Yritysviestinnän psykologia

Liikemiehillä on nykyään monia tapoja kommunikoida asiakkaiden, kollegoiden ja muiden sidosryhmien kanssa. Yritysviestinnän luonteen ymmärtäminen voi auttaa sinua saavuttamaan yrityksesi tavoitteet ja päivittäisen johtamisen.

Psykologiassa termi "kommunikaatio" tarkoittaa tiedon vaihtoa ihmisten välillä yhteisen symbolijärjestelmän kautta. Tämä viestinnän määritelmä sisältää kaksi näkökohtaa:

• Ensinnäkin on se, mitä välitetään, kuten tosiasiat, tunteet, ideat ja niin edelleen. Tämä tarkoittaa, että viestintäprosessissa jonkun on vastaanotettava lähetetyt tiedot.
• Toiseksi yllä oleva määritelmä korostaa ymmärtämisen elementtiä viestintäprosessissa. Ymmärtäminen saavutetaan vasta, kun viestin vastaanottaja ymmärtää sen samassa mielessä kuin lähettäjä. Siksi viestin oikea tulkinta on erittäin tärkeää.

Liikeviestintä on liiketoimintaan liittyvien tietojen, tosiasioiden ja ajatusten vaihtoa. Tänä globalisaation aikakautena jokainen yritys, suuri tai pieni, vaatii asianmukaista yritysviestintää sekä sisäisesti että ulkoisesti.

Yritysviestinnän tärkeimmät ominaisuudet sisältävät seuraavat komponentit:

• Segmentointi. Pienissäkin organisaatioissa olisi virhe olettaa, että kaikilla työntekijöillä on samat tarpeet, kiinnostuksen kohteet ja toiveet yritysviestinnän suhteen. Tehokas yritysviestintä on segmentoitu vastaamaan tiettyjen yleisöjen tarpeita. Esimerkiksi hallinnollisessa ympäristössä työskentelevillä työntekijöillä on erilaiset tarpeet ja erilaiset tiedonsaantimahdollisuudet kuin tuotantoympäristössä työskentelevillä.
• konkreettisuus. Tehokkaan yritysviestinnän tulee olla täsmällistä, ja mitä tarkempaa se on, sitä paremmin se sopii omiin erityispiirteisiinsä.
• Tarkkuus. Kun tiedot ovat epätarkkoja, uskottavuus menetetään. Myös näiden tietojen lähettäjä menettää luottamuksensa. Tehokkaan liikeviestinnän tulee olla tarkkaa sekä välitetyn sisällön että yksinkertaisten asioiden, kuten kieliopin, oikeinkirjoituksen ja välimerkkien, suhteen.
• ajantasaisuus. Työntekijöiden tulee olla tietoisia siitä, mitä heidän organisaatiossaan ja ulkoisessa ympäristössä tapahtuu, koska se vaikuttaa heihin. Kommunikointi työntekijöiden kanssa oikea-aikaisesti on vaikeampaa kuin koskaan ennen, mutta se on tehokkaan yritysviestinnän kannalta välttämätöntä.

• Toistettavuus. Jos viesti lähetetään vain kerran, et voi olla varma, että se on saapunut vastaanottajalle. Tehokas yritysviestintä edellyttää säännöllistä kommunikointia varmistaakseen, että kaikilla työntekijöillä on tarvitsemansa tiedot. Lisäksi työntekijät vaihtuvat, osa lähtee, osa tulee yritykseen, ja kaikki tämä vaatii tietojen päivittämistä.
• Monikanavainen. Yrityksillä on monia viestintäkanavia perinteisistä (tulostus, ilmoitustaulut, kokoukset) uusiin (sähköposti, blogit, sosiaaliset verkostot).Kaikkia näitä kanavia tulee käyttää varmistamaan, että työntekijät saavat tietoa erilaisissa olosuhteissa.
• Välitön. Asiantuntijoiden mukaan kasvokkain tapahtuva kommunikointi on edelleen tehokkainta, ja sitä tulisi käyttää aina kun mahdollista. Tietysti erittäin suurissa organisaatioissa tämä voi olla vaikeaa, mutta silloinkin vaihtoehtoja voivat olla videoneuvottelut tai webinaarien käyttö.
• Palautteen läsnäolo. Työntekijöiden tulee pystyä jakamaan palautetta, mielipiteitä ja ajatuksia esimiesten ja työnantajien kanssa. Kaksisuuntainen viestintä on tehokasta sekä työntekijöille että työnantajille.

Joskus sinun on työskenneltävä jonkun kanssa, josta et pidä tai jota et vain kestä. Mutta työsi vuoksi on tärkeää säilyttää hyvä liikesuhde heidän kanssaan. Yritä tässä tapauksessa oppia tuntemaan henkilö paremmin. Hän luultavasti tietää hyvin, että et pidä hänestä, joten ota ensimmäinen askel: aloita luottamuksellinen keskustelu tai kutsu hänet yhteiselle illalliselle. Keskity keskustelun aikana etsimään yhteisiä asioita: kysy perheestä, kiinnostuksen kohteista, menneistä onnistumisista.

Yrityskulttuuri on välttämätön menestyvän yritysviestinnän kannalta. Se edistää liikeetiketin ylläpitoa työpaikalla, lisäksi alan tutkimukset osoittavat suoran yhteyden yrityskulttuurin ja yritysten liikevaihdon välillä.

Asiantuntijat nimeävät kuusi yritysviestinnän psykologista perusperiaatetta:

• Vastavuoroisuus. Vastavuoroisuus liiketoiminnassa tarkoittaa molemminpuolisia odotuksia arvoa vaihdettaessa. Jos yksi henkilö antaa jotain, niin vastaanottajan odotetaan antavan jotain vastineeksi. Vastavuoroisuus luo luottamusta kumppanien välille ja heidän suhteensa kehittyy parempaan suuntaan.
• vakuuttavuus. Tuotteen, trendien ja neuvottelutulosten tunteminen tekee sinusta paljon vakuuttavamman. On tärkeää osoittaa tietoisuutesi saadaksesi kumppanin luottamuksen.
• pakollinen. Täytä aina velvollisuutesi, ei vain kirjallisesti, vaan myös suullisesti. Muista, että kädenpuristuskin on merkki suostumuksesta. Jos sinun on vaikea muistaa, mitä sanoit joskus tai toisella, kirjoita se ylös. Annat vaikutelman sitovasta henkilöstä.
• Jakso. Ole aina johdonmukainen teoissasi ja toimissasi, äläkä koskaan muuta liiketoimintaperiaatteitasi.
• Konsensukseen pyrkiminen. Konsensus tarkoittaa, että jokainen tekee päätöksen ja tukee sitä ja ymmärtää sen syyt. Yhteisymmärrys on mahdollista kumppanien välillä, jos heillä on yhteiset arvot ja tavoitteet ja heidän välillään vallitsee yksimielisyys yksittäisistä asioista ja yhteisestä suunnasta.
• Henkilökohtainen kiintymys. Olemme todennäköisemmin vuorovaikutuksessa niiden ihmisten kanssa, jotka tekevät selväksi, että he pitävät meistä ja joiden läsnäolossa tunnemme olevamme tärkeitä. Fyysinen vetovoima vaikuttaa tähän, mutta samankaltaisuus on myös erittäin tehokasta. Vetoamme niihin ihmisiin, jotka ovat samanlaisia ​​vaatteiden, iän, sosioekonomisen aseman suhteen.

Viestintä on eettistä, kun se on suoraa, rehellistä ja vastavuoroista.Jos viestinnän tarkoituksena on salata totuus tai vahingoittaa toista ihmistä, se ei voi olla eettistä.

Vaikka etiikka ei ole sama asia kuin moraali, näiden kahden käsitteen välillä on vahva suhde: moraali on ajatuksia siitä, mikä on oikein ja mikä väärin, ja etiikka ovat käyttäytymisperiaatteita, joihin moraaliset uskomukset vaikuttavat. Siksi viestinnän etiikka on erittäin riippuvainen moraalisista periaatteista:

• Rehellisyys. Yleensä eettinen viestintä on rehellistä viestintää. Vaikka joskus olisi eettisempää valehdella mahdollisen uhrin olinpaikasta esimerkiksi väitetylle tappajalle, nämä tapaukset ovat pikemminkin poikkeus kuin sääntö. Sitä paitsi rehellisyys on enemmän kuin vain totuus; se tarkoittaa avoimuutta ja vapaaehtoisuutta, mitä tahansa tietoa sinulla on, vaikka se vaarantaisi omat lyhyen aikavälin etusi. Luottamus ihmisiin liittyy läheisesti rehellisyyteen. Luottamuksen ympäristön luominen on polku eettiseen viestintään liiketoimintaympäristössä.
• avoimuus. Avoimuus on yksi eettisen viestinnän avainkohdista. Kommunikaatiossa tämä tarkoittaa avoimuutta erilaisille ideoille ja mielipiteille sekä valmiutta tuoda esiin omia mielipiteitäsi, vaikka et odottaisikaan niiden hyväksyvän.

• Uskollisuus. Yritysviestinnässä uskollisuus tarkoittaa riittävän ajan ja resurssien osoittamista asioiden kokonaisvaltaiseen keskusteluun. Vasta silloin jokaisella on mahdollisuus tulla kuulluksi.
• Konsensuksen rakentaminen. Eettinen viestintä on enemmän tavoitteellista kuin statuslähtöistä. Viestintätyyli, jossa eri ryhmät yhdistyvät vastakkaisiin leireihin ja ovat ensisijaisesti omien etujensa ohjaamia, ei vaikuta organisaatioon kokonaisuutena. Organisaation eettinen on viestintätyyli, jossa ihmiset etsivät konsensusta, eivät vastustusta, ja keskittyvät tekemään mitä voivat yrityksen hyväksi. Siten, koska organisaation auttaminen on moraalista välttämätöntä, yksimielisyyden saavuttaminen on eettinen viestintätyyli.

Uskotaan, että keskustelukumppaneita on kuusi päätyyppiä. Jotta voit valmistautua paremmin tärkeisiin keskusteluihin, on tärkeää tietää, millainen olet:

• heijastava. Olet heijastava keskustelukumppani, jos tunnet kommunikaatioprosessissa kumppanisi tunnelman. Puheesi on pehmeää, rauhallista, olet herkkä, ymmärrät keskustelukumppania ja pidät suhteiden rakentamisesta muihin ihmisiin.
• Tuomari. Olet tuomarityyppinen keskustelukumppani, jos analysoit aiheita ja kysymyksiä, selvität pääkohdat ja selität ne sitten tehokkaasti muille. Sinä johdat keskustelua ja johdat sitä suoraan ja vakuuttavasti.
• Jalo. Olet "jalo" keskustelukumppanin tyyppi, jos pidät avoimesta kommunikaatiosta, ja muiden ihmisten on helppo kommunikoida kanssasi. Olet myös keskittynyt ja menet aina suoraan maaliin.
• MP. Varajäsentyyppinen keskustelukumppani on diplomaattinen ja käyttää kommunikaatiota konfliktien lopettamiseksi. Hän on myös pehmeäääninen, viehättävä ja saa ihmiset tuntemaan olonsa mukavaksi.
• Sokrates. Sokrates-tyyppinen keskustelukumppani on hyvä ratkaisemaan ongelmia ja suostuttelemaan muita, hän pitää pitkistä keskusteluista.Hän on yksityiskohtainen ja hyvin perillä, ja muut arvostavat hänen mielipiteitään.
• Virallinen. Tämäntyyppinen keskustelukumppani käyttää viestintää toteuttaakseen unelmiaan ja menestyäkseen työssä ja kotona. Tämä on älykäs ja strateginen ajattelija.

Asiantuntijat sanovat, että on olemassa neljä pääasiallista viestintätyyliä: analyyttinen, intuitiivinen, toimiva ja henkilökohtainen. Mikään viestintätyyli ei ole luonnostaan ​​parempi kuin toinen. Mutta väärän viestintätyylin valitseminen tietylle yleisölle voi aiheuttaa ongelmia:

• Analyyttinen tyyli. Analyyttinen viestintä sisältää kovan datan ja reaalilukujen käsittelyn. Ihmiset, jotka kommunikoivat tällä tyylillä, välttävät tunteiden ja tunteiden näyttämistä puhuessaan. Analyyttisen kommunikointityylin suuri plussa on, että pystyt analysoimaan ongelmia loogisesti ja kiihkeästi. Tämä tarkoittaa, että ihmiset näkevät, että olet hyvin perillä ja sinulla on hyvä analyyttinen kokemus. Analyyttisen kommunikointityylin mahdollinen haittapuoli on se, että sinua voidaan pitää kylmänä tai tunteettomana.
• Intuitiivinen tyyli. Kun kommunikoit intuitiivisella tyylillä, otat mieluummin kokonaisuuden ja vältät yksityiskohtia, koska pelkäät takertuvasi niihin. Näin pääset suoraan ongelman ytimeen sen sijaan, että käyt sen läpi vaiheittain. Tämän tyylin etuna on se, että kommunikoit nopeasti ja tarkasti ja menet helposti suuriin ja monimutkaisiin asioihin. Kuitenkin tilanteessa, joka todella vaatii yksityiskohtia, sinulla ei ehkä ole kärsivällisyyttä.

• toimiva tyyli. Tämä tyyli tarkoittaa suunnitelmallisuutta, yksityiskohtaisten suunnitelmien läsnäoloa, tarkkoja määräaikoja. Ihmiset, jotka kommunikoivat tällä tyylillä, ovat hyviä esiintyjiä, jotka eivät koskaan menetä mitään.Toimivan viestintätyylin mahdollinen haittapuoli on, että voit menettää yleisösi huomion, varsinkin kun puhut intuitiivisten keskustelukumppaneiden kanssa.
• Henkilökohtainen tyyli. Kommunikoimalla henkilökohtaisella tyylillä tunnet emotionaalisen yhteyden kumppaniisi, ja tämä antaa sinun tietää, mitä hän todella ajattelee. Olet hyvä kuuntelija ja hyvä diplomaatti, osaat tasoittaa konflikteja, ylläpitää hyviä suhteita moniin ihmisiin. Tämän tyylin avulla voit rakentaa syviä henkilökohtaisia ​​suhteita. Ihmiset kääntyvät usein puoleesi, koska pystyt tuomaan eri ryhmiä yhteen. Tämän kommunikointityylin haittapuoli on, että voit joskus ärsyttää analyyttisiä keskustelukumppaneita, jotka pitävät kovista numeroista ja loogisista keskusteluista.

Katso tärkeimmät yritysviestinnän taidot seuraavasta videosta.