाले हैं:
- मौलिक, एक भागीदार को सीधे अपील में शामिल;
- तर्कों में असहमति खोजने पर आधारित विरोधाभास;
- निष्कर्षों को उजागर करने की एक तकनीक जो मध्यवर्ती निष्कर्षों के माध्यम से वांछित परिणाम की ओर ले जाती है;
- तुलनात्मक;
- अलग-अलग हिस्सों के चयन के आधार पर विघटन विधि;
- बुमेरांग विधि;
- बहिष्कार करना;
- जोर देना और उनके हितों को सामने लाना;
- समस्या के सार में क्रमिक परिवर्तन के आधार पर अनुमान विधि;
- पूर्व निर्धारित प्रश्नों में संपन्न मतदान पद्धति;
- स्पष्ट सहायता तकनीक।
सट्टा विधियों पर विचार किया जा सकता है:
- अतिशयोक्ति तकनीक;
- उपाख्यानात्मक;
- प्राधिकरण का उपयोग करने की तकनीक;
- वार्ताकार की पहचान पर संदेह करने की तकनीक;
- अलगाव की एक विधि, जिसमें व्यक्तिगत अभिव्यक्तियों को संशोधित रूप में प्रस्तुत करना शामिल है;
- किसी अन्य मुद्दे पर संक्रमण के आधार पर दिशा का परिवर्तन जो विवाद से संबंधित नहीं है;
- दमन, जिसमें छोटी-छोटी समस्याओं को बढ़ा-चढ़ाकर पेश करना शामिल है;
- भ्रम की एक तकनीक जिसमें भ्रामक जानकारी की सूचना दी जाती है;
- देरी - बातचीत में देरी;
- सहानुभूति की अपील पर आधारित अपील;
- विकृत तकनीक;
- जाल प्रश्न।
विशेषज्ञ निम्नलिखित तरीके से व्यावसायिक बातचीत करने की सलाह देते हैं: सुझाव दें या प्रश्न-उत्तर के रूप में कुछ का मूल्यांकन करें जो आपको एक पहल की स्थिति बनाए रखने की अनुमति देता है, एक स्पष्ट स्वर की अनुमति नहीं देता है, वार्ताकार को सक्रिय होने के लिए प्रोत्साहित करता है और साथ ही आवश्यक प्राप्त करता है जानकारी। उदाहरण के लिए, वाक्यांशों का उपयोग करना उचित और तर्कसंगत है:
- "इस मामले पर आपकी क्या राय है? »;
- "आप क्या सोचते है?.. ";
- "क्या मैंने आपकी बात को सही ढंग से समझा? »;
- "क्या आपको और मुझे कोई दूसरा विकल्प नहीं देखना चाहिए? »;
- “क्या आपको नहीं लगता कि अभी स्थिति आपके पक्ष में नहीं है? ".
एक व्यावसायिक बातचीत लोगों की स्थिति को बदलने या संवाद में प्रतिभागियों के बीच गुणात्मक रूप से नए संबंध स्थापित करने की इच्छा को साकार करने में योगदान करती है। इस तरह की बातचीत व्यापार और राजनीति में संबंधों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, जो समस्याओं को हल करने के लिए उनके संगठनों द्वारा अधिकृत भागीदारों के बीच संबंधों की स्थापना का प्रतिनिधित्व करती है। आपको संक्षेप में बोलने की जरूरत है।
व्यावसायिक संचार के नियमों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, निम्न वीडियो देखें।
